Czy lepiej w ostatniej chwili postawić pracodawcę przed faktem dokonanym, czy uprzedzić z wyprzedzeniem o nieobecności i dać szansę na przygotowanie się? Zdrowy rozsądek i brzmienie przepisów nie pozostają w tym zakresie w zgodzie.
Zwolnienie z powodu siły wyższej bywa kością niezgody
Od 2023 roku trwają przepychanki między pracodawcami a pracownikami związane z korzystaniem ze zwolnienia z powodu działania siły wyższej. Przypomnijmy, że wprowadzony od 1 stycznia 2024 roku art. 1481 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeksu pracy przewiduje, że każdemu pracownikowi przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy, w wymiarze 2 dni albo 16 godzin, z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika. Bardzo szybko po wprowadzeniu tego rozwiązania okazało się, że brzmienie przepisu umożliwia pracownikom wykorzystywanie zwolnienia również w innych celach niż przewidziane przez ustawodawcę, a w konsekwencji pracodawcy w niektórych momentach roku mają problemy ze skutecznym zorganizowaniem pracy. Choć bywa to kością niezgody między stronami stosunku pracy, to jednocześnie zgodnie z obowiązującymi przepisami nie ma z tej sytuacji dobrego wyjścia – przepisy nie dają pracodawcom narzędzi umożliwiających zweryfikowanie faktycznego wystąpienia okoliczności leżących u podstaw składanych przez pracowników wniosków i muszą w tym zakresie polegać jedynie na składanych przez nich oświadczeniach.
Czy można zawnioskować wcześniej o zwolnienie?
W praktyce pojawia się jednak jeszcze jeden problem związany z korzystaniem z omawianego zwolnienia, który prowadzi do powstawania konfliktów między pracownikami a pracodawcami. Okazuje się bowiem, że pracownicy często błędnie zakładają, że mogą wykorzystać to zwolnienie w każdej sprawie związanej z kwestiami medycznymi dotyczącymi ich rodziny, a całkowicie pomijają element działania w tym zakresie siły wyższej. Zdarzają się więc przypadki, że wnioskują o udzielenie zwolnienia z wyprzedzeniem i są rozczarowani tym, że spotykają się z odmową. Tymczasem niestety ustawodawca nie zdefiniował pojęcia siły wyższej i trzeba posiłkować się w tym zakresie tym, co wynika z utrwalonego orzecznictwa, w którym wskazuje się, że działanie siły wyższej musi charakteryzować się trzema cechami: tym, że ma charakter zewnętrzny, jest niemożliwe do przewidzenia oraz nie można zapobiec jego skutkom. Jak z tego wynika, chodzi o wydarzenia nagłe, nadzwyczajne, a nie procedury medyczne, które zostały zaplanowane z wyprzedzeniem i do których zrealizowania można było przygotować się z wyprzedzeniem. Nie mamy do czynienia z działaniem siły wyższej np. wtedy, gdy zachodzi potrzeba odebrania członka rodziny ze szpitala czy zawiezienia go na zaplanowane wcześniej badania. I choć z jednej strony, z perspektywy pracodawcy to lepiej, jeśli pracownik uprzedza go o swojej nieobecności nie stawia go przed faktem dokonanym w dniu swojej nieobecności, to z drugiej, pracodawca ma w takiej sytuacji pełne prawo odmówić zwolnienia, bo nie zachodzą przesłanki uprawniające do skorzystania z niego.
art. 1481 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2025 r. poz. 277)