Od 1 kwietnia 2025 r. firmy wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS muszą posiadać własny adres do e-Doręczeń. Przedsiębiorcy mogą wykorzystywać e-Doręczenia do odbierania korespondencji z urzędów oraz składać wnioski i dokumenty do instytucji publicznych. Co ważne, korespondencja urzędowa jest bezpłatna. Jak założyć skrzynkę do e-Doręczeń i aktywować adres?
- Od 1 kwietnia obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń
- Jak złożyć wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń
- Weryfikacja wniosku przez urząd i utworzenie skrzynki do e-Doręczeń
Od 1 kwietnia obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń
e-Doręczenia to usługa, która umożliwia korespondencję z urzędami online. Jest to usługa zaufania, która gwarantuje bezpieczeństwo i pewność skutków prawnych. Wiadomość wysłana z adresu do e-Doręczeń ma taki skutek prawny, jak list polecony za potwierdzeniem odbioru.
e-Doręczenia zaczęły powszechnie obowiązywać od 1 stycznia 2025 r. Wiele instytucji publicznych, w tym urzędy, już korzystają z nowego systemu. Od 1 kwietnia 2025 r. firmy wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) będzie dotyczyć obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń.
Nowe rozwiązanie ułatwi przedsiębiorcom komunikację z administracją publiczną, eliminując konieczność wysyłania i odbierania listów w formie papierowej. Firmy mogą wykorzystywać e-Doręczenia do odbierania wezwań, zawiadomień, decyzji z urzędów oraz składania wniosków i dokumentów do instytucji publicznych. Pomoże to zaoszczędzić czas oraz pieniądze, bo korespondencja urzędowa jest bezpłatna.
Jak złożyć wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń
Skrzynkę do e-Doręczeń można założyć online na stronie Biznes.gov.pl. Wymagane jest zalogowanie do Konta Przedsiębiorcy oraz przygotowanie następujących dokumentów:
- numer KRS firmy;
- adres do korespondencji firmowej;
- imię i nazwisko administratora skrzynki, jego adres e-mail oraz numer PESEL (lub Identyfikator Europejski).
Jeżeli osoba składająca wniosek nie posiada pełnomocnictwa do reprezentowania firmy wynikającego wprost z zapisów KRS, dodatkowo potrzebne są:
- pełnomocnictwo podpisane elektronicznie przez przedsiębiorcę (może to być również kopia pełnomocnictwa potwierdzona elektronicznie za zgodność z oryginałem przez przedsiębiorcę, notariusza albo będącego pełnomocnikiem przedsiębiorcy – adwokata, radcę prawnego, rzecznika patentowego, doradcę podatkowego, radcę Prokuratorii Generalnej RP);
- dowód uiszczenia opłaty skarbowej za złożenie pełnomocnictwa (17 zł).
Cały proces tworzenia adresu do e-Doręczeń realizowany jest przez kreator na stronie Biznes.gov.pl. W ostatnim kroku wniosek należy podpisać online, używając podpisu osobistego, podpisu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego. Wniosek muszą podpisać elektronicznie wszystkie osoby uprawnione do reprezentacji przedsiębiorcy albo pełnomocnik/prokurent, który ma umocowanie do złożenia wniosku. W przypadku wątpliwości dotyczących danych, zamieszczonych w trakcie składania wniosku o adres do e-Doręczeń lub np. konieczności zebrania podpisów elektronicznych osób, które pod wnioskiem muszą być zamieszczone, można zapisać wypełniony wniosek i dokonać w nim zmian w ciągu 4 dni.
Weryfikacja wniosku przez urząd i utworzenie skrzynki do e-Doręczeń
Po pozytywnej weryfikacji wniosku na adres e-mail podany w formularzu wpłynie informacja o założeniu adresu i skrzynki do e-Doręczeń oraz instrukcja, jak aktywować adres. Po aktywacji adresu zostanie on niezwłocznie wpisany do bazy adresów elektronicznych. Na aktywowany adres do e-Doręczeń przyjdzie wiadomość o jego wpisie do bazy adresów elektronicznych (BAE). Od tego momentu urzędy, które mają adresy do e-Doręczeń, będą przesyłać do firmy korespondencję tylko elektronicznie, na adres wpisany do BAE.
Jeśli wniosek będzie zawierał nieprawidłowe dane albo nie będzie spełniał innych wymagań, urząd wezwie wnioskodawcę do usunięcia braków w terminie 7 dni. Jeśli braki nie zostaną usunięte, wniosek pozostanie bez rozpoznania.