Zmiany w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej 2019

Dokumentacja pracownicza - zmiany 2019

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika zostanie uchylone z dniem 31 grudnia 2018 roku na mocy art. 1 pkt 6 ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

W miejsce rozporządzenia z 1996 r. wejdzie w życie nowe rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej. Niniejszy artykuł został przygotowany w oparciu o projekt rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30.10.2018 w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Data publikacji artykułu: 3.12.2018

Ewentualne zmiany w treści rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej zostaną uwzględnione w odrębnej publikacji.

KOPIE POTWIERDZONE „ZA ZGODNOŚĆ Z ORYGINAŁEM”

Projekt rozporządzenia doprecyzowuje kwestie gromadzenia dokumentacji w wersji papierowej, której odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, mają być poświadczone za zgodność z oryginałem przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę. Do tej pory kwestia poświadczania dokumentacji „za zgodność z oryginałem” nie była uregulowana.

Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika, jak do tej pory - przechowuje się w porządku chronologicznym oraz numeruje; każda z części akt osobowych zawiera wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Nowe zasady prowadzenia i przechowywania.

PODCZĘŚCI AKT OSOBOWYCH

Nowością, w stosunku do przepisów obowiązujących do 31.12.2018 jest to, że oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w części A, B i C akt osobowych pracownika, można przechowywać w częściach, powiązanych ze sobą tematycznie, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery A1, B1, C1 i kolejne; w takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu oświadczeń lub dokumentów dotyczy każdej części.

Przykładowe podczęści akt osobowych: część A1 - dokumenty przedłożone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, część A2 - skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie, część B1 - dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy, część B2 - potwierdzenia zapoznania się pracownika z dokumentami, część C1 - oświadczenia o rozwiązaniu stosunku pracy, część C2 - wnioski o sprostowanie lub uzupełnienie świadectwa pracy itd.).

Pracodawca przechowuje świadectwa pracy osoby ubiegającej się o zatrudnienie w części A akt osobowych.  Wszystkie świadectwa pracy dodatkowo umieścił w części A1 ze względu na fakt, że są ze sobą powiązane tematycznie. Pracownik doniósł w trakcie zatrudnienia kolejne dwa świadectwa pracy. Pracodawca umieścił kopie doniesionych dokumentów również w podczęści A1. Wszystkie dokumenty w tej podczęści zostały ułożone w porządku chronologicznym, ponumerowane i umieszczone w wykazie dotyczącym tej podczęści akt osobowych.

KOPIE DOKUMENTÓW

Projektodawca raz na zawsze rozstrzyga kwestie związane z wydawaniem pracownikowi kopii dokumentów znajdujących się w jego aktach osobowych.

W przypadku, gdy dokumentacja pracownicza jest przechowywana przez pracodawcę w postaci papierowej, pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej:

• w postaci papierowej, opatrzoną własnoręcznym podpisem pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą, albo
• w postaci elektronicznej, jako odwzorowanie cyfrowe sporządzone zgodnie z zasadami określonymi w załączniku do rozporządzenia, zapisane w formacie PDF i opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.

W przypadku, gdy dokumentacja pracownicza jest przechowywana przez pracodawcę w postaci elektronicznej, pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej:

• w postaci elektronicznej, albo
• w postaci papierowej stanowiącej wydruk z dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej, zawierający oprócz treści również metadane, o których mowa w projekcie rozporządzenia oraz podpis pracodawcy potwierdzający zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.

Pracodawca wydaje pracownikowi lub byłemu pracownikowi albo najbliższemu członkowi rodziny w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika, kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej określonej we wniosku i nie później niż w terminie 30 dni od dnia jego otrzymania; wniosek dołącza się odpowiednio do części B albo C akt osobowych pracownika, w zależności od tego czy wydanie pracownikowi kopii całości lub części dokumentacji nastąpiło w trakcie zatrudnienia czy już po jego zakończeniu.

