Koniec z papierologią: będzie zlikwidowany obowiązek przechowywania papierowych zgłoszeń do ZUS przez 5 lat

Kinga Piwowarska
Doktor nauk prawnych, adwokat, adiunkt na Wydziale Prawa Uniwersytetu Andrzeja Frycza Modrzewskiego w Krakowie w Katedrze Prawa Pracy i Zabezpieczenia Społecznego
rozwiń więcej
ZUS, przechowywanie, zgłoszenia / Koniec z papierologią: będzie zlikwidowany obowiązek przechowywania papierowych zgłoszeń do ZUS przez 5 lat / ShutterStock

Mają zajść kolejne zmiany w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 350). Tym razem będą to jednak deregulacje na korzyść pracodawców. Dlaczego? Bo zapowiadany jest koniec z papierologią: będzie zlikwidowany obowiązek przechowywania papierowych zgłoszeń do ZUS przez 5 lat.

Mają zajść kolejne zmiany w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 350, dalej jako: ustawa). Zmiany ma wdrożyć projekt ustawy o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (numer projektu: UDER42, dalej jako: projekt). Tym razem będą to jednak deregulacje na korzyść pracodawców. Dlaczego? Bo zapowiadany jest koniec z papierologią: będzie zlikwidowany obowiązek przechowywania papierowych zgłoszeń do ZUS przez 5 lat.

Obowiązek zgłoszenia do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych

Z przepisu art. 36 ust. 1 ustawy wynika, że każda osoba objęta obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi podlega zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych. Z kolei z przepis art. 36 ust. 8 ustawy określa, że: w przypadku przekazywania do Zakładu zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych w postaci dokumentu elektronicznego, zgłoszenie w postaci dokumentu pisemnego z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej płatnik przechowuje przez okres 5 lat. To właśnie ten przepis ma się zmienić.

Ważne

Wyrok Sądu Apelacyjnego w Szczecinie z dnia 23 stycznia 2023 r., III AUa 286/22, Wzruszalność domniemania o uznaniu podmiotu zgłaszającego do ubezpieczeń społecznych za płatnika składek

Każda osoba objęta obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi podlega zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych, a obowiązek zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych osób wymienionych w przepisie art. 36 ust. 1 i 2 u.s.u.s. należy do płatnika składek. Przepis ten wprowadza zatem domniemanie, którego podstawą jest założenie, że podmiot zgłaszający ubezpieczonego do ubezpieczeń społecznych jest płatnikiem składek, z którym ubezpieczony (podlegający zgłoszeniu) pozostaje w stosunku prawnym uzasadniającym objęcie go ubezpieczeniami społecznymi i ubezpieczeniem zdrowotnym. Domniemanie to jest wzruszalne.

Jak dokonać zgłoszenia ubezpieczonego?

Zakład Ubezpieczeń Społecznych wyjaśnia krok po kroku jak dokonać zgłoszenia ubezpieczonego. Jakie są terminy? Co ważne na zgłoszenie do ubezpieczenia masz 7 dni od:

  • dnia podpisania umowy o pracę z osobą, którą zatrudniasz,
  • dnia otrzymania decyzji Komisji do Spraw Zaopatrzenia Emerytalnego Twórców, w której określona jest data rozpoczęcia wykonywania działalności twórczej lub artystycznej - dotyczy twórcy lub artysty,
  • daty podpisania umowy dobrowolnego ubezpieczenia zdrowotnego z Narodowym Funduszem Zdrowia.

Są oczywiście pewne wyjątki, bo:

  1. Pracowników, którzy są członkami służby zagranicznej zgłaszasz do ubezpieczeń nie później niż w terminie, w którym rozliczasz i opłacasz składki za miesiąc, w którym pracownik został objęty ubezpieczeniem.
  2. Osoby, które przebywają na urlopach wychowawczych lub pobierają zasiłek macierzyński albo zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego, zgłaszasz do ubezpieczeń poprzez wykazanie w imiennym raporcie miesięcznym, składanym w terminie przekazywania dokumentów rozliczeniowych do ZUS. Wskazanych osób nie zgłoszasz na formularzu ZUS ZUA lub ZUS ZZA.

