REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dokumentacja pracownicza 2019 - akta w wersji elektronicznej

Donata Hermann
ekspert ds. prawa i rynku pracy
Dokumentacja pracownicza 2019 - akta w wersji elektronicznej. /fot. Shutterstock
Dokumentacja pracownicza 2019 - akta w wersji elektronicznej. /fot. Shutterstock
fot. Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Zmiany w dokumentacji pracowniczej zaczną obowiązywać 1 stycznia 2019 r. Akta osobowe pracowników będzie można prowadzić i przechowywać w formie elektronicznej. Szczegółowe zasady określa projekt rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Jak zabezpieczyć elektroniczną dokumentację pracowniczą? Jak wprowadzić do e-akt dokumentację papierową?

Dokumentacja pracownicza - zmiany 2019

Art. 1 pkt 6 ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją uchyla z dniem 31 grudnia 2018 r. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

REKLAMA

W miejsce rozporządzenia z 1996 r. wejdzie w życie nowe rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej. Niniejszy artykuł został przygotowany w oparciu o projekt rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30.10.2018 w sprawie dokumentacji pracowniczej oraz przepisy Kodeksu pracy, które zaczną obowiązywać od 01.01.2019 na mocy ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Data publikacji artykułu: 4.12.2018

Ewentualne zmiany w treści rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej zostaną uwzględnione w odrębnej publikacji.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Nowe zasady prowadzenia i przechowywania.

Możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w wersji elektronicznej

W związku z wprowadzoną od 01.01.2019 możliwością prowadzenia dokumentacji pracowniczej w wersji elektronicznej, projekt rozporządzenia zawiera szczególne wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej.

Należy dodać, że możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w wersji elektronicznej wynika bezpośrednio z art. 1 pkt 3 ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Najwięcej artykułów o dokumentacji pracowniczej znajdziesz w dziale: Dokumentacja pracownicza

Art. 1. ustawy w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

W ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 108, 4, 138 i 305) wprowadza się następujące zmiany:

(…)

3)w art. 94 pkt 9a i 9b otrzymują brzmienie:

"9a) prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza);

9b) przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej;";

(…)

System teleinformatyczny

Zgodnie z projektem rozporządzenia, dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej jest prowadzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym zapewniającym:

  1. zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem;
  2. integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur;
  3. stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym;
  4. identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych;
  5. skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych, o których mowa w rozdziale 4 projektu;
  6. wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji w sposób, o którym mowa w rozdziale 4; projektu
  7. funkcjonalność wydruku dokumentacji.

System taki ma umożliwiać uprawnionym użytkownikom wyszukiwanie i przeglądanie dokumentacji, a także umożliwiać jej eksport i wydruk.

Zapewnienie możliwości „skutecznego wyszukiwania dokumentacji” w systemie teleinformatycznym, ma na celu wykluczenie stosowania systemów teleinformatycznych, w których dokumentacja byłaby gromadzona i przechowywana, ale jej odnajdywanie wymagałoby przeglądania kolejnych odwzorowań cyfrowych (skanów) zapisanych w folderze o przypadkowej nazwie i zapoznawania się z ich treścią. Taki sposób pracy w systemie byłby nie tylko czasochłonny, ale powodowałby jednocześnie niepotrzebne przeglądanie treści dokumentów, które nie stanowią celu wyszukiwania.

Natomiast określenie „funkcjonalność” odnoszące się do systemu teleinformatycznego jest zrozumiałe przede wszystkim dla twórców systemów i jest stosowane także w przepisach prawa np. w rozporządzeniu Ministra Zdrowia z dnia 9 listopada 2015 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania (§ 80 pkt 8), w rozporządzeniu Ministra Zdrowia z dnia 7 lipca 2016 r. w sprawie wydawania zezwoleń na obrót hurtowy środkami odurzającymi, substancjami psychotropowymi lub prekursorami kategorii 1 (§ 8 ust. 3 pkt 7), w ustawie z dnia 24 listopada 2017 r. o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych (art. 24 ust.10).

Zabezpieczona dokumentacja pracownicza

Dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci elektronicznej uważa się za zabezpieczoną, jeżeli w sposób ciągły są spełnione łącznie następujące warunki:

  1. jest zapewniona jej dostępność wyłącznie osobom upoważnionym;
  2. jest chroniona przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem;
  3. jej prowadzenie i przechowywanie odbywa się z zastosowaniem metod i środków ochrony dokumentacji, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana.

