REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dokumentacja pracownicza 2019 - akta w wersji elektronicznej

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Donata Hermann
ekspert ds. prawa i rynku pracy
Dokumentacja pracownicza 2019 - akta w wersji elektronicznej. /fot. Shutterstock
Dokumentacja pracownicza 2019 - akta w wersji elektronicznej. /fot. Shutterstock
fot. Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Zmiany w dokumentacji pracowniczej zaczną obowiązywać 1 stycznia 2019 r. Akta osobowe pracowników będzie można prowadzić i przechowywać w formie elektronicznej. Szczegółowe zasady określa projekt rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Jak zabezpieczyć elektroniczną dokumentację pracowniczą? Jak wprowadzić do e-akt dokumentację papierową?

Dokumentacja pracownicza - zmiany 2019

Art. 1 pkt 6 ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją uchyla z dniem 31 grudnia 2018 r. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

REKLAMA

W miejsce rozporządzenia z 1996 r. wejdzie w życie nowe rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej. Niniejszy artykuł został przygotowany w oparciu o projekt rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30.10.2018 w sprawie dokumentacji pracowniczej oraz przepisy Kodeksu pracy, które zaczną obowiązywać od 01.01.2019 na mocy ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Data publikacji artykułu: 4.12.2018

Ewentualne zmiany w treści rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej zostaną uwzględnione w odrębnej publikacji.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Nowe zasady prowadzenia i przechowywania.

Możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w wersji elektronicznej

W związku z wprowadzoną od 01.01.2019 możliwością prowadzenia dokumentacji pracowniczej w wersji elektronicznej, projekt rozporządzenia zawiera szczególne wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej.

Należy dodać, że możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w wersji elektronicznej wynika bezpośrednio z art. 1 pkt 3 ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Najwięcej artykułów o dokumentacji pracowniczej znajdziesz w dziale: Dokumentacja pracownicza

Art. 1. ustawy w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

W ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 108, 4, 138 i 305) wprowadza się następujące zmiany:

(…)

3)w art. 94 pkt 9a i 9b otrzymują brzmienie:

"9a) prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza);

9b) przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej;";

(…)

System teleinformatyczny

Zgodnie z projektem rozporządzenia, dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej jest prowadzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym zapewniającym:

  1. zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem;
  2. integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur;
  3. stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym;
  4. identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych;
  5. skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych, o których mowa w rozdziale 4 projektu;
  6. wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji w sposób, o którym mowa w rozdziale 4; projektu
  7. funkcjonalność wydruku dokumentacji.

System taki ma umożliwiać uprawnionym użytkownikom wyszukiwanie i przeglądanie dokumentacji, a także umożliwiać jej eksport i wydruk.

Zapewnienie możliwości „skutecznego wyszukiwania dokumentacji” w systemie teleinformatycznym, ma na celu wykluczenie stosowania systemów teleinformatycznych, w których dokumentacja byłaby gromadzona i przechowywana, ale jej odnajdywanie wymagałoby przeglądania kolejnych odwzorowań cyfrowych (skanów) zapisanych w folderze o przypadkowej nazwie i zapoznawania się z ich treścią. Taki sposób pracy w systemie byłby nie tylko czasochłonny, ale powodowałby jednocześnie niepotrzebne przeglądanie treści dokumentów, które nie stanowią celu wyszukiwania.

Natomiast określenie „funkcjonalność” odnoszące się do systemu teleinformatycznego jest zrozumiałe przede wszystkim dla twórców systemów i jest stosowane także w przepisach prawa np. w rozporządzeniu Ministra Zdrowia z dnia 9 listopada 2015 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania (§ 80 pkt 8), w rozporządzeniu Ministra Zdrowia z dnia 7 lipca 2016 r. w sprawie wydawania zezwoleń na obrót hurtowy środkami odurzającymi, substancjami psychotropowymi lub prekursorami kategorii 1 (§ 8 ust. 3 pkt 7), w ustawie z dnia 24 listopada 2017 r. o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych (art. 24 ust.10).

Zabezpieczona dokumentacja pracownicza

Dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci elektronicznej uważa się za zabezpieczoną, jeżeli w sposób ciągły są spełnione łącznie następujące warunki:

  1. jest zapewniona jej dostępność wyłącznie osobom upoważnionym;
  2. jest chroniona przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem;
  3. jej prowadzenie i przechowywanie odbywa się z zastosowaniem metod i środków ochrony dokumentacji, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana.

Wymóg stosowania „powszechnie uznawanych metod i środków ochrony dokumentacji” zamiast wskazania wprost jakie metody należy stosować wynika z potrzeby zapewnienia podmiotom przechowującym dokumentację możliwości stosowania rozwiązań uwzględniających aktualną wiedzę w tej dziedzinie i jednocześnie adekwatnych do posiadanych zasobów dokumentacji oraz zasobów sprzętu i oprogramowania. Szybkość zmian w technologiach cyfrowych powoduje, że wskazanie na jakiekolwiek rozwiązanie obecnie powszechnie uznawane za wystarczające mogłoby w niesprzyjających okolicznościach powodować albo narażenie dokumentacji na niebezpieczeństwo utraty, albo narażać podmiot przechowujący na niepotrzebne koszty w przypadku, gdyby stosowane przez ten podmiot metody były inne niż wskazane w rozporządzeniu, a mimo to wystarczające.

Zabezpieczenie dokumentacji pracowniczej prowadzonej i przechowywanej w postaci elektronicznej polega w szczególności na:

  1. systematycznym dokonywaniu analizy zagrożeń;
  2. opracowaniu i stosowaniu procedur zabezpieczania dokumentacji i systemów ich przetwarzania, w tym procedur dostępu, tworzenia kopii zapasowych oraz przechowywania;
  3. stosowaniu środków bezpieczeństwa adekwatnych do zagrożeń;
  4. bieżącym kontrolowaniu funkcjonowania wszystkich organizacyjnych i techniczno- informatycznych sposobów zabezpieczenia, a także okresowym dokonywaniu oceny skuteczności tych sposobów;
  5. przygotowaniu i realizacji planów przechowywania dokumentacji w długim czasie, w tym jej przenoszenia na nowe informatyczne nośniki danych i do nowych formatów danych, jeżeli tego wymaga zapewnienie ciągłości dostępu do dokumentacji.

Dokumentacja papierowa - odwzorowanie cyfrowe

Mimo, prowadzenia dokumentacji pracowniczej w wersji elektronicznej, pracodawca nadal będzie miał do czynienia z dokumentacją w wersji papierowej, choćby wtedy, gdy pracownik dostarczy do pracodawcy oświadczenie, wniosek lub jakiekolwiek pismo czy też kopię jakiegoś dokumentu.

W takim przypadku, gdy do dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej ma być dołączony dokument w postaci papierowej, osoba upoważniona przez pracodawcę sporządza odwzorowanie cyfrowe tego dokumentu, opatruje go kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy i umieszcza w dokumentacji pracowniczej, w sposób zapewniający czytelność, dostęp i spójność tej dokumentacji.

Pracodawca mimo prowadzenia dokumentacji pracowniczej w wersji elektronicznej, nadal będzie musiał wydawać pracownikowi egzemplarz pisma, np. dotyczący awansu czy też podwyżki. Pracownik w takim przypadku będzie odbierał dokument od pracodawcy w sposób i w terminie uzgodnionym z pracodawcą. W przypadku nieuzgodnienia z pracodawcą sposobu i terminu odbioru tego dokumentu albo jego nieodebrania przez pracownika, pracodawca będzie mógł zniszczyć ten dokument w sposób uniemożliwiający odtworzenie jego treści. Dla celów porządkowych, dobrą praktyką będzie umieszczenie stosownych zapisów w treści regulaminu pracy, tak aby pracownik nie miał wątpliwości w jaki sposób i w jakim terminie powinien odebrać egzemplarz kierowanego do niego pisma.

Zobacz również: Dostosowanie dokumentacji pracowniczej do nowych zasad po 1 stycznia 2019 r.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (EU) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, czyli RODO)

Projekt rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej z dnia 30.10.2018.

Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Waloryzacja emerytur i rent 2026: Projekt rozporządzenia Rady Ministrów już gotowy [RD216]

Rząd przygotował projekt rozporządzenia ws. waloryzacji emerytur i rent w 2026 roku [RD216]. Zgodnie z propozycją, świadczenia wzrosną jedynie o ustawowe minimum – 20% realnego wzrostu płac. Brak porozumienia w Radzie Dialogu Społecznego sprawił, że decyzję podjęła sama Rada Ministrów.

UE szykuje nowy wspólny dług i nowe podatki. Anna Bryłka alarmuje: to finansowa pułapka dla Polski i krok w stronę federalizacji Unii Europejskiej

Komisja Europejska chce wprowadzić nowe źródła dochodów budżetowych i zaciągnąć kolejny wspólny dług. posłanka do Parlamentu Europejskiego Anna Bryłka przestrzega: to zagrożenie dla suwerenności i budżetu Polski.

Który prezydent ułaskawił najwięcej osób?

Ile ułaskawień w ciągu swoich dwóch kadencji wydał Andrzej Duda? Który prezydent ułaskawił najwięcej osób? Ile było odmów ułaskawienia? Dane z kancelarii prezydenta.

Równa płaca dla kobiet i mężczyzn – nowe obowiązki, nowe możliwości dla controllingu

Nadchodzące zmiany prawne, wynikające z unijnej Dyrektywy o jawności wynagrodzeń (2023/970), wymuszają na firmach nie tylko zwiększenie przejrzystości w polityce płacowej, ale również wprowadzenie zupełnie nowych standardów raportowania i analizy danych personalnych. Eksperci firmy Controlling Systems wskazują, że to zadanie wymaga ścisłej współpracy działów HR, IT oraz controllingu, który coraz częściej wychodzi poza swoją tradycyjną rolę finansową i staje się strategicznym partnerem w zarządzaniu kapitałem ludzkim.

REKLAMA

Czy UE zakaże faktycznie używania kominków na drewno? Eksperci ostrzegają przed skutkami zmian w Ekoprojekcie

W Brukseli odbyło się 25 czerwca 2025 r. forum konsultacyjne Komisji Europejskiej poświęcone rewizji tzw. rozporządzenia ekoprojektu dla miejscowych ogrzewaczy pomieszczeń (MOP), czyli m.in. kominków, pieców i wkładów opalanych drewnem. Nowe propozycje zmian wzbudzają poważne kontrowersje i obawy wśród producentów, przedstawicieli organizacji branżowych oraz ekspertów, a przede wszystkim wśród użytkowników takich urządzeń. W opinii wielu uczestników spotkania, w tym reprezentantów polskiej branży, propozycje Komisji mogą w praktyce doprowadzić do likwidacji legalnego rynku urządzeń grzewczych na drewno w całej Unii Europejskiej.

Podwyżka minimalnej stawki godzinowej o zaledwie 90 groszy w 2026 roku wywołała burzę. Nawet pracodawcy są przeciwko propozycji rządu

Zaledwie 90 groszy więcej za godzinę pracy – tyle wynosi rządowa propozycja podwyżki stawki minimalnej na 2026 rok. „To wstyd, nie podwyżka” – grzmią związkowcy i ostrzegają: taka decyzja to cios w usługi publiczne i dalsze spłaszczanie płac. Nawet pracodawcy są przeciwko propozycji rządu.

Koniec z przerwą na papierosa (i e-papierosa) w miejscu pracy (nawet na takiego, który nie zawiera w swoim składzie nikotyny). Nowe przepisy, eliminujące nadużywaną przez pracowników lukę prawną, już obowiązują

W dniu 5 lipca 2025 r. weszły w życie przepisy, które zmieniły definicję papierosów elektronicznych (potocznie zwanych e-papierosami), obejmując nią również wyroby niezawierające w swoim składzie nikotyny. Tym samym – niemożliwym stało się „obchodzenie” przez pracowników zakazu palenia w pomieszczeniach zakładu pracy, zasłaniając się tym, że używane jest urządzenie z płynem beznikotynowym, czego – w praktyce – pracodawca nie mógł w żaden sposób zweryfikować.

Uwaga seniorzy: już nie na wnuczka, a na: reklamację w banku. Nowy rodzaj oszustwa

Uwaga seniorzy: już nie na wnuczka, a na: reklamację w banku. Na rynku pojawił się nowy rodzaj oszustwa. Polega ono na tym, że przestępcy oferują pomoc w próbie wyłudzenia środków od banku z tytułu rzekomych luk w jego systemach. W rzeczywistości żadnych luk nie ma, a osoba składająca wniosek reklamacyjny, oparty na nieistniejących podstawach, może zostać pociągnięta nawet do odpowiedzialności karnej.

REKLAMA

Koszty budowy domu jednorodzinnego 2025-2026. Jak zmieniają się ceny działek, materiałów budowlanych? Na czym można zaoszczędzić?

Czy w 2020 roku można było przewidzieć, że budowa domu w Polsce zdrożeje o blisko połowę w ciągu zaledwie pięciu kolejnych lat? Eksperci Extradom.pl przedstawili prognozy na najbliższą przyszłość, oparte o analizę kosztów budowy domu od 2021 do 2025 roku.

Ile zarabiają lekarze w publicznej służbie zdrowia? Od kilku tysięcy złotych na umowie o pracę do 100 tys. zł i więcej za jedną fakturę wystawioną szpitalowi

Lekarz w publicznym systemie ochrony zdrowia może liczyć na zarobki od kilku tysięcy złotych na umowie o pracę do 100 tys. zł i więcej za jedną fakturę wystawioną szpitalowi. Najmniej zarabiają lekarze na początku drogi zawodowej. Kontrowersje budzą niektóre kontrakty lekarzy specjalistów.

REKLAMA