REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zmiany w dokumentacji pracowniczej od 1 stycznia 2019 r.

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Dziennik Gazeta Prawna
Największy polski dziennik prawno-gospodarczy
Łukasz Guza
Łukasz Guza
Zmiany w dokumentacji pracowniczej od 1 stycznia 2019 r. / fot. Shutterstock
Zmiany w dokumentacji pracowniczej od 1 stycznia 2019 r. / fot. Shutterstock
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Zmiany w dokumentacji pracowniczej weszły w życie z dniem 1 stycznia 2019 r. Dokumentację pracowniczą można prowadzić w wersji elektronicznej. Skrócono obowiązek przechowywania jej do 10 lat. Ponadto gromadzić należy także wnioski urlopowe, listy obecności czy skierowania na badania lekarskie. Jakie wątpliwości powstają w związku z nowymi przepisami?

Przechowywanie list obecności i wniosków urlopowych

Firmy mają gromadzić m.in. wnioski urlopowe i informacje o godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy przez zatrudnionego w danym dniu. Jeśli chcą, mogą zdigitalizować ich papierową wersję.

REKLAMA

Dokumentację pracowniczą trzeba przechowywać przez 10 lat od zakończenia zatrudnienia. Firmy mogą prowadzić ją w formie papierowej lub elektronicznej. Od 1 stycznia powinny też gromadzić m.in. skierowania na badania lekarskie i wnioski urlopowe. Takie zmiany wynikają z ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. poz. 357) oraz z rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369). Weszły one w życie 1 stycznia 2019 r.

Krócej, dłużej

Zgodnie z ustawą pracodawca ma przechowywać dokumentację pracowniczą przez okres zatrudnienia, a także przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres jej przechowywania (lub dokumenty stanowią lub mogą stanowić dowód w toczącym się postępowaniu). To istotne ułatwienie dla zatrudniających, bo obecnie – co do zasady – muszą składować akta przez 50 lat. Jednak trzeba zauważyć, że zgodnie z nowymi przepisami dokumentacja pracownicza obejmuje nie tylko akta osobowe, ale też dokumenty związane ze stosunkiem pracy (m.in. ewidencję czasu pracy).

Polecamy produkt: Multimedialny pakiet wiedzy: 6 kluczowych zmian 2019 – KADRY.

Zatem je również trzeba przechowywać przez 10 lat od zakończenia zatrudnienia. Do tej pory były one najczęściej przechowywane przez trzy lata, czyli do momentu przedawnienia ewentualnych roszczeń ze stosunku pracy – tłumaczy dr Magdalena Zwolińska, adwokat i partner w kancelarii NGL Legal.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Nowe przepisy umożliwiają też długo wyczekiwaną digitalizację dokumentacji. Firma może prowadzić ją w formie elektronicznej lub papierowej (wybór należy do pracodawcy).

Problemy wywołuje użycie spójnika „lub”. Sugeruje to, że dokumentacja ma być albo wyłącznie papierowa, albo elektroniczna. To jednak jest nieracjonalne, bo np. jeśli pracodawca zdecyduje się na formę papierową, to wnioski urlopowe, które dziś często są wysyłane e-mailem, trzeba byłoby znów wypełniać pisemnie – tłumaczy mec. Zwolińska.

Teoretycznie sama digitalizacja ma być prosta. Wystarczy zeskanowanie dokumentu i opatrzenie go podpisem elektronicznym pracodawcy. Jednak wymogi (np. dotyczące bezpieczeństwa i ochrony przed nieuprawnionym dostępem), jakie mają spełniać akta w wersji elektronicznej, mogą zniechęcić zatrudniających. – W przypadku większych firm konieczne wydaje się opracowanie odrębnego systemu elektronicznego, a to kosztuje. Na dodatek niektóre przepisy wciąż przewidują tworzenie dokumentów w formie papierowej, co oznaczałoby konieczność ciągłego ich digitilizowania. Sądzę, że większość pracodawców na razie pozostanie przy formie papierowej i będzie obserwować skutki przekształcania formy akt w tych firmach, które jednak na to się zdecydują – wskazuje Alina Giżejowska, radca prawny i partner w kancelarii Sobczyk i Współpracownicy.

Ustawa zakłada też istotną zmianę w zakresie wynagrodzeń. Co do zasady pensja ma być wpłacana na rachunek bankowy pracownika, a do jego rąk własnych – tylko jeśli złoży wniosek w tej sprawie (odwrotna zasada do tej obowiązującej obecnie).

Mniej, więcej

Wiele nowych rozwiązań i wymogów dla firm wynika też ze wspomnianego rozporządzenia. Konieczne jest m.in. utworzenie nowej części akt osobowych (D), w których należy gromadzić dokumenty związane z poniesieniem odpowiedzialności porządkowej lub dyscyplinarnej przez pracownika. Rozszerzona została też lista dokumentów, jakie trzeba przechowywać w pozostałych częściach. Dla przykładu konieczne jest m.in. gromadzenie skierowań na badania lekarskie (w zależności od rodzaju i momentu badania w części A lub B) oraz oświadczeń o zapoznaniu się pracownika z zakresem informacji objętych tajemnicą przedsiębiorstwa (część B). Bardziej istotne znaczenie mają zmiany dotyczące dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy (firma ma ją prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika). Konieczne jest m.in. gromadzenie dokumentów dotyczących ubiegania się i korzystania z urlopów wypoczynkowych (czyli także wniosków urlopowych). Z kolei ewidencja czasu pracy ma zawierać m.in. informację o godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy przez zatrudnionego w danym dniu. – Ułatwi to wykazywanie pracy w godzinach nadliczbowych i nadzór ze strony Państwowej Inspekcji Pracy. Ale dla firm to nowy, trudny do realizacji obowiązek – zauważa mec. Zwolińska.

To rozwiązanie nie uwzględnia też niestandardowych systemów czasu pracy.

Powstaje wątpliwość co do tego, jak godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy mają być określane w przypadku np. zadaniowego czasu pracy lub elastycznego rozkładu, określającego jedynie przedział czasu, w którym pracownik ma rozpocząć wykonywanie obowiązków – podkreśla mec. Giżejowska.

Nowe zasady prowadzenia dokumentacji obejmują obowiązkowo jedynie nowo zatrudnionych pracowników, czyli przyjętych od 1 stycznia 2019 r. W przypadku tych, którzy w tym dniu są już zatrudnieni, dotychczas zgromadzone dokumenty można pozostawić bez zmian (ich nowe rozporządzenie nie dotyczy; firma może je dostosować do nowych przepisów, jeśli sama tak zdecyduje). Ale kolejne akta (gromadzone od 1 stycznia 2019 r.) trzeba już obligatoryjnie przechowywać na nowych zasadach.

W praktyce kadrowe powinny więc oznaczyć – np. fiszką – miejsce, od którego dokumentacja jest już prowadzona zgodnie z nowymi przepisami – podkreśla mec. Giżejowska. 

Etap legislacyjny

Ustawa i rozporządzenie weszły w życie 1 stycznia 2019 r.

Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Pułapka w prawie budowlanym, na którą „łapie” się wiele osób: Szopa ogrodowa w odległości mniejszej niż 1,5 m od granicy nieruchomości, to samowola budowlana, za którą trzeba zapłacić nawet 10 tys. zł. Urzędnicy nie mają litości

Sezon na wypoczynek w przydomowym ogródku w pełni. Z posiadaniem ogrodu wiążą się jednak nie tylko przyjemności, ale również wiele obowiązków, których nie wykonamy bez niezbędnych narzędzi ogrodowych (często niemałych gabarytów, jak choćby – kosiarka). Narzędzia te, jak i rowery, zapasowe opony do samochodu i wiele innych rzeczy, których (z oczywistych przyczyn), nie chcemy trzymać w domu – trzeba gdzieś przechowywać, a najlepszym miejscem do tego jest – szopa ogrodowa (domek narzędziowy). Jego posadowienie, choć technicznie nieskomplikowane i łatwe do wykonania w kilka godzin, nawet dla „amatorów” – jeżeli zostanie dokonane niezgodnie z zawiłymi i pełnymi pułapek przepisami prawa budowlanego – może jednak słono kosztować.

Tablica alimentacyjna wycofana. Rozwiązanie będzie jeszcze konsultowane

Ministerstwo Sprawiedliwości wycofało się z zaproponowanych we środę tablic alimentacyjnych. Rozwiązanie zostanie jeszcze raz skonsultowane - poinformował rzecznik rządu Adam Szłapka po piątkowym posiedzeniu Rady Ministrów.

