Początek nowego roku kalendarzowego wiąże się dla pracodawców z dodatkowymi obowiązkami w działach kadr i płac. Rok 2025 jest pod tym względem szczególny – część pracy trzeba będzie bowiem wykonać jeszcze raz przeliczając na nowo określone wskaźniki. Warto o tym pamiętać, by nie narażać się na konieczność korekty.
- W 2025 roku pracodawcy muszą ponownie przeliczyć wskaźniki
- Wskaźnik współczynnika urlopowego zmieni się w trakcie roku
- Dodatek za pracę w nocy też trzeba przeliczyć
W 2025 roku pracodawcy muszą ponownie przeliczyć wskaźniki
Rozpoczęcie nowego roku kalendarzowego wiąże się w działach księgowości i kadr z koniecznością dopełnienia wielu dodatkowych obowiązków. Trzeba m.in. przeliczyć czas pracy na nowy rok, a wraz z nimi wskaźniki, które od niego zależą. Zazwyczaj zmianie ulega też wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę, a wraz z nim znów wysokość powiązanych z nim wskaźników. Trzeba też przeprowadzić inwentaryzację urlopów wypoczynkowych i dopełnić wielu innych obowiązków. Co do zasady te rozmaite przeliczenia dokonane raz, służą działom kadr przez resztę roku kalendarzowego. W 2025 roku jest jednak inaczej. W dniu 1 lutego 2025 r. wejdą bowiem w życie postanowienia ustawy z 27 listopada 2024 r. o zmianie ustawy o dniach wolnych od pracy oraz niektórych innych ustaw, na mocy których Wigilia stanie się dniem wolnym od pracy. Choć pracownicy mieli nadzieję na to, że zyskają ten dzień wolny już w 2024 r., to jednak tak się nie stało, a uchwalone przepisy dopiero wejdą w życie. To zaś oznacza, że już w lutym trzeba będzie przeliczyć ponownie wskaźniki powiązane z obowiązującym w 2025 roku czasem pracy. Dotyczy to np. dodatku za pracę w godzinach nocnych i współczynnika urlopowego.
Wskaźnik współczynnika urlopowego zmieni się w trakcie roku
Współczynnik urlopowy oblicza się odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel i świąt oraz dodatkowych dni wolnych od pracy, a następnie dzieląc wynik przez 12. Obliczenie go jest istotne podczas wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Przy obliczaniu ekwiwalentu należy stosować współczynnik obowiązujący w dacie nabycia prawa do niego. Oznacza to, że w 2025 roku ekwiwalent, do którego pracownicy nabędą prawo w styczniu, będzie obliczany przy użyciu innego współczynnika, niż ekwiwalent, do którego prawo zostanie nabyte w lutym.
Współczynnik urlopowy służący do obliczania ekwiwalentu za niewykorzystany wynosi w styczniu 20,83, a w lutym i kolejnych miesiącach roku będzie wynosił 20,75.
Dodatek za pracę w nocy też trzeba przeliczyć
Również wysokość dodatku za pracę w nocy jest uzależniona od obowiązującego czasu pracy. Pracownicy działów kadr muszą pamiętać o tym, że jeśli na początku roku dokonali obliczeń na każdy miesiąc, którymi chcieli posługiwać się przez resztę roku kalendarzowego, to trzeba będzie nanieść w nich odpowiednie poprawki.
Pracownikowi wykonującemu pracę w porze nocnej przysługuje dodatek do wynagrodzenia za każdą godzinę pracy w porze nocnej w wysokości 20% stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów. W stosunku do pracowników wykonujących pracę w porze nocnej stale poza zakładem pracy dodatek ten może być zastąpiony ryczałtem, którego wysokość odpowiada przewidywanemu wymiarowi pracy w porze nocnej. Jak z tego wynika, w przypadku pracownika otrzymującego dodatek, jego wysokość będzie każdorazowo uzależniona od 3 elementów – wysokości minimalnego wynagrodzenia, liczby godzin pracy w danym miesiącu i liczby godzin przepracowanych w danym miesiącu w porze nocnej. Oznacza to, że ustanowienie w grudniu dodatkowego dnia wolnego, wiąże się z koniecznością ponownego przeliczenia wskaźnika na ten miesiąc.
art. 1517 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465 ze zm.)
art. 1 pkt 1 lit. km ustawy z 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1920; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 1965)
§ 19 rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. z 1997 r. poz. 14)