Tworzenie przyjaznych dokumentów prawnych jest coraz popularniejsze. Stosują je urzędy, wdrażają firmy telekomunikacyjne i ubezpieczeniowe, banki, czy też agenci rozliczeniowi. O tym jak zadbać o dostępność umów i regulaminów oraz o tym, że dla wielu firm takie działanie będzie obowiązkowe, rozmawiamy z dr Anną Partyką-Opielą, radczynią prawną specjalizującą się w obszarze compliance oraz ekspertką od tworzenia zrozumiałych dokumentów prawnych.
- Po co tworzyć przyjazne dokumenty prawne?
- Co o legal design myślą prawnicy?
- Jak tworzyć przyjazne umowy i regulaminy?
- Umowy i regulaminy jako element dostępności produktów i usług
- Dostępne regulaminy i umowy za pół roku - jak to zrobić
- Zasady tworzenia przystępnych dokumentów prawnych – legal design – mają na celu ułatwienie korzystania z nich przez odbiorców.
- Obowiązek zadbania o dostępność umówi regulaminów wynika również z „Ustawy o zapewnianiu spełniania wymagań dostępności niektórych produktów i usług przez podmioty gospodarcze”.
- Część przedsiębiorców ma czas jedynie do czerwca 2025 na zadbanie o zgodność swoich dokumentów z nowymi regulacjami.
Po co tworzyć przyjazne dokumenty prawne?
Witold Siekierzyński: Od kilku lat coraz więcej mówi się o dostępności dokumentów prawnych, tzw. legal design. Co to znaczy, że umowa albo regulamin są dostępne?
dr Anna Partyka-Opiela: Idea tworzenia bardziej przystępnych, zrozumiałych i skutecznych dokumentów prawnych – legal design, formalnie narodziła się w 2013 r., kiedy Margaret Hagan zainicjowała interdyscyplinarny program badawczy znany dzisiaj jako Stanford Legal Design Lab i dała początek światowego ruchu, który łączy idea projektowania dla prawa, a w gruncie rzeczy – dla użytkowników prawa. Bo w legal design najważniejszy jest odbiorca tekstu prawnego – czyli jego użytkownik końcowy. To na nim się koncentrujemy, jak rozumie tekst prawny, jak szybko wyciąga wnioski z niego, wreszcie jak czuje się z nim bezpieczny. Często używamy sloganu: prawo jest dla ludzi. Ale czy na pewno? Czy nie doszło do paradoksu, w którym dokumenty prawne, w tym język prawa, stawiają bariery przed swoimi użytkownikami? Czy złożoność, wysoki stopień skomplikowania instytucji prawnych, ale też specyfika języka prawniczego nie zbudowały muru, który trudno jest przeciętnemu użytkownikowi prawa przekroczyć? Szczególnie w poczuciu bezpieczeństwa i zaufania do tegoż prawa.
Dlatego tak potrzebne jest uproszczenie prawa, w tym uproszczenie umów i regulaminów, szczególnie na poziomie dostępności dla przeciętnego użytkownika prawa – czyli konsumenta.
To jest właśnie idea dostępności umów – aby przeciętny użytkownik rozumiał je w sposób umożliwiający wyciągnięcie wniosków i umożliwiający szybkie zrozumienie konsekwencji podjętych zobowiązań. Celem jest włączanie, a nie wykluczanie – dążymy do tego, aby teksty prawne były jasne i dostępne dla jak największej liczby użytkowników , obywateli, konsumentów.
WS: Jakie są korzyści z posiadania dostępnych umówi i regulaminów?
