Kiedy pracodawca ma prawo odmówić urlopu wypoczynkowego, a kiedy grozi za to grzywna do 60 tys. zł?

• Wniosek urlopowy nie zawsze oznacza dni wolne
• Czy pracownik musi otrzymać wyraźną zgodę?
• Samowolny urlop a zwolnienie dyscyplinarne
• Urlop na żądanie – cztery dni, lecz nie pełna dowolność
• Urlop zaległy i okres wypowiedzenia
• Odwołanie z urlopu, choroba i odpowiedzialność pracodawcy

Prawo do corocznego, nieprzerwanego i płatnego urlopu wypoczynkowego jest niezbywalnym uprawnieniem pracownika. Zgodnie z art. 152 § 1-2 Kodeksu pracy pracownik nie może zrzec się urlopu, a pracodawca nie może pozbawić go rzeczywistej możliwości odpoczynku. Nie oznacza to jednak, że pracownik może jednostronnie wybrać dowolny termin nieobecności.

Wniosek urlopowy nie zawsze oznacza dni wolne

Urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Pracodawca, ustalając plan, bierze pod uwagę wnioski pracowników oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Jeżeli planu nie sporządza, termin urlopu ustala po porozumieniu z pracownikiem – art. 163 § 1 i § 1¹ Kodeksu pracy. Pracodawca może więc nie zaakceptować terminu zaproponowanego przez pracownika, np. z powodu konieczności zapewnienia minimalnej obsady, nałożenia się urlopów kilku osób, awarii, kontroli albo pilnego zadania.

Jeżeli termin został już uzgodniony lub wynika z planu urlopów, jego przesunięcie z inicjatywy pracodawcy jest dopuszczalne wyłącznie z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, gdy nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy – art. 164 § 2 Kodeksu pracy. Zwykłe trudności organizacyjne lub permanentne braki kadrowe nie powinny być traktowane jako automatyczne uzasadnienie przesunięcia. Pracodawca jest natomiast związany prawidłowym wnioskiem o urlop wypoczynkowy bezpośrednio po urlopie macierzyńskim, rodzicielskim lub ojcowskim. Wynika to z art. 163 § 3, art. 182¹g oraz art. 182³ § 3 Kodeksu pracy.

Czy pracownik musi otrzymać wyraźną zgodę?

Co do zasady pracownik nie powinien rozpoczynać urlopu bez jego udzielenia przez pracodawcę. Zgoda nie zawsze musi jednak przyjmować formę podpisanego wniosku. Może być ustna, elektroniczna, a w określonych okolicznościach również dorozumiana. W wyroku Sądu Najwyższego z 22 listopada 2018 r., sygn. II PK 199/17, wskazano, że jeżeli u pracodawcy istnieje utrwalona i akceptowana praktyka, zgodnie z którą samo prawidłowe zgłoszenie urlopu oznacza jego udzielenie, pracownik nie musi oczekiwać na dodatkowe formalne potwierdzenie. Sąd podkreślił jednak, że pracodawca pozostaje podmiotem udzielającym urlopu, a pracownik nie może samodzielnie stworzyć sobie prawa do nieobecności wbrew wyraźnej odmowie. Oznacza to, że procedury urlopowe powinny być jasne i konsekwentnie stosowane. Jeżeli pracodawca przez długi czas akceptuje zgłoszenia SMS-em, e-mailem albo w systemie kadrowym bez osobnego zatwierdzenia, późniejsze twierdzenie, że pracownik zawsze musiał oczekiwać na wyraźną zgodę, może być trudne do obrony.

Samowolny urlop a zwolnienie dyscyplinarne

Nieobecność bez udzielenia urlopu może naruszać podstawowe obowiązki pracownicze. Nie oznacza to jednak, że każdy taki przypadek automatycznie uzasadnia rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia na podstawie art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy. W wyroku Sądu Najwyższego z 22 marca 2022 r., sygn. I PSKP 59/21, potwierdzono, że udanie się na urlop bez zgody pracodawcy stanowi naruszenie obowiązków. Aby uzasadniało zwolnienie dyscyplinarne, musi jednak mieć charakter „ciężki”. Konieczne jest ustalenie bezprawności zachowania, winy umyślnej albo rażącego niedbalstwa oraz naruszenia lub realnego zagrożenia interesów pracodawcy. Sąd Najwyższy nakazał przy tym uwzględniać sposób postępowania pracodawcy, dotychczasową praktykę urlopową, przyczynę nieobecności, sposób złożenia wniosku, zapewnienie zastępstwa oraz wcześniejsze reakcje na podobne zachowania. Jeżeli pracodawca wcześniej tolerował nieformalny sposób korzystania z urlopów albo nie reagował na uchybienia, może to wpływać na ocenę stopnia winy pracownika.

