Kiedy wydawane są zaświadczenia
Organ administracji publicznej wydaje zaświadczenie na żądanie osoby ubiegającej się o wydanie zaświadczenia, jeżeli :
- wydanego potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego wymaga przepis prawa,
- osoba ubiega się o zaświadczenie ze względu na swój interes prawny w urzędowym potwierdzeniu określonych faktów lub stanu prawnego.
Organ administracji publicznej jest zobowiązany wydać zaświadczenie gdy chodzi o potwierdzenie faktów lub stanu prawnego wynikających z prowadzonej przez ten organ ewidencji, rejestrów bądź innych danych znajdujących się w jego posiadaniu.
Zobacz: Ogólne zasady postępowania administracyjnego
Procedura
Procedurę rozpoczyna wpływ wniosku o wydanie stosownego zaświadczenia.
Przy składaniu wniosku wnioskodawca powinien być poinformowany o konieczności uiszczenia opłaty skarbowej i o jej wysokości.
Każdy wniosek zostaje następnie sprawdzony, przez wyznaczonego pracownika wydziału, pod względem merytorycznym i formalnym.
W przypadku stwierdzenia przez pracownika braku podstaw do wydania zaświadczenia – wydane zostaje postanowienie o odmowie wydania zaświadczenia, na które służy zażalenie.
W momencie stwierdzenia jakichkolwiek braków we wniosku lub w dołączonych do niego dokumentach wzywa się wnioskodawcę telefonicznie lub listownie do ich uzupełnienia z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków w terminie siedmiu dni spowoduje pozostawienie wniosku bez rozpoznania.
Wniosek pozostawia się bez rozpoznania także wtedy, gdy w podaniu nie wskazano adresu wnoszącego i nie ma możliwości ustalenia tego adresu na podstawie posiadanych danych.
W uzasadnionych przypadkach istnieje możliwość wydłużenia terminu dla wnioskodawcy na uzupełnienie wniosku.
Po przyjęciu kompletnego wniosku sprawdzone zostają dane zawarte w rejestrach, ewidencjach i innych aktach wydziału, będące podstawą do wydania zaświadczenia.
Organ administracji publicznej, przed wydaniem zaświadczenia, może przeprowadzić w koniecznym zakresie postępowanie wyjaśniające.
Organ administracji publicznej nie może żądać zaświadczenia na potwierdzenie faktów lub stanu prawnego, jeżeli:
- znane są one organowi z urzędu,
- możliwe są do ustalenia przez organ na podstawie posiadanych przez niego ewidencji, rejestrów lub innych danych; rejestrów publicznych posiadanych przez inne podmioty publiczne, do których organ ma dostęp w drodze elektronicznej.
Organ administracji publicznej żądający od strony zaświadczenia na potwierdzenie faktów lub stanu prawnego jest obowiązany wskazać przepis prawa wymagający urzędowego potwierdzenia tych faktów lub stanu prawnego w drodze zaświadczenia.
Zobacz także: Odwołanie od decyzji
Termin
Zaświadczenie powinno być wydane bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie siedmiu dni.
Zobacz również serwis: Gmina
Forma
Zaświadczenie wydaje się w formie dokumentu elektronicznego, opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, jeżeli zażąda tego osoba ubiegająca się o zaświadczenie.