WYDANIE PRACOWNIKOWI CAŁOŚCI DOKUMENTACJI PRACOWNICZEJ

Przepisy przewidują również konieczność wydania pracownikowi, byłemu pracownikowi lub najbliższemu członkowi rodziny w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika, całości dokumentacji pracowniczej w dwóch przypadkach:

1. zmiany postaci prowadzonej dokumentacji pracowniczej, czy to z wersji papierowej na elektroniczną czy z wersji elektronicznej na papierową,
2. po okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, która od 01.01.2019 ma wynosić 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Znowelizowany art. 94(9) Kodeksu pracy [Obowiązek zawiadomienia o zmianie postaci dokumentacji pracowniczej oraz o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej]

(…)

§ 3. W przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika prawo odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej przysługuje następującym członkom rodziny:

1) dzieciom własnym, dzieciom drugiego małżonka oraz dzieciom przysposobionym;

2) przyjętym na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnukom, rodzeństwu i innym dzieciom, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka;

3) małżonkowi (wdowie i wdowcowi);

4) rodzicom, w tym ojczymowi i macosze oraz osobom przysposabiającym.

W obu, wskazanych powyżej przypadkach, pracodawca doręcza, za pokwitowaniem pracownikowi albo byłemu pracownikowi, informację lub zawiadomienie o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej.

Pracodawca dokonuje tego doręczenia, za pośrednictwem:

• operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (Dz. U. z 2017 r. poz. 1481, z późn. zm. 2)), zwanego dalej „operatorem” lub
• osoby upoważnionej przez pracodawcę lub
• środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem uzyskania potwierdzenia doręczenia.

W przypadku braku możliwości doręczenia informacji lub zawiadomienia operator, pozostawia wiadomość o możliwości ich odbioru w terminie 7 dni, licząc od dnia pozostawienia tej wiadomości w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, w drzwiach mieszkania pracownika, byłego pracownika albo najbliższych członków rodziny w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika (czyli osób wskazanych w art. 94(9) znowelizowanych przepisów Kodeksu pracy), bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata.

W przypadku nieodebrania informacji lub zawiadomienia w terminie 7 dni licząc do dnia pozostawienia wiadomości, operator pozostawia powtórne zawiadomienie o możliwości ich odbioru w terminie nie dłuższym niż 14 dni od daty pierwszego zawiadomienia.

Doręczenie informacji lub zawiadomienia uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia okresu, ww. 14 dniowego terminu i w takim przypadku informację lub zawiadomienie włącza się odpowiednio do części B albo C akt osobowych pracownika. Jeśli informacja lub zawiadomienie dotyczyło możliwości odebrania poprzedniej wersji dokumentacji, to egzemplarz dokumentu umieszcza się w części B akt osobowych. Jeśli informacja lub zawiadomienie dotyczyło możliwości odbioru dokumentacji po upływie okresu na jego przechowywanie to dokument ten należy przechowywać w części C akt osobowych.

Pracodawca wydaje dokumentację pracowniczą:

• pracownikowi lub byłemu pracownikowi albo osobom, o których mowa w art. 94(9) § 3 Kodeksu pracy, albo
• osobie upoważnionej przez pracownika albo byłego pracownika albo osobę, o której mowa w art. 94(9) § 3 Kodeksu pracy.

Wydanie dokumentacji pracowniczej osobom, o których mowa w art. 94(9) § 3 Kodeksu pracy, następuje po uprzednim udokumentowaniu przez te osoby uprawnienia do odbioru tej dokumentacji, np. po przedstawieniu przez taką osobę do wglądu dokumentu poświadczającego fakt spełniania ustawowych przesłanek do odbioru dokumentacji w postaci aktu urodzenia, w przypadku, gdy pracownikiem był ojciec takiej osoby.

Odbiór dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci papierowej następuje osobiście i za pokwitowaniem.

Wydanie dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej następuje:

• na informatycznym nośniku danych odebranym osobiście i za pokwitowaniem, albo
• za pomocą środków komunikacji elektronicznej pod warunkiem, że osoba której dokumentacja pracownicza ma być wydana będzie jednoznacznie zidentyfikowana przed jej wydaniem, a wydanie dokumentacji pracowniczej będzie potwierdzone dowodem doręczenia.

