Przedsiębiorcy, także działający w formie jednoosobowych działalności gospodarczych, mogą być kontrolowani przez szereg państwowych instytucji. Czas trwania kontroli to nie tylko stres co do tego, czy kontroler nie będzie dokonywał innej, mniej korzystnej interpretacji przepisów, niż przedsiębiorca stosował, ale też uciążliwość. W toku kontroli urzędnicy żądają masy dokumentów, a także wyjaśnień, odpowiedzi na pytania. Jednak czas kontroli jest limitowany.
- Czas kontroli przedsiębiorcy nie jest nieograniczony
- Prawo przedsiębiorców na ratunek nadmiernie kontrolowanym przedsiębiorcom
- Co potwierdza wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego w kontekście czasu trwania kontroli przedsiębiorcy?
- Uwaga na wyjątki – wtedy limity nie obowiązują
Czas kontroli przedsiębiorcy nie jest nieograniczony
Przedsiębiorca, chcąc wyjaśnić wszystkie pytania kontrolerów, czy ustosunkować się do podejrzeń uchybień, aby zrobić to rzetelnie, musi poświęcić sporo czasu. Szczególnie, że kontrole zwykle sięgają do kilku lat wstecz i niejednokrotnie trzeba się mocno wysilić, aby przypomnieć sobie wszystkie okoliczności danej sprawy, wytworzenia danych dokumentów, zastosowania danej interpretacji przepisów itp. Dlatego niejednokrotnie w okresie kontroli, przedsiębiorca, zamiast zajmować się normalnym prowadzeniem swojego biznesu, musi myśleć o obsłudze kontrolerów i tłumaczeniu się. Jednak to samo państwo, których organy mają uprawnienia i środki do prześwietlania przedsiębiorców na wylot niczym rentgen, wprowadziło na szczęście na te same organy w drodze ustawy pewne ograniczenia czasowe trwania kontroli.
Prawo przedsiębiorców na ratunek nadmiernie kontrolowanym przedsiębiorcom
Okazuje się, że od jakiegoś już czasu kontrole nie mogą trwać wiecznie, a przepisy wręcz wyraźnie określają granice czasowe co do liczby dni trwania kontroli u przedsiębiorcy. Co istotne, limit ustawowy dotyczy wszystkich kontroli organu kontroli u danego przedsiębiorcy. Liczba dni, które maksymalnie może zając kontrola, liczona jest w skali roku kalendarzowego oraz różnić się w zależności od wielkości przedsiębiorcy.
Zgodnie z art. 55 ust. 1 ustawy Prawo przedsiębiorców, czas trwania wszystkich kontroli organu kontroli u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać w odniesieniu do:
1) mikroprzedsiębiorców - 6 dni roboczych;
2) małych przedsiębiorców - 18 dni roboczych;
3) średnich przedsiębiorców - 24 dni roboczych;
4) pozostałych przedsiębiorców - 48 dni roboczych.
Dla pełnego zrozumienia powyższego zróżnicowania, należy jeszcze przypomnieć definicje wielkości przedsiębiorców. One również stanowią definicje legalne i są one zawarta w art. 7 ustawy Prawo przedsiębiorców.
Zgodnie z art. 7 ust. 1 pkt 1 do 3 następujące określenia oznaczają:
1) mikroprzedsiębiorca - przedsiębiorcę, który w co najmniej jednym roku z dwóch ostatnich lat obrotowych spełniał łącznie następujące warunki:
a) zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników oraz
b) osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz z operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 2 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 2 milionów euro;
2) mały przedsiębiorca - przedsiębiorcę, który w co najmniej jednym roku z dwóch ostatnich lat obrotowych spełniał łącznie następujące warunki:
a) zatrudniał średniorocznie mniej niż 50 pracowników oraz
b) osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz z operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 10 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 10 milionów euro
- i który nie jest mikroprzedsiębiorcą;
3) średni przedsiębiorca - przedsiębiorcę, który w co najmniej jednym roku z dwóch ostatnich lat obrotowych spełniał łącznie następujące warunki:
a) zatrudniał średniorocznie mniej niż 250 pracowników oraz
b) osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz z operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 50 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 43 milionów euro
- i który nie jest mikroprzedsiębiorcą ani małym przedsiębiorcą;
Pozostali, niespełniający definicji ani mikro, ani małego, ani średniego przedsiębiorcy – są dużymi przedsiębiorcami, ale nie jest to określenie formalne.
