Wzór umowy NDA z omówieniem [WZÓR do pobrania]

• Wzór umowy NDA z omówieniem
• Uwagi końcowe

Zastrzeżenie poufności najczęściej następuje poprzez zawarcie Umowy o zachowaniu poufności (Umowa NDA) poprzedzającej negocjacje lub przekazanie szczegółowych danych dotyczących przedmiotu umowy, zamówienia, albo specyfikacji programu lub urządzenia. Poniżej prezentuję uproszczony wzór Umowy NDA z krótkim omówieniem jej poszczególnych elementów.

Wzór umowy NDA z omówieniem

Umowa o zachowaniu poufności

[Spotykane są także inne nazwy np. umowa NDA, czy umowa o poufności. Dopuszczalne jest także umieszczenie zapisów Umowy NDA w innej umowie stron, np. umowie o współpracy.]

zawarta w Warszawie, dnia [___] roku, pomiędzy:
[___]
dalej „Zleceniodawca”
a
[___]
[___]
[___]
zwaną dalej „Zleceniobiorca”

[Oznaczenie stron powinno co do zasady obejmować odpowiednie nazwy (firmy) przedsiębiorców, ich adresy (w tym do doręczeń) oraz numer NIP. Należy także szczególną uwagę zwrócić na reprezentację strony w umowie, co może wpływać na ważność całej umowy.]

Preambuła

W związku z kształtowaniem się warunków współpracy, a w szczególności mając na względzie ewentualną późniejszą możliwość realizacji współpracy między Stronami (umowa o współpracy), Zleceniodawca może lub będzie przekazywać Zleceniobiorcy dokumenty i informacje, które mogą stanowić informacje poufne i/lub tajemnice przedsiębiorstwa Zleceniodawcy. Wszelkie dokumenty i informacje przekazywane w ramach negocjacji oraz ewentualnej późniejszej współpracy są przekazywane zgodnie z zasadami poufności i Strony będą traktować je jako poufne.

[Preambuła nie jest obowiązkowym elementem Umowy NDA, jednak pozwala w przyszłości „odkodować”, co strony miały na myśli i jaki efekt chciały osiągnąć. Pozwala ona także poznać bliżej relacje, w jakiej w chwili jej zwarcia znajdują się strony (np. pierwsze negocjacje, czy przygotowania do realizacji dalszego etapu dużej inwestycji). Preambuła pozwala na wykładnię oświadczeń woli stron z uwzględnieniem okoliczności zwarcia umowy oraz zgodne zamiaru stron.]

§ 1.
DEFINICJA INFORMACJI POUFNYCH

1.W trakcie realizacji Umowy Zleceniobiorca może uzyskać dostęp do informacji stanowiących informacje poufne Zleceniodawcy. Informacje poufne stanowią, w szczególności:
1) informacje techniczne, technologiczne i organizacyjne,
2) niepubliczne informacje handlowe,
3) informacje objęte tajemnicą przedsiębiorstwa,
4) dane o postanowieniach ewentualnie zawartej umowy o współpracy, w tym wartość wynagrodzenia, okres obowiązywania, jej szczególne postanowienia, czy określone przez Strony elementy techniczne wykonania takiej umowy,
5) informacje dot. know-how Zleceniodawcy w zakresie w jakim informacje takie zostaną ujawnione w trakcie realizacji umowy o współpracy,
6) niepubliczne dane i dokumenty dotyczące Zleceniodawcy i podmiotów z nim współpracujących oraz inne informacje przekazywane Zleceniobiorcy w związku i w trakcie współpracy.

2. Informacji poufnej nie stanowią informacje:
1) uprzednio ujawnione lub publicznie dostępne,
2) określone przez Zleceniodawcę, jako jawne,
3) ujawnione publicznie przez podmiot trzeci bez winy Zleceniobiorcy,
4) prezentowane jako informacja handlowa, oferta lub opis świadczonych usług.

[W zależności od branży i charakteru umowy, jaka ma zostać w przyszłości zawarta, definicja informacji poufnych będzie się różnić. Powinna ona jednak możliwie blisko oddawać zarówno ogólny charakter tych informacji, jak i ewentualnie określać sposób oznaczania informacji podlegających ochronie.]

