Doręczanie pism
Co do zasady, pisma w postępowaniu administracyjnym doręcza się stronie. W przypadku jej nieobecności, pismo może zostać doręczone dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, za pokwitowaniem. Takie doręczenie określane jest doręczeniem zastępczym.
Fikcja doręczenia
Ogólnie rzecz ujmując, fikcja doręczenia polega na tym, że pismo uważa się za doręczone, mimo że faktycznie adresat pisma nie odebrał.
W przypadku niemożności doręczenia pisma ani stronie ani w drodze doręczenia zastępczego, doręczający zawiadamia adresata poprzez awizo, które pozostawia w skrzynce pocztowej. Adresat pisma, licząc od dnia zawiadomienia, ma 7 dni na odebranie przesyłki na poczcie.
Zobacz również: Kto może być stroną w postępowaniu administracyjnym?
Jeżeli nie dokona tego w tym terminie, otrzyma awizo powtórne i kolejne 7 dni na odbiór pisma. Jeśli i w tym terminie go nie odbierze, uznaje się, że pismo zostało doręczone wraz z upływem czternastego dnia.
Z fikcją doręczenia mamy do czynienia również wówczas, gdy nie poinformujemy organu, przed którym toczy się postępowanie, o zmianie adresu. Oznacza to, że jeśli strona postępowania nie poinformuje organu o zmianie, wówczas wszelkie pisma doręczone na poprzedni adres, będą uznane za doręczone prawidłowo - będą wywoływały wszelkie skutki prawne (np. będzie biegł termin na złożenie zażalenia bądź odwołania od decyzji).
Jeżeli adresat odmawia przyjęcia pisma, wówczas jest ono zwracane nadawcy wraz z adnotacją o odmowie odbioru pisma. Z taką sytuacją wiąże się jednak konsekwencja uznania za datę doręczenia pisma dzień odmowy jego przyjęcia.
Zobacz serwis: Sprawy urzędowe
Kolejnym przykładem fikcji prawnej jest sytuacja, gdy strony mają zostać zawiadomione poprzez obwieszczenie lub w inny sposób zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości. Wówczas pismo uważa się za doręczone w terminie 14 dni od dnia obwieszczenia.