„Jednoznacznie zidentyfikowana” osoba, o której mowa powyżej, dotyczy identyfikacji osoby fizycznej możliwej do ustalania na odległość, gdyż taka właśnie identyfikacja będzie niezbędna w przypadku wydania dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej, za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Celowo nie wskazano technicznego sposobu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej, ponieważ może być przy tym wykorzystany środek identyfikacji elektronicznej rozumiany jako materialna lub niematerialna jednostka zawierająca dane identyfikujące osobę i używaną do celów uwierzytelniania dla usługi online (w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym) jak również usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego, o której mowa w tych przepisach, a także inne metody w tym nawet zwykła poczta elektroniczna, jeżeli adresat potwierdzi chęć otrzymania i następnie otrzymanie dokumentacji podpisem elektronicznym umożliwiającym ustalenie jego tożsamości.

Wydawaną dokumentację pracowniczą prowadzoną w postaci papierowej przekazuje się w formie, w jakiej była przechowywana przez pracodawcę.

Wydawaną dokumentację pracowniczą prowadzoną w postaci elektronicznej przed wydaniem uporządkowuje się w sposób określony w projekcie rozporządzenia, tj.:

• każdy dokument zapisuje się w odrębnym pliku, zgodnie z zasadami dotyczącymi formatów plików oraz
• do każdego dokumentu przyporządkowuje się zestaw metadanych, zapisanych w odrębnym pliku XML.

PRZEPISY PRZEJŚCIOWE

Projektowane rozporządzenie, od dnia jego wejścia w życie, będzie miało zastosowanie zarówno do dokumentacji pracowniczej tworzonej dla nowozatrudnionych pracowników, jak również do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, którzy pozostają w stosunku pracy, w dniu wejścia w życie rozporządzenia.

Jednakże w przypadku dokumentacji prowadzonej w dniu wejścia w życie rozporządzenia, projektodawca wprowadza 12 miesięczny okres dla pracodawców, umożliwiający im dostosowanie sposobu i warunków jej prowadzenia i przechowywania do wymogów nowego rozporządzenia.

Do prowadzenia i przechowywania dotychczasowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, których stosunek pracy ustał przed dniem wejścia w życie rozporządzenia, stosuje się przepisy rozporządzenia, z wyjątkiem § 2 – 6, w których mowa o konieczności wprowadzenia dodatkowej części akt osobowych, tj. części D, konieczności poświadczania kopii i odpisów dokumentacji „za zgodność z oryginałem”, możliwości przechowywania dokumentacji w częściach powiązanych tematycznie, oraz dokumentach, które należy przechowywać w ewidencji czasu pracy; w tym zakresie stosuje się przepisy obowiązujące przed dniem wejścia w życie rozporządzenia.

Jeżeli do ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem dochodzi w przypadku, o którym mowa w art. 94(5) Kodeksu pracy, a rozwiązanie poprzedniego stosunku pracy z tym pracownikiem nastąpiło przed dniem wejścia w życie rozporządzenia, pracodawca dostosuje sposób prowadzenia dotychczasowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych tego pracownika do przepisów rozporządzenia, w okresie 3 miesięcy od dnia nawiązania stosunku pracy z tym pracownikiem.

Art. 94(5). [Kontynuowanie prowadzenia dotychczasowej dokumentacji pracowniczej w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy]

§ 1. W przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie, o którym mowa w art. 94 pkt 9b, pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej.

§ 2. W przypadku, o którym mowa w § 1, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł.

Jeżeli przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę następuje w okresie 12 miesięcy od dnia wejścia w życie rozporządzenia, a dotychczasowy pracodawca nie dostosował w tym okresie sposobu prowadzenia i warunków przechowywania dotychczasowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika do niniejszego rozporządzenia, nowy pracodawca dokonuje takiego dostosowania, w okresie 12 miesięcy od dnia przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę.

Rozporządzenie ma wejść w życie z dniem 1 stycznia 2019 r.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (EU) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, czyli RODO)

Projekt rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej z dnia 30.10.2018