Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zmiany w dokumentacji pracowniczej od 1 stycznia 2019 r.

Dziennik Gazeta Prawna
Największy polski dziennik prawno-gospodarczy
Łukasz Guza
Łukasz Guza
Zmiany w dokumentacji pracowniczej od 1 stycznia 2019 r. / fot. Shutterstock
Zmiany w dokumentacji pracowniczej od 1 stycznia 2019 r. / fot. Shutterstock
ShutterStock
Zmiany w dokumentacji pracowniczej weszły w życie z dniem 1 stycznia 2019 r. Dokumentację pracowniczą można prowadzić w wersji elektronicznej. Skrócono obowiązek przechowywania jej do 10 lat. Ponadto gromadzić należy także wnioski urlopowe, listy obecności czy skierowania na badania lekarskie. Jakie wątpliwości powstają w związku z nowymi przepisami?

Przechowywanie list obecności i wniosków urlopowych

Firmy mają gromadzić m.in. wnioski urlopowe i informacje o godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy przez zatrudnionego w danym dniu. Jeśli chcą, mogą zdigitalizować ich papierową wersję.

Dokumentację pracowniczą trzeba przechowywać przez 10 lat od zakończenia zatrudnienia. Firmy mogą prowadzić ją w formie papierowej lub elektronicznej. Od 1 stycznia powinny też gromadzić m.in. skierowania na badania lekarskie i wnioski urlopowe. Takie zmiany wynikają z ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. poz. 357) oraz z rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369). Weszły one w życie 1 stycznia 2019 r.

Krócej, dłużej

Zgodnie z ustawą pracodawca ma przechowywać dokumentację pracowniczą przez okres zatrudnienia, a także przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres jej przechowywania (lub dokumenty stanowią lub mogą stanowić dowód w toczącym się postępowaniu). To istotne ułatwienie dla zatrudniających, bo obecnie – co do zasady – muszą składować akta przez 50 lat. Jednak trzeba zauważyć, że zgodnie z nowymi przepisami dokumentacja pracownicza obejmuje nie tylko akta osobowe, ale też dokumenty związane ze stosunkiem pracy (m.in. ewidencję czasu pracy).

Polecamy produkt: Multimedialny pakiet wiedzy: 6 kluczowych zmian 2019 – KADRY.

Zatem je również trzeba przechowywać przez 10 lat od zakończenia zatrudnienia. Do tej pory były one najczęściej przechowywane przez trzy lata, czyli do momentu przedawnienia ewentualnych roszczeń ze stosunku pracy – tłumaczy dr Magdalena Zwolińska, adwokat i partner w kancelarii NGL Legal.

Nowe przepisy umożliwiają też długo wyczekiwaną digitalizację dokumentacji. Firma może prowadzić ją w formie elektronicznej lub papierowej (wybór należy do pracodawcy).

Problemy wywołuje użycie spójnika „lub”. Sugeruje to, że dokumentacja ma być albo wyłącznie papierowa, albo elektroniczna. To jednak jest nieracjonalne, bo np. jeśli pracodawca zdecyduje się na formę papierową, to wnioski urlopowe, które dziś często są wysyłane e-mailem, trzeba byłoby znów wypełniać pisemnie – tłumaczy mec. Zwolińska.

Teoretycznie sama digitalizacja ma być prosta. Wystarczy zeskanowanie dokumentu i opatrzenie go podpisem elektronicznym pracodawcy. Jednak wymogi (np. dotyczące bezpieczeństwa i ochrony przed nieuprawnionym dostępem), jakie mają spełniać akta w wersji elektronicznej, mogą zniechęcić zatrudniających. – W przypadku większych firm konieczne wydaje się opracowanie odrębnego systemu elektronicznego, a to kosztuje. Na dodatek niektóre przepisy wciąż przewidują tworzenie dokumentów w formie papierowej, co oznaczałoby konieczność ciągłego ich digitilizowania. Sądzę, że większość pracodawców na razie pozostanie przy formie papierowej i będzie obserwować skutki przekształcania formy akt w tych firmach, które jednak na to się zdecydują – wskazuje Alina Giżejowska, radca prawny i partner w kancelarii Sobczyk i Współpracownicy.

Ustawa zakłada też istotną zmianę w zakresie wynagrodzeń. Co do zasady pensja ma być wpłacana na rachunek bankowy pracownika, a do jego rąk własnych – tylko jeśli złoży wniosek w tej sprawie (odwrotna zasada do tej obowiązującej obecnie).