dr Anna Partyka-Opiela: Przed wszystkim materiały prawne są prostsze, bardziej zrozumiałe i przyjazne dla osób, do których są skierowane. W konsekwencji przyczynia się to do zwiększenia skuteczności prawa oraz zmniejszenia ryzyka błędów i nieporozumień. Celem jest stworzenie dokumentów prawnych, które są jasne i zrozumiałe dla obiorców, bez względu na ich poziom czy rodzaj wyksztalcenia albo wiedzy prawnej. Obie strony mogą na tym skorzystać – zarówno prawnicy, jak i odbiorcy dokumentów prawnych. Prawnicy dzięki uproszczeniu tekstów prawnych i zastosowaniu projektowania tekstów prawnych w legal design mogą prowadzić skuteczniejszą komunikacje, przedstawiać informacje w sposób jasny i zrozumiały dla klientów, co zwiększa produktywność i zaoszczędza czas. Odbiorca dostępnych umów czy regulaminów, stworzonych zgodnie z tą metodą, także odnotuje wiele korzyści: łatwość odczytania dokumentów prawnych (np. poprzez zastosowania wizualnych form przedstawiania regulacji prawnych; zmniejszenie ryzyka popełnienia błędu wynikającego z otrzymania niezbyt jasnych i mało zrozumiałych informacji; mniej nieporozumień wynikającej z różnego rozumienia ustaleń zapisanych w umowie. I wreszcie – to oszczędza czas, a w konsekwencji, co nie jest bez znaczenia, pieniądze.
Co o legal design myślą prawnicy?
WS: Co modzie na legal design myślą prawnicy? Część osób może się bać, że takie dostępne dokumenty, które każdy może zrozumieć – oznaczają mniej pracy dla nich.
dr Anna Partyka-Opiela: Różnie. Są absolutni zwolennicy i orędownicy tej zmiany, są też – i chyba ta opcja przeważa – grupa „sceptyczna”.
Powstaje więc pytanie, czy dla prawników legal design to moda, potrzeba czy konieczna zmiana? Z badań przeprowadzonych przez Wydawnictwo CH Beck w marcu tego roku wynika, że tylko ¼ badanych zna to pojęcie. Czyli wciąż jeszcze nie możemy mówić o modzie, a skoro aż 75% nie dostrzega tego zjawiska, to także nie możemy mówić o potrzebie.
Zastanawiam się, czy jednak nie jest to czas na konieczną zmianę świadomości. Bez wątpienia tak – wymusza to zmiana pokoleniowa, zmiana otaczającej nas rzeczywistości, w szczególności informacyjnej, wreszcie – co istotne jeśli mówimy o legal design w kontekście legal tech – zmiana technologiczna. Co charakterystyczne, legal design jest różnie rozumiany, co może wynikać z jeszcze niskiej świadomości co do istoty tego zagadnienia. 22% z grona osób, które zadeklarowało, że zna pojęcie legal design uważa, że to forma projektowania pism, umów i aktów prawnych, z kolei 8% uważa, że to uproszczenie dla nie-prawników, a aż 47% uważa, że to „inne” czyli w sumie nie wiemy co? To z kolei wskazuje, ze faktyczna świadomość czym jest legal design może być naprawdę niska, dlatego mamy przed sobą jeszcze dużo pracy nad świadomością, edukacją i promocja idei projektowania dokumentów i rozwiązań prawnych zgodnie ideą legal design.
WS: To może wyjaśnijmy co to jest legal design?
dr Anna Partyka-Opiela: Legal design to nic innego jak projektowanie dokumentów prawnych w sposób przejrzysty, jasny, a przede wszystkim dostosowany do odbiorcy dokumentu. Dzisiaj możemy już mówić, że to projektowanie rozwiązań prawnych skoncentrowanych na człowieku. Legal design to trzy główne obszary: prawo (dokumenty prawne), prosty i przejrzysty język oraz warstwa graficzna umożliwiająca przedstawienie rozwiązań i regulacji prawnych w wizualny sposób.
Jak tworzyć przyjazne umowy i regulaminy?
WS: W jaki sposób taki dostępny dokument przygotować? Jakie kompetencje powinna mieć osoba tym się zajmująca? A może to zadanie dla zespołu?
dr Anna Partyka-Opiela: Przede wszystkim myśląc, kto jest jego odbiorcą? Jakie ma potrzeby, wykształcenie, z jakimi barierami się mierzy, czego oczekuje. Legal design to nastawienie na człowieka oraz wykorzystanie procesu projektowania (design thinking) w naszej codziennej pracy prawniczej.
To podejście projektowe, które ma za zadanie projektowanie lepszego, łatwiejszego i bardziej zrozumiałego dla przeciętnego człowieka prawa oraz różnego rodzaju dokumentów prawnych.
Tu konieczne jest połączenie myślenia prawnego (bo dokumenty prawne musza być przede wszystkim zgodne z prawem i bezpieczne), projektowego i wreszcie graficznego. Nie wystarczy po prostu tekstu uprościć językowo, trzeba właściwie zaprojektować dokument prawny, aby spełniał kryteria wymienione wyżej. Najlepiej sprawdzają się projekty, w które są zaangażowani prawnicy, graficy, specjaliści od języka i biznes, który doskonale zna swoich klientów i ich potrzeby.
Umowy i regulaminy jako element dostępności produktów i usług
WS: Wchodząca w życie w czerwcu 2025 roku „Ustawa o zapewnianiu spełniania wymagań dostępności niektórych produktów i usług przez podmioty gospodarcze” spowoduje, że o zrozumiałość umów będzie musiało wiele podmiotów. Których branż dotyczy to w szczególności?
dr Anna Partyka-Opiela: Przede wszystkim usług bankowości detalicznej – na rzecz konsumentów, czyli takich dokumentów jak:
a) umowy o kredyt:
– konsumencki,
– hipoteczny,
b) dotyczących usług działalności maklerskiej
c) umowy i regulaminy usług:
– w zakresie pieniądza elektronicznego,
– powiązane z rachunkiem płatniczym,
– płatnicze.
Ponadto, dostępne powinny być dokumenty prawne, które towarzyszą takim usługom jak:
- usługi dostępu do audiowizualnych usług medialnych (czyli streamingu),
- usługi telekomunikacyjne,
- usługi w zakresie pasażerskiego transportu drogowego, lotniczego, kolejowego i wodnego (np. w zakresie zakupu biletów),
- rozpowszechniania książek elektronicznych (w tym gazet internetowych),
- handlu elektronicznego.
WS: Co to znaczy, że usługa ma być dostępna? Na przykład jak interpretować, że dostępny powinien być handel w internecie? Czy dotyczy to tylko samego sklepu internetowego, czy też np. płatności, dostawy, czy też możliwości złożenia reklamacji lub zwrotu?
dr Anna Partyka-Opiela: W myśl art. 5 pkt 4 Ustawy o zapewnieniu spełniania wymagań dostępności niektórych produktów i usług przez podmioty gospodarcze pod pojęciem „dostępność” należy rozumieć właściwość produktu albo usługi umożliwiającą korzystanie z nich zgodnie z ich przeznaczeniem przez osoby ze szczególnymi potrzebami na zasadzie równości z innymi użytkownikami. Tyle ustawa, ale co to oznacza w praktyce? Dla mnie oznacza to tworzenie takich rozwiązań, które są użyteczne dla wszystkich ludzi w jak największym zakresie, bez potrzeby adaptacji lub specjalistycznych zmian. A jeżeli rozwiązania mają być dostępne, to kompleksowo, nie wybiórczo, obejmuje to cały proces np. sprzedaży internetowej, a nie tylko jej część. Należy tu zauważyć, że pojawiają się głosy, że pod pojęciem e-handel kryje się dostępność wszystkich świadczeń realizowanych przez internet na rzecz konsumentów.
WS: Ustawa reguluje nie tylko usługi?
dr Anna Partyka-Opiela: Poza usługami, ustawa dotyczy także produktów, m.in. takich jak:
- komputery ogólnego przeznaczenia i ich systemy operacyjne
- terminale płatnicze oraz terminale samoobsługowe przeznaczone do świadczenia usług objętych ustawą, bankomaty, automaty biletowe i do odprawy
- konsumenckie urządzenia końcowe wykorzystywane do świadczenia usług telekomunikacyjnych i dostępu do audiowizualnych usług medialnych
- czytniki książek elektronicznych.
Zakres ustawy jest bardzo szeroki i do tego przedsiębiorcy mają mało czasu – większość jej przepisów wchodzi w życie już 28. czerwca 2025 r. Czasu na przygotowanie jest więc naprawdę niewiele.
