Tylko w kancelarii
Notariusz dokonuje czynności co do zasady tylko w swojej kancelarii. Zgodnie z przepisami ustawy prawo o notariacie, każdy praktykujący notariusz musi posiadać kancelarię, która spełnia wymagania lokalowe stosowne dla notariatu.
Jeżeli zatem chcemy dokonać jakiejś czynności u notariusza musimy pojawić się w jego kancelarii. Oczywiście w sytuacja wyjątkowych notariusz może przyjechać do swojego klienta. Takie sytuacje będą miały miejsce szczególnie w wypadku osób obłożnie chorych, osób przebywających w szpitalu.
Potrzeba sesji wyjazdowej może wynikać również z innych okoliczności. Notariusz bowiem spisuje protokół walnego zgromadzenia akcjonariuszy. Bywa, że uczestników takiego zgromadzenia jest bardzo wielu, wtedy odbywa się ono w specjalnie wynajętym pomieszczeniu. W takich wypadkach notariusz opuszcza kancelarię i wyjeżdża do klienta.
Umówić się wcześniej
Przed podpisaniem aktu notarialnego warto umówić się z notariuszem na rozmowę. W jej trakcie należy wyłuszczyć główne założenia umowy. Przychodząc na takie spotkanie warto się przygotować. Wziąć ze sobą wszystkie niezbędne w sprawie dokumenty. Można do nich zaliczyć między innymi odpis z księgi wieczystej, zaświadczenie o samodzielności lokalu, wypis z ewidencji gruntów, wypis z kartoteki lokali, wypis z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego, postanowienie o nabyciu spadku, odpis z Krajowego Rejestru sądowego. Oczywiście rodzaj dostarczanych notariuszowi dokumentów będzie zależał od rodzaju sprawy. Powyższe wyliczenie jest przykładowe.
Na rozmowę z notariuszem umawiamy się najczęściej telefonicznie, rzadziej mailem. Już podczas tej wstępnej, telefonicznej rozmowy można dowiedzieć się jakie dokumenty przygotować. Wiele spraw bowiem jest typowych i pracownicy sekretariatu wiedzą jakie pisma i dokumenty są niezbędne dla załatwienia sprawy.
Jeżeli jednak nie przygotujemy się do rozmowy z notariuszem, wtedy notariusz na spotkaniu powie nam jakie dokumenty i w jakim terminie należy mu doręczyć. Dokumenty można przesłać pocztą lub dostarczyć osobiście.
Dowód osobisty
Przy dokonywaniu jakiejkolwiek czynności u notariusza należy posiadać dowód osobisty lub inny dokument potwierdzający tożsamość (np. paszport). Przed dokonaniem czynności notariusz sprawdza dane personalne przybyłych. Warto też posiadać numer NIP gdyż przy podpisywaniu aktu notarialnego jest on często umieszczany przy nazwiskach stron.
Wizyta
Sama wizyta u notariusza nie powinna zabrać dużo czasu. Przed wizytą notariusz powinien bowiem wysłać zainteresowanym projekt aktu notarialnego „do zatwierdzenia”. Strony powinny zapoznać się z projektem aktu i zgłosić swoje zastrzeżenia (literówki, błędy ortograficzne, błędy merytoryczne) przed wizytą u notariusza.
Po stawieniu się w kancelarii notariusz lub jego pracownik prosi zgromadzonych o dowody tożsamości oraz zaprasza ich do gabinetu. Następnie w obecności wszystkich zainteresowanych (stron) dokonuje odczytania aktu. W trakcie czytania notariusz wyjaśnia stronom znaczenie poszczególnych zapisów oraz wyjaśnia ewentualne wątpliwości. Po odczytaniu, strony oraz notariusz podpisują akt notarialny. Wcześniej parafują każdą stronę.
Po podpisaniu aktu strony udają się do sekretariatu gdzie otrzymują umówioną ilość odpisów aktu oraz uiszczają stosowną opłatę za dokonanie czynności.
Odpisy
Strony lub osoby zainteresowane mogą w każdej chwili żądać od notariusza wydania odpisu aktu. Notariusz bowiem każdą zawartą przed nim umowę lub dokonaną czynność (potwierdzenie nabycia spadku, testament) wprowadza do specjalnego rejestru (Repertorium A). Za odpisy uiszcza się dodatkową opłatę. Jej wysokość jest uzależniona od ilości stron aktu.