KROK 1: Wypełnij formularz:

  • ZUS ZUA - jeśli chcesz zgłosić do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego lub tylko do ubezpieczenia społecznego,
  • ZUS ZZA - jeśli chcesz zgłosić tylko do ubezpieczenia zdrowotnego.

KROK 2: Wyślij formularz do ZUSu:

  • w Programie Płatnik – dołącz do zestawu, podpisz go bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu i wyślij;
  • w aplikacji ePłatnik na Platformie Usług Elektronicznych (PUE) – jeśli masz konto na PUE, następnie podpisz go bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu lub profilem zaufanym ePUAP i wyślij.

KROK 3: dalsze działania

  • PUE/Płatnik - możesz sprawdzić kartotekę ubezpieczonego, a następnie wykonać inne operacje związane ze zgłoszonym ubezpieczonym.
  • Program Płatnik - odbierz potwierdzenie przyjęcia przez nas dokumentu.
  • Jeżeli ubezpieczony ma członków rodziny, którzy są uprawnieni do objęcia ich z tego tytułu ubezpieczeniem zdrowotnym, złóż za nich dokument ZUS ZCNA.

Koniec z papierologią: będzie zlikwidowany obowiązek przechowywania papierowych zgłoszeń do ZUS przez 5 lat

Tak więc, w ramach szeroko rozumianych projektów deregulacyjnych Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej planuje zlikwidować obowiązek przechowywania przez płatników składek papierowych zgłoszeń do ubezpieczeń przez okres pięciu lat. Nowelizacja ustawy w tej sprawie została przyjęta przez rząd.

Podsumowując, obowiązek przechowywania dokumentów jest postrzegany przez przedsiębiorców jako nadmiarowy, gdyż zgłoszenia do ubezpieczeń widnieją w systemie - zarówno po stronie ZUS, jak i płatnika, co sprawia, że nie ma potrzeby dokonywania dodatkowej, osobnej archiwizacji. Proponuje się więc likwidację obowiązku przechowywania przez płatników składek zgłoszeń do ubezpieczeń poprzez uchylenie w art. 36 ust. 8 ustawy systemowej - podkreślają autorzy projektu. Rada Ministrów przyjęła projekt 14 lipca 2025 r., czekamy więc na dalsze etapy procesu legislacyjnego i wejście w życie.

Prawo
Hołownia chce badać posłów alkomatem. Projekt ustawy po incydentach w Sejmie
22 lip 2025

Marszałek Sejmu Szymon Hołownia przygotował projekt ustawy, który umożliwi marszałkowi zlecenie badania alkomatem posła podejrzewanego o nietrzeźwość w czasie obrad. "Kończymy tolerowanie pijanych posłów" – zapowiedział. Projekt ma być odpowiedzią na incydenty, do których dochodziło już kilkukrotnie.

Jak wspierać naukę i zaangażowanie pracowników?
22 lip 2025

Dla 70 proc. pracowników z pokolenia Z cotygodniowe zdobywanie nowych umiejętności jest jednym z podstawowych oczekiwań wobec pracodawcy. Młode pokolenie coraz częściej poszukuje w pracy sensu, wyzwań i realnych możliwości rozwoju. Dlatego firmy oferują coraz więcej różnorodnych inicjatyw wspierających naukę i zaangażowanie.

Szybciej, łatwiej, taniej: rozwód pozasądowy. Opinia RPO do projektu
22 lip 2025

Szybciej, łatwiej, taniej: rozwody pozasądowe. Być może tak - jest projekt, a RPO właśnie wydał o nim opinię. Główne założenie jest takie, że ma dojść do stworzenia alternatywnej, szybszej i mniej sformalizowanej ścieżki do rozwiązania małżeństwa, omijającej sale sądowe. Ma to być odpowiedź na potrzeby tych par, które rozstają się w pełnej zgodzie i nie chcą przechodzić przez często długotrwały i stresujący proces sądowy. A wszystko to za sprawą projektu ustawy o zmianie ustawy – Kodeks rodzinny i opiekuńczy oraz niektórych innych ustaw (nr UDER24, wersja z 17 czerwca 2025 r.).

