W dobie rosnącej mobilności pracowników oraz dynamicznego rozwoju rynku pracy tymczasowej w Niemczech, kluczowe znaczenie ma znajomość i przestrzeganie przepisów regulujących legalne delegowanie pracowników do Niemiec. Jednym z najważniejszych elementów tego procesu jest dopełnienie obowiązków zgłoszeniowych wobec niemieckich instytucji państwowych – przede wszystkim Urzędu Celnego (Zollamt).
Wymogi te wynikają z przepisów niemieckiej ustawy o pracy tymczasowej – Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG), a w szczególności z jej § 16 i § 17. W niniejszym artykule przygotowanym przez ekspertów z Euro-lohn wyjaśniamy, na czym polegają obowiązki wynikające z tych przepisów, kogo dotyczą i jakie konsekwencje grożą za ich niedopełnienie.
- Czym jest AÜG i jakie znaczenie mają § 16 i § 17 tej ustawy?
- Kogo obowiązuje zgłoszenie do Zollamtu?
- Jakie dane muszą znaleźć się w zgłoszeniu do Zollamtu?
- Gdzie i jak dokonać zgłoszenia do Zollamtu?
- Terminy zgłoszenia
- Kontrole Zollamtu – jak się przygotować?
- Konsekwencje naruszeń
- Podsumowanie
Czym jest AÜG i jakie znaczenie mają § 16 i § 17 tej ustawy?
AÜG (Arbeitnehmerüberlassungsgesetz) to niemiecka ustawa regulująca zasady użyczania pracowników tymczasowych. Ustawa określa warunki prowadzenia działalności w zakresie pracy tymczasowej oraz nakłada obowiązki zarówno na agencje pracy (Verleiher), jak i pracodawców użytkowników (Entleiher).
§ 16 AÜG – obowiązki informacyjne i współpraca z organami
Zgodnie z § 16 AÜG, agencje pracy tymczasowej mają obowiązek:
- zgłaszania delegowanych pracowników tymczasowych do właściwych urzędów (w szczególności Zollamtu),
- udzielania informacji niezbędnych do przeprowadzenia kontroli,
- przedstawiania wymaganej dokumentacji potwierdzającej legalność zatrudnienia oraz spełnienie przepisów o pracy tymczasowej.
Celem tego przepisu jest zapewnienie skutecznej kontroli nad przestrzeganiem niemieckiego prawa pracy oraz zapobieganie nadużyciom.
§ 17 AÜG – przechowywanie i udostępnianie dokumentacji
Paragraf 17 nakłada na agencję pracy obowiązek przechowywania określonych dokumentów związanych ze stosunkiem pracy tymczasowej i udostępniania ich na żądanie organów kontrolnych. Dokumenty te powinny zawierać m.in.:
- dane dotyczące zatrudnienia pracownika tymczasowego,
- warunki pracy (czas pracy, wynagrodzenie, miejsce i rodzaj wykonywanej pracy),
- informacje pozwalające ocenić zgodność z przepisami AÜG.
Kogo obowiązuje zgłoszenie do Zollamtu?
Obowiązek zgłoszenia dotyczy każdej firmy, która:
- prowadzi działalność jako agencja pracy tymczasowej (Verleiher),
- deleguje pracowników do pracy na terytorium Niemiec – także z innych krajów UE (np. z Polski),
- kieruje pracowników do branż objętych obowiązkiem meldunkowym (np. budownictwo, logistyka, opieka, sprzątanie, produkcja).
Zgłoszenia należy dokonać przed rozpoczęciem pracy przez pracownika tymczasowego na terenie Niemiec – nawet jeśli oddelegowanie jest krótkoterminowe lub dotyczy tylko części etatu.
Jakie dane muszą znaleźć się w zgłoszeniu do Zollamtu?
Zgłoszenie do Zollamtu powinno zawierać:
Dane agencji pracy:
- pełna nazwa firmy,
- adres siedziby i dane kontaktowe,
- numer licencji AÜG (Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung),
- dane osoby kontaktowej odpowiedzialnej za delegowanie.
