Odpowiedzialność solidarna przy delegowaniu pracowników do Niemiec. Obowiązki pracodawcy i pracodawcy użytkownika

• Zakres odpowiedzialności: agencja, pracodawca użytkownik czy zleceniodawca
• Podstawa prawna odpowiedzialności solidarnej - § 14 AEntG
• Rozliczenia podatkowe i obowiązki księgowe przy delegowaniu do Niemiec
• Jak zabezpieczyć się przed odpowiedzialnością?
• Podsumowanie

Zakres odpowiedzialności: agencja, pracodawca użytkownik czy zleceniodawca

Sytuacja prawna zależy przede wszystkim od rodzaju współpracy. Jeśli pracownicy są delegowani w ramach pracy tymczasowej (Arbeitnehmerüberlassung), formalnym pracodawcą pozostaje agencja, ale część obowiązków - w tym zapewnienie warunków BHP -przejmuje tzw. pracodawca użytkownik, czyli niemiecki kontrahent korzystający z pracy delegowanych osób zgodnie z przepisami w § 11 AÜG ale warto te kwestie uzgodnić w umowie z kontrahentem.

W przypadku świadczenia usług (np. na podstawie umowy o dzieło lub usług) sytuacja wygląda inaczej. Zleceniodawca nie staje się pracodawcą - pełna odpowiedzialność za zatrudnienie, wynagrodzenie i dokumentację pracowników pozostaje po stronie wykonawcy (firmy polskiej). To jednak nie oznacza pełnej bezkarności po stronie klienta. Jeśli instytucje kontrolne uznają, że w rzeczywistości nie dochodziło do świadczenia niezależnej usługi, ale do faktycznego użyczenia pracowników bez wymaganej licencji AÜG - skutki mogą być poważne.

Organy takie jak Zollamt, Bundesagentur für Arbeit, Finanzamt czy ZUS, dokonując oceny stanu faktycznego, analizują nie tylko umowę, ale również sposób organizacji pracy i działalności firmy zarówno na terenie Polski jak i Niemiec. Jeżeli to niemiecki kontrahent ustala godziny pracy, nadzoruje pracownika i traktuje go jak członka własnego zespołu, a firma polska pełni jedynie funkcję kadrową, może dojść do zakwestionowania rodzaju współpracy i uznania jej za nielegalne użyczenie.

Podstawa prawna odpowiedzialności solidarnej - § 14 AEntG

W Niemczech podstawą do stosowania odpowiedzialności solidarnej jest § 14 ustawy o delegowaniu pracowników (Arbeitnehmer-Entsendegesetz). Przepis ten wskazuje, że przedsiębiorca korzystający z usług podwykonawców może zostać zobowiązany do wypłaty zaległego wynagrodzenia pracownikom lub do uregulowania nieopłaconych składek - jeśli bezpośredni pracodawca nie wywiązał się ze swoich obowiązków.

W praktyce zastosowanie tych przepisów dotyczy najczęściej branż objętych układami zbiorowymi, jak budownictwo (IG BAU) czy opieka. Odpowiedzialność może zostać uruchomiona m.in. wtedy, gdy pracownik nie otrzyma minimalnego wynagrodzenia wynikającego z układu zbiorowego, gdy nie zostały opłacone składki do niemieckiej kasy urlopowej Soka-Bau, lub gdy firma delegująca nie zgłosiła pracownika do urzędu celnego Zollamtu lub nie uzyskała A1.

Warto podkreślić, że odpowiedzialność solidarna nie jest mechanizmem uznaniowym. Ma ona charakter prewencyjny i służy ochronie uczciwej konkurencji oraz praw pracowniczych. Dlatego zamawiający usługę lub użytkownik pracy może zostać pociągnięty do odpowiedzialności finansowej - niezależnie od tego, czy formalnie był pracodawcą.

Rozliczenia podatkowe i obowiązki księgowe przy delegowaniu do Niemiec

Odpowiedzialność za rozliczenia podatkowe - zarówno po stronie firmy, jak i pracownika - zasadniczo spoczywa na pracodawcy delegującym z Polski. To on ma obowiązek naliczania i odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy (PIT-4), prowadzenia księgi przychodów i rozchodów, a także wystawiania PIT-11 dla pracowników lub PIT-28 w przypadku samozatrudnionych.

Jeśli jednak pracownik przebywa na terenie Niemiec przez ponad 183 dni w roku lub spełnia inne kryteria rezydencji podatkowej, może powstać konieczność opodatkowania dochodu również w Niemczech. W takich przypadkach kluczowe jest uzyskanie certyfikatu rezydencji podatkowej z Polski oraz zastosowanie przepisów umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania między Polską a Niemcami.

Trzeba przy tym pamiętać, że niemieckie urzędy skarbowe (Finanzamt) mogą wszcząć postępowanie sprawdzające także wobec pracodawcy użytkownika. Wówczas może on zostać zobowiązany do przedstawienia danych dotyczących czasu pracy, miejsca świadczenia usług oraz poziomu wynagrodzenia - nawet jeśli formalnie nie odpowiada za rozliczenia podatkowe pracowników.

Pracownik, który jest użyczany przez agencję pracy, od pierwszego dnia pracy w Niemczech będzie opodatkowany w Niemczech. Wówczas firma użyczająca pracownika powinna zgłosić go do odpowiedniego urzędu aby spełnić warunki dotyczące opłacania zaliczek na podatek u naszych zachodnich sąsiadów.

Jak zabezpieczyć się przed odpowiedzialnością?

Zarówno agencje pracy, jak i firmy świadczące usługi transgraniczne powinny w pierwszej kolejności zadbać o staranne przygotowanie dokumentacji. Umowy z klientami muszą jasno określać zakres współpracy, wskazywać, która strona ponosi odpowiedzialność za zatrudnienie i rozliczenia oraz zawierać klauzule potwierdzające zgodność z przepisami o płacy minimalnej, delegowaniu i licencjonowaniu AÜG.

Niemiecki zleceniodawca lub pracodawca użytkownik powinien z kolei weryfikować, czy jego kontrahent posiada stosowne uprawnienia - w szczególności licencję agencji pracy tymczasowej w Niemczech. Warto także żądać od agencji potwierdzenia zgłoszenia do Zollamtu i kopii formularza A1, a w przypadku branż budowlanych - także potwierdzeń składek do Soka-Bau lub Freistelungbeschainigung.

Dodatkowo pomocne może być wprowadzenie wewnętrznych procedur - takich jak okresowe audyty dokumentacji, weryfikacja wypłat wynagrodzeń czy monitorowanie czasu pracy. Reagowanie na nieprawidłowości we wczesnym etapie może uchronić firmę przed współodpowiedzialnością za naruszenia, których dopuścił się jej podwykonawca.

Podsumowanie

„Odpowiedzialność solidarna to nie teoretyczne zagrożenie, ale realny mechanizm prawny, który coraz częściej bywa stosowany w praktyce. Dotyczy to szczególnie tych firm, które delegują pracowników do Niemiec, ale także tych, które korzystają z pracy cudzoziemców w ramach podwykonawstwa.” – Joanna Podgajna - Dyrektor ds. rozwoju i sprzedaży w Euro-lohn.

„Nie wystarczy podpisać „dobrą umowę” - konieczne jest realne zarządzanie ryzykiem, znajomość przepisów i bieżące monitorowanie czy partnerzy biznesowi rzeczywiście przestrzegają obowiązujących norm. Ostatecznie to nie deklaracje, ale stan faktyczny przesądza o tym, kto zostanie pociągnięty do odpowiedzialności.” – Joanna Podgajna - Dyrektor ds. rozwoju i sprzedaży w Euro-lohn