Czy list intencyjny to umowa przedwstępna?

• Czym jest list intencyjny?
• Czy list intencyjny oznacza umowę przedwstępną?
• Jak napisać list intencyjny o współpracy?
• Co w przypadku wycofania się z listu intencyjnego?
• Czemu służy list intencyjny i umowa przedwstępna?
• Czym jest umowa przedwstępna?
• Co zawiera umowa przedwstępna o pracę?
• Funkcja umowy przedwstępnej
• Forma umowy przedwstępnej
• A może rozważyć alternatywny sposób przeprowadzenia transakcji z klientem?
• Termin zawarcia umowy przyrzeczonej wskazany w umowie przedwstępnej
• Jakie są skutki prawne niewskazania terminu w trakcie kolejnych 12 miesięcy?
• Kiedy i dlaczego stosujemy umowę przedwstępną?
• Roszczenia wynikające z umowy przedwstępnej

Czym jest list intencyjny?

Transakcja M&A (Mergers and Acquisitions, czyli fuzje i przejęcia) to kompleksowy proces, który w swoim przebiegu może ulegać różnym zmianom.

Dokument ten usprawnia dialog między stronami, pozwalając na określenie głównych linii współpracy, co umożliwia przeprowadzenie dalszych szczegółowych analiz, takich jak weryfikacja prawna, poznawanie nieruchomości czy ocena ryzyka. Potencjalne strony umowy starają się zatem unikać zobowiązań prawnych w początkowej fazie transakcji, aby w ten sposób zachować możliwie jak największe pole manewru.

Jednocześnie mogą chcieć nakreślić już osiągnięte wyniki negocjacji w niewiążącej prawnie formie, aby podkreślić powagę interesów biznesowych i stworzyć bardziej stabilną podstawę dla dalszego procesu transakcyjnego. Zadania te są realizowane przez Letter of Intent (LoI), zwykle tłumaczony jako „list intencyjny”. W nim zapisywane są kluczowe elementy transakcji, co do których osiągnięto już zasadnicze porozumienie (elementy treści stałej), jak również dalsze etapy procesu transakcyjnego (elementy treści dynamicznej).

Czy list intencyjny oznacza umowę przedwstępną?

List intencyjny to wstępna deklaracja stron, wyrażająca chęć podjęcia współpracy lub zawarcia umowy w przyszłości. Dokument ten nie jest prawnie wiążącą umową, lecz stanowi potwierdzenie poważnych intencji i wyznacza ramy dla dalszych negocjacji.

W liście intencyjnym jedna ze stron deklaruje wolę zawarcia w przyszłości właściwej umowy i często prosi drugą stronę o potwierdzenie tych zamiarów. Należy jednak podkreślić, że list intencyjny nie jest umową i nie wywołuje takich samych skutków prawnych jak umowa przedwstępna. Warto zatem jasno zaznaczyć, że list intencyjny nie ma mocy prawnej. Dokument ten nie jest uregulowany w żadnym akcie prawnym i nie może być traktowany na równi z umową przedwstępną.

Oznacza to, że:

• żadna ze stron nie ma obowiązku zawarcia umowy;
• każda ze stron może zmienić decyzję;
• brak jest konsekwencji prawnych za odstąpienie od ustaleń.

List intencyjny jest więc narzędziem komunikacyjnym, a nie zabezpieczeniem prawnym interesów stron. List intencyjny (z ang. letter of intent) nie jest regulowany przez polskie przepisy. W zdecydowanej większości przypadków list intencyjny będzie jedynie niewiążącą deklaracją jednej lub obu stron co do woli zawarcia określonej umowy. Krótko mówiąc otrzymanie takiego listu nie zagwarantuje Ci zawarcia umowy w przyszłości.

Jak napisać list intencyjny o współpracy?

List intencyjny nie jest regulowany przepisami prawa, nie istnieje jeden obowiązujący wzór jego sporządzenia. Praktyka gospodarcza wykształciła jednak standardy, które zwiększają czytelność i jednoznaczność dokumentu.

W liście intencyjnym o współpracy powinny znaleźć się:

• data i miejsce sporządzenia;
• dane identyfikujące strony;
• wyrażenie woli współpracy;
• ogólny zakres planowanych działań;
• informacja o braku zobowiązań finansowych;
• zapis o możliwości odstąpienia od ustaleń;
• podpisy obu stron.