Od 1 września przedszkola będą otwarte do 20:00. Pierwsze takie rozwiązanie w Polsce
22 lip 2025

To dobra wiadomość dla rodziców pracujących na zmiany albo wracających późno z pracy. Od 1 września miejskie przedszkola w Sosnowcu będą czynne aż do godziny 20:00 – zapowiada Damian Żurawski, przewodniczący Komisji Oświaty w Urzędzie Miejskim w Sosnowcu.

NFZ zmienia zasady w profilaktyce: Nowoczesne badanie dostępne za darmo dla milionów
22 lip 2025

Od lipca program profilaktyki raka szyjki macicy finansowany przez NFZ rozszerzono o test molekularny HPV HR i cytologię płynną – badania wcześniej dostępne jedynie prywatnie. Eksperci nazywają to przełomem – testy pozwalają nawet dwukrotnie skuteczniej wykrywać zmiany przedrakowe. Minister zdrowia Izabela Leszczyna zachęca kobiety do korzystania z bezpłatnej diagnostyki w 2,7 tys. poradni w całej Polsce.

System kaucyjny tuż przed startem. Czego Polska może nauczyć się od Rumunii, Węgier i Irlandii?
22 lip 2025

Większość Polaków popiera wprowadzenie systemu kaucyjnego – wynika z raportu PIE. To mocny kapitał na początek, ale doświadczenia innych krajów pokazują, że poparcie społeczne to za mało. Polska ma szansę uniknąć ich błędów – pod warunkiem, że wyciągnie wnioski z ich lekcji: centralizacja jak w Rumunii, komunikacja jak na Węgrzech i dane jak w Irlandii.

Karetka dla zwierząt. Będzie nowy pojazd uprzywilejowany na polskich drogach?
22 lip 2025

Pytań dotyczących pojazdów uprzywilejowany jest wiele, w szczególności: co to jest pojazd uprzywilejowany? Jak się zachować, gdy jedzie pojazd uprzywilejowany? Jakie służby są uprzywilejowane i jakie są pojazdy uprzywilejowane? Będzie nowy pojazd uprzywilejowany na polskich drogach? W zakresie tego ostatniego pytania poruszamy ciekawy postulat, który może dotyczyć wielu osób!

Sejm na żywo. Komisja śledcza ds. Pegasusa [22 lipca 2025r.]
22 lip 2025

Posiedzenie sejmowej komisji śledczej ds. Pegasusa rozpocznie się o godz. 10:30.. Na dziś zaplanowano przesłuchanie byłych funkcjonariuszy służb: Krystiana Dobrzyńskiego, Anety Mierzwińskiej i Urszuli Nalaskowskiej. O godz. 12:30 odbędzie się posiedzenie w trybie niejawnym.

Sejm na żywo: 22 lipca 2025 [Transmisja online]
22 lip 2025

22 lipca 2025 r. Sejm rozpocznie czterodniowe posiedzenie. W planach prac sejmowych znalazł się m.in. rządowy projekt nowelizacji Kodeksu pracy dotyczący stażu pracy.

Zamiast 100 proc. wynagrodzenia, na konto wpłynie tylko 80 proc. – to skutek zmiany wprowadzanej przez MRPiPS, o którym „głośno” się nie mówi. Ulga dla pracodawców, ale strata dla pracowników
22 lip 2025

MRPiPS zapowiada gruntowną reformę ubezpieczenia chorobowego – zasiłek chorobowy miałby być wypłacany od pierwszego dnia niezdolności pracownika do pracy wskutek choroby przez ZUS, w miejsce dotychczasowego wynagrodzenia chorobowego, wypłacanego przez pracodawcę za pierwszych 33 dni (lub odpowiednio – 14 dni) zwolnienia. Na takim rozwiązaniu – nie wszyscy pracownicy jednak zyskają, a wręcz – dla niektórych, będzie się to wiązać z wymierną stratą w postaci niższego wynagrodzenia. Chyba, że rząd wywiąże się również z obietnicy zwiększenia kwoty zasiłku chorobowego do 100%.

pokaż więcej
Proszę czekać...