Mniej, więcej

Wiele nowych rozwiązań i wymogów dla firm wynika też ze wspomnianego rozporządzenia. Konieczne jest m.in. utworzenie nowej części akt osobowych (D), w których należy gromadzić dokumenty związane z poniesieniem odpowiedzialności porządkowej lub dyscyplinarnej przez pracownika. Rozszerzona została też lista dokumentów, jakie trzeba przechowywać w pozostałych częściach. Dla przykładu konieczne jest m.in. gromadzenie skierowań na badania lekarskie (w zależności od rodzaju i momentu badania w części A lub B) oraz oświadczeń o zapoznaniu się pracownika z zakresem informacji objętych tajemnicą przedsiębiorstwa (część B). Bardziej istotne znaczenie mają zmiany dotyczące dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy (firma ma ją prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika). Konieczne jest m.in. gromadzenie dokumentów dotyczących ubiegania się i korzystania z urlopów wypoczynkowych (czyli także wniosków urlopowych). Z kolei ewidencja czasu pracy ma zawierać m.in. informację o godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy przez zatrudnionego w danym dniu. – Ułatwi to wykazywanie pracy w godzinach nadliczbowych i nadzór ze strony Państwowej Inspekcji Pracy. Ale dla firm to nowy, trudny do realizacji obowiązek – zauważa mec. Zwolińska.

To rozwiązanie nie uwzględnia też niestandardowych systemów czasu pracy.

Powstaje wątpliwość co do tego, jak godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy mają być określane w przypadku np. zadaniowego czasu pracy lub elastycznego rozkładu, określającego jedynie przedział czasu, w którym pracownik ma rozpocząć wykonywanie obowiązków – podkreśla mec. Giżejowska.

Nowe zasady prowadzenia dokumentacji obejmują obowiązkowo jedynie nowo zatrudnionych pracowników, czyli przyjętych od 1 stycznia 2019 r. W przypadku tych, którzy w tym dniu są już zatrudnieni, dotychczas zgromadzone dokumenty można pozostawić bez zmian (ich nowe rozporządzenie nie dotyczy; firma może je dostosować do nowych przepisów, jeśli sama tak zdecyduje). Ale kolejne akta (gromadzone od 1 stycznia 2019 r.) trzeba już obligatoryjnie przechowywać na nowych zasadach.

W praktyce kadrowe powinny więc oznaczyć – np. fiszką – miejsce, od którego dokumentacja jest już prowadzona zgodnie z nowymi przepisami – podkreśla mec. Giżejowska. 

Etap legislacyjny

Ustawa i rozporządzenie weszły w życie 1 stycznia 2019 r.

Komplet e-booków: Budowa domu bez pozwolenia + Gwarantowany kredyt mieszkaniowy
Opisz nam swój problem i wyślij zapytanie.