WIDEOSZKOLENIE: WINDYKACJA NALEŻNOŚCI
Co potwierdza wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego w kontekście czasu trwania kontroli przedsiębiorcy?
Wydany przez NSA wyrok z dnia 15 października 2025 r., (sygn. III OSK 1677/22) interpretuje przywołany wyżej przepis określający limity trwania kontroli przedsiębiorcy w określony sposób. Bezsporne dla NSA było, że z przepisu wynika wyraźnie, że czas trwania wszystkich kontroli organu kontroli u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać od 6 do 48 dni, zależnie od rodzaju przedsiębiorcy, którego działalność jest kontrolowana.
Jednocześnie istotne jest, że NSA wskazał, że w przepisie tym zawsze i bez wyjątku chodzi o dni robocze, a nie czas trwania kontroli liczony kalendarzowo. Dokładnie w komunikacie NSA możemy przeczytać, że: „(…) czas trwania kontroli organu u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym nie może przekroczyć ilości wymienionych w tym przepisie kolejno następujących po sobie dni roboczych liczonych od daty wszczęcia kontroli do jej zakończenia, niezależnie od tego, czy kontrola prowadzona jest w siedzibie przedsiębiorcy lub w miejscu wykonywania działalności gospodarczej czy też w innym sposób i w innym miejscu, zgodnie z art. 51 ust. 2 - 3a Prawa przedsiębiorców (np. w miejscu przechowywania dokumentacji, w siedzibie organu lub nawet zdalnie).”.
Trzeba zapamiętać z wydanego wyroku NSA, że według przedstawionej interpretacji art. 55 ust. 1 Prawa przedsiębiorców:
- Terminy maksymalne trwania kontroli przedsiębiorcy dotyczą dni roboczych, następujących po sobie kolejno, gdy jest to jedna kontrola;
- Nie ma znaczenia sposób dokonywania kontroli, to znaczy:
- § Jeżeli kontrola jest prowadzona u przedsiębiorcy lub w miejscu, gdzie przechowuje dokumentację – liczą się tylko dni robocze;
- § Również w przypadku, w którym kontrola jest prowadzona w inny sposób, np. zdalny – to jest gdy przedsiębiorca przesłał lub udostępnił urzędnikowi dokumenty na początku trwania kontroli, i teoretycznie mogą być one poddawane analizie przez cały czas od ich udostępnienia – również nie ma to znaczenia, a liczą się wyłącznie dni robocze, jakie wystąpią od początku do końca kontroli.
Mikroprzedsiębiorca ma kontrolę z Urzędu Skarbowego. Dotyczy go limit kontroli 6 dni w roku kalendarzowym. Kontrola rozpoczęła się w dniu 15.10.2025 r. 16.10.2025 r. udostępnił kontrolerom dokumenty w formie skanów na e-mail, co nastąpiło w wyznaczonym przez nich terminie. Oznacza to, że kontrola może trwać maksymalnie do 22.10.2025 włącznie, bowiem wtedy wystąpi 6 dni roboczych liczonych od dnia rozpoczęcia kontroli (włącznie) do dnia jej zakończenia (włącznie) – pomimo że urzędnicy mogli pracować zdalnie na dokumentach i pojawić się tylko na zakończenie kontroli celem spisania protokołu końcowego. Nie można uznać, że każdy dzień mógł być dla nich dniem trwania kontroli, gdy dokumenty zostały przesłane zdalnie i fizycznie nie byli obecni u przedsiębiorcy aż do dnia zakończenia kontroli.
