Numer identyfikacji podatkowej jest numerem niepowtarzalnym i jedynym dla danego podmiotu, który ma go identyfikować dla celów podatkowych, nadawany na cały okres bytu danego podmiotu lub na całe życie. NIP jest zestawem cyfr tak dobranych, iż wyklucza powtórzenie się takiej samej kombinacji dla dwóch różnych podmiotów.
Podatnicy podają NIP na wszelkich dokumentach związanych z wykonywaniem zobowiązań podatkowych oraz niepodatkowych należności budżetowych, do których poboru zobowiązane są organy podatkowe lub celne. W sprawach dotyczących zobowiązań podatkowych oraz niepodatkowych należności budżetowych podatnicy mają obowiązek podawać NIP na żądanie niektórych organów. W tym także we wniosku o przyznanie emerytury.
Obowiązkowi ewidencyjnemu, a także obowiązkowi posiadania NIP podlegają:
1. osoby fizyczne,
2. osoby prawne
3.jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które na podstawie odrębnych przepisów są podatnikami.
Numer podatkowy muszą także posiadać zakłady (oddziały) osób prawnych oraz płatnicy podatków, a także podmioty będące płatnikami składek na ubezpieczenia społeczne lub ubezpieczenia zdrowotne. W zakresie identyfikacji podatkowej płatnik może dopełnić obowiązki za podatnika.
Ewidencji podatników, płatników podatków i płatników składek ubezpieczeniowych dokonują naczelnicy urzędów skarbowych. Nadanie NIP następuje w drodze decyzji wydanej przez tego naczelnika. Dla płatników podatków oraz płatników składek ubezpieczeniowych właściwym organem będzie naczelnik urzędu skarbowego właściwy ze względu na miejsce zamieszkania lub siedzibę płatnika.
Uzyskanie numeru NIP
Aby uzyskać NIP, należy złożyć do urzędu skarbowego zgłoszenie identyfikacyjne, które składa się tylko raz. Na podstawie złożonego zgłoszenia danemu podmiotowi zostaje nadany NIP. Niezależnie od liczby i rodzaju ciążących na danym podmiocie obowiązków, dany podmiot posługuje się tym samym NIP. Zgłoszenia identyfikacyjnego trzeba dokonać w określonych terminach.
W przypadku zmiany danych podanych w zgłoszeniu identyfikacyjnym należy zaktualizować dane objęte tym zgłoszeniem. Aktualizacji dokonuje się przez złożenie zgłoszenia aktualizacyjnego do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Robi się to na takim samym formularzu NIP, jak ten, na którym dokonywane jest zgłoszenie w celu uzyskania NIP, zaznaczając na formularzu, że dokonuje się aktualizacji.
Również przy aktualizacji danych należy przestrzegać odpowiednich terminów.