Odprawa nie należy się w przypadku objęcia pracowników ubezpieczeniem na życie, jeśli odszkodowanie dla rodziny z tytułu śmierci zatrudnionego jest nie niższe niż wysokość odprawy. Odprawa pośmiertna nie podlega składkom i jest zwolniona z podatku dochodowego od osób fizycznych.
Osoby uprawnione do odprawy
Osobami uprawnionymi do odprawy pośmiertnej są następujący członkowie rodziny zmarłego:
• małżonek,
• osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, tj.:
- dzieci własne, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobione,
- przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuki, rodzeństwo i inne dzieci, w tym również w ramach rodziny zastępczej,
- rodzice.
Odprawa przysługuje w częściach równych wszystkim uprawnionym członkom rodziny. Jeżeli jednak po zmarłym pracowniku pozostał tylko jeden członek rodziny uprawniony do odprawy pośmiertnej, odprawa przysługuje mu w wysokości połowy odpowiedniej kwoty odprawy.
W razie braku osób uprawnionych pracodawca nie wypłaca odprawy pośmiertnej. Nie ma bowiem obowiązku wypłaty tego świadczenia innym osobom, niż wynika to z Kodeksu pracy, i nie wchodzi ono do spadku po nim.
Wysokość odprawy
Wysokość odprawy jest uzależniona od okresu zatrudnienia pracownika u danego pracodawcy. Odprawa wynosi:
• 1-miesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 10 lat,
• 3-miesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 10 lat,
• 6-miesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 15 lat.
Przy obliczaniu odprawy pośmiertnej należy stosować zasady obowiązujące przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy. Oznacza to, że składniki stałe należy wliczać z miesiąca nabycia prawa do odprawy, a zmienne - z 3 miesięcy poprzedzających ten miesiąc.
PRZYKŁAD
Pracownik zmarł 27 września 2008 r. i tego dnia wygasł stosunek pracy. Jego firmowy staż pracy wynosił 11 lat. Rodzinie przysługuje więc odprawa w wysokości jego 3-miesięcznego wynagrodzenia. Pracownik otrzymywał stałą pensję zasadniczą 3500 zł, dodatek stażowy 300 zł i premię miesięczną wahającą się w granicach od 20% do 40% podstawowego uposażenia. Od czerwca do sierpnia 2008 r. (3 miesiące poprzedzające miesiąc wygaśnięcia umowy o pracę) premie wynosiły odpowiednio:
• w czerwcu - 25% wynagrodzenia, czyli 875 zł,
• w lipcu - 35% wynagrodzenia, czyli 1225 zł,
• w sierpniu - 20% wynagrodzenia, czyli 700 zł.
Średnia premia za okres 3 miesięcy wynosi 933,33 zł:
875 zł + 1225 zł + 700 zł = 2800 zł,
2800 zł : 3 = 933,33 zł.
Suma stałego wynagrodzenia, dodatku stażowego oraz premii to kwota 4733,33 zł:
3500 zł + 933,33 zł + 300 zł = 4733,33 zł.
Wysokość odprawy wynosi:
4733,33 zł × 3 = 14 199,99 zł.
Osobą uprawnioną do odprawy pośmiertnej jest tylko żona zmarłego, która otrzyma połowę wyliczonej kwoty odprawy, tj. 7099,10 zł:
14 199,99 zł : 2 = 7099,10 zł.
PRZYKŁAD
Śmierć pracownika nastąpiła 3 września 2008 r., stosunek pracy uległ więc wygaśnięciu. W obecnej firmie pracował 5 lat. Rodzinie przysługuje odprawa w wysokości 1-miesięcznej pensji. Pracownik był wynagradzany stawką godzinową, która wynosiła 15 zł. Oprócz tego dostawał stały dodatek za warunki pracy w wysokości 120 zł i premie kwartalne. W okresie od czerwca do sierpnia 2008 r. (3 miesiące poprzedzające miesiąc wygaśnięcia umowy o pracę), pracownik zarobił:
• w czerwcu - 168 godz. × 15 zł = 2520 zł,
• w lipcu - 184 godz. × 15 zł = 2760 zł,
• w sierpniu - 160 godz. × 15 zł = 2400 zł.
Należy wyliczyć średnią kwotę wynagrodzenia za 3 miesiące poprzedzające miesiąc śmierci pracownika:
2520 zł + 2760 zł + 2400 zł = 7680 zł,
7680 zł : 3 = 2560 zł.
Do wyliczenia wysokości odprawy bierzemy pod uwagę także premie kwartalne, które były wypłacane w okresie ostatnich 12 miesięcy przypadających przed miesiącem uzyskania prawa do odprawy (od września 2007 r. do sierpnia 2008 r.):
• we wrześniu 2007 r. - 570 zł,
• w grudniu 2007 r. - 820 zł,
• w marcu 2008 r. - 1040 zł,
• w czerwcu 2008 r. - 700 zł.
