Zasiłek pogrzebowy - zmiany od 2026 r. Kwota, wniosek, procedura. Czy mają znaczenie faktyczne (poniesione) koszty pogrzebu?

• Czym jest zasiłek pogrzebowy
• Podwyżka zasiłku pogrzebowego od 2026 roku
• Czy mają znaczenie faktyczne (poniesione) koszty pogrzebu?
• Co to są koszty pogrzebu? Jakie wydatki ZUS uznaje przy wypłacie zasiłku pogrzebowego
• Wniosek o zasiłek pogrzebowy w 2025 roku
• Od 2026 r. także nowe zasady składania oraz rozpatrywania wniosków o zasiłek pogrzebowy. Zmiany dot.  trybu i sposobu wypłaty tego zasiłku
• Dlaczego potrzebne są nowe przepisy dot. wniosku o zasiłek pogrzebowy
•  Co się zmieni w zasadach składania wniosku o zasiłek pogrzebowy (przepisy rozporządzenia)?
• Od kiedy będą obowiązywać nowe przepisy

Czym jest zasiłek pogrzebowy

Zasiłek pogrzebowy jest jednorazowym świadczeniem wypłacanym przez ZUS (najczęściej rodzinie zmarłego) z przeznaczeniem na zrekompensowanie koszów pogrzebu (pochówku). Celem tego zasiłku jest pokrycie większości standardowych kosztów pogrzebu. Chodzi tu o te koszty, które mają związek z pochówkiem, a więc ze złożeniem ciała lub prochów do grobu. Na potrzeby określenia kosztów pogrzebu przyjmuje się, że sam pogrzeb to czynności, które trwają od chwili zgonu do momentu pochowania zwłok osoby zmarłej.

Podwyżka zasiłku pogrzebowego od 2026 roku

Od 1 stycznia 2026 r. nastąpi (pierwsza od ponad 14 lat) podwyżka kwoty zasiłku (z 4 tys. zł do 7 tys. zł). Zmiana ta wynika z ustawy z 9 maja 2025 r. o zmianie ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych oraz niektórych innych ustaw, która zawiera także mechanizm waloryzacji kwoty zasiłku pogrzebowego i wprowadzi nowy zasiłek celowy z pomocy społecznej na pokrycie uzasadnionych i udokumentowanych kosztów pogrzebu – jeżeli przekraczają wysokość zasiłku pogrzebowego.

Więcej na ten temat w poniższym artykule:

Czy mają znaczenie faktyczne (poniesione) koszty pogrzebu?

Zasiłek pogrzebowy przysługuje temu, kto pokrył koszty pogrzebu osoby ubezpieczonej w ZUS (pracownik, emeryt, rencista) lub członka jej rodziny. Do rodziny zalicza się m.in. małżonka, rodziców, dzieci (własne, przysposobione, z rodziny zastępczej), rodzeństwo, dziadków, wnuki czy osoby pod opieką prawną. Świadczenie mogą też otrzymać pracodawca, DPS, gmina, powiat lub instytucja religijna, jeśli pokryły koszty pogrzebu.

ZUS wyjaśnia, że członkom rodziny zmarłego przysługuje pełna kwota zasiłku pogrzebowego – 4 tys. zł do końca 2025 r., a od 2026 r. – 7 tys. zł – niezależnie od faktycznych kosztów pogrzebu. Kwota ta jest nieopodatkowana. Ale już osobom spoza rodziny zasiłek pogrzebowy wypłaca się do wysokości faktycznych wydatków, ale nie więcej niż ww. limit. Jeśli koszty pogrzebu pokrywa kilka osób lub instytucji, zasiłek dzieli się proporcjonalnie.

Co to są koszty pogrzebu? Jakie wydatki ZUS uznaje przy wypłacie zasiłku pogrzebowego

ZUS wyjaśnia, że kosztami pogrzebu są udokumentowane rachunkami koszty powstałe od chwili śmierci osoby, po której przysługuje zasiłek, do chwili zakończenia pochówku. Nie mogą to być koszty, które nie zostały poniesione bezpośrednio na pochówek, np. koszty nagrobka, koszty pobieranej przez zakład pogrzebowy opłaty za złożenie w oddziale ZUS wniosku o zasiłek, koszty konsolacji czy kwiatów.

