Czy szef może czytać prywatne e-maile pracownika? To pytanie pada często, gdy jest mowa o relacjach panujących w zakładach pracy. Dla niektórych osób odpowiedź na nie jest oczywista, a inne mają szereg wątpliwości. Tymczasem przepisy są w tym zakresie jasne.
- Czy szef może czytać prywatne e-maile pracownika?
- Czy można bez obaw logować się do prywatnej poczty w pracy?
Czy szef może czytać prywatne e-maile pracownika?
Czy w pracy wolno sprawdzić prywatną pocztę? A czy wolno odebrać prywatny telefon? A co, jeśli nie wolno, a pracownik to zrobi? Na te pytania nie można udzielić jednoznacznej odpowiedzi. Podstawowa zasada obowiązująca w tym zakresie jest taka, że w czasie pracy pracownik pozostaje do dyspozycji pracodawcy i ma obowiązek świadczyć pracę i dbać o dobro zakładu pracy. Jednak to, co oznacza to w praktyce, zależy od bardzo wielu czynników, a przede wszystkim od tego, co wynika z regulaminu pracy. Istnieją bowiem niewielkie zakłady pracy, w których ze względu na profil działalności panuje luźna atmosfera i nikomu nie przyjdzie nawet do głowy zastanawiać się nad tym, czy w czasie pracy wolno odebrać prywatny telefon, bo jest to oczywiste, że tak. Ale istnieją też i takie, w których organizacja pracy nie pozwala na to, by pracownik przeprowadził choćby krótką prywatną rozmowę, a czasami nawet i na to, by w ogóle miał przy sobie prywatny telefon. Takie same uwagi mogą mieć zastosowanie w odniesieniu do sprawdzania poczty na służbowym komputerze. W niektórych przypadkach nie jest to problem, a w innych logowanie się do zewnętrznych aplikacji może być niedopuszczalne.
Polecamy: Kalendarz 2026
Czy można bez obaw logować się do prywatnej poczty w pracy?
W zakresie tej tematyki pojawia się jednak również inny problem – co jeśli pracownikowi zdarzy się sprawdzić prywatną pocztę na służbowym sprzęcie? Czy tym samym traci ona przymiot prywatności, a pracownik musi liczyć się z tym, że szef będzie miał pełny wgląd w jego prywatne sprawy? Tak często twierdzą przełożeni powołując się na art. 223 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, zgodnie z którym, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika (monitoring poczty elektronicznej). Jak jasno wynika z tej regulacji, taki argument jest mocno chybiony. Z przytoczonego przepisu jasno bowiem wynika, że monitoring może dotyczyć jedynie poczty służbowej. Nie ma w nim nawet najmniejszej wzmianki o poczcie prywatnej. Co więcej, w § 2 ustawodawca wyraźnie wskazał, że monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. Sprawa jest więc prosta – nawet jeśli pracownik zaloguje się do prywatnej poczty na służbowym komputerze i nie wyloguje się z niej, pracodawca nie ma prawa zapoznać się z jej zawartością. Jak wynika z art. 49 Konstytucji RP, zapewnia się wolność i ochronę tajemnicy komunikowania się. Ich ograniczenie może nastąpić jedynie w przypadkach określonych w ustawie i w sposób w niej określony. Logowanie się do prywatnej poczty na służbowym komputerze nie jest takim przypadkiem i zasada ta nie doznaje w tym przypadku żadnych ograniczeń. Oznacza to, że bez względu na to, czy sprawdzenie poczty na służbowym komputerze jest w zakładzie pracy dopuszczalne, czy zabronione, jej treść pozostaje nadal chroniona, a pracodawca nie ma prawa nawet zerknąć na jej treść. Jeśli jednak działanie pracownika narusza obowiązujący w zakładzie regulamin pracy, może w związku z tym wyciągnąć odpowiednie, przewidziane prawem konsekwencje.
art. 223 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2025 r. poz. 277)