Dobrze przygotowany list intencyjny może być pierwszym krokiem do długofalowej współpracy i skutecznego budowania relacji z klientem lub partnerem biznesowym. Stosowany jest przy fuzjach, przejęciach lub długoterminowych kontraktach. Porządkuje negocjacje, określa harmonogram i kluczowe warunki biznesowe. Może zawierać prawnie wiążące zapisy o zachowaniu poufności (NDA) lub wyłączności w negocjacjach. To dokument, w którym pracodawca potwierdza chęć zatrudnienia kandydata, a kandydat deklaruje gotowość podjęcia pracy. Daje kandydatowi większe poczucie bezpieczeństwa.

W praktyce list intencyjny:

• potwierdza wolę współpracy lub zatrudnienia
• zwiększa transparentność relacji
• ułatwia planowanie kolejnych kroków
• ogranicza ryzyko nieporozumień na dalszym etapie rozmów.

Co w przypadku wycofania się z listu intencyjnego?

Wycofanie się z listu intencyjnego nie niesie za sobą takich konsekwencji jak zerwanie umowy przedwstępnej, choć w niektórych przypadkach pracodawca może odpowiadać za poniesione koszty, jeśli bezpodstawnie zrezygnuje po złożeniu przyrzeczenia. Mimo że list intencyjny z założenia nie jest wiążący, niektóre jego zapisy mogą wywoływać skutki prawne. Często zawierane są w nim klauzule o zachowaniu poufności (NDA) lub wyłączności w negocjacjach. Ich złamanie może skutkować karą umowną.

Z drugiej strony, jeśli list intencyjny zawierał będzie zbyt wiele szczegółów przypominających umowę przedwstępną, sąd może uznać go za wiążące zobowiązanie.

Może się jednak zdarzyć, że dany dokument, mimo zatytułowania go „Listem intencyjnym”, w praktyce będzie miał dalej idący charakter: „[…] w każdym przypadku konieczne jest ustalenie istoty wypowiedzi nazwanej listem intencyjnym, a przede wszystkim ustalenie, czy wyraża ona tylko zamiar, chęć zawarcia umowy (jak w klasycznym liście intencyjnym), czy też zawiera oświadczenie woli” (wyrok Sądu Apelacyjnego w Gdańsku, V Wydział Cywilny z dnia 18 maja 2020 r., sygn. akt V AGa 121/19). Zatem, każdorazowo należy zweryfikować treść otrzymanego listu intencyjnego. Może się bowiem okazać, że jeżeli zamiast „deklaracji” lub „wyrażenia chęci” do zawarcia określonej umowy w otrzymanym dokumencie pojawi się już „zobowiązanie do zawarcia umowy”. Co jednak, gdy otrzymasz „klasyczny” list intencyjny? W takim wypadku podpisanie listu będzie zobowiązywało kontrahenta to działania w dobrej wierze. W przeciwnym wypadku narazi się na roszczenia z tytułu tzw. ujemnego interesu umownego.

Czemu służy list intencyjny i umowa przedwstępna?

Listy intencyjne i umowy przedwstępne mają służyć do zminimalizowania lub nawet całkowitego zniwelowania niepewności istniejącej po obu zaangażowanych stornach. W zamyśle, są potwierdzeniem, że pracodawca zamierza przyjąć kandydata do wykonywania danej pracy, a zarazem tego, że kandydat ze swej strony deklaruje się tę ofertę przyjąć.

O ile w wypadku listu intencyjnego konsekwencje prawne nie istnieją, to niedotrzymanie przyrzeczeń określonych w umowie przedwstępnej jest już kwestią regulowaną przez Kodeks cywilny. Ponadto, w promesie zatrudnienia niekiedy dodaje się klauzulę o karze umownej, która jest szczególnie skutecznym rozwiązaniem gwarantującym dotrzymania kontraktu. Dzięki niej, jeśli któraś ze stron zerwie kontrakt, będzie ona w zasadzie bezwarunkowo zobowiązana do zapłaty odszkodowania na rzecz drugiej strony.