Wniosek jest następujący: pracownik nie może zakładać, że sam wniosek zawsze wystarcza, ale pracodawca również nie powinien automatycznie stosować zwolnienia dyscyplinarnego bez zbadania wszystkich okoliczności.

Urlop na żądanie – cztery dni, lecz nie pełna dowolność

Na podstawie art. 167² Kodeksu pracy pracownik może wykorzystać maksymalnie cztery dni urlopu na żądanie w roku kalendarzowym. Są one częścią zwykłego urlopu wypoczynkowego, a żądanie należy zgłosić najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Zgłoszenie powinno nastąpić zasadniczo przed godziną rozpoczęcia pracy, chyba że regulamin, procedura albo utrwalona praktyka dopuszczają późniejsze zawiadomienie. Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje obecnie, że odmowa urlopu na żądanie może nastąpić jedynie w wyjątkowych przypadkach, gdy obecność pracownika jest niezbędna ze względu na szczególnie ważny interes zakładu. Pracownik nie powinien rozpoczynać urlopu na żądanie, zanim pracodawca go nie udzieli. Pracodawca jest jednak co do zasady związany prawidłowo i terminowo złożonym żądaniem. Jednocześnie udzielenie urlopu może nastąpić w sposób dorozumiany, jeżeli wynika to z zasad i praktyki obowiązujących w zakładzie.

Urlop zaległy i okres wypowiedzenia

Niewykorzystanego urlopu należy udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego (art. 168 Kodeksu pracy). Wyjątek dotyczy niewykorzystanych dni urlopu na żądanie, które przechodzą na kolejny rok jako zwykły urlop, lecz nie są objęte terminem 30 września. Pracodawca może udzielić zaległego urlopu bez zgody pracownika – taką interpretację podtrzymuje Państwowa Inspekcja Pracy oraz Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. W okresie wypowiedzenia pracodawca może jednostronnie zobowiązać pracownika do wykorzystania zarówno urlopu zaległego, jak i proporcjonalnej części urlopu bieżącego (art. 167¹ Kodeksu pracy). Niewykorzystany urlop przy ustaniu zatrudnienia podlega rozliczeniu ekwiwalentem na podstawie art. 171 § 1 Kodeksu pracy.

Odwołanie z urlopu, choroba i odpowiedzialność pracodawcy

Odwołanie pracownika z trwającego urlopu jest możliwe tylko wtedy, gdy jego obecności wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania wypoczynku. Pracodawca musi pokryć koszty pozostające w bezpośrednim związku z odwołaniem (art. 167 § 1-2 Kodeksu pracy). Mogą to być m.in. koszty wcześniejszego powrotu oraz niewykorzystanej części opłaconego pobytu, jeżeli nie podlegają zwrotowi przez organizatora.

Pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu, która wbrew obowiązkowi nie udziela pracownikowi urlopu albo bezpodstawnie obniża jego wymiar, popełnia wykroczenie zagrożone grzywną od 2 000 do 60 000 zł (art. 282 § 1 pkt 2 k.p.). Nie każda odmowa proponowanego terminu stanowi wykroczenie. Ryzyko odpowiedzialności może powstać w szczególności w przypadku systematycznego odmawiania urlopu bez uzasadnionych przyczyn; nieudzielania urlopu zaległego w terminie określonym w art. 168 Kodeksu pracy; faktycznego uniemożliwiania pracownikowi wykorzystania urlopu; bezpodstawnego obniżenia wymiaru urlopu; zastępowania urlopu wypłatą pieniężną w czasie trwania zatrudnienia, poza przypadkami przewidzianymi w art. 171 Kodeksu pracy.

Agnieszka Marzeion, Payroll Manager, TPA Poland