O terminie udzielenia pracownikowi urlopu decyduje pracodawca, jednak robiąc to, ma obowiązek brać pod uwagę wnioski pracowników. Istnieją jednak przypadki, gdy ogólne zasady udzielania urlopów doznają ograniczeń, a termin ich wykorzystania zależy tylko od woli jednej ze stron umowy o pracę.
- Kto decyduje o terminie wykorzystania urlopu wypoczynkowego?
- Jak ustalić wymiar urlopu, gdy umowa o pracę się kończy?
- Kto decyduje o wykorzystaniu urlopu w czasie wypowiedzenia?
Kto decyduje o terminie wykorzystania urlopu wypoczynkowego?
Zasadą jest udzielanie urlopów wypoczynkowych zgodnie z planem urlopów. Ustala go pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy (art. 163 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy). Tworzenie planu nie jest jednak obecnie obowiązkowe i pracodawca może z niego zrezygnować. W takiej sytuacji pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem.
Na gruncie prawa pracy istnieją jednak szczególne przypadki, w których zasady te doznają ograniczeń. Pierwszym z nich dotyczy udzielenia pracownicy urlopu bezpośrednio po urlopie macierzyńskim (dotyczy to także pracownika – ojca wychowującego dziecko lub pracownika – innego członka najbliższej rodziny, który korzysta z urlopu macierzyńskiego). Drugi dotyczy sytuacji, w której łączący strony stosunek pracy dobiega końca. Jak wynika z art. 1671 Kodeksu pracy, w okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli w tym okresie pracodawca udzieli mu urlopu.
Jak ustalić wymiar urlopu, gdy umowa o pracę się kończy?
W takim przypadku wymiar udzielonego urlopu, z wyłączeniem urlopu zaległego, nie może przekraczać wymiaru wynikającego z przepisów art. 1551 Kodeksu pracy, czyli wymiaru proporcjonalnego do przepracowanego okresu.
Anna W. była. była zatrudniona w Spółce ABC na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony. Przysługiwało jej prawo do urlopu w wymiarze 26 dni w roku kalendarzowym. W styczniu 2023 r. pracownica wykorzystała 5 dni urlopu, a następnie w kwietniu kolejne 5 dni. W czerwcu 2023 r. złożył wypowiedzenie umowy o pracę. Okres wypowiedzenia zakończył się z końcem września. Pracodawca miał wątpliwości, w jakim wymiarze udzielić urlopu wypoczynkowego.
Należało dokonać następującego wyliczenia:
26 dni urlopu / 12 miesięcy = 2,16 dnia urlopu za każdy miesiąc pracy
2,16 dnia urlopu x 9 miesięcy pracy w 2023 r. = 19,44 dnia, po zaokrągleniu w górę 20 dni.
Skoro pracownica wykorzystała w styczniu i kwietniu łącznie 10 dni urlopu wypoczynkowego, to w okresie wypowiedzenia należy udzielić jej jeszcze 10 dni urlopu.
Jeżeli pracownik kończy zatrudnienie w trakcie miesiąca kalendarzowego, co może mieć miejsce w przypadku okresów wypowiedzenia liczonych w dniach lub tygodniach, należy pamiętać o tym, że przy ustalaniu wymiaru urlopu niepełny kalendarzowy miesiąc pracy zaokrągla się w górę do pełnego miesiąca (art. 1552a § 2 Kodeksu pracy).
Gdyby stosunek pracy Anny W., o której mowa w poprzednim przykładzie zakończył się w dniu 16 września 2023 r., to nie wpłynęłoby to na obliczanie wymiaru przysługującego jej u dotychczasowego pracodawcy urlopu wypoczynkowego. Wrzesień byłby w tej sytuacji niepełnym miesiącem kalendarzowym pracy, który należy zaokrąglić w górę. Pracownica miałaby więc prawo do urlopu zgodnie z wyliczeniem:
26 dni urlopu / 12 miesięcy = 2,16 dnia urlopu za każdy miesiąc pracy
2,16 dnia urlopu x 9 miesięcy pracy w 2023 r. = 19,44 dnia, po zaokrągleniu w górę 20 dni.
Kto decyduje o wykorzystaniu urlopu w czasie wypowiedzenia?
Regulacja art. 1671 Kodeksu pracy sprawia, że w sytuacji, gdy jedna ze stron umowy o pracę podejmie decyzję o zakończeniu stosunku pracy – bez względu na to, która z nich to zrobi – i rozpocznie się okres wypowiedzenia, udzielenie pracownikowi przysługującego mu urlopu wypoczynkowego zależy wyłącznie od pracodawcy. Jeśli podejmie on decyzję o jego udzieleniu, to pracownik ma obowiązek wykorzystać przysługujący mu urlop. Jeśli jednak nie chce udzielić go pracownikowi, a ten wystąpi z takim wnioskiem, pracodawca nie ma obowiązku rozpatrzeć go pozytywnie.
Oczywiście co do zasady udzielenie pracownikowi przysługującego mu urlopu wypoczynkowego jest korzystne z punktu widzenia pracodawcy, bo pozwala mu uniknąć wypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop, jednak jak od każdej zasady, także i od tej istnieją wyjątki – łatwo bowiem można wyobrazić sobie sytuację, w której to pracownik składa oświadczenie o wypowiedzeniu umowy, a pracodawca nie jest zainteresowany tym, by pracownik „zniknął” z dnia na dzień i chciałby, aby świadczył pracę do końca okresu wypowiedzenia.
Podstawa prawna
art. 1551, art. 1552a § 2, art. 163, art. 1671 Kodeksu pracy ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465 ze zm.)