List intencyjny pełni podobną funkcję do umowy przedwstępnej, ale nie jest z nią tożsamy. Nie jest on definitywną umową cywilnoprawną, z której wynikają określone prawa i obowiązki. Nie powstaje więc stosunek zobowiązaniowy. List intencyjny nie jest też przyrzeczeniem zawarcia określonej umowy. Żadnej ze stron nie przysługują więc określone roszczenia. Kodeks cywilny nie określa też formy listu intencyjnego, a jego treść zależy od konkretnej sytuacji. Umowa przedwstępna zawiera oświadczenie woli i nakłada na strony obowiązek zawarcia umowy przyrzeczonej. Jeśli do tego nie dojdzie z winy jednej ze stron, druga strona może żądać naprawienia wynikłej z tego szkody. Należy jednak zwrócić uwagę na sformułowanie postanowień dokumentu, który mamy podpisać.

Podkreśla się też, że strony listu intencyjnego muszą działać w dobrej wierze i traktować poważnie obowiązki w nim zawarte. Niedopuszczalne jest więc np. wprowadzanie jednej ze stron w błąd poprzez wywołanie u niej fałszywego przekonania, że druga strona dąży do zawarcia umowy, mimo że w rzeczywistości nie ma takiego zamiaru. List intencyjny może więc być dowodem w sprawach dotyczących winy w kontraktowaniu, czyli sytuacji, gdy negocjacje nie doszły do skutku, gdyż jedna ze stron działała z naruszeniem dobrych obyczajów, a druga poniosła przez to szkodę.

Czym jest umowa przedwstępna?

Umowa przedwstępna jest zwana także niekiedy promesą zatrudnienia. I już sama ta alternatywna nazwa (promesa, od ang. promise, pol. obietnica) wyraża większą siłę wiążącą tego rodzaju zapisu. Umowa przedwstępna to pisemna obietnica podpisania innej umowy (umowy przyrzeczonej) w przyszłości. W prawie budowlanym i przy inwestycjach budowlanych najczęściej dotyczy ona zakupu działki lub kupna nowego domu/mieszkania. Jest ona kluczowym zabezpieczeniem dla stron, zanim załatwią wszystkie formalności (np. kredyt).

Najważniejszym czynnikiem determinującym ową siłę są regulacje prawne związane z tą formą kontraktu. Umowa przedwstępna jest bowiem umową cywilnoprawną, a co za tym idzie: jest regulowana Kodeksem cywilnym. Przepisem, który dotyczy umowy przedwstępnej, jest art. 389 ustawy z dnia 23 kwietna 1964 r. Kodeksu cywilnego (tj. Dz.U. z 2026 r. poz. 795, dalej: KC). Według tego przepisu, jedna lub obie strony umowy zobowiązują się do zawarcia ustalonego stosunku pracy. Taka umowa powinna zatem zawierać wszystkie niezbędne aspekty umowy przyrzeczonej.

Co zawiera umowa przedwstępna o pracę?

Do elementów, które niezbędnie powinny zostać określone w umowie przedwstępnej, należą:

• strony umowy (pracodawca i pracownik),
• rodzaj umowy,
• data zawarcia umowy,
• rodzaj wykonywanej pracy,
• miejsce, w którym owa praca będzie wykonywana,
• termin rozpoczęcia pracy,
• wymiar czasu pracy,
• wynagrodzenie.

Zawarcie umowy przedwstępnej daje gwarancję stronom, przyszłemu pracownikowi oraz pracodawcy, iż podejmą współpracę. Z kolei w przypadku uchylania się którejś ze stron od zawarcia umowy przyrzeczonej, można dochodzić odszkodowania albo nawet zawarcia umowy przyrzeczonej mimo braku woli jednej ze stron. Jest to istotna cecha różnicująca umowę przedwstępną od listu intencyjnego, który zawiera informację o planowaniu zawarcia umowy przez jedną ze stron, ale nie daje żadnego zabezpieczenia w celu wyegzekwowania deklaracji.