Wymóg stosowania „powszechnie uznawanych metod i środków ochrony dokumentacji” zamiast wskazania wprost jakie metody należy stosować wynika z potrzeby zapewnienia podmiotom przechowującym dokumentację możliwości stosowania rozwiązań uwzględniających aktualną wiedzę w tej dziedzinie i jednocześnie adekwatnych do posiadanych zasobów dokumentacji oraz zasobów sprzętu i oprogramowania. Szybkość zmian w technologiach cyfrowych powoduje, że wskazanie na jakiekolwiek rozwiązanie obecnie powszechnie uznawane za wystarczające mogłoby w niesprzyjających okolicznościach powodować albo narażenie dokumentacji na niebezpieczeństwo utraty, albo narażać podmiot przechowujący na niepotrzebne koszty w przypadku, gdyby stosowane przez ten podmiot metody były inne niż wskazane w rozporządzeniu, a mimo to wystarczające.

Zabezpieczenie dokumentacji pracowniczej prowadzonej i przechowywanej w postaci elektronicznej polega w szczególności na:

  1. systematycznym dokonywaniu analizy zagrożeń;
  2. opracowaniu i stosowaniu procedur zabezpieczania dokumentacji i systemów ich przetwarzania, w tym procedur dostępu, tworzenia kopii zapasowych oraz przechowywania;
  3. stosowaniu środków bezpieczeństwa adekwatnych do zagrożeń;
  4. bieżącym kontrolowaniu funkcjonowania wszystkich organizacyjnych i techniczno- informatycznych sposobów zabezpieczenia, a także okresowym dokonywaniu oceny skuteczności tych sposobów;
  5. przygotowaniu i realizacji planów przechowywania dokumentacji w długim czasie, w tym jej przenoszenia na nowe informatyczne nośniki danych i do nowych formatów danych, jeżeli tego wymaga zapewnienie ciągłości dostępu do dokumentacji.

Dokumentacja papierowa - odwzorowanie cyfrowe

Mimo, prowadzenia dokumentacji pracowniczej w wersji elektronicznej, pracodawca nadal będzie miał do czynienia z dokumentacją w wersji papierowej, choćby wtedy, gdy pracownik dostarczy do pracodawcy oświadczenie, wniosek lub jakiekolwiek pismo czy też kopię jakiegoś dokumentu.

W takim przypadku, gdy do dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej ma być dołączony dokument w postaci papierowej, osoba upoważniona przez pracodawcę sporządza odwzorowanie cyfrowe tego dokumentu, opatruje go kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy i umieszcza w dokumentacji pracowniczej, w sposób zapewniający czytelność, dostęp i spójność tej dokumentacji.

Pracodawca mimo prowadzenia dokumentacji pracowniczej w wersji elektronicznej, nadal będzie musiał wydawać pracownikowi egzemplarz pisma, np. dotyczący awansu czy też podwyżki. Pracownik w takim przypadku będzie odbierał dokument od pracodawcy w sposób i w terminie uzgodnionym z pracodawcą. W przypadku nieuzgodnienia z pracodawcą sposobu i terminu odbioru tego dokumentu albo jego nieodebrania przez pracownika, pracodawca będzie mógł zniszczyć ten dokument w sposób uniemożliwiający odtworzenie jego treści. Dla celów porządkowych, dobrą praktyką będzie umieszczenie stosownych zapisów w treści regulaminu pracy, tak aby pracownik nie miał wątpliwości w jaki sposób i w jakim terminie powinien odebrać egzemplarz kierowanego do niego pisma.

Zobacz również: Dostosowanie dokumentacji pracowniczej do nowych zasad po 1 stycznia 2019 r.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (EU) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, czyli RODO)

Projekt rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej z dnia 30.10.2018.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Wynagrodzenie minimalne 2023 [quiz]
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/15
Kiedy będą miały miejsce podwyżki minimalnego wynagrodzenia w 2023 roku?
od 1 stycznia i od 1 lipca
od 1 stycznia i od 1 czerwca
od 1 lutego i od 1 lipca
Następne
Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Walizki spakowane, a szef cofnął zgodę na urlop. Czy pracodawca może zmienić zdanie w sprawie urlopu? Jakie prawa ma pracownik?

Walizki spakowane, a szef cofnął zgodę na urlop. Czy tak wolno? Jakie prawa ma pracownik? Wystartowały wakacje 2024, a wraz z nimi pojawiły się problemy.

