REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dokumentacja pracownicza 2019 - akta w wersji elektronicznej

Donata Hermann
ekspert ds. prawa i rynku pracy
Dokumentacja pracownicza 2019 - akta w wersji elektronicznej. /fot. Shutterstock
Dokumentacja pracownicza 2019 - akta w wersji elektronicznej. /fot. Shutterstock
fot. Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Zmiany w dokumentacji pracowniczej zaczną obowiązywać 1 stycznia 2019 r. Akta osobowe pracowników będzie można prowadzić i przechowywać w formie elektronicznej. Szczegółowe zasady określa projekt rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Jak zabezpieczyć elektroniczną dokumentację pracowniczą? Jak wprowadzić do e-akt dokumentację papierową?

Dokumentacja pracownicza - zmiany 2019

Art. 1 pkt 6 ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją uchyla z dniem 31 grudnia 2018 r. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

REKLAMA

W miejsce rozporządzenia z 1996 r. wejdzie w życie nowe rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej. Niniejszy artykuł został przygotowany w oparciu o projekt rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30.10.2018 w sprawie dokumentacji pracowniczej oraz przepisy Kodeksu pracy, które zaczną obowiązywać od 01.01.2019 na mocy ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Data publikacji artykułu: 4.12.2018

Ewentualne zmiany w treści rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej zostaną uwzględnione w odrębnej publikacji.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Nowe zasady prowadzenia i przechowywania.

Możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w wersji elektronicznej

W związku z wprowadzoną od 01.01.2019 możliwością prowadzenia dokumentacji pracowniczej w wersji elektronicznej, projekt rozporządzenia zawiera szczególne wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej.

Należy dodać, że możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w wersji elektronicznej wynika bezpośrednio z art. 1 pkt 3 ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Najwięcej artykułów o dokumentacji pracowniczej znajdziesz w dziale: Dokumentacja pracownicza

Art. 1. ustawy w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

W ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 108, 4, 138 i 305) wprowadza się następujące zmiany:

(…)

3)w art. 94 pkt 9a i 9b otrzymują brzmienie:

"9a) prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza);

9b) przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej;";

(…)

System teleinformatyczny

Zgodnie z projektem rozporządzenia, dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej jest prowadzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym zapewniającym:

  1. zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem;
  2. integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur;
  3. stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym;
  4. identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych;
  5. skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych, o których mowa w rozdziale 4 projektu;
  6. wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji w sposób, o którym mowa w rozdziale 4; projektu
  7. funkcjonalność wydruku dokumentacji.

System taki ma umożliwiać uprawnionym użytkownikom wyszukiwanie i przeglądanie dokumentacji, a także umożliwiać jej eksport i wydruk.

Zapewnienie możliwości „skutecznego wyszukiwania dokumentacji” w systemie teleinformatycznym, ma na celu wykluczenie stosowania systemów teleinformatycznych, w których dokumentacja byłaby gromadzona i przechowywana, ale jej odnajdywanie wymagałoby przeglądania kolejnych odwzorowań cyfrowych (skanów) zapisanych w folderze o przypadkowej nazwie i zapoznawania się z ich treścią. Taki sposób pracy w systemie byłby nie tylko czasochłonny, ale powodowałby jednocześnie niepotrzebne przeglądanie treści dokumentów, które nie stanowią celu wyszukiwania.

Natomiast określenie „funkcjonalność” odnoszące się do systemu teleinformatycznego jest zrozumiałe przede wszystkim dla twórców systemów i jest stosowane także w przepisach prawa np. w rozporządzeniu Ministra Zdrowia z dnia 9 listopada 2015 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania (§ 80 pkt 8), w rozporządzeniu Ministra Zdrowia z dnia 7 lipca 2016 r. w sprawie wydawania zezwoleń na obrót hurtowy środkami odurzającymi, substancjami psychotropowymi lub prekursorami kategorii 1 (§ 8 ust. 3 pkt 7), w ustawie z dnia 24 listopada 2017 r. o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych (art. 24 ust.10).

Zabezpieczona dokumentacja pracownicza

Dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci elektronicznej uważa się za zabezpieczoną, jeżeli w sposób ciągły są spełnione łącznie następujące warunki:

  1. jest zapewniona jej dostępność wyłącznie osobom upoważnionym;
  2. jest chroniona przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem;
  3. jej prowadzenie i przechowywanie odbywa się z zastosowaniem metod i środków ochrony dokumentacji, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana.