Oczywiście strony, które zawarły przedwstępną umowę o pracę, mogą na skutek zgodnych oświadczeń woli w każdej chwili ją rozwiązać albo zmienić. Jednakże podkreślenia wymaga, iż musi być to zgodna wola obu stron umowy przedwstępnej. Należy jednak zauważyć, że brak określenia terminu zawarcia umowy przyrzeczonej nie niweczy jej. Mianowicie w myśl art. 389 § 2 k.c., jeżeli termin, w ciągu którego ma być zawarta umowa przyrzeczona, nie został oznaczony, powinna ona być zawarta w odpowiednim terminie wyznaczonym przez stronę uprawnioną do żądania zawarcia umowy przyrzeczonej. Jeżeli obie strony są uprawnione do żądania zawarcia umowy przyrzeczonej i każda z nich wyznaczyła inny termin, strony wiąże termin wyznaczony przez stronę, która wcześniej złożyła stosowne oświadczenie. Jeżeli w ciągu roku od dnia zawarcia umowy przedwstępnej nie został wyznaczony termin do zawarcia umowy przyrzeczonej, nie można żądać jej zawarcia. A zatem gdy strony w umowie przedwstępnej nie podały terminu zawarcia umowy przyrzeczonej, może on być wyznaczony przez stronę do tego uprawnioną. W przypadku gdy obie strony były uprawnione do wyznaczenia terminu zawarcia tej umowy, decyduje termin wskazany przez stronę, która pierwsza go podała.

Funkcja umowy przedwstępnej

Jak wskazuje sama nazwa tego dokumentu, umowa przedwstępna poprzedza zawarcie finalnej umowy, np. z deweloperem. Z tego względu pełni ona dwie funkcje, czyli gwarancyjną i zobowiązującą. Umowa przedwstępna stanowi zapewnienie dla zawierających ją stron, że w przyszłości sfinalizują one transakcję. W przypadku nieruchomości mowa jest o tym, że strony podpiszą umowę sprzedaży.

To właśnie umowa deweloperska w najpełniejszy sposób chroni nabywcę wówczas, gdy deweloper jeszcze nie uzyskał pozwolenia na użytkowanie inwestycji.

Dlaczego kupując mieszkanie zarówno z rynku wtórnego, jak i rynku pierwotnego można spotkać się z propozycją zawarcia umowy przedwstępnej? Właścicielowi nieruchomości podpisanie tej umowy przez potencjalnego kupca pozwala domniemywać, że jest on rzeczywiście zainteresowany zakupem w przyszłości, np. gdy bank przyzna mu kredyt hipoteczny. Analogicznie również osobie zainteresowanej zakupem nieruchomości umowa przedwstępna daje podstawy, aby sądzić, że właściciel nieruchomości dąży do jej zbycia. Jeżeli umowa przedwstępna zostanie zawarta w formie aktu notarialnego, to stosowne wzmianki pojawią się w księdze wieczystej nieruchomości. Wówczas można też mówić o formie zabezpieczenia dla nabywcy, gdyż właścicielowi nieruchomości trudno będzie wycofać się z deklaracji – druga strona będzie mogła dochodzić realizacji umowy przed sądem.

Forma umowy przedwstępnej

Dobrą wiadomością dla osób zainteresowanych podpisaniem umowy przedwstępnej jest to, że mają one swobodę w wyborze jej formy – ustawodawca nie nakłada w tym zakresie żadnych wymogów. Umowa przedwstępna może być zawarta w formie pisemnej lub w formie aktu notarialnego. Wybór ten nie jest bez znaczenia, gdyż wpływa na wzajemne obowiązki stron. Nie można wykluczyć, że plany jednej ze stron zmienią się i zrezygnuje ona z podpisania umowy końcowej (tzw. umowy przyrzeczonej). Wówczas od formy umowy przedwstępnej zależy to, czego będzie mogła żądać druga strona. W przypadku formy pisemnej roszczeniem będzie jedynie poniesiona przez stronę szkoda. Za taką szkodę można uznać głównie koszty poniesione w związku z przygotowaniem umowy. Inaczej sprawa będzie wyglądać po zawarciu umowy przedwstępnej w formie aktu notarialnego.