Dane pracownika:
- imię i nazwisko,
- data urodzenia,
- obywatelstwo,
- adres zamieszkania,
- numer ubezpieczenia społecznego (jeśli dotyczy),
- data rozpoczęcia i zakończenia delegowania.
Informacje o miejscu pracy:
- nazwa i adres pracodawcy użytkownika (Entleiher),
- lokalizacja wykonywanej pracy,
- branża i rodzaj wykonywanych zadań,
- stawka wynagrodzenia i dodatki (np. za nadgodziny),
- informacje o zakwaterowaniu (jeśli zapewnia je agencja).
W niektórych przypadkach wymagane może być także załączenie:
- kopii umowy o pracę,
- potwierdzeń ubezpieczeń (zdrowotnego i emerytalnego),
- harmonogramu czasu pracy,
- dokumentów potwierdzających spełnienie warunków zatrudnienia zgodnie z przepisami AÜG.
Gdzie i jak dokonać zgłoszenia do Zollamtu?
Zgłoszenia dokonuje się elektronicznie poprzez niemiecki portal rządowy: Meldeportal Mindestlohn.
Aby złożyć zgłoszenie, należy:
1. Założyć konto na portalu,
2. Wypełnić formularz zgłoszeniowy,
3. Załączyć wymagane dokumenty.
Portal obsługuje także inne obowiązkowe zgłoszenia wynikające z ustawy o płacy minimalnej (MiLoG).
Terminy zgłoszenia
Zgłoszenia należy dokonać z wyprzedzeniem – przed rozpoczęciem pracy przez delegowanego pracownika w Niemczech. Spóźnione zgłoszenie (nawet o jeden dzień) może zostać uznane za naruszenie obowiązku informacyjnego.
Dodatkowo każda zmiana warunków pracy (np. miejsca pracy, wynagrodzenia, czasu trwania delegowania) powinna zostać niezwłocznie zgłoszona.
Kontrole Zollamtu – jak się przygotować?
Zollamt regularnie przeprowadza zarówno zapowiedziane, jak i niezapowiedziane kontrole u pracodawców użytkowników i agencji pracy tymczasowej. W ramach kontroli urzędnicy mogą zażądać:
• przedstawienia umów o pracę i potwierdzeń zgłoszeń,
• dokumentacji dotyczącej czasu pracy i obecności pracowników,
• dowodów wypłaty wynagrodzenia,
• danych dotyczących zakwaterowania i kosztów pracy.
Dlatego każda agencja powinna mieć przygotowaną pełną dokumentację delegowania, gotową do okazania w każdej chwili.
Konsekwencje naruszeń
Brak zgłoszenia lub nieprawidłowe informacje mogą skutkować:
• grzywnami do 500 000 euro (zgodnie z § 16 ust. 3 AÜG),
• cofnięciem licencji AÜG przez Bundesagentur für Arbeit,
• zakazem dalszego delegowania pracowników na teren Niemiec,
• odpowiedzialnością karną członków zarządu,
• koniecznością wypłaty zaległych świadczeń oraz składek.
Naruszenie przepisów może mieć bardzo poważne konsekwencje – finansowe i prawne.
Podsumowanie
„Zgłoszenia do Zollamtu na podstawie § 16 i § 17 AÜG to nieodzowny element legalnego użyczania pracowników tymczasowych do Niemiec. Obowiązki te dotyczą wszystkich agencji delegujących osoby do pracy na terenie Niemiec – niezależnie od ich kraju pochodzenia.” – mówi ekspert z Euro-lohn, firmy, która od lat wspiera polskie i europejskie agencje pracy tymczasowej w bezpiecznym i legalnym delegowaniu pracowników do Niemiec.
Niedopełnienie obowiązków zgłoszeniowych wiąże się z poważnymi konsekwencjami, w tym wysokimi grzywnami, cofnięciem licencji i utratą możliwości dalszego delegowania. Aby temu zapobiec, warto korzystać z pomocy doświadczonych doradców i specjalistów.