Choć opóźnienia w wypłacie wynagrodzeń nie zawsze wynikają z zaniedbań pracodawcy, ich skutki mogą wykraczać poza samą relację pracodawca–pracownik i wpływać na obowiązki rozliczeniowe oraz sprawozdawcze. Kluczowe znaczenie ma przy tym prawidłowe rozumienie pojęcia terminowej wypłaty wynagrodzenia.
- Kiedy dochodzi do opóźnienia wypłaty wynagrodzenia?
- Skala zjawiska w świetle badań rynkowych
- Wpływ przesunięcia płatności na deklaracje ZUS i US
- Ryzyko kontroli PIP i odpowiedzialność karna pracodawcy
- Podsumowanie i rekomendacje
Kiedy dochodzi do opóźnienia wypłaty wynagrodzenia?
Poprzez terminową wypłatę wynagrodzenia rozumie się datę rzeczywistego wpływu wynagrodzenia na rachunek bankowy pracownika. Zdarzają się sytuacje, w których wynagrodzenie trafia na konto pracownika z niewielkim opóźnieniem. Może to wynikać m.in. z różnic pomiędzy terminem zlecenia przelewu przez pracodawcę a terminem jego zaksięgowania przez bank. W efekcie środki mogą zostać zaksięgowane na rachunku pracownika jeden dzień roboczy po terminie wskazanym w umowie o pracę lub wewnętrznych regulacjach. Polskie prawo nie różnicuje skutków opóźnienia wynagrodzenia ze względu na jego przyczynę. Nawet jeśli jest ono wynikiem kwestii technicznych lub organizacyjnych, pracodawca może być zobowiązany do wypłaty odsetek, a samo zdarzenie może mieć znaczenie z punktu widzenia obowiązków raportowych wobec instytucji publicznych.
Skala zjawiska w świetle badań rynkowych
Zgodnie z raportem Zgodność, precyzja i strategiczne dane – filary nowoczesnej obsługi płac w Europie autorstwa Forvis Mazars płace są absolutną podstawą zaufania i zadowolenia pracowników. Jakiekolwiek błędy w obsłudze i opóźnienia naruszają dobrą opinię pracowników na temat ich pracodawcy. Według przeprowadzonych badań ankietowych na błędy w naliczeniu narażone jest 32% badanych organizacji, a 11% z nich doświadcza opóźnień w wypłatach. Oznacza to, że niemal co trzeci pracownik otrzymuje nieprawidłową wypłatę, a co dziesiąty otrzymuje ją z opóźnieniem. Można więc wywnioskować, że zjawisko opóźnień wynagrodzeń wbrew pozorom nie jest incydentalne, w związku z czym zarówno jak i pracownicy, jak i pracodawcy powinni być świadomi schematu postępowania w tej sytuacji, oraz swoich praw, obowiązków oraz ewentualnych konsekwencji.
Wpływ przesunięcia płatności na deklaracje ZUS i US
Jeżeli opóźnienie wypłaty wynagrodzenia spowoduje, że pracownik otrzyma je dopiero w kolejnym miesiącu, pracodawca musi odpowiednio skorygować rozliczenia z ZUS. W praktyce oznacza to konieczność wykazania składek społecznych w deklaracjach za miesiąc, w którym wynagrodzenie zostało faktycznie wypłacone, oraz złożenia tzw. raportów zerowych za miesiąc, w którym wypłata pierwotnie powinna nastąpić.
Przykładowo, jeśli wynagrodzenie należne za styczeń miało wpłynąć 30 stycznia, ale zostało wypłacone dopiero 2 lutego, składki ZUS powinny zostać wykazane w rozliczeniach za luty. Jednocześnie za styczeń należy złożyć raport RCA z wykazaniem braku należnych składek. Podobna zasada dotyczy zaliczek na podatek dochodowy, są one przypisywane do miesiąca faktycznej wypłaty wynagrodzenia, a nie do okresu, za który wynagrodzenie przysługuje.
Ponadto pracodawca jest zobowiązany do naliczenia odsetek ustawowych z tytułu opóźnionej wypłaty wynagrodzenia. W obecnym stanie prawnym (czerwiec 2026 r.) odsetki nie są naliczane automatycznie – pracownik powinien wystąpić o nie w formie pisemnej lub elektronicznej.