Wycena w ciągu godziny.
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Prawo
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Zniesienie norm jakościowych a ogrzewanie węglem
    Nie jest prawdą to, co pojawia się w przestrzeni publicznej, że zniesienie norm dt. jakości węgla pozwala palenie wszystkim, bo pozostają jeszcze inne przepisy ogólne, które regulują normy dotyczące spalania - powiedziała we wtorek minister Anna Moskwa
    Minister Buda: zakładam wakacje kredytowe w sierpniu 2022
    Szef resortu rozwoju pytany był w trakcie wtorkowej konferencji po posiedzeniu rządu o to, kiedy ruszą wakacje kredytowe. "Zakładam, że jeszcze w sierpniu będzie możliwość złożenia wniosku" - wskazał Waldemar Buda. Minister przypominał, że ustawa w tej sprawie "jest już w zasadzie przyjęta".
    Tarcza Prawna - projekt uproszczenia procedur
    Tarcza prawna ma zmniejszyć obciążenia regulacyjne niekorzystne z punktu widzenia funkcjonowania obywateli i prowadzenia biznesu. Na rozwiązaniach jakie proponujemy w Tarczy skorzystają wszyscy - obywatele, przedsiębiorcy i administracja publiczna. Chcemy, aby procedury administracyjne były załatwiane jeszcze szybciej i jeszcze sprawniej. Dzięki szerokiemu wykorzystaniu cyfrowych rozwiązań oszczędzimy czas i zmniejszymy koszty związane z załatwianiem spraw. To wpłynie na lepszą współpracę na linii obywatele-administracja - mówił minister rozwoju i technologii Waldemar Buda.
    Poręczenie kredytu – o czym warto wiedzieć
    Poręczenie kredytu to zobowiązanie osoby trzeciej wobec banku, umożliwiające zaciągnięcie kredytu przez osobę, której poręczenia udzielamy. Co powinniśmy sprawdzić przed podjęciem decyzji o poręczeniu? Jakie mamy obowiązki i prawa? Na co zwrócić uwagę w umowie kredytowej i czy z poręczenia długu można się wycofać?
    Wnioski o 300 plus – wpłynęło ich blisko 632 tys. w 5 dni
    Wnioski o 300 plus w całym kraju złożone od 1 do 5 lipca objęły blisko 875 tys. dzieci. Na samym Dolnym Śląsku wpłynęło ich aż 50 tys.
    Wakacje 2022 z Kartą Dużej Rodziny
    Karta Dużej Rodziny to sposób na ograniczenie wydatków na wakacjach wielodzietnych rodzin. Gdzie można z niej skorzystać?
    Mediacje w sprawie kredytów frankowych 2022
    Mediacje w sprawie kredytów frankowych - jak podaje Komisja Nadzoru Finansowego, od października ub.r. do maja br. banki, korzystając z Systemu Obsługi Sądu Polubownego, przekazały ponad 23 tys. umów o mediację w sprawach o kredyty denominowane/indeksowane do waluty obcej. Przeszło 6 tys. przypadków było w grudniu 2021 roku, a nieco ponad tysiąc – w maju br. W analizowanym okresie zakończono 20 tys. postępowań, z czego ugody dotyczą prawie 74% z nich. Ponadto było prowadzonych 650 postępowań mediacyjnych poza Systemem Obsługi Sądu Polubownego przy KNF.
    Gdzie wykorzystać bon turystyczny?
    Gdzie wykorzystać bon turystyczny – to częste pytanie nad którym zastanawiają się rodzice pociech korzystających z rozpoczętych wakacji.
    Praca podczas upałów - jakie są obowiązki pracodawców?
    Praca podczas upałów jest nie lada wyzwaniem! Wielu zastanawia się czy trzeba pracować jeżeli temperatura powietrza przekracza 30ºC, a jeśli tak, to w jakich warunkach i co musi zapewnić pracodawca. Czy powinien skrócić czas pracy, zapewnić dodatkową przerwę, klimatyzację w pomieszczeniach oraz napoje i posiłki? Wszystko zależy od rodzaju oraz charakteru pracy i jej warunków.
    Posiadanie konopi a prawo - Polska, Europa, Świat
    Aktualna sytuacja prawna konopi na świecie jest bardzo zróżnicowana – podczas gdy jedne państwa dążą do jej legalizacji, inne wciąż zaostrzają kary za posiadanie nawet śladowych ilości suszu. W Polsce procesy legalizacyjne nabrały rozpędu zwłaszcza w ostatnich latach. Dzieje się tak dzięki pojawiającym się postępowym projektom ustaw i popularyzacji świadomego podejścia do kwestii konopi – co niezwykle cenne – także tej medycznej.
    ZUS: wnioski o "Dobry start" obejmują już ponad 670 tys. dzieci
    Do tej pory rodzice złożyli blisko 470 tys. wniosków o "Dobry start", które obejmują ponad 670 tys. dzieci – poinformował PAP w poniedziałek Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Wnioski o świadczenie z programu można składać wyłącznie w formie elektronicznej.
    Walka o odtajnienie oświadczeń sędziów TK trwa
    Prezes trybunału, jeżeli nie chce ujawnić oświadczeń majątkowych sędziów TK, musi to zrobić w drodze decyzji – uznał sąd administracyjny. A to otworzy drogę do jej weryfikacji.
    Mieszkanie bez wkładu własnego – dla kogo i czy warto?
    Mieszkanie bez wkładu własnego jest programem umożliwiającym wzięcie kredytu hipotecznego, jak sama nazwa wskazuje, bez konieczności posiadania wkładu własnego. Jakie są jego zasady? Kto może z niego skorzystać i czy w ogóle warto? A także, na co zwrócić uwagę, jeśli rozważamy kredyt z gwarancją wkładu własnego?
    Ukrywanie pedofilii karalne, nawet jeśli nabyto wiedzę o przestępstwie przed lipcem 2017 r. – wyrok SN
    Ukrywanie pedofilii i niezgłoszenie jej do organów ścigania podlega karze. Również wtedy, gdy osoba dowiedziała się o takim czynie pedofilskim przed lipcem 2017 r., czyli terminem zaktualizowania obowiązku denuncjacji - wynika z piątkowej uchwały Sądu Najwyższego.
    Sołtys
    Sołtys jest jednym z organów w sołectwie. Kto wybiera sołtysa? Jakie przepisy regulują kwestie tworzenia sołectw?
    Większe kary za zaśmiecanie. 5 tys. zł. mandatu za zaśmiecanie pól, łąk i lasów
    W lipcu Sejm będzie głosował nad zmianami w przepisach kodeksu karnego i kodeksu wykroczeń za umyślne przestępstwa przeciwko środowisku; zero tolerancji dla tych, którzy niszczą środowisko - powiedział wiceminister klimatu i środowiska Jacek Ozdoba w Studiu PAP w piątek.
    Prezydent podpisał nowelizację ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy
    Prezydent podpisał nowelizację ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa. Regulacja wprowadza pierwszy pakiet rozwiązań systemowych, które mają pomóc uchodźcom z Ukrainy zaadaptować się w Polsce.
    Skargi nadzwyczajne RPO dotyczące kredytów frankowych oddalone
    Sąd Najwyższy oddalił skargi nadzwyczajne Rzecznika Praw Obywatelskich dotyczące kredytów frankowych. Sądy uwzględniły konsumencki status strony powodowej i weryfikowały umowy kredytu pod kątem obecności w nich klauzul abuzywnych.
    Zakaz przebywania w strefie przy granicy z Białorusią przestaje obowiązywać
    Po 10 miesiącach przestaje obowiązywać zakaz przebywania w 183 miejscowościach w woj. lubelskim i w woj. podlaskim przylegających do granicy z Białorusią. Wstęp jest zabroniony tylko w pasie o szerokości 200 metrów wzdłuż podlaskiego odcinka granicy.
    Deweloperski Fundusz Gwarancyjny a pozycja konsumentów
    Pozycja prawna i ekonomiczna konsumentów w sporach z deweloperami została wzmocniona, dzięki uruchomieniu Deweloperskiego Funduszu Gwarancyjnego - oceniają: prezes Ubezpieczeniowego Funduszu Gwarancyjnego Małgorzata Ślepowrońska oraz szef Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumenta Tomasz Chróstny.
    Inwentaryzacja
    Inwentaryzacja to jedno z podstawowych pojęć w rachunkowości. Ustawa o rachunkowości określa zasady, metody i terminy inwentaryzacji ale nie wskazuje jej legalnej definicji. W świetle przepisów ustawy o rachunkowości, w ślad za piśmiennictwem z zakresu rachunkowości można przyjąć, że inwentaryzacja to zespół działań podejmowanych w celu ustalenia rzeczywistego stanu aktywów i pasywów danej jednostki (tj. podmiotu stosującego przepisy ustawy o rachunkowości) na określony dzień (co do zasady na ostatni dzień roku obrotowego).
    Rok obrotowy
    Rok obrotowy, to jedno z podstawowych pojęć w rachunkowości.
    Błędy medyczne - odpowiedzialność karna pozostaje
    Resort zdrowia ustąpił Ministerstwu Sprawiedliwości w sprawie błędów medycznych – dowiedział się DGP. Będzie możliwość nadzwyczajnego złagodzenia kary zamiast zniesienia odpowiedzialności.
    Podlaskie: Od 1 lipca zakaz przebywania na obszarze 200 metrów od granicy z Białorusią
    Od 1 lipca do 15 września będzie obowiązywać w Podlaskiem zakaz przebywania na obszarze 200 metrów od linii granicy polsko-białoruskiej. SG apeluje o odpowiedzialne zachowanie i stosowanie się do poleceń służb. Za złamanie zakazu grozi mandat.
    Nie będzie podwyżki 500+
    Podwyżka świadczenia 500+ była tematem rozważeń w ostatnich tygodniach. Przedstawiciele Rządu nie zajmowali jednak ostatecznego stanowiska w tej kwestii. Minister rodziny i polityki społecznej Marlena Maląg zabrała w końcu głos i zaprzeczyła, aby miłałoby ono zwiększone w tym, bądź przyszłym roku.