Umowa przedwstępna w formie aktu notarialnego znacznie silniej wiąże potencjalnego nabywcę i sprzedającego. Dlatego też konsekwencje wycofania się z niego są poważniejsze. Zwrot kosztów (będą one wyższe niż w przypadku „zwykłej” umowy) to nie jedyne roszczenie, jakiego dochodzić może osoba, która dowiedziała się o rezygnacji drugiej strony z zawarcia umowy przyrzeczonej. Może ona też złożyć pozew do sądu i domagać się tego, aby orzekł on, że doszło do zawarcia umowy przyrzeczonej. Z perspektywy deweloperów stosowanie do sprzedaży mieszkań lub domów umowy deweloperskiej – która podlega przepisom ustawy o ochronie praw nabywcy lokalu mieszkalnego lub domu jednorodzinnego – ma swoje wady. Główną z nich, oprócz rozbudowanej treści umowy, jest konieczność stosowania mieszkaniowego rachunku powierniczego.

A może rozważyć alternatywny sposób przeprowadzenia transakcji z klientem?

Dla dewelopera ważne jest – w relacji z klientem – aby go zachęcić do zawarcia umowy i utrzymać aż do zawarcia umowy przenoszącej własność. Równolegle istotne jest, aby nabywca możliwie szybko zapłacił deweloperowi. Te zamierzenia realizuje umowa deweloperska, jednak podlega dość złożonym przepisom tzw. ustawy deweloperskiej, które nakładają na dewelopera obowiązki takie jak m.in. konieczność przygotowania i doręczenia nabywcy prospektu informacyjnego oraz przyjmowanie wpłat na mieszkaniowy rachunek powierniczy. Jak tego uniknąć? Najprościej… nie zawierać z klientami umów deweloperskich, tylko rozpocząć proces sprzedaży dopiero po zakończeniu realizacji przedsięwzięcia deweloperskiego, gdy inwestycja została już dopuszczona do użytkowania. Z różnych względów, przede wszystkim finansowych, rozwiązanie to nie jest do zaakceptowania w niektórych sytuacjach. Poza tym w tym formacie sprzedaży oferta jest opóźniona o czas trwania inwestycji, przez co komercjalizacja projektu może być mniej skuteczna i trwać dłużej. jest jednak rozwiązanie pośrednie pomiędzy zawieraniem umów deweloperskich a prowadzeniem sprzedaży dopiero po ukończeniu budowy. Można rozważyć zawieranie z klientami – jeszcze na etapie realizacji prac budowlanych – umów przedwstępnych ustanowienia odrębnej własności lokalu, zobowiązujących później do zawarcia umowy przenoszącej własność. Nie będzie to jednocześnie umowa deweloperska podlegająca przepisom ustawy deweloperskiej, o ile nabywca nie będzie zobowiązany do płatności przed ukończeniem budowy. Zatem z jednej strony deweloper nie może liczyć na środki klienta w trakcie trwania procesu budowlanego, z drugiej jednak strony ma podpisaną z nabywcą umowę przedwstępną zobowiązującą go do zapłaty określonej ceny za mieszkanie lub dom.

Termin zawarcia umowy przyrzeczonej wskazany w umowie przedwstępnej

Inną kwestią, która wiąże się z umową przedwstępną, jest wskazanie w niej terminu zawarcia umowy przyrzeczonej. W tej sprawie strony mogą określić, kiedy zostanie podpisana umowa przyrzeczona lub zrezygnować z tego zapisu. Każde rozwiązanie pociąga za sobą określone konsekwencje. Jeżeli strony wskażą konkretny termin, to właśnie w tym dniu powinno dojść do podpisania ostatecznej umowy. Z kolei brak wskazania w umowie przedwstępnej, kiedy dojdzie do zawarcia umowy przyrzeczonej, nie powoduje jej nieważności. Przeciwnie – strony w dalszym ciągu są względem siebie zobowiązane, a różnica polega na tym, że w ciągu roku powinny wyznaczyć ten termin. Okres roku liczy się od dnia zawarcia umowy przedwstępnej.

Jakie są skutki prawne niewskazania terminu w trakcie kolejnych 12 miesięcy?

Po upływie tego okresu żadna ze stron nie może żądać zawarcia umowy przyrzeczonej. Inaczej mówiąc, zobowiązania stron wynikające z umowy przedwstępnej wygasają. Istnieje też trzecia możliwość, choć ta jest spotykana najrzadziej – każda ze stron może wyznaczyć innym termin podpisania umowy przyrzeczonej. Który termin wówczas obowiązuje? Kwestię tę precyzuje kodeks cywilny – wiążący jest termin wyznaczony przez tę stronę, która wcześniej złożyła oświadczenie.