Uwaga na wyjątki – wtedy limity nie obowiązują
Ustawa oczywiście przewiduje liczne wyjątki od reguły limitu dni kontroli. Limitów nie stosuje się, jeżeli:
1) ratyfikowane umowy międzynarodowe albo bezpośrednio stosowane przepisy prawa Unii Europejskiej stanowią inaczej;
2) przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia;
3) przeprowadzenie kontroli jest uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska;
4) kontrola jest prowadzona w toku postępowania prowadzonego na podstawie przepisów ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów;
5) kontrola jest prowadzona na podstawie art. 23b lub art. 23r ust. 1 ustawy z dnia 10 kwietnia 1997 r. - Prawo energetyczne;
6) kontrola dotyczy zasadności dokonania zwrotu podatku od towarów i usług przed dokonaniem tego zwrotu;
7) przeprowadzenie kontroli jest realizacją obowiązków wynikających z przepisów prawa Unii Europejskiej o ochronie konkurencji lub przepisów prawa Unii Europejskiej w zakresie ochrony interesów finansowych Unii Europejskiej;
8) kontrola dotyczy podmiotów, którym na mocy odrębnych przepisów właściwy organ wydał decyzję o uznaniu prawidłowości wyboru i stosowania metody ustalania ceny transakcyjnej między podmiotami powiązanymi - w zakresie związanym z wykonaniem tej decyzji;
9) kontrola dotyczy zasadności dokonania zwrotu podatku od towarów i usług na podstawie przepisów o zwrocie osobom fizycznym niektórych wydatków związanych z budownictwem mieszkaniowym;
10) kontrola dotyczy zasadności dokonania zwrotu podatku od towarów i usług na podstawie przepisów o zwrocie osobom fizycznym niektórych wydatków poniesionych w związku z budową pierwszego własnego mieszkania;
11) kontrola jest kontrolą amerykańskich rachunków raportowanych uregulowaną w ustawie z dnia 9 października 2015 r. o wykonywaniu Umowy między Rządem Rzeczypospolitej Polskiej a Rządem Stanów Zjednoczonych Ameryki w sprawie poprawy wypełniania międzynarodowych obowiązków podatkowych oraz wdrożenia ustawodawstwa FATCA;
12) po zakończeniu przeprowadzania czynności kontrolnych w siedzibie przedsiębiorcy lub miejscu wykonywania działalności gospodarczej pozostały do przeprowadzenia jedynie czynności kontrolne związane z gromadzeniem i analizą dokumentów związanych z przedmiotem kontroli oraz sporządzenie protokołu kontroli. Czynności te mogą być przeprowadzane w siedzibie organu kontroli lub w sposób zdalny, o którym mowa w art. 51 ust. 3a, bez zgody przedsiębiorcy. Przedłużenie to nie może spowodować przekroczenia dwukrotności czasu limitu kontroli (ten punkt dotyczy tylko mikroprzedsiębiorcy);
13) w toku kontroli zostanie ujawnione zaniżenie zobowiązania podatkowego w wysokości przekraczającej równowartość 10% kwoty zadeklarowanego zobowiązania podatkowego, jednak nie niższej niż 500 złotych, lub zawyżenie straty w wysokości przekraczającej równowartość 50% kwoty zadeklarowanej straty, jednak nie niższej niż 2500 złotych, albo w przypadku ujawnienia faktu niezłożenia deklaracji pomimo takiego obowiązku;
14) wyniki kontroli wykazały rażące naruszenie przepisów prawa przez przedsiębiorcę, można przeprowadzić powtórną kontrolę w tym samym zakresie przedmiotowym w danym roku kalendarzowym, a czas jej trwania nie może przekraczać 7 dni.
W przypadku przedłużenia kontroli ponad limit, organ kontrolujący powinien wskazać taką przyczynę na piśmie i uzasadnić, dlaczego uważa, że zachodzi dany przypadek uzasadniający przedłużenie kontroli.
Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (t.j. Dz. U. z 2025 r., poz. 1480)