Oczywiście wszyscy już wiemy, że decydujący dla przyjęcia obowiązku wdrożenia wewnętrznego systemu zgłoszeń jest magiczna liczba 50 pracowników. Ale co ona w istocie oznacza?
Zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów przepisy dotyczące wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych stosuje się do podmiotu prawnego, na rzecz którego według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku „wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób”.
Ustawa o ochronie sygnalistów - ilość wykonujących pracę, czy ilość etatów?
Do liczby 50 osób wykonujących pracę zarobkową na rzecz podmiotu prawnego wlicza się, w przeliczeniu na pełne etaty:
- pracowników w ramach umowy o pracę,
- osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy (umowa zlecenia, o dzieło itp.),
- osoby wykonujące pracę w ramach umowy B2B - jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia (art. 23 ust. 2 ustawy o ochronie sygnalistów).
No i tu pojawia się problem.
Dla przykładu, w firmie pracę zarobkową wykonuje 48 osób, jednak ilość osób w przeliczeniu na etaty wynosi 51. Jak to możliwe?
Zgodnie z art. 17 ust. 1 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 roku o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jednolity Dz.U. 2021, poz. 1133 z późn. zmn. „wykonywanie pracy zarobkowej” w okresie orzeczonej niezdolności do pracy jest jedną z sytuacji powodujących pozbawienie ubezpieczonego prawa do zasiłku chorobowego za cały okres tego zwolnienia.
Jak rozumieć „wykonywanie pracy zarobkowej”
Powyższe prowadzi do wniosku, że „wykonywanie pracy zarobkowej”, oznacza faktyczne wykonywanie pracy, czyli wykonywanie pracy zdalnie, lub w miejscu pracy w zakładzie pracy.
Przepisy prawa nie definiują pojęcia „etat”.
Zgodnie z Wikipedią praca w maksymalnym wymiarze czasu dopuszczonym prawem pracy i regulaminem instytucji to „pełny etat”. Prawo dopuszcza zatrudnienie w niepełnym wymiarze czasu pracy, czyli na „część etatu”, przy czym ta część, oznaczana zwyczajowo ułamkiem naturalnym, może być dowolnie ustalona w umowie o pracę. Zabronione prawem jest zatrudnienie u jednego pracodawcy na więcej niż cały etat, dopuszczone jest jednak zatrudnienie u kilku pracodawców tak, że suma etatów przekroczy jedność
(https://pl.wikipedia.org/wiki/Etat_(praca) dostęp w dniu 080824)
Zatem przeliczenie w rozumieniu art. 23 ust. 2 ustawy o ochronie sygnalistów, będzie obejmowało tzw. „pełne etaty”. W Polsce obowiązuje zasadniczo 40-godzinny tydzień pracy (przeciętnie pięciodniowy). Czas pracy w ciągu jednego dnia wynosi 8 godzin na dobę.
Zatem w firmie, gdzie „pracę zarobkową” wykonuje 48 osób, ilość osób w przeliczeniu na etaty może wynosić 51, gdyż 3 osoby, które faktycznie nie wykonują pracy mogą być, np. osobami, które pozostają na długotrwałym zwolnieniu. Jednak nadal pozostają etatach w firmie.
W kontekście powyższego nadal aktualne pozostaje pytanie co jest decydujące dla ustalenia obowiązku wdrożenia procedury wewnętrznej zgłoszeń? Przeliczenie ilości „osób wykonujących prace zarobkową”, czy ilość „etatów”? W szczególności różnicy pomiędzy przeliczeniem ilości „osób wykonujących prace zarobkową”, a ilością „etatów”?
Problem polega na tym, że przyjęcie rozwiązania przeliczenia 50 osób, z uwzględnieniem „wykonywania pracy zarobkowej”, może prowadzić do obejścia przepisów ustawy o ochronie sygnalistów, np. przez „skierowanie” na zwolnienia lekarskie 2 osób w przypadku firmy posiadającej 51 etatów na dzień 1 lipca lub na dzień 1 stycznia, które to daty są decydujące dla ustalenia obowiązku wdrożenia wewnętrznej procedury zgłoszeń. Z drugiej strony w sytuacji długotrwałych zwolnień podmioty, na rzecz których faktycznie nie „wykonuje pracy zarobkowej” 50 osób, ale maja 50 etatów, mogą zostać zobowiązane do wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych.
Jak zatem rozstrzygnąć ten dylemat?
Z przepisu art. 23 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów wynika, że wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych obowiązuje podmiot prawny, na rzecz którego według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku „wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób”. Natomiast do liczby 50 osób wykonujących pracę zarobkową na rzecz podmiotu prawnego wlicza się, w przeliczeniu na pełne etaty, określone kategorie osób (art. 23 ust. 2 ustawy o ochronie sygnalistów). W tym znaczeniu to przepis art. 23 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów określa zasadę dla ustalenia obowiązku wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych, a art. 23 ust. 2 ustawy o ochronie sygnalistów, określa zasadę przeliczania osób „wykonujących pracę zarobkową” na rzecz podmiotu prawnego.
Powyższa konstatacja prowadzi do wniosku, że decydujące dla ustalenia obowiązku wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych, będzie przeliczenie osób faktycznie wykonujących pracę zarobkową na rzecz podmiotu prawnego, według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku.
Choć oczywiście trzeba być tu bardzo ostrożnym, w szczególności w sytuacjach granicznych kiedy jeden pracownik „wykonujący pracę zarobkową” może decydować o obowiązku prawnym przyjęcia procedury zgłoszeń wewnętrznych.
Należy w tym kontekście pamiętać, że w myśl art. 58 ustawy o ochronie sygnalistów kto, będąc odpowiedzialnym za ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych, wbrew przepisom ustawy procedury tej nie ustanawia lub ustanawia ją z istotnym naruszeniem wynikających z ustawy wymogów, podlega karze grzywny. Więcej na temat obowiązku wprowadzenia procedury zgłoszeń wewnętrznych.