Wniosek o zasiłek pogrzebowy w 2025 roku

Aby uzyskać zasiłek pogrzebowy, trzeba wypełnić wniosek o wypłatę zasiłku pogrzebowego (Z-12) i złożyć go w oddziale ZUS, tj.:
- przesłać pocztą tradycyjną albo
- przekazać przez Platformę Usług Elektronicznych ZUS (PUE)/eZUS lub za pośrednictwem upoważnionego zakładu pogrzebowego.

ZUS wyjaśnia, że sam wniosek Z-12 można złożyć elektronicznie lub wysłać pocztą ale rachunki pogrzebowe trzeba dostarczyć w oryginale albo w postaci kopii potwierdzonych przez bank za zgodność z oryginałami.

Do wniosku o zasiłek pogrzebowy trzeba także dołączyć:
- odpis skrócony aktu zgonu (na prośbę wnioskodawcy oddział ZUS sam może uzyskać odpis skrócony aktu zgonu z urzędu stanu cywilnego),
- dokument potwierdzający pokrewieństwo lub powinowactwo osoby składającej wniosek ze zmarłym, np. skrócony odpis aktu urodzenia,
- zaświadczenie płatnika składek (na przykład pracodawcy) o tym, że wnioskodawca albo zmarły jest lub był objęty ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi – w przypadku osoby ubezpieczonej (nie dotyczy to osób, które mają pozarolniczą działalność i osób, które z nimi współpracują).

Wniosek o zasiłek pogrzebowy z załącznikami można złożyć:
- do 12 miesięcy od dnia śmierci,
- do 12 miesięcy od dnia pogrzebu – jeśli na przykład był problem z odnalezieniem zwłok lub identyfikacją zmarłego.

W tym drugim przypadku trzeba też dołączyć dokument, który potwierdzi powód opóźnienia:
- zaświadczenie z policji lub prokuratury lub
- odpis zupełny aktu zgonu, lub
- inny dokument urzędowy, który potwierdzi okoliczności lub przyczyny, które uniemożliwiły wcześniejsze złożenie wniosku.

Od 2026 r. także nowe zasady składania oraz rozpatrywania wniosków o zasiłek pogrzebowy. Zmiany dot.  trybu i sposobu wypłaty tego zasiłku

Ponadto ustawa z 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych wprowadzi od początku 2026 roku zmiany w zakresie:
- zasad i trybu składania oraz rozpatrywania wniosków o zasiłek pogrzebowy.
- trybu i sposobu wypłaty zasiłku pogrzebowego. 

1) Od 2026 roku ustalenie prawa do zasiłku pogrzebowego oraz jego wysokości - co do zasady - nie będzie wymagało wydania decyzji.
Decyzja będzie wydawana wyłącznie w przypadku poniesienia kosztów pogrzebu przez: 
a) więcej niż jedną osobę lub podmiot (pracodawca, dom pomocy społecznej, gmina, powiat, osoba prawna kościoła lub związku wyznaniowego), w przypadku gdy zasiłek pogrzebowy ulega podziałowi między te osoby lub podmioty – proporcjonalnie do poniesionych kosztów pogrzebu,
b) inną osobę niż członek rodziny osoby zmarłej, pracodawcę, dom pomocy społecznej, gminę, powiat lub osobę prawną kościoła lub związku wyznaniowego – w takim przypadku zasiłek pogrzebowy będzie przysługiwał w wysokości udokumentowanych kosztów pogrzebu, nie wyższej niż kwota określona w art. 80 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (obecnie 4000 zł, od 1 stycznia 2026 r. 7000 zł).

2) Wniosek w sprawie przyznania zasiłku pogrzebowego będzie można zgłosić bezpośrednio w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych, lub za pośrednictwem zakładu pogrzebowego.

3) Będzie można wypłacić zasiłek pogrzebowy, w całości lub częściowo, na rachunek bankowy zakładu pogrzebowego wskazanego w upoważnieniu.

4) Nowelizacja zmieniła także termin wypłaty zasiłku pogrzebowego z dotychczasowych 30 dni na 14 dni od dnia wyjaśnienia ostatniej okoliczności niezbędnej do ustalenia prawa do zasiłku (w przypadku gdy ustalenie prawa do zasiłku pogrzebowego oraz jego wysokości nie wymaga wydania decyzji). 

Ta nowelizacja zawiera też niezbędne zmiany dostosowujące przepisy dotyczące nienależnie pobranego zasiłku pogrzebowego do zmian wprowadzanych w ustawie o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.

Za świadczenie nienależnie pobrane zostanie uznany zasiłek pogrzebowy wypłacony osobie nieuprawnionej z przyczyn niezależnych od organu rentowego.

