Zmiany w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej od 2019 r.
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika zostanie uchylone z dniem 31 grudnia 2018 r. na mocy art. 1 pkt 6 ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.
W miejsce rozporządzenia z 1996 r. wejdzie w życie nowe rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej. Niniejszy artykuł został przygotowany w oparciu o projekt rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30.10.2018 w sprawie dokumentacji pracowniczej oraz przepisy Kodeksu pracy, które zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2019 r. na mocy ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.
Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Nowe zasady prowadzenia i przechowywania.
Data publikacji artykułu: 5.12.2018
Ewentualne zmiany w treści rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej zostaną uwzględnione w odrębnej publikacji.
Projektowane rozporządzenie określa rodzaje dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, które oprócz akt osobowych pracownika, tworzą dokumentację pracowniczą. Są to: dokumenty związane z ewidencjonowaniem czasu pracy, dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego, karta wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracę (wraz z wnioskiem pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych) oraz karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.
Ewidencja czasu pracy 2019
Ewidencja czasu pracy ma być gromadzona (jak dotychczas) poza aktami osobowymi pracownika. Projektodawca doprecyzowuje, jakie dokumenty mają się znaleźć w tzw. ewidencji czasu pracy i są to:
- karta ewidencji czasu pracy, zawierająca informacje o:
- liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
- liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
- liczbie godzin nadliczbowych,
- dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
- liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
- rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
- rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
- wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
- czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego,
- wnioski pracownika dotyczące:
- udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych,
- ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat (art. 188 Kodeksu pracy),
- ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 Kodeksu pracy),
- stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy),
- stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 Kodeksu pracy),
- stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art. 1401 § 1 Kodeksu pracy),
- stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 1401 § 2 Kodeksu pracy),
- dokumenty związane:
- ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 Kodeksu pracy),
- z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy (art. 151(3) Kodeksu pracy),
- z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy,
- zgoda:
- pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy powyżej 8 godzin, na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 148 pkt 3 i art. 178 § 2 Kodeksu pracy),
- pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 Kodeksu pracy),
Ponadto, oddzielnie pracodawca ma prowadzić dokumentację związaną z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego (czyli może to czynić jak do tej pory, przechowując wnioski urlopowe np. w odrębnym segregatorze) oraz kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 3 Kodeksu pracy) i kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (art. 237(6) i 237(7) Kodeksu pracy).
PRZEPISY PRZEJŚCIOWE
Projektowane rozporządzenie, od dnia jego wejścia w życie, będzie miało zastosowanie zarówno do dokumentacji pracowniczej tworzonej dla nowozatrudnionych pracowników, jak również do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, którzy pozostają w stosunku pracy, w dniu wejścia w życie rozporządzenia.
Jednakże w przypadku dokumentacji prowadzonej w dniu wejścia w życie rozporządzenia, projektodawca wprowadza 12 miesięczny okres dla pracodawców, umożliwiający im dostosowanie sposobu i warunków jej prowadzenia i przechowywania do wymogów nowego rozporządzenia.
Do prowadzenia i przechowywania dotychczasowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, których stosunek pracy ustał przed dniem wejścia w życie rozporządzenia, stosuje się przepisy rozporządzenia, z wyjątkiem § 2 – 6, w których mowa o konieczności wprowadzenia dodatkowej części akt osobowych, tj. części D, konieczności poświadczania kopii i odpisów dokumentacji „za zgodność z oryginałem”, możliwości przechowywania dokumentacji w częściach powiązanych tematycznie, oraz dokumentach, które należy przechowywać w ewidencji czasu pracy; w tym zakresie stosuje się przepisy obowiązujące przed dniem wejścia w życie rozporządzenia.
Jeżeli do ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem dochodzi w przypadku, o którym mowa w art. 94(5) Kodeksu pracy, a rozwiązanie poprzedniego stosunku pracy z tym pracownikiem nastąpiło przed dniem wejścia w życie rozporządzenia, pracodawca dostosuje sposób prowadzenia dotychczasowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych tego pracownika do przepisów rozporządzenia, w okresie 3 miesięcy od dnia nawiązania stosunku pracy z tym pracownikiem.
Art. 94(5). [Kontynuowanie prowadzenia dotychczasowej dokumentacji pracowniczej w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy]
§ 1. W przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie, o którym mowa w art. 94 pkt 9b, pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej.
§ 2. W przypadku, o którym mowa w § 1, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł.
Jeżeli przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę następuje w okresie 12 miesięcy od dnia wejścia w życie rozporządzenia, a dotychczasowy pracodawca nie dostosował w tym okresie sposobu prowadzenia i warunków przechowywania dotychczasowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika do niniejszego rozporządzenia, nowy pracodawca dokonuje takiego dostosowania, w okresie 12 miesięcy od dnia przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę.
Rozporządzenie ma wejść w życie z dniem 1 stycznia 2019 r.
Podstawa prawna:
Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (EU) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, czyli RODO)
Projekt rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej z dnia 30.10.2018.