Zmiany w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej 2019

Dokumentacja pracownicza - zmiany 2019

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika zostanie uchylone z dniem 31 grudnia 2018 roku na mocy art. 1 pkt 6 ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

W miejsce rozporządzenia z 1996 r. wejdzie w życie nowe rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej. Niniejszy artykuł został przygotowany w oparciu o projekt rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30.10.2018 w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Data publikacji artykułu: 3.12.2018

Ewentualne zmiany w treści rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej zostaną uwzględnione w odrębnej publikacji.

KOPIE POTWIERDZONE „ZA ZGODNOŚĆ Z ORYGINAŁEM”

Projekt rozporządzenia doprecyzowuje kwestie gromadzenia dokumentacji w wersji papierowej, której odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, mają być poświadczone za zgodność z oryginałem przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę. Do tej pory kwestia poświadczania dokumentacji „za zgodność z oryginałem” nie była uregulowana.

Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika, jak do tej pory - przechowuje się w porządku chronologicznym oraz numeruje; każda z części akt osobowych zawiera wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Nowe zasady prowadzenia i przechowywania.

PODCZĘŚCI AKT OSOBOWYCH

Nowością, w stosunku do przepisów obowiązujących do 31.12.2018 jest to, że oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w części A, B i C akt osobowych pracownika, można przechowywać w częściach, powiązanych ze sobą tematycznie, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery A1, B1, C1 i kolejne; w takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu oświadczeń lub dokumentów dotyczy każdej części.

Przykładowe podczęści akt osobowych: część A1 - dokumenty przedłożone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, część A2 - skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie, część B1 - dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy, część B2 - potwierdzenia zapoznania się pracownika z dokumentami, część C1 - oświadczenia o rozwiązaniu stosunku pracy, część C2 - wnioski o sprostowanie lub uzupełnienie świadectwa pracy itd.).