Forma aktu notarialnego polega na tym, że notariusz współuczestniczy w redagowaniu treści oświadczeń woli, spisuje treść tych oświadczeń, odczytuje je stronom, na końcu zaś podpisuje.
Oryginalne akty notarialne zawsze pozostają w kancelarii notarialnej, natomiast strony otrzymują ich wypisy, które są dosłownym powtórzeniem oryginałów i mają wartość dokumentów oryginalnych.
Szczególne znaczenie
Akt notarialny jest szczególnym dokumentem. Powinien zawierać wcześniej złożone ustnie przez strony oświadczenia woli, a także powinien być odczytany przez notariusza bądź też przez inną osobę w jego obecności. Po stwierdzeniu przez strony, że jego treść jest zgodna z zamierzeniami zainteresowanych, zostaje podpisana przez notariusza oraz strony.
Forma aktu notarialnego wymaga zachowania zasady jedności osób, miejsca i akcji.
Akt notarialny jest sporządzany przez notariusza, są jednak pewne odstępstwa od tej reguły:
- Za granicą akt notarialny może sporządzić również konsul polski, po uzyskaniu pisemnego upoważnienia Ministra Sprawiedliwości, wydanego na wniosek Ministra Spraw Zagranicznych. Jest to jednak szczególna sytuacja.
- Protest z powodu niezapłacenia może sporządzić urząd pocztowy
- Poświadczać podpisy na niektórych dokumentach mogą banki lub przewodniczący zarządu gminy w miejscowości, w której nie ma kancelarii notarialnej.
Zobacz: Jak wygląda akt notarialny?
Akt notarialny sporządzany jest dla udokumentowania czynności prawnej lub zdarzenia prawnego, jeżeli ustawa zastrzega taką formę lub taka jest wola stron.
Jeżeli przepis zastrzega dla czynności prawnej formę aktu notarialnego, jest to forma pod rygorem nieważności (ad solemnitatem) - jej niezachowanie powoduje nieważność czynności prawnej.
Część obowiązkowa
Akt notarialny można podzielić na pięć zasadniczych części. W pierwszej zawsze znajduje się data, miejscowość zawarcia aktu, oraz dane stron i sposób stwierdzenia ich tożsamości. Po części, którą stanowi treść aktu notarialnego, następuje część dotyczącą podatków, opłaty skarbowej i taksy notarialnej. Na końcu zawsze występuje stwierdzenie o odczytaniu, przyjęciu i podpisaniu aktu, oraz podpisy osób stawiających i notariusza.
Co zawiera akt
Według prawa polskiego akt notarialny powinien być sporządzony w języku polskim i zawierać:
- dzień, miesiąc i rok sporządzenia aktu, a w razie potrzeby lub na żądanie strony - godzinę i minutę rozpoczęcia i podpisania aktu,
- miejsce sporządzenia aktu,
- imię, nazwisko i siedzibę kancelarii notariusza, a jeżeli akt sporządził zastępca notariusza - nadto imię i nazwisko zastępcy,
- imiona, nazwiska, imiona rodziców i miejsce zamieszkania osób fizycznych, nazwę i siedzibę osób prawnych lub innych podmiotów biorących udział w akcie, imiona, nazwiska i miejsce zamieszkania osób działających w imieniu osób prawnych, ich przedstawicieli lub pełnomocników, a także innych osób obecnych przy sporządzaniu aktu,
- oświadczenia stron, z powołaniem się w razie potrzeby na okazane przy akcie dokumenty,
- stwierdzenie, na żądanie stron, faktów i istotnych okoliczności, które zaszły przy spisywaniu aktu,
- stwierdzenie, że akt został odczytany, przyjęty i podpisany,
- podpisy biorących udział w akcie oraz osób obecnych przy sporządzaniu aktu,
- podpis notariusza.
Zobacz serwis: Krajowa Rada Notarialna
Należy pamiętać, że oryginały aktów notarialnych są przechowywane przez notariusza, który je sporządził, przez okres 5 lat.
W tym czasie nie można ich wydawać poza kancelarię. Po upływie pięcioletniego okresu oryginały przekazywane są do archiwum ksiąg wieczystych właściwego sądu rejonowego.