Czy można przyjąć zaświadczenie z ZUS, które pracownik wydrukował? Co zrobić z elektronicznym dokumentem, gdy akta osobowe pracownika są papierowe? Zmiany przepisów dotyczących stażu pracy wciąż budzą wątpliwości, również te formalne.
- Pracownicy przynoszą dokumenty i liczą na korzyści
- Dłuższy stać może oznaczać więcej pieniędzy
- Pracodawcy mają wątpliwości
- Dokument może trafić do akt w wersji papierowej
Pracownicy przynoszą dokumenty i liczą na korzyści
Pracownicy korzystają ze znowelizowanych przepisów i uzupełniają swoje staże pracy o okresy aktywności zawodowej, których jeszcze niedawno pracodawcy nie mogli brać pod uwagę i które nie miały wpływu na zakres uprawnień pracowniczych. Oczywiście celem jest poprawa sytuacji pracownika i uzyskanie ze stosunku pracy nowych czy też po prostu większych korzyści. Najsilniej efekty zmian odczuwają pracownicy zatrudnieni w jednostkach budżetowych, w których pracownikom przysługuje szereg uprawnień o charakterze finansowym uzależnionych właśnie od stażu pracy, np. dodatek stażowy czy nagroda jubileuszowa. W ich przypadku uzupełnienie stażu pracy może mieć bardzo wymierny skutek i może przełożyć się na wysokość przelewu trafiającego co miesiąc na konto pracownika. Znacznie rzadziej na złotówki da się przeliczyć korzyści, które mogą w omawianym zakresie osiągnąć pracownicy sektora prywatnego. Jednak i oni powinni zadbać o dopełnienie formalności, bo może to przełożyć się na wymiar przysługującego im urlopu wypoczynkowego, a czasami również na długość okresu wypowiedzenia umowy o pracę oraz wysokość odprawy pośmiertnej i z tytułu zwolnień grupowych.
Dłuższy stać może oznaczać więcej pieniędzy
Przypomnijmy, że od 1 stycznia 2026 r. obowiązują znowelizowane regulacje ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy dotyczące zasad obliczania pracowniczego stażu pracy. Od tego dnia można do niego zaliczać wiele okresów aktywności zawodowej, które wcześniej nie były uwzględniane przy ocenie uprawnień pracowniczych. Najbardziej powszechnymi są oczywiście czas prowadzenia działalności gospodarczej oraz świadczenie pracy na podstawie umowy zlecenia. Choć przepisy weszły w życie od stycznia 2026 r. i od tego dnia mają zastosowanie do pracowników zatrudnionych u pracodawców z sektora budżetowego, to jednak w sektorze prywatnym są stosowane dopiero od maja 2026 r.
Zdecydowana większość okresów aktywności zawodowej, które pracownicy chcą zaliczyć do swojego stażu pracy na podstawie znowelizowanych przepisów jest potwierdzana odpowiednim zaświadczeniem uzyskanym w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych. Wniosek o jego wydanie składa się wyłącznie elektronicznie przez platformę eZUS. Tą samą drogą pracodawcy otrzymują odpowiedni dokument. Stało się to źródłem dwojakich problemów.
Pracodawcy mają wątpliwości
Z jednej strony pracownicy drukują otrzymane z ZUS zaświadczenia i dostarczają je w tej postaci pracodawcom, a ci nie mają pewności czy powinni jest w takiej formie przyjąć, czy też nie. Warto więc wyjaśnić, że dokumenty wystawione w formie elektronicznej w tej właśnie formie należy dostarczyć pracodawcy. Tylko wtedy będzie on miał bowiem możliwość zweryfikowania jego autentyczności. W związku ze zmianami dotyczącymi stażu pracy ZUS uruchomił nową usługę dla pracodawców – potwierdzanie autentyczności zaświadczeń ZUS. Dzięki niej każdy pracodawca może zweryfikować zaświadczenie, które Zakład Ubezpieczeń Społecznych wydał w odpowiedzi na „Wniosek o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy” (USP). W tym celu pracownik musi pobrać ze swojego konta w eZUS zaświadczenie (plik z rozszerzeniem „.pdf” o nazwie „usp-zas-a” lub „usp-zas-r”) i udostępnić je pracodawcy w formie elektronicznej. Pracodawca musi taki plik zapisać na dysku i skorzystać z narzędzia udostępnionego pod adresem https://www.zus.pl/ezus/weryfikacja-dokumentu-usp
Dokument może trafić do akt w wersji papierowej
Jednak jest jeszcze druga strona tego problemu - pracodawcy prowadzący akta osobowe w formie papierowej zadają sobie pytanie, w jaki sposób mają przechowywać te dokumenty w aktach osobowych? Odpowiedzi na to pytanie nie odnajdziemy w obowiązujących przepisach. Przyjmuje się jednak, że należy w tej sytuacji postępować analogicznie jak w przypadku zmiany postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną. Oznacza to, że trzeba sporządzić wydruk dokumentu i opatrzyć go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym. Taki dokument (wydruk) należy dołączyć do akt osobowych pracownika w wersji papierowej.
Od kiedy znowelizowane przepisy o stażu pracy są stosowane w sektorze budżetowym, a od kiedy w prywatnym?
Przepisy weszły w życie od stycznia 2026 r. i od tego dnia mają zastosowanie do pracowników zatrudnionych u pracodawców z sektora budżetowego. W sektorze prywatnym są stosowane dopiero od maja 2026 r.
Na jakie uprawnienia może wpłynąć uzupełnienie stażu pracy w sektorze prywatnym?
W sektorze prywatnym uzupełnienie stażu pracy może przełożyć się na wymiar urlopu wypoczynkowego, a czasami również na długość okresu wypowiedzenia umowy o pracę oraz wysokość odprawy pośmiertnej i z tytułu zwolnień grupowych.
Czy pracownik powinien dostarczyć pracodawcy wydruk elektronicznego zaświadczenia ZUS do stażu pracy?
Dokumenty wystawione w formie elektronicznej w tej właśnie formie należy dostarczyć pracodawcy. Tylko wtedy pracodawca będzie miał możliwość zweryfikowania autentyczności zaświadczenia.
Jak dołączyć elektroniczne zaświadczenie ZUS do papierowych akt osobowych pracownika?
Należy sporządzić wydruk dokumentu i opatrzyć go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.
art. 3021 i art. 3022 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2025 r. poz. 277)