Ustawa zawiera też przepis przejściowy, zgodnie z którym do postępowań w sprawie zasiłku pogrzebowego wszczętych i niezakończonych przed dniem jej wejścia w życie (czyli przed 1 stycznia 2026 r.) będą miały zastosowanie przepisy dotychczasowe. 

Dlaczego potrzebne są nowe przepisy dot. wniosku o zasiłek pogrzebowy

Jak wyjaśnia Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, potrzeba nowelizacji rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 11 października 2011 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno–rentowe (w zakresie wniosków o zasiłek pogrzebowy) wynika przede wszystkim z konieczności dostosowania jego przepisów do zmian wprowadzonych ww. nowelizacją z 5 sierpnia.

W obecnym stanie prawnym są postrzegane jako czasochłonne dla obywateli i zakładów pogrzebowych m. in. z uwagi na:
- brak możliwości złożenia kompletnego wniosku o zasiłek pogrzebowy w formie elektronicznej (wymagane są oryginały dokumentów),
- w przypadku pośrednictwa zakładów pogrzebowych – brak możliwości składania wniosków elektronicznie,
- konieczność składania dodatkowych dokumentów w celu ustalenia uprawnień do zasiłku pogrzebowego.

 A zdaniem MRPiPS zasiłek pogrzebowy musi być przyznawany jak najszybciej i w sposób możliwie bezproblemowy. Należy zatem wprowadzić rozwiązania polegające na usprawnieniu procesu składania wniosku o zasiłek pogrzebowy oraz mające na celu ograniczenie formalizmu w dokumentowaniu prawa do zasiłku, co przyczyni się do sprawnego i szybkiego przyznania prawa do tego świadczenia. 

 Co się zmieni w zasadach składania wniosku o zasiłek pogrzebowy (przepisy rozporządzenia)?

Omawiany projekt nowelizacji rozporządzenia w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno–rentowe  przewiduje:
- uszczegółowienie zasad określających dopuszczalność pośrednictwa zakładów pogrzebowych w składaniu wniosków w sprawie przyznania zasiłku pogrzebowego, a także
- wprowadzenie możliwości składania wniosku o zasiłek pogrzebowy przez zakład pogrzebowy w formie elektronicznej.

Na tle tych nowych przepisów, od 2026 r. możliwe będą następujące sytuacje dotyczące wnioskowania w sprawie przyznania zasiłku pogrzebowego:

A) wniosek o zasiłek pogrzebowy jest zgłaszany bezpośrednio w ZUS przez osobę uprawnioną;

B) wniosek o zasiłek pogrzebowy w imieniu osoby uprawnionej jest zgłaszany w ZUS za pośrednictwem zakładu pogrzebowego – zakład pogrzebowy jest upoważniony z mocy ustawy do złożenia tego wniosku (podpisanego przez osobę uprawnioną) do ZUS, ale osoba uprawniona nie upoważniła do wypłaty zasiłku na rzecz tego zakładu pogrzebowego. Wówczas wypłata świadczenia jest dokonywana na rzecz osoby uprawnionej;

C) wniosek o zasiłek pogrzebowy jest zgłaszany w ZUS za pośrednictwem zakładu pogrzebowego, który jest jednocześnie upoważniony przez osobę uprawnioną, do wypłaty zasiłku pogrzebowego w całości lub w części, zgodnie z wnioskiem, na rachunek bankowy tego zakładu pogrzebowego – wówczas zasiłek pogrzebowy zostanie wypłacony w całości zakładowi pogrzebowemu albo w części zakładowi pogrzebowemu i w części osobie uprawnionej.

Konkretne – proponowane zmiany w rozporządzeniu - polegają na:

1) umożliwieniu dołączania załączników w formie elektronicznej – do wniosku o zasiłek pogrzebowy składanego w formie elektronicznej dołącza się elektroniczne kopie dokumentów (np. skany rachunków poniesionych kosztów pogrzebu). Będą one równoważne pod względem skutków prawnych dokumentom złożonym w formie pisemnej. Natomiast jeżeli przedłożony skan dokumentu budziłby wątpliwości ZUS co do jego zgodności z oryginałem dokumentu, wówczas ZUS będzie mógł zobowiązać zainteresowanego do przedłożenia oryginału dokumentu;

2) uregulowaniu normatywnego procedury składania przez zakład pogrzebowy wniosku o zasiłek pogrzebowy w zależności od tego czy zakład ten jest upoważniony do wystąpienia w imieniu osoby zainteresowanej z wnioskiem o zasiłek, czy też upoważnienie obejmuje również wypłatę zasiłku pogrzebowego na rachunek zakładu pogrzebowego. W związku z tym w projekcie zawarto również rozwiązanie dotyczące daty zgłoszenia wniosku o zasiłek pogrzebowy za pośrednictwem zakładu pogrzebowego. Zgodnie z proponowaną regulacją, jeżeli wniosek w sprawie przyznania zasiłku pogrzebowego został zgłoszony za pośrednictwem zakładu pogrzebowego, za datę zgłoszenia wniosku uważa się datę przyjęcia wniosku przez zakład pogrzebowy. Datę tę potwierdza się pieczęcią i podpisem osoby upoważnionej przez zakład pogrzebowy.

 Ponadto nie będzie konieczności odrębnego przekazywania do ZUS upoważnienia udzielonego przez zainteresowanego zakładowi pogrzebowemu do wypłaty zasiłku pogrzebowego na wskazany we wniosku rachunek bankowy, gdyż upoważnienie to będzie zawarte we wniosku podpisanym przez osobę uprawnioną.

Natomiast – tak jak obecnie – konieczne będzie składanie oświadczenia o pokryciu kosztów pogrzebu w całości lub w części, oświadczenia o niepobraniu zasiłku pogrzebowego z innego tytułu oraz podawanie informacji o numerze posiadanego rachunku bankowego (jeżeli wypłata zasiłku ma być dokonana na rachunek bankowy osoby uprawnionej). Zasady w tym zakresie się nie zmieniają, gdyż dane te są niezbędne w celu ustalenia prawa do zasiłku pogrzebowego i jego wysokości oraz dokonania wypłaty.

3) umożliwieniu zakładom pogrzebowym składania wniosków o zasiłek pogrzebowy również w formie elektronicznej, poprzez wykorzystanie profilu informacyjnego utworzonego dla zakładu pogrzebowego w systemie teleinformatycznym udostępnionym przez ZUS; Ta zmiana wejdzie w życie po 12 miesiącach od publikacji nowelizacji rozporządzenia.

4) zmianach dot. niektórych danych zawartych we wniosku o zasiłek pogrzebowy – z uwagi na umożliwienie ZUS samodzielnego pozyskania informacji i dokumentów, na podstawie których możliwe będzie ustalenie prawa do zasiłku pogrzebowego i jego wypłata. Dzięki projektowanej zmianie np. wskazanie we wniosku danych innego organu rentowego wypłacającego zmarłemu świadczenie oraz numeru tego świadczenia będzie wystarczające do podjęcia przez ZUS dalszych działań w sprawie ustalenia prawa do zasiłku pogrzebowego. Wnioskodawca nie będzie już zobowiązany do dołączenia do wniosku o zasiłek pogrzebowy dokumentu stwierdzającego prawo zmarłego do świadczenia, jeżeli świadczenie to było wypłacane przez inny organ rentowy. Ponadto wniosek będzie zawierał dodatkowe dane związane z pośrednictwem zakładów pogrzebowych we wnioskowaniu o zasiłek pogrzebowy, np. dane zakładu pogrzebowego, upoważnienie do wypłaty zasiłku pogrzebowego na rachunek zakładu pogrzebowego, informację, czy zasiłek pogrzebowy ma być wypłacony zakładowi pogrzebowemu w całości, czy w części.

W związku z powyższym w projektowanym § 4 ust. 2a pkt 9–13 rozporządzenia wskazano dane, które powinien zawierać wniosek, w celu ustalenia okoliczności niezbędnych do dokonania wypłaty zasiłku pogrzebowego w związku z pośrednictwem zakładu pogrzebowego we wnioskowaniu o to świadczenie, tj.:

• nazwę zakładu pogrzebowego, numery NIP i REGON, adres siedziby i adres do korespondencji,
• upoważnienie udzielone przez zainteresowanego zakładowi pogrzebowemu do wypłaty zasiłku pogrzebowego na wskazany we wniosku rachunek płatniczy tego zakładu pogrzebowego prowadzony w kraju lub wydany w kraju zakładowi pogrzebowemu instrument płatniczy w rozumieniu ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych (Dz. U. z 2025 r. poz. 611, z późn. zm.),
• informację, czy zasiłek pogrzebowy ma być wypłacony zakładowi pogrzebowemu w całości, czy w części,
• informację o wnioskowanej kwocie zasiłku pogrzebowego przypadającej na zainteresowanego i zakład pogrzebowy,
• informację o numerze posiadanego rachunku bankowego, jeżeli wypłata zasiłku pogrzebowego ma być dokonana na rachunek bankowy, lub o numerze rachunku bankowego zakładu pogrzebowego.

