| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | IDEORIA | INFORORGANIZER | APLIKACJE | KARIERA | SKLEP
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Infor.pl > Prawo > Praca > Praca > Pracodawca > Zmiany w dokumentacji pracowniczej od 1 stycznia 2019 r.

Zmiany w dokumentacji pracowniczej od 1 stycznia 2019 r.

Zmiany w dokumentacji pracowniczej weszły w życie z dniem 1 stycznia 2019 r. Dokumentację pracowniczą można prowadzić w wersji elektronicznej. Skrócono obowiązek przechowywania jej do 10 lat. Ponadto gromadzić należy także wnioski urlopowe, listy obecności czy skierowania na badania lekarskie. Jakie wątpliwości powstają w związku z nowymi przepisami?

Przechowywanie list obecności i wniosków urlopowych

Firmy mają gromadzić m.in. wnioski urlopowe i informacje o godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy przez zatrudnionego w danym dniu. Jeśli chcą, mogą zdigitalizować ich papierową wersję.

Dokumentację pracowniczą trzeba przechowywać przez 10 lat od zakończenia zatrudnienia. Firmy mogą prowadzić ją w formie papierowej lub elektronicznej. Od 1 stycznia powinny też gromadzić m.in. skierowania na badania lekarskie i wnioski urlopowe. Takie zmiany wynikają z ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. poz. 357) oraz z rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369). Weszły one w życie 1 stycznia 2019 r.

Krócej, dłużej

Zgodnie z ustawą pracodawca ma przechowywać dokumentację pracowniczą przez okres zatrudnienia, a także przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres jej przechowywania (lub dokumenty stanowią lub mogą stanowić dowód w toczącym się postępowaniu). To istotne ułatwienie dla zatrudniających, bo obecnie – co do zasady – muszą składować akta przez 50 lat. Jednak trzeba zauważyć, że zgodnie z nowymi przepisami dokumentacja pracownicza obejmuje nie tylko akta osobowe, ale też dokumenty związane ze stosunkiem pracy (m.in. ewidencję czasu pracy).

Polecamy produkt: Multimedialny pakiet wiedzy: 6 kluczowych zmian 2019 – KADRY.

Zatem je również trzeba przechowywać przez 10 lat od zakończenia zatrudnienia. Do tej pory były one najczęściej przechowywane przez trzy lata, czyli do momentu przedawnienia ewentualnych roszczeń ze stosunku pracy – tłumaczy dr Magdalena Zwolińska, adwokat i partner w kancelarii NGL Legal.

Nowe przepisy umożliwiają też długo wyczekiwaną digitalizację dokumentacji. Firma może prowadzić ją w formie elektronicznej lub papierowej (wybór należy do pracodawcy).

Problemy wywołuje użycie spójnika „lub”. Sugeruje to, że dokumentacja ma być albo wyłącznie papierowa, albo elektroniczna. To jednak jest nieracjonalne, bo np. jeśli pracodawca zdecyduje się na formę papierową, to wnioski urlopowe, które dziś często są wysyłane e-mailem, trzeba byłoby znów wypełniać pisemnie – tłumaczy mec. Zwolińska.

Czytaj także

Data publikacji:

Ekspert:

Dziennik Gazeta Prawna

Największy polski dziennik prawno-gospodarczy

Autor:

Źródło:

INFOR

Zdjęcia

Zmiany w dokumentacji pracowniczej od 1 stycznia 2019 r. / fot. Shutterstock
Zmiany w dokumentacji pracowniczej od 1 stycznia 2019 r. / fot. Shutterstock

Potrącenia z wynagrodzeń i zasiłków Praktyczne wskazówki59.00 zł

Narzędzia

POLECANE

reklama

Ostatnio na forum

Eksperci portalu infor.pl

Krajowa Informacja Podatkowa

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »