Zmiany w dokumentacji pracowniczej 2019
Zmiany w dokumentacji pracowniczej obejmują głównie: elektronizację postaci przechowywania dokumentów oraz skrócenie z 50 do 10 lat okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Jesteś pracodawcą i chciałbyś uniknąć uciążliwości związanych z prowadzeniem papierowej dokumentacji pracowniczej? Od 1 stycznia 2019 r. weszły w życie przepisy, które wprowadzają wiele ułatwień dotyczących akt pracowniczych.
Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Prowadzenie i przechowywanie po zmianach od 1 stycznia 2019 r.
e-Akta – przechowywanie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej
Zmiany przepisów dają pracodawcy możliwość wyboru postaci przechowywania dokumentacji pracowniczej (dotychczas obowiązkowa była papierowa postać). Obecnie pracodawca sam decyduje, czy chce archiwizować dokumenty w postaci papierowej, czy elektronicznej. Można zamienić prowadzoną dokumentację papierową na elektroniczną.
Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej do 10 lat
Pracodawcy mieli obowiązek przechowywania przez 50 lat dokumentacji pracowniczej. Nowe przepisy skracają okres obowiązkowego przechowywania dokumentacji nowych pracowników z 50 lat do 10-ciu.
Ułatwienie to dotyczy akt pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r.
Dzięki nowym przepisom będzie można również skrócić okres przechowywania dokumentów pracowniczych osób zatrudnionych w latach 1999 - 2018. Warunkiem skrócenia okresu przechowywania będzie złożenie przez pracodawcę do ZUS:
- oświadczenia o zamiarze przekazania raportów informacyjnych za wszystkich pracowników i zleceniobiorców, których zatrudnił w latach 1999 – 2018
- raportów informacyjnych za wszystkich pracowników i zleceniobiorców, których zatrudnił w latach 1999 – 2018.
Dokumentacja pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. będzie przechowywana na dotychczasowych zasadach, czyli 50 lat.
Inne zmiany
Od 1 stycznia 2019 roku pracodawca będzie przekazywał do ZUS:
- imienny raport miesięczny (ZUS RPA) z danymi o przychodach ubezpieczonego i wykonywaniu pracy nauczycielskiej (będzie wysyłany w określonych okolicznościach)
- po zakończeniu stosunku pracy, formularz wyrejestrowania (ZUS ZWUA) rozszerzony o datę, tryb rozwiązania stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informację z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany.
Dodatkowe informacje
Od stycznia 2019 roku zmienią się również zasady dotyczące wypłaty wynagrodzenia pracownikom. Podstawową formą będzie wpłata na konto pracownika.
Podstawa prawna
Źródło: biznes.gov.pl