Wymóg stosowania „powszechnie uznawanych metod i środków ochrony dokumentacji” zamiast wskazania wprost jakie metody należy stosować wynika z potrzeby zapewnienia podmiotom przechowującym dokumentację możliwości stosowania rozwiązań uwzględniających aktualną wiedzę w tej dziedzinie i jednocześnie adekwatnych do posiadanych zasobów dokumentacji oraz zasobów sprzętu i oprogramowania. Szybkość zmian w technologiach cyfrowych powoduje, że wskazanie na jakiekolwiek rozwiązanie obecnie powszechnie uznawane za wystarczające mogłoby w niesprzyjających okolicznościach powodować albo narażenie dokumentacji na niebezpieczeństwo utraty, albo narażać podmiot przechowujący na niepotrzebne koszty w przypadku, gdyby stosowane przez ten podmiot metody były inne niż wskazane w rozporządzeniu, a mimo to wystarczające.

Zabezpieczenie dokumentacji pracowniczej prowadzonej i przechowywanej w postaci elektronicznej polega w szczególności na:

  1. systematycznym dokonywaniu analizy zagrożeń;
  2. opracowaniu i stosowaniu procedur zabezpieczania dokumentacji i systemów ich przetwarzania, w tym procedur dostępu, tworzenia kopii zapasowych oraz przechowywania;
  3. stosowaniu środków bezpieczeństwa adekwatnych do zagrożeń;
  4. bieżącym kontrolowaniu funkcjonowania wszystkich organizacyjnych i techniczno- informatycznych sposobów zabezpieczenia, a także okresowym dokonywaniu oceny skuteczności tych sposobów;
  5. przygotowaniu i realizacji planów przechowywania dokumentacji w długim czasie, w tym jej przenoszenia na nowe informatyczne nośniki danych i do nowych formatów danych, jeżeli tego wymaga zapewnienie ciągłości dostępu do dokumentacji.

Dokumentacja papierowa - odwzorowanie cyfrowe

Mimo, prowadzenia dokumentacji pracowniczej w wersji elektronicznej, pracodawca nadal będzie miał do czynienia z dokumentacją w wersji papierowej, choćby wtedy, gdy pracownik dostarczy do pracodawcy oświadczenie, wniosek lub jakiekolwiek pismo czy też kopię jakiegoś dokumentu.

W takim przypadku, gdy do dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej ma być dołączony dokument w postaci papierowej, osoba upoważniona przez pracodawcę sporządza odwzorowanie cyfrowe tego dokumentu, opatruje go kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy i umieszcza w dokumentacji pracowniczej, w sposób zapewniający czytelność, dostęp i spójność tej dokumentacji.

Pracodawca mimo prowadzenia dokumentacji pracowniczej w wersji elektronicznej, nadal będzie musiał wydawać pracownikowi egzemplarz pisma, np. dotyczący awansu czy też podwyżki. Pracownik w takim przypadku będzie odbierał dokument od pracodawcy w sposób i w terminie uzgodnionym z pracodawcą. W przypadku nieuzgodnienia z pracodawcą sposobu i terminu odbioru tego dokumentu albo jego nieodebrania przez pracownika, pracodawca będzie mógł zniszczyć ten dokument w sposób uniemożliwiający odtworzenie jego treści. Dla celów porządkowych, dobrą praktyką będzie umieszczenie stosownych zapisów w treści regulaminu pracy, tak aby pracownik nie miał wątpliwości w jaki sposób i w jakim terminie powinien odebrać egzemplarz kierowanego do niego pisma.

Zobacz również: Dostosowanie dokumentacji pracowniczej do nowych zasad po 1 stycznia 2019 r.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (EU) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, czyli RODO)

Projekt rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej z dnia 30.10.2018.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Wynagrodzenie minimalne 2023 [quiz]
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/15
Kiedy będą miały miejsce podwyżki minimalnego wynagrodzenia w 2023 roku?
od 1 stycznia i od 1 lipca
od 1 stycznia i od 1 czerwca
od 1 lutego i od 1 lipca
Następne
Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Co w sytuacji gdy renta wdowia przekroczy limit?

Renta wdowia jest ograniczona limitem ustawowym. Wysokość tego nowego świadczenia dla wdów i wdowców nie może przekroczyć trzykrotności najniższej emerytury. Co będzie się działo w sytuacji gdy renta wdowia przekroczy ten limit? Co wtedy zrobi ZUS?

Nie tylko bon energetyczny. ZUS wypłaca także ryczałt energetyczny. Jak go uzyskać?

Do 30 września 2024 r. można składać wnioski o bon energetyczny. Nie jest to jedyne świadczenie, które ma łagodzić wysokie koszty energii. Co miesiąc ZUS wypłaca uprawnionym niemal 300 zł ryczałtu energetycznego.

MRPiPS pracuje nad przepisami, które usprawnią proces orzekania o niepełnosprawności

Resort rodziny, pracy i polityki społecznej pracuje nad projektem zmian w ustawie o rehabilitacji, które mają przyczynić się do usprawnienia pracy zespołów do spraw orzekania o niepełnosprawności. Regulacja zakłada też m.in. rozszerzenie miejsc wstępu z psem asystującym.

Od 1 października rusza program Aktywny Rodzic. Wnioski o świadczenia można składać do ZUS

Od 1 października 2024 roku ruszy program Aktywny Rodzic, który wprowadza nowe świadczenia pieniężne dla rodzin. Program ma ułatwić rodzicom pogodzenie zadań związanych z rodzicielstwem i aktywizacją zawodową. Wnioski o świadczenia można składać do ZUS od 1 października 2024 r.

REKLAMA

Rusza operacja „Feniks”. Szef MON Władysław Kosiniak-Kamysz wyjaśnia

Szef MON Władysław Kosiniak-Kamysz przekazał, że rozpoczęta w poniedziałek 23 września operacja „Feniks” dotyczy zaangażowania wojska w odbudowę zalanych terenów, zabezpieczenia przesiąkniętych wałów po przejściu fali. Wydzielono 25 706 żołnierzy.

Wyrok za szabrownictwo: Sąd w Głubczycach skazał na 8 miesięcy pozbawienia wolności oraz grzywny w wysokości 4 i 6 tysięcy złotych

Szabrownictwo po powodzi. Na kary ośmiu miesięcy pozbawienia wolności skazał Sąd Rejonowy w Prudniku dwóch mężczyzn, którzy podczas powodzi w Głuchołazach ukradli garaż powodzianina. Wyrok jest nieprawomocny.

Duże zmiany dla niepełnosprawnych w 2025 roku. Zmiana zasad orzekania, weryfikacja ważności orzeczenia, maksymalne terminy rozpatrywania wniosków, przedłużenie ważności kart parkingowych

Doprecyzowane będą przepisy dotyczące procedury rozpatrywania wniosków o uzyskanie orzeczenia o niepełnosprawności albo o stopniu niepełnosprawności. Wniosek taki będzie musiał być rozpatrzony nie dłużej niż w 3 miesiące w I instancji i nie dłużej niż 2 miesiące w przypadku odwołania do II instancji. Na rok 2025 będzie rozszerzona możliwość ustalania poziomu potrzeby wsparcia od dnia złożenia wniosku. Ponadto nowe przepisy określą możliwość wydłużenia ważności kart parkingowych w związku z wydłużonym zachowaniem ważności dotychczasowych orzeczeń o niepełnosprawności. Nowością będą też przepisy pozwalające na weryfikację ważności orzeczenia o niepełnosprawności. To nie wszystkie zmiany jakie wynikają z opublikowanych 23 września 2024 r. założeń nowelizacji ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Nowe przepisy wejdą w życie najprawdopodobniej w 2025 roku.

Zmiany w terminach wypłaty emerytur w październiku 2024 r. Sprawdź, kiedy będą przelewy, a kiedy przekazy i kto dostanie dwa świadczenia

Zmiany w terminach wypłaty emerytur. W październiku 2024 r. Sprawdź, kiedy będą przelewy, a kiedy przekazy pocztowe i kto dostanie dwa świadczenia w jednym miesiącu. Sprawę determinuje nie tylko kalendarz, ale i powódź.

REKLAMA

Pobrane RKO a babciowe, aktywnie w żłobku i aktywnie w domu [Przykład]

Czy rodzice, którzy mają już pobrane RKO w pełnej kwocie mogą wnioskować o babciowe, aktywnie w żłobku lub aktywnie w domu? Czy pobranie 12 tys. zł wyklucza możliwość pobierania świadczeń z nowego programu "Aktywny rodzic"?

Obowiązkowe badania lekarskie dla myśliwych – kontrowersje wokół propozycji Ministerstwa Klimatu i Środowiska

Wiceminister klimatu i środowiska zasugerował, że myśliwi powinni przechodzić obowiązkowe badania lekarskie co 4-5 lat, podobnie jak kierowcy, żołnierze czy policjanci. Argumentował to bezpieczeństwem publicznym, przywołując niedawne tragiczne wypadki z udziałem myśliwych. Propozycję popiera również minister klimatu Paulina Hennig-Kloska. Pomysł jednak spotkał się ze sprzeciwem myśliwych.

REKLAMA