Trwają jednak prace nad art. 851 Kodeksu Pracy, który nakazywałby naliczanie odsetek przez pracodawcę automatycznie bez wniosku ze strony pracownika. Na chwilę obecną nie jest jednak pewne, kiedy ten projekt zostanie wdrożony do obowiązującego stanu prawnego.
Nowy przepis w Kodeksie Pracy jest częścią większego pakietu zmian zawartych w druku nr 1811 „Poselski projekt ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę”. Na chwilę obecną projekt został odrzucony, dnia 11 czerwca 2026 odrzucono projekt w pierwszym czytaniu, gdzie 21 posłów poparło projekt, 2 wstrzymało się, a 419 było przeciw. Zatem na tą chwilę nie jest pewne czy i kiedy zmiany zostaną wdrożone w życie. Poniżej zamieszczamy treść planowanych zmian w KP pod względem naliczania odsetek.:
"Podstawa prawna:
Art. 851 Kodeksu pracy (projekt)
§ 1. Jeżeli pracodawca opóźnia się z wypłatą wynagrodzenia za pracę, pracownikowi należą się odsetki za czas opóźnienia, chociażby nie poniósł żadnej szkody i chociażby opóźnienie było następstwem okoliczności, za które pracodawca odpowiedzialności nie ponosi.
§ 2. Odsetki, o których mowa w § 1, naliczane są przez pracodawcę od dnia następującego po dniu upływu terminu wypłaty wynagrodzenia za pracę i wypłacane łącznie z wypłatą tego wynagrodzenia.
Odsetki są naliczane za każdy dzień roboczy opóźnienia i można je wyrazić wzorem: (kwota zobowiązania * stopa procentowa)/365.
Stopa procentowa odsetek to stopa referencyjna NBP powiększona o 5,5 punktu procentowego. Na dzień sporządzania artykułu stopa referencyjna NBP wynosi 3,75%, co oznacza, że odsetki obliczane są z zastosowaniem stopy 9,25%.
Ryzyko kontroli PIP i odpowiedzialność karna pracodawcy
Należy również pamiętać, że nieterminowa wypłata wynagrodzenia stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracowniczym. Jeżeli zdarzenie to zostanie zgłoszone do Państwowej Inspekcji Pracy i potwierdzone w toku kontroli, pracodawcy może grozić kara grzywny w wysokości od 1 000 do 30 000 PLN.
Jeżeli natomiast stwierdzone zostanie uporczywe, złośliwe i powtarzające się opóźnianie wypłaty wynagrodzenia, pracodawca może ponosić odpowiedzialność na podstawie art. 218 Kodeksu karnego, przewidującego karę grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do 2 lat.
Przypadki takie są jednak niezwykle rzadkie i dotyczą przede wszystkim długotrwałych oraz poważnych opóźnień, często połączonych z naruszeniami innych praw pracowniczych.
Wspomniany wcześniej projekt ustawy przewidywał również dodanie do Kodeksu pracy art. 282 § 4, zgodnie z którym niewypłacanie wynagrodzenia przez co najmniej 3 miesiące skutkowałoby karą grzywny w wysokości od 5 000 do 60 000 PLN lub karą ograniczenia wolności. W przypadku regularnych i powtarzających się opóźnień pracownik może również rozwiązać umowę o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia z winy pracodawcy.
Podsumowanie i rekomendacje
Podsumowując, opóźniona wypłata wynagrodzenia wiąże się z szeregiem obowiązków po stronie pracodawcy, począwszy od poinformowania pracowników o zaistniałej sytuacji. Powoduje to również zmiany w rozliczeniach i raportowaniu do urzędu skarbowego oraz ZUS, a także może skutkować koniecznością wypłaty odsetek. Obecnie nie jest pewne czy planowane zmiany przepisów zostaną wprowadzone. W przypadku powtarzających się opóźnień mogą zostać podjęte dalsze działania prawne, a pracownik ma prawo zgłosić sprawę do Państwowej Inspekcji Pracy.
Mateusz Strzałek, Junior HR and Payroll Specialist w Dziale Usług Kadrowo-Płacowych Forvis Mazars