Sprzedała dom z babcią w środku. Prawo na to pozwala – ale senior zostaje sam

Pani Jadwiga przekazała wnuczce dom w zamian za opiekę. Ta go sprzedała – razem z zamieszkującą seniorką. Niewielu wie, że to możliwe. Co wtedy z obowiązkami? Czy nowy właściciel musi zapewnić opiekę? Prawniczka wyjaśnia, jak działa prawo dożywocia i czego się wystrzegać.

Sejm podejmie decyzje we wrześniu: Emerytury stażowe i asystencja osobista na agendzie posiedzenia

We wrześniu 2025 roku Sejm rozpatrzy kluczowe projekty dotyczące emerytur stażowych oraz asystencji osobistej dla osób z niepełnosprawnościami - zapowiedziała przewodnicząca sejmowej Komisji Polityki Społecznej i Rodziny, Katarzyna Ueberhan z Lewicy.

REKLAMA

Ponad 6 milionów Polaków z prawem do dłuższego urlopu, wyższych dodatków do wynagrodzenia i nagród od 1 stycznia 2026 r. Sejm zdecydował

Podczas posiedzenia Sejmu w dniu 22 lipca 2025 r., odbyło się pierwsze czytanie przygotowanej przez MRPiPS nowelizacji kodeksu pracy i kilku innych ustaw, która zakłada, że do stażu pracy, od którego zależy szereg uprawnień pracowniczych (m.in. prawo do dłuższego urlopu wypoczynkowego, wyższej odprawy, stażowych dodatków do wynagrodzenia i nagród jubileuszowych), mają zostać zaliczone m.in. okresy zatrudnienia na podstawie umów cywilnoprawnych oraz wykonywania własnej działalności gospodarczej. Zmiany będą miały wpływ na uprawnienia pracownicze ponad 6 mln Polaków.

Tablica alimentacyjna. Pytania i odpowiedzi MS

Ministerstwo Sprawiedliwości przygotowało odpowiedzi na najważniejsze pytania dotyczące tablicy alimentacyjnej. Mają one pomóc w lepszym zrozumieniu zasad działania tablicy i jej praktycznego zastosowania. Jednocześnie resort podkreśla, iż tablica alimentacyjna nie ma mocy wiążącej.

Czego nie wolno robić na plaży? Lista 9 przykładów!

Upalny czas letni sprzyja odpoczynkowi nad wodą. Niektóre zachowania na plaży mogą wydawać się z pozoru niewinne, ale w praktyce mogą skutkować odpowiedzialnością karną.

Drastyczne pogorszenie sytuacji prawnej i życiowej obywateli Ukrainy - co dalej z ustawą?

Nowelizacja ustawy pomocowej dla obywateli Ukrainy może drastycznie pogorszyć ich sytuację prawną i życiową - wskazuje RPO w swoich uwagach do projektu zmian przepisów. O co dokładnie chodzi? Przedstawiamy kluczowe problemy i ich potencjalne skutki.

REKLAMA

Jest decyzja w sprawie parkomatów i opłat za postój. Szykują się zmiany: ma być lepiej dla seniorów i osób z niepełnosprawnościami

Jest decyzja w sprawie parkomatów i opłat za postój. Sprawą zajął się sam Rzecznik Praw Obywatelskich co sprawiło, że Ministerstwo Infrastruktury zajęło oficjalne stanowisko w sprawie. Wydaje się, że szykują się zmiany, bo ma być lepiej dla seniorów i osób z niepełnosprawnościami - które dotychczas mogą mieć utrudniony dostęp do płatnego postoju.

Gotówka w strefie płatnego parkowania: RPO interweniuje, rząd przyznaje rację kierowcom

Rzecznik Praw Obywatelskich Marcin Wiącek zwrócił się do ministra infrastruktury w sprawie skarg kierowców, którzy zostali obciążeni opłatami dodatkowymi, ponieważ nie mieli możliwości zapłaty za parkowanie gotówką. Problem dotyczy stref, w których zlikwidowano tradycyjne parkomaty, pozostawiając jedynie urządzenia obsługujące płatności bezgotówkowe. Ministerstwo Infrastruktury przyznaje, że każdemu kierowcy należy zapewnić realną możliwość uiszczenia opłaty w formie gotówkowej – co może oznaczać konieczność zmiany przepisów ustawy o drogach publicznych.

REKLAMA