Zachowek 2024, czy można dostać bez sądu, kto z najbliższych krewnych teraz nie ma prawa do pieniędzy po zmarłym

Zmiany w prawie teraz ułatwiają pozbawienie zachowku nawet najbliższego krewnego – przez samego spadkodawcę jak i innych krewnych. Ale z drugiej strony nie trzeba iść od razu do sądu, by zachowek wyegzekwować. Warto zacząć od wezwania do zapłaty, by pozew złożyć dopiero gdy nie poskutkuje.

Będzie likwidacja ubezwłasnowolnienia. W 2025 roku nowelizacja kodeksu cywilnego. W zamian kurator i pełnomocnictwo na wypadek niepełnosprawności

W wykazie prac legislacyjnych i programowych opublikowano 24 czerwca 2024 r. założenia nowelizacji kodeksu cywilnego, której celem jest zniesienie ubezwłasnowolnienia. W zamian zostaną wprowadzone przepisy określające zasady wspieranego podejmowania decyzji oraz pełnomocnictwa rejestrowego na wypadek przyszłej niepełnosprawności. Projekt nowelizacji kodeksu cywilnego ma zostać przyjęty przez Radę Ministrów w II. kwartale 2025 r.

NSA: Pampersowanie a świadczenie pielęgnacyjne 2988 zł. Trudno się zgodzić z WSA i MOPS

MOPS znalazły przesłankę (zdaniem opiekunów pretekst) do odmowy przyznania świadczenia pielęgnacyjnego. Urzędnicy przeprowadzają wywiad środowiskowy. Skrupulatnie opisują czynności możliwe do wykonania przez starsze osoby z niepełnosprawnościami. I wykazują w wywiadach, że wcale nie wymagają one opieki.

REKLAMA

Ustawa dla frankowiczów – jesienią 2024 r. MS pokaże projekt. Specjalna procedura w sądzie i modelowy wzorzec ugody z bankiem

W Ministerstwie Sprawiedliwości rozpoczynają się prace nad projektem ustawy, która ma usprawnić rozpatrywanie sporów frankowiczów z bankami w sądach. "Mam nadzieję, że już jesienią pokażemy ten projekt" - poinformowała 25 czerwca 2024 r. Aneta Wiewiórowska-Domagalska - pełnomocniczka Ministra Sprawiedliwości zajmująca się tą kwestią.

Ukraina na drodze do UE. Negocjacje rozpoczęte. Historyczna data 25 czerwca

Unia Europejska we wtorek 25 czerwca 2024 r. w Luksemburgu zainaugurowała negocjacje akcesyjne z Ukrainą. "To historyczny moment dla nas wszystkich i kamień milowy w naszych stosunkach" - powiedziała szefowa MSZ Belgii Hadja Lahbib, wypowiadając się w imieniu UE. Początek negocjacji w sprawie akcesji Ukrainy do Unii Europejskiej to historyczny dzień; Ukraina nigdy nie zboczy z drogi integracji Europejskiej – oświadczył tego samego dnia prezydent Wołodymyr Zełenski.

Sygnaliści 2024. Odpowiedzi na najważniejsze pytania

24 czerwca 2024 r. została opublikowana ustawa o ochronie sygnalistów. Czy każdy może być sygnalistą? O jakich terminach warto pamiętać? Co z karami za brak procedur? Odpowiadamy na podstawowe pytania.

Sygnaliści – nareszcie mamy ustawę

Sygnaliści - nareszcie jest ustawa. Publikacja ustawy o ochronie sygnalistów w Dzienniku Ustaw miała miejsce 24 czerwca 2024 r. Kim może być sygnalista i co może zgłaszać? Co to są działania odwetowe i jakie mogą być ich przykłady? Co przysługuje pracownikowi sygnaliście za działania odwetowe pracodawcy?

REKLAMA

Od 1 lipca 2024 r. nie założysz zbiórki charytatywnej na Facebooku i Instagramie. Jak sobie poradzić?

Od 1 lipca 2024 r. Facebook i Instagram przestaną umożliwiać zakładanie zbiórek charytatywnych. Będą za to kierowały użytkowników do zewnętrznych serwisów ze zbiórkami. W praktyce oznacza, że organizacje powinny obecnie przenosić swoje zrzutki na serwisy crowdfundingowe takie jak Pomagam.pl. W tym wyzwaniu jest ogromna szansa dla organizacji pozarządowych na rozwój profesjonalnych działań crowdfundingowych. Sprawdź, jak przygotować się na nadchodzące zmiany.

Świadczenie wspierające – terminy wypłat, punktacja

Kiedy jest termin wypłaty świadczenia wspierającego dla niepełnosprawnych z ZUS? Ile wynosi świadczenie wspierające? Jaka jest punktacja?

REKLAMA