5) ograniczeniu obowiązku składania dokumentów załączanych do wniosków o zasiłek pogrzebowy jedynie do przypadków, gdy ZUS nie jest w stanie samodzielnie takich dokumentów pozyskać.

Wnioskodawca będzie musiał od 2026 r. złożyć wraz z wnioskiem o zasiłek pogrzebowy tylko te dokumenty, których ZUS nie może pozyskać samodzielnie, tj.:
- kartę zgonu lub jej kopię albo zaświadczenie lekarza posiadającego tytuł specjalisty w dziedzinie położnictwa i ginekologii lub lekarza w trakcie odbywania specjalizacji w tej dziedzinie albo położnej o martwym urodzeniu, bez względu na czas trwania ciąży, wydane na podstawie dokumentacji medycznej – w przypadku gdy nie został sporządzony akt urodzenia dziecka,
- rachunki poniesionych kosztów pogrzebu, a jeżeli rachunki zostały złożone w banku – kopie rachunków, potwierdzone przez bank za zgodność z oryginałem,
- dokument potwierdzający umieszczenie dziecka w rodzinie zastępczej.

 W projekcie rozporządzenia  co do zasady odstąpiono np. od konieczności przedkładania przez wnioskodawcę odpisu skróconego aktu zgonu albo odpisu zupełnego aktu urodzenia dziecka z adnotacją, że dziecko urodziło się martwe, gdyż  ZUS posiada prawo do pobierania aktów stanu cywilnego za pośrednictwem usług sieciowych. Aby możliwe było pobranie aktu stanu cywilnego z Urzędu Stanu Cywilnego w formie elektronicznej, ZUS musi dysponować nr PESEL osoby zmarłej oraz datą i miejscem zgonu. Zatem oprócz danych zawartych w § 4 obowiązującego rozporządzenia, wniosek o zasiłek pogrzebowy będzie od 2026 r. musiał zawierać również:

• imię i nazwisko osoby zmarłej,
• numer PESEL osoby zmarłej, a jeżeli nie nadano tego numeru – serię i numer dowodu osobistego lub paszportu,
• datę i miejsce zgonu,
• oświadczenie o stopniu pokrewieństwa lub powinowactwa osoby zmarłej do wnioskodawcy.

Zrezygnowano również z konieczności przedkładania zaświadczenia płatnika składek o podleganiu ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym – na rzecz oświadczenia wnioskodawcy o podleganiu przez niego ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, zawartego we wniosku o zasiłek pogrzebowy.

Zrezygnowano również z konieczności przedkładania dokumentów potwierdzających pokrewieństwo lub powinowactwo zgłaszającego wniosek z osobą zmarłą. Jednocześnie, jeżeli ZUS nie będzie w stanie ustalić tych okoliczności, będzie uprawniony do wezwania zainteresowanego do przedłożenia tych dokumentów w terminie nie krótszym niż 14 dni, pod rygorem odmowy wszczęcia postępowania. Rozwiązanie to jest analogiczne do regulacji zawartej w § 4 ust. 4 zmienianego rozporządzenia z dnia 11 października 2011 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno–rentowe.

Od kiedy będą obowiązywać nowe przepisy

Zdecydowana większość omawianych wyżej zmian wejdzie w życie 1 stycznia 2026 r. Wyjątkiem będą przepisy dot. możliwości składania wniosków przez zakłady pogrzebowe w formie elektronicznej, które wejdą w życie po upływie 12 miesięcy od dnia ogłoszenia nowelizacji w Dzienniku Ustaw. Jest to spowodowane koniecznością dostosowania systemu informatycznego ZUS w zakresie umożliwienia zakładom pogrzebowym składania wniosków o zasiłek pogrzebowy w formie elektronicznej z wykorzystaniem profilu informacyjnego utworzonego w systemie teleinformatycznym udostępnionym przez ZUS. Do tego czasu zakłady pogrzebowe będą mogły składać wnioski o zasiłki pogrzebowe w imieniu wnioskodawcy w postaci pisemnej.

 Źródło: Projekt rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zmieniającego rozporządzenie w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe.

 Podstawa prawna: 
- Ustawa z 9 maja 2025 r. o zmianie ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych oraz niektórych innych ustaw (Dziennik Ustaw 2025 r. poz. 718).
- Ustawa z 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. (Dziennik Ustaw 2025 r. poz. 1159).