Przekazanie pracownikowi informacji o warunkach pracy i płacy to za mało. Jakie jeszcze obowiązki obciążają pracodawcę?

• Pracodawca jako podmiot profesjonalny
• Przekazanie informacji o warunkach pracy i płacy to za mało

Pracodawca jako podmiot profesjonalny

W ostatnim czasie bardzo dużo mówi się wdrażaniu do polskich regulacji prawnych dyrektywy o przejrzystości wynagrodzeń. Pracodawcy często zapominają jednak, że wynikające z niej cele są elementem szerszych działań, które trwają już co najmniej od 2023 r., a których celem jest wzmocnienie pozycji pracownika, zapewnienie mu szerszego prawa do informacji i zabezpieczenie jego pozycji dzięki wzmocnieniu przejrzystości zasad wynagradzania.

Przypomnijmy, że na gruncie obecnie obowiązujących przepisów, niezależnie od zawarcia umowy o pracę, pracodawca jest zobowiązany do przekazania każdemu zatrudnianemu pracownikowi indywidualnej informacji o warunkach pracy i płacy (art. 29 § 3 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy). Ma ona zostać przekazana w postaci papierowej lub elektronicznej, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy. Dokument ten ma zawierać informacje o:

1. obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy (nie ma obowiązku przekazywania informacji o systemie i rozkładzie czasu pracy, a w szczególności o godzinach rozpoczęcia i zakończenia pracy; co ważne, taka sama norma obowiązuje pracowników niepełnoetatowych!);
2. obowiązującym pracownika dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy;
3. przysługujących pracownikowi przerwach w pracy;
4. przysługującym pracownikowi dobowym i tygodniowym odpoczynku;
5. zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią;
6. w przypadku pracy zmianowej – zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę;
7. w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy – zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy;
8. innych niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujących pracownikowi składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych;
9. wymiarze przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypoczynkowego lub, jeżeli nie jest możliwe jego określenie w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, o zasadach jego ustalania i przyznawania;
10. obowiązujących zasadach rozwiązania stosunku pracy, w tym o wymogach formalnych, długości okresów wypowiedzenia oraz terminie odwołania się do sądu pracy lub, jeżeli nie jest możliwe określenie długości okresów wypowiedzenia w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, sposobie ustalania takich okresów wypowiedzenia;
11. prawie pracownika do szkoleń, jeżeli pracodawca je zapewnia, w szczególności o ogólnych zasadach polityki szkoleniowej pracodawcy,
12. układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym, którym pracownik jest objęty, a w przypadku zawarcia porozumienia zbiorowego poza zakładem pracy przez wspólne organy lub instytucje – nazwie takich organów lub instytucji;
13. w przypadku gdy pracodawca nie ustalił regulaminu pracy – terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę, porze nocnej oraz przyjętym u danego pracodawcy sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Polecamy: Kalendarz 2026

Przekazanie informacji o warunkach pracy i płacy to za mało

Dodatkowo, nie później niż w terminie 30 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, pracodawca jest zobowiązany poinformować go o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do których wpływają składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy oraz informacje na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym, zapewnianej przez pracodawcę; nie dotyczy to przypadku, w którym pracownik dokonuje wyboru instytucji zabezpieczenia społecznego.

Poinformowanie pracownika o warunkach zatrudnienia, o których mowa w punktach 1–6 i 8–11 może nastąpić przez wskazanie w postaci papierowej lub elektronicznej odpowiednich przepisów prawa pracy oraz prawa ubezpieczeń społecznych. Dotyczy to także informacji o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego.

Jednak co istotne, po zmianach, które miały miejsce w 2023 roku, na pracodawcę został nałożony jeszcze jeden obowiązek związany z prawem pracownika do informacji. Otóż jak wynika z art. 29 § 3³ Kodeksu pracy, pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej o zmianie warunków zatrudnienia, o których mowa w § 3, a także o objęciu pracownika układem zbiorowym pracy lub innym porozumieniem zbiorowym niezwłocznie, nie później jednak niż w dniu, w którym taka zmiana ma zastosowanie do pracownika. Nie dotyczy to przypadku, w którym zmiana warunków zatrudnienia wynika ze zmiany przepisów prawa pracy oraz prawa ubezpieczeń społecznych, jeżeli przepisy te zostały wskazane w informacji przekazanej pracownikowi. Jak z tego wynika, pracodawca nie tylko ma obowiązek przekazania pracownikowi odpowiednich informacji po zawarciu umowy o pracę, ale jest również zobowiązany informować go o każdorazowej zmianie, która zachodzi w zakresie objętym tą informacją.

Szkolenie: Prawo pracy 2026 – przegląd najważniejszych zmian i strategii wdrożeniowych