Ważne zmiany dla pracowników i pracodawców. Nowe uprawnienia PIP od 1 stycznia 2026 r. - decyzje zamiast sądu, wyższe kary, kontrole zdalne i inne nowości

• Decyzja administracyjna zamiast powództwa o ustalenie istnienia stosunku pracy
• Natychmiastowa wykonalność decyzji
• Procedura odwoławcza
• Rozstrzygnięcia sądowe
• Kontrole zdalne i cyfryzacja
• Rozszerzenie zakresu kontroli
• Większa współpraca pomiędzy urzędami
• Wyższe kary

Decyzja administracyjna zamiast powództwa o ustalenie istnienia stosunku pracy

Okręgowy inspektor pracy będzie mógł samodzielnie stwierdzić istnienie stosunku pracy - bez konieczności kierowania sprawy do sądu. Decyzja taka będzie posiadała klauzulę natychmiastowej wykonalności. Projekt ustawy zakłada możliwość przekształcania umów już nieobowiązujących (takich, które już się zakończyły) nie ma limitu czasowego w tym przypadku – jedyne ograniczenie to 5 lat wstecz, które dotyczy okresu przedawnień zobowiązań podatkowych i składkowych. Przekształcenie ma dotyczyć zarówno umów zlecenie jak i współpracy opartej na modelach B2B.

Natychmiastowa wykonalność decyzji

Decyzja inspektora będzie obowiązywać od dnia jej wydania. Od tego dnia firma zatrudniająca już nie jako Zleceniodawca ale Pracodawca będzie musiała:
- Przygotować i poprowadzić dokumentację pracowniczą,
- Zgłosić pracownika do ZUS,
- Wypłacać wynagrodzenie zgodnie z Kodeksem pracy,
- Naliczać i odprowadzać składki oraz zaliczki na PIT zgodnie z zasadami dotyczącymi umowy o pracę,
- Udzielić urlopu i innych świadczeń przysługujących pracownikom,

Powyższe obowiązki będzie trzeba zrealizować nawet w przypadku wniesienia odwołania.

Procedura odwoławcza

Od decyzji inspektora można się odwołać w skrajnie krótkim terminie:
- do Głównego Inspektora Pracy (w ciągu 7 dni od doręczenia decyzji),
- a następnie do rejonowego sądu pracy (w ciągu miesiąca od doręczenia decyzji Głównego Inspektora Pracy).

Terminy te są bardzo krótkie i w przypadku wydania jednorazowo kilkunastu lub kilkudziesięciu takich decyzji mogą stanowić duże wyzwanie dla przedsiębiorcy, który będzie chciał złożyć odwołanie i uzasadnić je odpowiednią dokumentacją.

Rozstrzygnięcia sądowe

Projekt ustawy jest bardzo jednostronny. Przewiduje poważne i natychmiastowe konsekwencje dla firmy, ale nie zabezpiecza jej interesów w przypadku prawomocnego uchylenia decyzji. Po wygranej przed sądem, firma stanie nie tylko przed koniecznością skorygowania i dochodzenia zwrotu zobowiązań publiczno-prawnych i dochodzenia ich zwrotu z tytułu zaliczek na podatek PIT, składek na ubezpieczenia społeczne, odprowadzonych w okresie od dnia wydania decyzji ale także przed koniecznością dokonania rozliczenia z „byłym pracownikiem”, który w świetle sądowej decyzji powinien zwrócić wszelkie otrzymane świadczenia pracownicze, które nie byłyby należne, gdyby nie decyzja okręgowego inspektora pracy (m.in.: wynagrodzenie urlopowe, wynagrodzenie chorobowe itd.). Projekt nie zawiera jednak w tym zakresie żadnych wytycznych co do sposobu działania i mechanizmów jakie firma powinna zastosować.

Kontrole zdalne i cyfryzacja

Projekt przewiduje m.in. możliwość:
- przeprowadzania kontroli zdalnych (np. oględziny miejsca pracy przez kamerę),
- przesłuchiwania świadków online,
- przekazywania kopii dokumentów w postaci elektronicznej,
- sporządzania protokołów i decyzji w formie elektronicznej bez konieczności podpisów (obecnie protokoły wymagały podpisu inspektora i reprezentanta przedsiębiorcy).

Rozszerzenie zakresu kontroli

PIP będzie mogła kontrolować nie tylko pracodawców, ale także inne podmioty, na rzecz których świadczona była praca ( w przypadku naszej firmy będą to pracodawcy użytkownicy oraz firmy współpracujące na podstawie umów o outsourcing usług.

Większa współpraca pomiędzy urzędami

Znaczącą zmianą jest zwiększenie zakresu informacji jakie ZUS będzie mógł udzielać PIP. Do tej pory ZUS mógł udostępnić informacje tylko dotyczące ubezpieczonego, a nie samego płatnika składek. Zgodnie z nowelizacją ZUS udostępni wszystkie informacje dotyczące płatnika m.in. wysokość składek jakie odprowadza miesięcznie, w tym ile składek jest za pracowników ile za zleceniobiorców pokazując tym samym jaka jest skala zatrudnienia w oparciu o umowy zlecenie w danym podmiocie.

Ponadto ustawa zakłada również ten sam model współpracy pomiędzy PIP, Urzędami Skarbowymi i Krajową Administracją Skarbową.

Wyższe kary

Projekt zakłada w szczególności dwukrotny wzrost wysokości grzywien za naruszenia przepisów prawa pracy - z 30.000 PLN i 45.000 PLN do odpowiednio 60.000 PLN i 90.000 PLN.

Celem wprowadzonych zmian jest zwiększenie skuteczności działań Państwowej Inspekcji Pracy oraz uporządkowanie zasad zatrudnienia. W związku z tym rekomendujemy przedsiębiorcom wcześniejsze przeprowadzenie analizy obowiązujących umów i procedur kadrowych, aby właściwie przygotować się na wejście w życie nowych przepisów.

Mariola Sosin, Dyrektor zarządzająca HR Quality Payroll Sp. z o.o. Z wykształcenia ekonomistka, od prawie 20 lat zajmuje się zagadnieniami z zakresu kadr i płac, w szczególności zatrudnianiem osób z niepełnosprawnościami oraz legalizacją pracy cudzoziemców.

Źródło: Projekt ustawy o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw (UD283). Na dzień 30 października 2025 r. projekt ten nie został jeszcze przyjęty przez Radę Ministrów i skierowany do Sejmu. Projekt jest obecnie na etapie prac Komitetu Rady Ministrów do Spraw Cyfryzacji. Projekt przewiduje, że zmiany w nim zawarte wejdą w życie 1 stycznia 2026 r.