Kiedy i dlaczego stosujemy umowę przedwstępną?

Co do zasady umowa przedwstępna może zostać zastosowana przed każdą umową. Najczęściej jednak korzysta się z niej przy sprzedaży nieruchomości.

Roszczenia wynikające z umowy przedwstępnej

Słabszym roszczeniem jest roszczenie o naprawienie szkody poniesionej przez to, że strona liczyła na zawarcie przyrzeczonej umowy o pracę. Podstawą takiego roszczenia są przepisy Kodeksu cywilnego, tj. art. 417 k.c. w związku z art. 390 k.c. Przepis art. 390 § 1 k.c. określa jedynie rozmiar odszkodowania należnego wierzycielowi, który liczył na dojście do skutku umowy przyrzeczonej. Podstawę odpowiedzialności odszkodowawczej dłużnika stanowią natomiast przepisy Kodeksu cywilnego dotyczące odpowiedzialności kontraktowej (art. 471 i nast.), co oznacza, że niewykonanie zobowiązania zawarcia umowy przyrzeczonej bez obowiązku naprawienia szkody może mieć miejsce tylko w razie wykazania, że jest ono następstwem okoliczności, za które dłużnik (zobowiązany do złożenia określonego oświadczenia woli) nie ponosi odpowiedzialności. Stąd też w przypadku odszkodowania w granicach ujemnego interesu umownego chodzi o naprawienie szkody w zakresie przewidzianym przepisami o wykonaniu zobowiązań i skutkach ich niewykonania. Jednakże z treści art. 390 § 1 k.c. wynika, że uprawniony może domagać się od dłużnika tylko zwrotu wydatków poniesionych w związku z zawarciem umowy przedwstępnej oraz potrzebnych do zawarcia umowy przyrzeczonej, nie zaś takich, które wiązałyby się z wykonaniem umowy przyrzeczonej. Artykuł 390 k.c. wyznacza zatem granicę odszkodowania przysługującego stronie, wskazując na tzw. ujemny interes umowny.

Odszkodowanie obejmuje zatem to, co strona miałaby, gdyby nie zawarła umowy przedwstępnej i nie czyniła przygotowań do zawarcia umowy definitywnej. Ujemny interes umowny obejmuje, według zasad ogólnych art. 361 § 2 k.c., zarówno straty (damnum emergens), jak i utracone korzyści (lucrum cessant). Pod pojęciem strat można wskazać koszty poniesione przy zawieraniu umowy przedwstępnej, np. wynagrodzenie radcy prawnego czy adwokata za prowadzenie negocjacji czy sporządzenie/weryfikację umowy, koszty podróży czy też inne koszty niepoczynione świadomie i celowo przez stronę, a stanowiące uszczerbek powstały wbrew jej woli z uwagi na nierzetelność kontrahenta. Rozmiar szkody w granicach ujemnego interesu umownego należy więc ustalić, przeprowadzając hipotetyczne rozumowanie sprowadzające się do porównania stanu majątku poszkodowanego powstałego na skutek „jego wdania się w umowę” ze stanem, jaki istniałby, gdyby poszkodowany w umowę się nie wdał (wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach z dnia 17 stycznia 2001 r., I ACa 1094/00).

Literatura:

1. B. Marcinkowski, LoI [w:] Przewodnik po transakcjach fuzji i przejęć, red. B. Marcinkowski, Warszawa 2020.
2. A. Olejniczak [w:] Kodeks cywilny. Komentarz. Tom III. Zobowiązania – część ogólna, wyd. II, red. A. Kidyba, Warszawa 2014, art. 389.
3. A. Cempura, A. Kasolik, 1.3. List intencyjny [w:] A. Cempura, A. Kasolik, Metodyka sporządzania umów gospodarczych, Warszawa 2023.
4. G. Karaszewski [w:] Kodeks cywilny. Komentarz aktualizowany, red. J. Ciszewski, P. Nazaruk, Warszawa, art. 389.
5. Wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach z dnia 17 stycznia 2001 r., I ACa 1094/00;
6. Wyrok Sądu Apelacyjnego w Gdańsku, V Wydział Cywilny z dnia 18 maja 2020 r., sygn. akt V AGa 121/19.