Informacja to jeden z najdroższych towarów na świecie (Paulo Coelho, Zahir). Tajemnica przedsiębiorstwa to wypracowane przez lata doświadczenia, indywidualne i nowatorskie rozwiązania, kontakty, pamięć instytucjonalna. Wartość poufnych informacji przedsiębiorstwa nie daje się wycenić i potrzebuje szczególnej ochrony.
Zastrzeżenie poufności najczęściej następuje poprzez zawarcie Umowy o zachowaniu poufności (Umowa NDA) poprzedzającej negocjacje lub przekazanie szczegółowych danych dotyczących przedmiotu umowy, zamówienia, albo specyfikacji programu lub urządzenia. Poniżej prezentuję uproszczony wzór Umowy NDA z krótkim omówieniem jej poszczególnych elementów.
Wzór umowy NDA z omówieniem
Umowa o zachowaniu poufności
[Spotykane są także inne nazwy np. umowa NDA, czy umowa o poufności. Dopuszczalne jest także umieszczenie zapisów Umowy NDA w innej umowie stron, np. umowie o współpracy.]
zawarta w Warszawie, dnia [___] roku, pomiędzy:
[___]
dalej „Zleceniodawca”
a
[___]
[___]
[___]
zwaną dalej „Zleceniobiorca”
[Oznaczenie stron powinno co do zasady obejmować odpowiednie nazwy (firmy) przedsiębiorców, ich adresy (w tym do doręczeń) oraz numer NIP. Należy także szczególną uwagę zwrócić na reprezentację strony w umowie, co może wpływać na ważność całej umowy.]
Preambuła
W związku z kształtowaniem się warunków współpracy, a w szczególności mając na względzie ewentualną późniejszą możliwość realizacji współpracy między Stronami (umowa o współpracy), Zleceniodawca może lub będzie przekazywać Zleceniobiorcy dokumenty i informacje, które mogą stanowić informacje poufne i/lub tajemnice przedsiębiorstwa Zleceniodawcy. Wszelkie dokumenty i informacje przekazywane w ramach negocjacji oraz ewentualnej późniejszej współpracy są przekazywane zgodnie z zasadami poufności i Strony będą traktować je jako poufne.
[Preambuła nie jest obowiązkowym elementem Umowy NDA, jednak pozwala w przyszłości „odkodować”, co strony miały na myśli i jaki efekt chciały osiągnąć. Pozwala ona także poznać bliżej relacje, w jakiej w chwili jej zwarcia znajdują się strony (np. pierwsze negocjacje, czy przygotowania do realizacji dalszego etapu dużej inwestycji). Preambuła pozwala na wykładnię oświadczeń woli stron z uwzględnieniem okoliczności zwarcia umowy oraz zgodne zamiaru stron.]
§ 1.
DEFINICJA INFORMACJI POUFNYCH
1.W trakcie realizacji Umowy Zleceniobiorca może uzyskać dostęp do informacji stanowiących informacje poufne Zleceniodawcy. Informacje poufne stanowią, w szczególności:
1) informacje techniczne, technologiczne i organizacyjne,
2) niepubliczne informacje handlowe,
3) informacje objęte tajemnicą przedsiębiorstwa,
4) dane o postanowieniach ewentualnie zawartej umowy o współpracy, w tym wartość wynagrodzenia, okres obowiązywania, jej szczególne postanowienia, czy określone przez Strony elementy techniczne wykonania takiej umowy,
5) informacje dot. know-how Zleceniodawcy w zakresie w jakim informacje takie zostaną ujawnione w trakcie realizacji umowy o współpracy,
6) niepubliczne dane i dokumenty dotyczące Zleceniodawcy i podmiotów z nim współpracujących oraz inne informacje przekazywane Zleceniobiorcy w związku i w trakcie współpracy.
2. Informacji poufnej nie stanowią informacje:
1) uprzednio ujawnione lub publicznie dostępne,
2) określone przez Zleceniodawcę, jako jawne,
3) ujawnione publicznie przez podmiot trzeci bez winy Zleceniobiorcy,
4) prezentowane jako informacja handlowa, oferta lub opis świadczonych usług.
[W zależności od branży i charakteru umowy, jaka ma zostać w przyszłości zawarta, definicja informacji poufnych będzie się różnić. Powinna ona jednak możliwie blisko oddawać zarówno ogólny charakter tych informacji, jak i ewentualnie określać sposób oznaczania informacji podlegających ochronie.]
