Od grudnia uważaj na dane udostępniane w czasie rekrutacji. Przepisy się zmieniają, a mało kto zwraca na to uwagę

• Jakich danych można żądać od kandydata do pracy
• Przepisy się zmieniają, a mało kto zwraca na ot uwagę
• Uważaj na dane udostępniane w czasie rekrutacji

Jakich danych można żądać od kandydata do pracy

Już 24 grudnia 2025 r. wejdą w życie przepisy, które wdrożą do polskich regulacji prawnych część zasad wynikających z dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 z dnia 10 maja 2023 r. w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów egzekwowania dotyczących przejrzystości wynagrodzeń przed zatrudnieniem pracownika. Choć mówi się o nich głównie w kontekście informowania kandydatów o wysokości wynagrodzenia, które będą mogli otrzymać w przypadku zatrudnienia i konieczności zachowania neutralności płciowej w ogłoszeniach o pracę, to nowelizacja ta wprowadza jeszcze jedną małą, ale istotną zmianę – dotyczącą zakresu danych, o których udostępnienie można prosić osobę ubiegająca się o zatrudnienie.

Polecamy: Kalendarz 2026

Katalog tych danych został określony w art. 221 ustawy z 16 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy i przewiduje, że w procesie ubiegania się o zatrudnienie można żądać od kandydata do pracy danych obejmujących:
1) imię (imiona) i nazwisko;
2) data urodzenia;
3) dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
4) wykształcenie;
5) kwalifikacje zawodowe;
6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Dodatkowo, danych dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudniania pracodawca żąda gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. Warto zwrócić uwagę na to, że to zagadnienie może mieć istotne znaczenie w przypadku rekrutacji wewnętrznej – bo choć w momencie, gdy pracownik do niej przystępuje, pracodawca z pewnością dysponuje już większością jego danych, to jednak może okazać się konieczne pozyskanie informacji o kwalifikacjach zawodowych.

Przepisy się zmieniają, a mało kto zwraca na ot uwagę

A co się zmieni w tym zakresie już 24 grudnia 2025 r.? Chodzi o pkt 6 przedstawionego wyliczenia. Od tego dnia będzie on brzmiał: przebieg dotychczasowego zatrudnienia, z wyłączeniem informacji o wynagrodzeniu w obecnym stosunku pracy oraz w poprzednich stosunkach pracy. Jak z tego wynika, prowadząc rekrutację pracodawca na żadnym jej etapie nie będzie mógł zadawać kandydatowi pytań dotyczących finansowych warunków jego obecnego zatrudnienia, czy też jeszcze wcześniejszych stosunków pracy.

Wdraża ona postanowienie art. 5 ust. 2 dyrektywy, zgodnie z którym Pracodawca nie może zadawać osobom starającym się o zatrudnienie pytania o ich wynagrodzenie w obecnym stosunku pracy ani w poprzednich stosunkach pracy. W motywie 33 dyrektywy wskazano, że Pracodawcy nie powinni mieć prawa do dopytywania się u osób starających się o zatrudnienie o to, jak kształtuje się ich obecne wynagrodzenie lub o to, jak kształtowało się ono w przeszłości, lub do proaktywnego szukania informacji na ten temat. Cel, który należało w tym zakresie osiągnąć jest więc jasny i polskie przepisy po nowelizacji są z nim zgodne, jednak czy ta zmiana ma duże praktyczne znaczenie? Wydaje się, że dopytywanie kandydatów o wysokość ich obecnych zarobków nie było standardową procedurą rekrutacyjną, choć bez wątpienia mogło w niektórych przypadkach mieć miejsce. Obecnie jest już jasne, że takich pytań zadawać nie wolno, a co więcej osoby prowadzące rekrutację powinny zwracać szczególną uwagę na sytuacje, w których to sami kandydaci w czasie prowadzonych rozmów odnoszą się do wysokości swoich zarobków i nie tylko nie powinny wdawać się w dyskusje dotyczące tej tematyki, ale również powinny jak najszybciej je zakończyć.

Szkolenie: Prawo pracy 2026 – przegląd najważniejszych zmian i strategii wdrożeniowych

Uważaj na dane udostępniane w czasie rekrutacji

W procesie rekrutacyjnym kandydaci najczęściej przedstawiają się za pośrednictwem CV i listu motywacyjnego. Są to pierwsze dokumenty, które trafiają do rąk przyszłego pracodawcy i zawierają szereg danych osobowych oraz informacje o wykształceniu i doświadczeniu osoby biorącej udział w rekrutacji. Gdy zapadnie decyzja o zatrudnieniu konkretnego kandydata, dokumenty te trafiają do działu kadr i stanowią punkt wyjścia do nawiązania stosunku pracy. Jednak czy należy zachować je w części A akt osobowych? Jest to część związana z ubieganiem się o zatrudnienie. Co do zasady więc zarówno CV, jak i list motywacyjny mogą tam trafić. Jednak zanim faktycznie zostaną tam zamieszczone, warto się zastanowić nad tym, czy aby nie zawierają takich samych danych, jak wypełniony przez kwestionariusz osobowy i nie zostały zgromadzone w tym samym celu? Taka sytuacja może stanowić naruszenie zasady minimalizacji danych, określonej w przepisach o ochronie danych osobowych. Dodatkowo w CV lub liście motywacyjnym kandydat do pracy mogą znajdować się informacje, do których pozyskiwania pracodawca nie jest uprawniony, np. dotyczące członków jego rodziny. Problemem może też być zdjęcie zamieszczone w CV. Jak z tego wynika, choć CV i list motywacyjny są dokumentami związanymi z ubieganiem się o pracę i co do zasady mogą znajdować się w części A akt osobowych, to jednak z uwagi na to, że pracodawca nie ma kontroli nad tym, jakie dane i informacje kandydat do pracy w nich przedstawi oraz z uwagi na to, że ich przechowywanie może doprowadzić do naruszenia zasady minimalizacji danych, przed zamieszczeniem ich tam należy rozważyć zasadność takiego posunięcia w szerszym kontekście niż to, czy przepisy wprost tego nie zabraniają.