Nagrody powinny być przyznawane jedynie za szczególne osiągnięcia w pracy zawodowej. Pracodawca decyduje o jej wysokości na podstawie subiektywnej oceny. Nie ma jednak obowiązku przyznawania nagrody pracownikowi.
- Nagrody przyznaje się za szczególne osiągnięcia
- Nagroda jest świadczeniem wyjątkowym
- Pracodawca nie ma obowiązku przyznawania nagrody
- Przechowywanie dokumentacji dotyczącej nagród
Nagrody przyznaje się za szczególne osiągnięcia
Nagrody i wyróżnienia mogą być przyznawane pracownikom, którzy przez wzorowe wypełnianie swoich obowiązków, przejawianie inicjatywy w pracy i podnoszenie jej wydajności oraz jakości przyczyniają się szczególnie do wykonywania zadań zakładu pracy. Stanowi o tym art. 105 Kodeksu pracy.
Kwestią przyznawania nagród zajęła się Regionalna Izba Obrachunkowa w Krakowie. W jednym z wystąpień pokontrolnych dotyczącym przyznawania nagród dla pracowników urzędu gminy RIO wskazała, że nagrody powinny być przyznawane jedynie za szczególne osiągnięcia w pracy zawodowej, czyli w sytuacji wystąpienia przesłanki wskazanej w art. 36 ust. 6 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych.
Prezes RIO w Krakowie Jolanta Nowakowska wskazała, ze świadczenie przyznawane powszechnie nie jest nagrodą, gdyż nie stanowi wyróżnienia, nawet jeżeli nadzwyczajne okoliczności mogą w krótkim przedziale czasu uzasadniać gratyfikację znacznej liczby pracowników.
Prezes zaznaczyła, że powody przyznania nagrody należy wyszczególnić w dokumencie sporządzonym odrębnie dla każdego z wyróżnionych w ten sposób pracowników, zgodnie z art. 105 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy oraz § 3 pkt 2 lit. l rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Nagroda jest świadczeniem wyjątkowym
Nagrody i wyróżnienia mogą być przyznawane pracownikom, którzy przez wzorowe wypełnianie swoich obowiązków, przejawianie inicjatywy w pracy i podnoszenie jej wydajności oraz jakości przyczyniają się szczególnie do wykonywania zadań zakładu pracy. Stanowi o tym art. 105 Kodeksu pracy.
„Relacja między wynagrodzeniem zasadniczym wypłacanym pracownikowi a nagrodą jest taka, że wynagrodzenie należy się pracownikowi za zwykłe (normalne) wykonywanie obowiązków pracowniczych, czyli w szczególności za sumienne i staranne wykonywanie pracy (art. 100 § 1 k.p.), natomiast nagrody są świadczeniami wyjątkowymi, które mogą być przyznawane za to, co wykracza poza katalog czynności, do których pracownik zobowiązał się, nawiązując stosunek pracy, a więc za to, co przekracza jego (podstawowe) obowiązki. Skoro nagrody mogą być przyznawane pracownikowi tylko za ponadprzeciętne wykonywanie obowiązków służbowych, nie mogą dotyczyć wszystkich czy większości pracowników zatrudnionych u danego pracodawcy” – wskazała Państwowa Inspekcja Pracy w opracowaniu dotyczącym nagród pracowniczych.
PIP przywołała w tym zakresie wyrok Sądu Najwyższego z 23 maja 2014 r. (sygn. akt II PK 273/13). Sąd orzekł, że o wysokości nagrody decyduje pracodawca na podstawie subiektywnej oceny, co nie oznacza jednak, że powinni ją otrzymać wszyscy pracownicy lub w jednakowej wysokości. Jak wskazał sąd, „ze swej istoty nagroda nie ma więc charakteru egalitarnego”.
Pracodawca nie ma obowiązku przyznawania nagrody
Zdaniem PIP przyznanie nagrody stanowi uprawnienie, a nie obowiązek pracodawcy, ale nie może być przez niego nadużywane np. do dyskryminowania określonych osób lub grup pracowników. Pracodawca w tym zakresie jest ograniczony obowiązkiem stosowania obiektywnych i sprawiedliwych kryteriów oceny pracowników i wyników pracy oraz przestrzegania podstawowych zasad prawa pracy – równego traktowania pracowników i niedyskryminacji (art. 94 pkt 9, art. 112, art. 113 i 183a–183e Kodeksu pracy).
PIP wyjaśniła też, że nagroda nie jest uzależniona od dopełnienia przez pracownika konkretnego warunku. Jej przyznanie stanowi konsekwencję wzorowego wykonywania zadań.
Przechowywanie dokumentacji dotyczącej nagród
Obowiązkiem pracodawcy jest też właściwe sporządzanie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej dotyczącej przyznanych nagród – przypomina PIP. Kwestię tę reguluje art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy.
„Pracodawca ma obowiązek prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Stosownie zaś do treści art. 94 pkt 9b k.p. przechowywanie dokumentacji pracowniczej ma się odbywać w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej” – wskazała PIP.
Dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia przechowuje się w części B akt osobowych. Stanowi o tym § 3 pkt 2 lit. l rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej – przypomina PIP.