§ 2.
PRZEDMIOT UMOWY
Zleceniobiorca zobowiązuje się do ochrony uzyskanych informacji poufnych przez cały okres trwania Umowy oraz (w razie jej zawarcia) umowy o współpracy, a także przez okres 2 lat po jej/ich wykonaniu, wygaśnięciu, rozwiązaniu lub unieważnieniu. Tożsamą ochroną Zleceniobiorca obejmie także tajemnice przedsiębiorstwa Zleceniodawcy.
[Obowiązek ochrony informacji poufnych powinien być ograniczony w czasie (możliwy do spełnienia). W zależności od charakteru przekazywanych danych wyróżnia się okresy 1, 2, 3, 5 i 10 -letnie.]
§ 3.
OBOWIĄZKI ZLECENIOBIORCY
- Zleceniobiorca zobowiązuje się chronić Informacje poufne przez ich upublicznieniem, ujawnieniem osobom trzecim, utratą, zniszczeniem, czy zniekształceniem.
- Zleceniobiorca będzie szanować, bez zastrzeżeń, prawa Zleceniodawcy do wszystkich Informacji poufnych, które pozostaną wyłączną własnością Zleceniodawcy.
- Udostępnienie przez Zleceniobiorcę Informacji poufnej podmiotowi trzeciemu dopuszczalne jest za wiedzą Zleceniodawcy i wyłącznie w zakresie niezbędnym dla realizacji celów wynikających z Umowy lub umowy o współpracy. Udostępnianie Informacji poufnych wewnątrz struktury Zleceniobiorcy może nastąpić tylko odpowiednio upoważnionym pracownikom, dla których Informacje poufne są niezbędne do realizacji Umowy lub umowy o współpracy, pod warunkiem, że są zobowiązani do zachowania poufności na warunkach co najmniej równoważnych z zawartymi w niniejszej Umowie.
- O ile nie jest to wymagane do osiągnięcia celu Umowy lub umowy o współpracy, w związku z którą Informacje poufne Zleceniobiorca otrzymał, nie będzie on wykonywać kopii, ani inaczej powielać Informacji poufnych.
§ 4.
WYŁĄCZENIA
1. Nie narusza postanowień niniejszej Umowy ujawnienie Informacji Poufnej:
1) podmiotowi uprawnionemu lub inaczej upoważnionemu przez Zleceniodawcę,
2) organowi administracji publicznej na jego bezpośrednie żądanie,
3) instytucji wymiaru sprawiedliwości (krajowego lub Unii Europejskiej) w ramach prowadzonego przez tę instytucję postępowania lub na jej uzasadnione żądanie,
4) w sytuacji, gdy obowiązek taki wynika z powszechnie obowiązujących przepisów prawa.
2. O ile nie stoi to w sprzeczności z przepisami prawa, Zleceniobiorca ujawniając informację poufną zobowiązany jest uprzednio poinformować o tym Zleceniodawcę.
§ 5.
UMOWA DOWODOWA
Strony zgodnie oświadczają, że w przypadku ewentualnego sporu sądowego, jaki mógłby pomiędzy nimi powstać w związku z realizacją Umowy lub umowy o współpracy, niniejszym wyłączają z takiego postępowania sądowego dowody w postaci Informacje poufnych.
[Zgodnie z art. 458 (9) k.p.c. w postępowaniu gospodarczym, strony mogą się umówić o wyłączenie określonych dowodów w postępowaniu sądowych w sprawie z określonego stosunku prawnego powstałego na podstawie umowy. Takie rozwiązanie pozwala chronić stronę przed ujawnieniem w toku postępowania informacji dla niej wrażliwych.]
§ 6.
JAWNOŚĆ PRZEDMIOTU UMOWY
Fakt zawarcia niniejszej Umowy oraz jej przedmiot mogą być ujawnione stronom trzecim. Pozostałe postanowienia Umowy Strony uznają za poufne i Zleceniobiorca zobowiązuje się do nieujawniania ich osobom trzecim.
§ 7.
PRAWO WŁAŚCIWE
Niniejsza Umowa podlega prawu polskiemu. Zapisy Umowy nie wyłączają i w żaden sposób nie ograniczają i nie uchybiają prawom i obowiązkom Stron wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w szczególności ustawy z dnia 16.04.1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.
§ 8.
ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZLECENIOBIORCY
W przypadku naruszenia przez Zleceniobiorcę postanowień niniejszej Umowy zapłaci on na rzecz Zleceniodawcy karę umowną w wysokości X zł (słownie: X złotych) za każde naruszenie. Powyższe nie wyłącza uprawnienia Zleceniodawcy do żądania odszkodowania przewyższającego karę umowną.
[Określenie odpowiedzialności Zleceniobiorcy może obejmować konkretne przypadki naruszeń oraz być sankcjonowane poprzez obowiązek zapłaty kary umownej. W razie niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania kara umowna należy się wierzycielowi w zastrzeżonej na ten wypadek wysokości bez względu na wysokość poniesionej szkody. Warto jednak z góry zwrócić uwagę na to, że kara ta nie może być rażąco wygórowana. Żądanie odszkodowania przenoszącego wysokość zastrzeżonej kary nie jest dopuszczalne, chyba że strony inaczej postanowiły.]
§ 9.
ROZSTRZYGANIE SPORÓW
Ewentualne spory wynikłe na gruncie lub w związku z Umową Strony będą starać się rozstrzygać polubownie w drodze mediacji lub negocjacji, a jeżeli metody te nie dadzą rezultatu, Strony poddają rozstrzygnięcie sporu sądowi powszechnemu właściwego miejscowo dla [X].
[Strony mogą umówić się na piśmie o poddanie sądowi pierwszej instancji, który według ustawy nie jest miejscowo właściwy lub sporów mogących w przyszłości wyniknąć z oznaczonego stosunku prawnego. Sąd ten będzie wówczas wyłącznie właściwy, jeżeli strony nie postanowiły inaczej lub jeżeli powód nie złożył pozwu w elektronicznym postępowaniu upominawczym. Istnieje także możliwość określenia, że spory rozstrzygane będą w arbitrażu. W praktyce spotyka się także zapisy skłaniające strony do podjęcia mediacji przed wdaniem się w spór przed określonym ośrodkiem mediacji.]
§ 10.
CZAS TRWANIA UMOWY
Niniejsza Umowa wchodzi w życie z chwilą jej podpisania i obowiązuje przez okres 3 lat od dnia jej podpisania. W przypadku zawarcia umowy o współprace powyższy okres wydłuża się o czas trwania umowy o współpracy.
§ 11.
POSTĘPOWANIE PO ZAKOŃCZENIU UMOWY
Po zakończeniu Umowy Zleceniobiorca zobowiązany jest do zwrotu lub do usunięcia wszystkich, bądź wybranych przez Zleceniodawcę nośników Informacji poufnych. Brak deklaracji Zleceniodawcy w terminie 14 dni od daty zakończenia Umowy uprawnia Zleceniobiorcę do trwałego usunięcia wszystkich nośników Informacji poufnych. Zleceniobiorca potwierdzi Zleceniodawcy na piśmie fakt zwrotu lub zniszczenia Informacji poufnych.
§ 12.
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
- Umowa została sporządzona w formie pisemnej i wszelkie jej zmiany lub uzupełnienia wymagają zachowania tej samej formy pod rygorem nieważności.
- Umowę sporządzono w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.
Podpisy Stron
[Podpisy stron muszą odpowiadać oznaczeniu reprezentacji wskazanej w komparycji umowy. Najlepiej, aby z miejscu podpisu wskazać kto składa podpis i jaką pełni funkcję. Jeżeli umowa zawierana jest przez pełnomocnika warto oznaczyć dokument pełnomocnictwa jako załącznik lub wskazać z czego wynika umocowanie (np. pełnomocnik wpisany do CEIDG).]
Uwagi końcowe
Umowa NDA nie jest sama w sobie gwarancją, że informacje poufne zostaną przez Zleceniobiorcę zachowane w tajemnicy. Jednak może ona pomóc w zmniejszeniu potencjalnego ryzyka wycieku informacji poufnych i skutków z tym związanych, a także zapewnić stronom większą pewność, że ich informacje poufne będą traktowane z należytą starannością. Dobrze napisana Umowa NDA pozwala stronom na zwiększenie wzajemnej pewności w negocjacjach, a dalej w toku samej współpracy. Ułatwia ona także ewentualne dochodzenie naprawienia szkody powstałej wskutek nieuprawnionego ujawnienia informacji poufnych. Dlatego, warto skorzystać z pomocy radcy prawnego w procesie tworzenia Umowy NDA, a dalej w toku negocjacji z potencjalnym kontrahentem.