Warto zadać sobie pytanie, czy wystarczające będzie zawarcie pomiędzy korzystający a wolontariuszem gentlemen’s agreement (umowy dżentelmeńskiej), czy też warto zawrzeć umowę w formie pisemnej?
Kiedy porozumienie wymaga formy pisemnej?
Ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie określa dwie sytuacje, w których dla porozumienia o współpracy wymagana jest forma pisemna. Przede wszystkim, na żądanie wolontariusza, korzystający ma obowiązek potwierdzić treść porozumienia na piśmie. Druga sytuacja nakładająca taki obowiązek na korzystającego to wykonywanie świadczenia przez wolontariusza przez okres dłuższy niż 30 dni.
Zobacz: Jakie są skutki niedochowania formy pisemnej?
Jakie elementy powinno zawierać porozumienie?
Porozumienie o współpracy powinno określać zakres, sposób i czas wykonywania świadczenia przez wolontariusza. Ponadto porozumienie powinno zawierać postanowienie dotyczące możliwości jego rozwiązania. Zapisy, o których mowa powyżej mają charakter obligatoryjny. Pozostałe elementy porozumienia korzystający i wolontariusz mogą kształtować w sposób dowolny.
Charakter prawny porozumienia
Porozumienie ma charakter cywilnoprawny. Poza elementami, które muszą się znaleźć w umowie pomiędzy korzystającym a wolontariuszem, inne postanowienia mogą być kształtowane na zasadzie swobody umów. W kwestiach nieuregulowanych w porozumieniu mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego. Odwołanie do przepisów k.c. może mieć szczególne znaczenie np. dla określenia odpowiedzialności wolontariusza za ewentualne szkody wyrządzone w mieniu bądź na osobie.
Zobacz: Jak zabezpieczyć się przed niewykonaniem zobowiązania?
Zaświadczenie o wykonywaniu świadczeń przez wolontariusza
W sytuacji, gdy nie zostało zawarte porozumienie, wolontariusz, poza żądaniem potwierdzenia treści porozumienia na piśmie, może domagać się pisemnego zaświadczenia o wykonaniu przez niego świadczeń, w tym o zakresie wykonywanych świadczeń. Na prośbę wolontariusza korzystający może także przedłożyć pisemną opinię o wykonaniu świadczeń przez wolontariusza.
Ewidencja „czasu pracy” wolontariusza – czy jest konieczne jej prowadzenie?
Ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie nie wskazuje jak należy określić „czas pracy” wolontariusza. W praktyce nie oznacza się tego czasu w sposób dokładny – tzn.: „wolontariusz będzie wykonywał świadczenie w poniedziałek i wtorek w godzinach od 17.00 do 19.00”. W porozumieniu zamieszcza się np. postanowienie, że wolontariusz będzie wykonywał powierzone mu czynności dwa razy w tygodniu po 3 godziny. Oznaczenie czasu realizacji zadań przez wolontariusza jest o tyle istotne, iż w przypadku gdy dozna on uszczerbku na zdrowiu, konieczne będzie ustalenie, że wypadek miał miejsce podczas wykonywania świadczenia na rzecz korzystającego. Powyższe ma szczególne znaczenie dla przyznania bądź odmowy przyznania świadczeń z ubezpieczenia.
Rozwiązanie porozumienia – czy powinno nastąpić w formie pisemnej?
Ustawa wskazuje, że porozumienie o współpracy powinno wskazywać możliwości jego rozwiązania, nie precyzuje jednak w jakiej formie należy tego dokonać. Wydaje się, że w tej sytuacji najbardziej odpowiednia jest forma pisemna dla celów dowodowych. Wtedy nie pojawią się wątpliwości czy wolontariusz nadal wykonuje świadczenie na rzecz korzystającego czy też zaprzestał wykonywania tych czynności.
Podstawa prawna
Ustawa z 24.04.2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (t.j. Dz.U. z 2010 r., Nr 234, poz. 1536 ze zm.)