§ 2.
PRZEDMIOT UMOWY

Zleceniobiorca zobowiązuje się do ochrony uzyskanych informacji poufnych przez cały okres trwania Umowy oraz (w razie jej zawarcia) umowy o współpracy, a także przez okres 2 lat po jej/ich wykonaniu, wygaśnięciu, rozwiązaniu lub unieważnieniu. Tożsamą ochroną Zleceniobiorca obejmie także tajemnice przedsiębiorstwa Zleceniodawcy.

[Obowiązek ochrony informacji poufnych powinien być ograniczony w czasie (możliwy do spełnienia). W zależności od charakteru przekazywanych danych wyróżnia się okresy 1, 2, 3, 5 i 10 -letnie.]

§ 3.
OBOWIĄZKI ZLECENIOBIORCY

1. Zleceniobiorca zobowiązuje się chronić Informacje poufne przez ich upublicznieniem, ujawnieniem osobom trzecim, utratą, zniszczeniem, czy zniekształceniem.
2. Zleceniobiorca będzie szanować, bez zastrzeżeń, prawa Zleceniodawcy do wszystkich Informacji poufnych, które pozostaną wyłączną własnością Zleceniodawcy.
3. Udostępnienie przez Zleceniobiorcę Informacji poufnej podmiotowi trzeciemu dopuszczalne jest za wiedzą Zleceniodawcy i wyłącznie w zakresie niezbędnym dla realizacji celów wynikających z Umowy lub umowy o współpracy. Udostępnianie Informacji poufnych wewnątrz struktury Zleceniobiorcy może nastąpić tylko odpowiednio upoważnionym pracownikom, dla których Informacje poufne są niezbędne do realizacji Umowy lub umowy o współpracy, pod warunkiem, że są zobowiązani do zachowania poufności na warunkach co najmniej równoważnych z zawartymi w niniejszej Umowie.
4. O ile nie jest to wymagane do osiągnięcia celu Umowy lub umowy o współpracy, w związku z którą Informacje poufne Zleceniobiorca otrzymał, nie będzie on wykonywać kopii, ani inaczej powielać Informacji poufnych.

§ 4.
WYŁĄCZENIA

1. Nie narusza postanowień niniejszej Umowy ujawnienie Informacji Poufnej:
1) podmiotowi uprawnionemu lub inaczej upoważnionemu przez Zleceniodawcę,
2) organowi administracji publicznej na jego bezpośrednie żądanie,
3) instytucji wymiaru sprawiedliwości (krajowego lub Unii Europejskiej) w ramach prowadzonego przez tę instytucję postępowania lub na jej uzasadnione żądanie,
4) w sytuacji, gdy obowiązek taki wynika z powszechnie obowiązujących przepisów prawa.
2. O ile nie stoi to w sprzeczności z przepisami prawa, Zleceniobiorca ujawniając informację poufną zobowiązany jest uprzednio poinformować o tym Zleceniodawcę.

§ 5.
UMOWA DOWODOWA

Strony zgodnie oświadczają, że w przypadku ewentualnego sporu sądowego, jaki mógłby pomiędzy nimi powstać w związku z realizacją Umowy lub umowy o współpracy, niniejszym wyłączają z takiego postępowania sądowego dowody w postaci Informacje poufnych.

[Zgodnie z art. 458 (9) k.p.c. w postępowaniu gospodarczym, strony mogą się umówić o wyłączenie określonych dowodów w postępowaniu sądowych w sprawie z określonego stosunku prawnego powstałego na podstawie umowy. Takie rozwiązanie pozwala chronić stronę przed ujawnieniem w toku postępowania informacji dla niej wrażliwych.]

§ 6.
JAWNOŚĆ PRZEDMIOTU UMOWY

Fakt zawarcia niniejszej Umowy oraz jej przedmiot mogą być ujawnione stronom trzecim. Pozostałe postanowienia Umowy Strony uznają za poufne i Zleceniobiorca zobowiązuje się do nieujawniania ich osobom trzecim.

§ 7.
PRAWO WŁAŚCIWE

Niniejsza Umowa podlega prawu polskiemu. Zapisy Umowy nie wyłączają i w żaden sposób nie ograniczają i nie uchybiają prawom i obowiązkom Stron wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w szczególności ustawy z dnia 16.04.1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

§ 8.
ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZLECENIOBIORCY

W przypadku naruszenia przez Zleceniobiorcę postanowień niniejszej Umowy zapłaci on na rzecz Zleceniodawcy karę umowną w wysokości X zł (słownie: X złotych) za każde naruszenie. Powyższe nie wyłącza uprawnienia Zleceniodawcy do żądania odszkodowania przewyższającego karę umowną.