Średnia premia z tego okresu wynosi 260,83 zł:
570 zł + 820 zł + 1040 + 700 zł = 3130 zł,
3130 zł : 12 = 260,83 zł.
Po zsumowaniu wszystkich składników wynagrodzenia wliczanych do podstawy odprawy otrzymujemy 2940,83 zł:
2560 zł + 120 zł + 260,83 zł = 2940,83 zł.
Wysokość odprawy wynosi 2940,83 zł (tj. wysokość 1-miesięcznego wynagrodzenia).
Osobami uprawnionymi do odprawy pośmiertnej są żona zmarłego oraz dwoje jego dzieci. Kwotę odprawy należy więc podzielić na 3 osoby i każda z nich dostanie po 980,28 zł. Pieniądze należne małoletnim dzieciom powinien odebrać opiekun prawny, a więc rodzic.
Prawo do odprawy a ubezpieczenie na życie
Może się zdarzyć, że objęcie pracownika ubezpieczeniem na życie spowoduje niewypłacenie odprawy pośmiertnej. Odprawa pośmiertna nie przysługuje uprawnionym członkom rodziny, jeżeli pracodawca ubezpieczył pracownika na życie, a odszkodowanie wypłacone przez instytucję ubezpieczeniową jest co najmniej równe odprawie pośmiertnej przysługującej na podstawie Kodeksu pracy. Jeżeli natomiast odszkodowanie jest niższe od odprawy pośmiertnej, pracodawca jest zobowiązany wypłacić rodzinie kwotę stanowiącą różnicę między tymi świadczeniami.
PRZYKŁAD
Zmarły pracownik z 16-letnim stażem pracy był objęty grupowym ubezpieczeniem na życie u pracodawcy. Pracodawca wyliczył, że odprawa pośmiertna wynosi 12 600 zł, czyli wartość 6-miesięcznych wynagrodzeń za pracę (stała miesięczna pensja wynosiła 2100 zł). Firma ubezpieczeniowa ustaliła i wypłaciła uprawnionym kwotę odszkodowania w wysokości 10 000 zł. Pracodawca ma obowiązek wypłacić rodzinie różnicę między wysokością odprawy a odszkodowaniem w wysokości 2600 zł.
Odprawa w kosztach uzyskania przychodów pracodawcy
Wypłata odprawy pośmiertnej stanowi koszt uzyskania przychodów po stronie pracodawcy. Jej wypłata jest efektem wcześniejszego zatrudnienia zmarłego pracownika. Ponadto wydatek poniesiony przez firmę na wypłatę odprawy pośmiertnej nie został wymieniony w przepisach podatkowych jako niestanowiący kosztów podatkowych.
Nie zawsze jednak odprawę pośmiertną pracodawca może zaliczyć w koszty uzyskania przychodów. Może się bowiem zdarzyć sytuacja, kiedy mimo wypłaty członkom rodziny odszkodowania od firmy ubezpieczeniowej z tytułu polisy na życie, wykupionej przez pracodawcę, ten dobrowolnie wypłaci odprawę i nie nastąpi to na podstawie wewnętrznych przepisów płacowych.
W tej sytuacji podjęta po śmierci pracownika decyzja pracodawcy o wypłacie uprawnionym członkom rodziny zmarłego odprawy pośmiertnej (gdy otrzymali oni równocześnie odszkodowanie z tytułu polisy) stanowi jednostronną decyzję o charakterze przysparzającym, podjętą na korzyść członków rodziny pracownika. Wypłacona odprawa pośmiertna w sytuacji, kiedy pracodawcę nie zobowiązują do tego przepisy wewnętrzne zakładu pracy, nie stanowi kosztu uzyskania przychodu pracodawcy. W tej kwestii warto zwrócić się o wydanie interpretacji podatkowej.
Jeśli pracodawca jest zobowiązany do wypłaty odprawy pośmiertnej na podstawie wewnętrznych przepisów, należy uznać, że odprawę wlicza się w koszty uzyskania przychodów.
Podatek dochodowy i składki na ZUS
Odprawa pośmiertna jest zwolniona z podatku dochodowego od osób fizycznych (art. 21 ust. 1 pkt 7 ustawy o pdof).
Odprawa pośmiertna również nie podlega oskładkowaniu, gdyż nie jest przychodem ze stosunku pracy ani z innego tytułu objętego obowiązkiem ubezpieczeń.
• art. 92, art. 95 Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego,
• art. 772 § 2, art. 93 Kodeksu pracy,
• art. 21 ust. 1 pkt 7, art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.),
• art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (DzU z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.),
• art. 67 ust. 1 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU z 2004 r. nr 39, poz. 353 ze zm.),
• § 2 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (DzU nr 62, poz. 289 ze zm.),
• § 15, § 16, § 17 rozporządzenia z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (DzU nr 2, poz. 14).
Izabela Nowacka
specjalista w zakresie kadr i płac