Na mocy przepisów prawa pracy, urlop wypoczynkowy powinien być udzielany zgodnie z planem urlopów, w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo. Plan urlopów zaś, jest sporządzonym przez pracodawcę z uwzględnieniem wniosków urlopowych pracowników i konieczności zapewnienia normalnego toku pracy, zestawieniem urlopów wypoczynkowych poszczególnych pracowników. Zmiana ustalonego już terminu urlopu na podstawie wskazanych kryteriów, może nastąpić na umotywowany ważnymi przyczynami wniosek pracownika lub z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy. Do szczególnych potrzeb pracodawcy zaliczyć można sytuacje, w której nieobecność pracownika mogłaby spowodować poważne zakłócenia toku pracy w zakładzie pracy prowadzonym przez pracodawcę.
Zobacz także: Odmowa urlopu na żądanie
Kiedy urlop wypoczynkowy staje się urlopem zaległym?
Mając na uwadze fakt, iż pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym nabył on do niego prawo, jeżeli do dnia 31 grudnia, pracownik nie wykorzysta urlopu przysługującego mu w danym roku, to wraz z nadejściem nowego roku, stanie się on urlopem zaległym.
Urlopu zaległego zaś, czyli takiego, którego pracownik nie wykorzystał w roku, w którym nabył do niego prawo, pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego.
Nieudzielenie zaległego urlopu pracownikowi przez pracodawcę do 30 września danego roku, stanowi wykroczenie przeciwko pracom pracownika, zagrożone karą grzywny nawet do 30 tys. Złotych. Jednocześnie, jak wynika z orzeczenia Sądu Najwyższego z dnia 7 maja 2008 roku, w sprawie o sygnaturze II PK 313/2007, nie będzie nadużyciem żądanie przez pracownika ekwiwalentu za zaległy urlop wypoczynkowy, jeśli nie miał on możliwości skorzystania z urlopu udzielonego mu przez pracodawcę w terminie wskazanym przez pracodawcę, nawet jeśli pracownik nie wykorzysta urlopu w ustawowym terminie, tj. do dnia 30 września.
Polecamy serwis: Czas pracy
Pamiętać należy, że skorzystać z zaległego urlopu wypoczynkowego można tylko w terminie uzgodnionym z pracodawcom. W wyroku z dnia 5 grudnia 2000 roku, w sprawie o sygnaturze I PKN 121/2000, Sąd Najwyższy uznał bowiem, iż zawiadomienie pracodawcy o rozpoczęciu zaległego urlopu wypoczynkowego nie usprawiedliwia nieobecności pracownika. W innym wyroku, SN potwierdził swoją wcześniejszą tezę, uznając, iż naruszenie przez pracodawcę obowiązku udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego za dany rok kalendarzowy do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego, nie uprawnia pracownika do rozpoczęcia po tym terminie zaległego urlopu wypoczynkowego bez zgody pracodawcy.