- Czy można podpisać dokument elektronicznie?
- Czym jest „podpis”?
- Czy „magiczny długopis” może zastąpić podpis w formie pisemnej?
- Jak sądy oceniają podpisy?
Czy można podpisać dokument elektronicznie?
Jedną z alternatyw, która potencjalnie mogłaby służyć odejściu od stosowania postaci papierowej dokumentów, są dokumenty elektroniczne opatrzone podpisem złożonym nie w notesie, a na ekranie dotykowym. Rozwiązanie takie stosowane jest już np. na pocztach. Niektórzy nazywają to rozwiązanie „magicznym długopisem”
Nowe technologie, w celu zwiększenia bezpieczeństwa obrotu, są w stanie nie tylko zapewnić przypisanie do dokumentu odzwierciedlenia graficznego podpisu, ale także pozyskać cechy biometryczne podpisującego, takie jak tempo podpisu czy siła nacisku rysika na tablet. Na tym tle pojawia się pytanie, jak je kwalifikować w świetle przepisów o formie czynności prawnych, a w szczególności o formie pisemnej lub dokumentowej.
Zgodnie z przepisem k.c. – do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Obowiązujące w Polsce ustawodawstwo nie definiuje pojęcia „własnoręczności” ani „podpisu”.
Czym jest „podpis”?
Najczęściej spotykaną w doktrynie definicją podpisu jest określenie go jako własnoręcznego aktu pisemnego, stanowiącego wyrażenie określonych myśli lub wiadomości. Do istoty zaliczane jest to, że podpis jest pokryty pismem – przy czym bez znaczenia jest materiał, z którego sporządzono ten przedmiot, jak i rodzaj pisma. Istotne jest, aby pismo było umieszczone na danym przedmiocie w celu utrwalenia myśli.
Tym samym – w teorii – podpis nie jest definiowany ani przez to czym jest sporządzony (długopis, rysik), ani też na jakim materiale (papier, ekran, inny materiał).
W zakresie definicji podpisu warto wskazać, iż nie musi być on czytelny, a uznany za niego może być powtarzalny znak graficzny, charakterystyczny dla danej osoby (dla podpisującego) – to dominujące w orzecznictwie stanowisko. Powinien składać się z liter i umożliwiać identyfikację autora, a także stwarzać możliwość porównania oraz ustalenia, czy został złożony w formie zwykle używanej przez autora.
Podpis powinien wykazywać cechy indywidualne i powtarzalne. Powinien odzwierciedlać cechy charakterystyczne dla osoby, która go składa i tym samym – wskazywać na tę osobę (por. Wyrok Sądu Apelacyjnego w Łodzi – I Wydział Cywilny z dnia 7 sierpnia 2013 r. I ACa 291/13).
Czy „magiczny długopis” może zastąpić podpis w formie pisemnej?
Niestety należy mieć na uwadze, że kluczowa dla poruszonego zagadnienia jest strona techniczna składanego podpisu. Stwierdzenie czy podpis taki składany na ekranie dotykowym wypełnia funkcje indywidualizującą oraz funkcję trwałości, zależy od szczegółów technicznych zastosowanego rozwiązania.
Przede wszystkim konieczne jest zapewnienie, że zapisane cechy podpisu umożliwiają zidentyfikowanie osoby go składającej i jej indywidualizację na zasadach takich samych, jak przy podpisie tradycyjnym. Konieczne jest również zabezpieczenie dokumentu podpisanego odręcznym podpisem biometrycznym (wraz z powiązanymi cechami podpisu) przed modyfikacjami. W tym celu należy zadbać o zabezpieczanie trwałości związku danych podpisu z treścią dokumentu (Z. Długosz, K. Stolarski, Forma czynności prawnej dokonanej odręcznym podpisem biometrycznym, PPH 2018, nr 7, s. 28-33).
Podpis złożony przy użyciu wskazanych rozwiązań technologicznych, w zasadzie zdolny jest pełnić skutecznie funkcje przypisywane tradycyjnie przez doktrynę i orzecznictwo podpisowi własnoręcznemu i zwykłej formie pisemnej. Oczywiście o ile opierają się one na technologii umożliwiającej pełne odzwierciedlenie cech tradycyjnego podpisu. Wśród tych cech możemy wyróżnić wygląd podpisu, tempo kreślenia podpisu czy siłę nacisku. Dodatkowo ważne jest zabezpieczenie przed dokonywaniem w nim zmian.
Jak sądy oceniają podpisy?
Niestety, trzeba jednak zwrócić uwagę na dotychczasowy dorobek sądownictwa, który formułuje wymogi co do treści i umiejscowienia podpisu. Judykatura uzależnia od spełnienia tych wymogów możliwość kwalifikowania opatrzonych podpisem oświadczeń woli jako oświadczeń złożonych w formie pisemnej w rozumieniu art. 78 k.c.
Wymogi te formułowane były dotychczas z myślą o tradycyjnym podpisie własnoręcznym. Z tego powodu posługiwanie się podpisem biometrycznym jako podpisem w rozumieniu art. 78 k.c. można będzie uznać za pozbawione poważniejszego ryzyka prawnego dopiero w razie zmiany podejścia orzecznictwa (E. Gniewek, P. Machnikowski (red.), Kodeks cywilny. Komentarz. Wyd. 10, Warszawa 2021).
Aleksy Guzowski, Kancelaria Mentzen