[Określenie odpowiedzialności Zleceniobiorcy może obejmować konkretne przypadki naruszeń oraz być sankcjonowane poprzez obowiązek zapłaty kary umownej. W razie niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania kara umowna należy się wierzycielowi w zastrzeżonej na ten wypadek wysokości bez względu na wysokość poniesionej szkody. Warto jednak z góry zwrócić uwagę na to, że kara ta nie może być rażąco wygórowana. Żądanie odszkodowania przenoszącego wysokość zastrzeżonej kary nie jest dopuszczalne, chyba że strony inaczej postanowiły.]

§ 9.
ROZSTRZYGANIE SPORÓW

Ewentualne spory wynikłe na gruncie lub w związku z Umową Strony będą starać się rozstrzygać polubownie w drodze mediacji lub negocjacji, a jeżeli metody te nie dadzą rezultatu, Strony poddają rozstrzygnięcie sporu sądowi powszechnemu właściwego miejscowo dla [X].

[Strony mogą umówić się na piśmie o poddanie sądowi pierwszej instancji, który według ustawy nie jest miejscowo właściwy lub sporów mogących w przyszłości wyniknąć z oznaczonego stosunku prawnego. Sąd ten będzie wówczas wyłącznie właściwy, jeżeli strony nie postanowiły inaczej lub jeżeli powód nie złożył pozwu w elektronicznym postępowaniu upominawczym. Istnieje także możliwość określenia, że spory rozstrzygane będą w arbitrażu. W praktyce spotyka się także zapisy skłaniające strony do podjęcia mediacji przed wdaniem się w spór przed określonym ośrodkiem mediacji.]

§ 10.
CZAS TRWANIA UMOWY

Niniejsza Umowa wchodzi w życie z chwilą jej podpisania i obowiązuje przez okres 3 lat od dnia jej podpisania. W przypadku zawarcia umowy o współprace powyższy okres wydłuża się o czas trwania umowy o współpracy.

§ 11.
POSTĘPOWANIE PO ZAKOŃCZENIU UMOWY

Po zakończeniu Umowy Zleceniobiorca zobowiązany jest do zwrotu lub do usunięcia wszystkich, bądź wybranych przez Zleceniodawcę nośników Informacji poufnych. Brak deklaracji Zleceniodawcy w terminie 14 dni od daty zakończenia Umowy uprawnia Zleceniobiorcę do trwałego usunięcia wszystkich nośników Informacji poufnych. Zleceniobiorca potwierdzi Zleceniodawcy na piśmie fakt zwrotu lub zniszczenia Informacji poufnych.

§ 12.
POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Umowa została sporządzona w formie pisemnej i wszelkie jej zmiany lub uzupełnienia wymagają zachowania tej samej formy pod rygorem nieważności.
2. Umowę sporządzono w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.

Podpisy Stron

[Podpisy stron muszą odpowiadać oznaczeniu reprezentacji wskazanej w komparycji umowy. Najlepiej, aby z miejscu podpisu wskazać kto składa podpis i jaką pełni funkcję. Jeżeli umowa zawierana jest przez pełnomocnika warto oznaczyć dokument pełnomocnictwa jako załącznik lub wskazać z czego wynika umocowanie (np. pełnomocnik wpisany do CEIDG).]

Uwagi końcowe

Umowa NDA nie jest sama w sobie gwarancją, że informacje poufne zostaną przez Zleceniobiorcę zachowane w tajemnicy. Jednak może ona pomóc w zmniejszeniu potencjalnego ryzyka wycieku informacji poufnych i skutków z tym związanych, a także zapewnić stronom większą pewność, że ich informacje poufne będą traktowane z należytą starannością. Dobrze napisana Umowa NDA pozwala stronom na zwiększenie wzajemnej pewności w negocjacjach, a dalej w toku samej współpracy. Ułatwia ona także ewentualne dochodzenie naprawienia szkody powstałej wskutek nieuprawnionego ujawnienia informacji poufnych. Dlatego, warto skorzystać z pomocy radcy prawnego w procesie tworzenia Umowy NDA, a dalej w toku negocjacji z potencjalnym kontrahentem.