Zasiłek pogrzebowy wypłaca instytucja właściwa państwa członkowskiego Unii Europejskiej, zgodnie z obowiązującym ją prawem. Instytucja ubezpieczeniowa zobowiązana jest do wypłaty zasiłku pogrzebowego, nawet jeżeli ubezpieczony umrze na terytorium innego państwa członkowskiego, ponieważ uznaje się, ze umarł w państwie w którym podlegał ubezpieczeniom.
Zasiłek przysługuje również w państwie właściwym nawet, gdy wnioskodawca mieszka na terytorium państwa członkowskiego innego niż państwo właściwe.
Aby otrzymać zasiłek pogrzebowy na mocy ustawodawstwa państwa członkowskiego innego niż to, w którym zamieszkujemy, musimy złożyć wniosek bądź do instytucji właściwej tego państwa, bądź do instytucji w miejscu zamieszkania. Do wniosku dołącza dokumenty dowodowe wymagane przez ustawodawstwo stosowane przez instytucję właściwą.
Dokumentowanie prawa do zasiłku
Instytucje właściwe państw członkowskich UE mogą uzależniać nabycie, zachowanie lub odzyskanie prawa do zasiłku pogrzebowego od przebytych okresów ubezpieczenia lub zamieszkania. Wtedy to zaliczone są okresy ubezpieczenia lub zamieszkania nie tylko w państwie właściwym, ale też przebyte w innym państwie członkowskim. Potwierdzeniem tych okresów ubezpieczenia wnioskodawcy jest formularz E 104 " Zaświadczenie dotyczące sumowania okresów ubezpieczenia, zatrudnienia lub zamieszkania", wystawione przez instytucję państwa członkowskiego, któremu ostatnio podlegał. Jeżeli wnioskujący sam nie przedłoży takiego zaświadczenia, o jego wydanie instytucja właściwa, która ma wypłacić zasiłek pogrzebowy sama występuje do instytucji tego państwa członkowskiego.
Polskie przepisy nie uzależniają prawa do zasiłku pogrzebowego ani od okresów ubezpieczenia, ani od okresów zamieszkania, dlatego osoby ubiegające się o zasiłek pogrzebowy zgodnie z polskim prawem nie muszą dokumentować tych okresów przebytych w innym państwie członkowskim. Składają jedynie wniosek Z 12, załączając stosowne dokumenty.
Pan Andrzej P. wyjechał do studiującego we Francji syna, który pozostawał na jego utrzymaniu. W trakcie pobytu za granicą Andrzej P. zmarł. W Polsce Andrzej P. aż do śmierci pobierał rentę z tytułu niezdolności do pracy. Jego syn przyjechał do Polski, sprowadził zwłoki ojca, zorganizował pogrzeb i poniósł koszty pochówku, po czym niezwłocznie musiał wrócić do Francji. Synowi pana Andrzeja P. będzie przysługiwał zasiłek pogrzebowy w Polsce, mimo iż on sam nie mieszka w Polsce a ojciec umarł za granicą. Świadczenie przysługuje synowi według prawa unijnego w państwie gdzie zmarły był ubezpieczony. Natomiast zgodnie z polskimi przepisami do zasiłku pogrzebowego ma prawo członek rodziny rencisty, jeśli poniósł koszty pogrzebu. Wniosek o zasiłek syn zmarłego może złożyć w Polsce do ZUS, bądź do instytucji właściwej we Francji.