WS: Niektóre z objętych Ustawą branż mają już w ramach innych regulacji obowiązki dotyczące tego co powinny zawierać dokumenty towarzyszące oferowanym usługom lub produktom. Część ekspertów zgłasza, że pogodzenie tych wymogów może być wyzwaniem – na przykład, lista obowiązkowych informacje przedstawianych w momencie brania kredytu i ich forma, może być niemożliwa do uproszczenia. Na ile zgadza się Pani z tą opinią? Jak można pogodzić te wymogi?
dr Anna Partyka-Opiela: Niestety wciąż mamy dwa zasadnicze problemy regulacyjne w Polsce: ze spójnością systemu prawnego i z implementacją dyrektyw.
Skupiając się na wymogu dotyczącym wymagań językowych. Tekst polskiej regulacji brzmi: „przekazywanie informacji w języku polskim lub - za zgodą konsumenta - w innym języku na poziomie biegłości językowej B2 zgodnie z Europejskim Systemem Opisu Kształcenia Językowego Rady Europy”. Treść dyrektywy jest podobna, choć jednak inna i dająca większy stopień elastyczności: „zapewnianie, by informacje były zrozumiałe, a ich stopień złożoności nie przekraczał poziomu B2 (wyższy średnio zaawansowany) według Europejskiego Systemu Opisu Kształcenia Językowego Rady Europy” (“ensuring that the information is understandable, without exceeding a level of complexity superior to level B2 (upper intermediate) of the Council of Europe’s Common European Framework of Reference for Languages”).
Z ugruntowanego orzecznictwa, zarówno TSUE jak i sądów krajowych, wynika obowiązek dokonywania tzw. prounijnej wykładni przepisów prawa krajowego w materii objętej dyrektywami (np. II GSK 225/23).
Dlatego uważam, że obowiązek stosowania „nie trudniej niż B2” ma zastosowanie do języka polskiego i obcego, oraz, że w wymogu B2 chodzi o stopień zrozumiałości informacji.
Reasumując – nie widzę sprzeczności pomiędzy wymogami B2 a zastosowaniem legal design nawet w trudnych dokumentach prawnych, oczywiście z zachowaniem wymogów regulacyjnych.
Nie ma niestety prostego przełożenia między zasadami prostego języka a poziomem znajomości językowej, jednak widzę tutaj następującą argumentację:
a) Sektor bankowy ma problem z jasnością swoich dokumentów (sprawy frankowe) oraz dostępem usług dla osób ze szczególnymi potrzebami (raport Rzecznika Finansowego „Dostępność usług bankowych dla osób ze szczególnymi potrzebami”);
b) Ustawa wymusza zmiany w tym zakresie – rozwiązaniem, które da duży komfort konsumentom (w tym z niepełnosprawnościami), pokaże sektor bankowy z prokonsumenckiej strony, a także ograniczy ryzyko niedostosowania do nowych wymogów jest wykorzystanie metodologii legal design w tworzeniu dokumentów prawnych.
Moim zdaniem legal design jest tutaj odpowiednim narzędziem, gdyż:
a) standard regulacyjny wymaga stosowania prostego języka (taki wymóg pojawia się także w innych aktach prawnych, jak RODO, dyrektywa o sygnalistach, ustawa o prawach konsumenta czy Kodeks cywilny);
b) z perspektywy językowej zastosowanie prostego języka „gwarantuje” poziom trudności tekstu poniżej B2.
Dostępne regulaminy i umowy za pół roku - jak to zrobić
WS: Co by Pani doradziła firmom, które za pół roku powinny mieć dostępne regulaminy i umowy. Od czego powinny zacząć?
dr Anna Partyka-Opiela: Zdecydowanie od przeglądu tego co mają dzisiaj i powołania zespołów, które zajmą się przygotowaniem przyjaznych i dostępnych dokumentów. Tutaj niezbędny jest udział prawników – który dobrze rozumieją ideę legal design jako ideą projektowania zrozumiałych, bezpiecznych i dostępnych dokumentów prawnych – oraz językoznawców. To połączenie kompetencji uważam za absolutną konieczność.
WS: Wygląda na to, że czeka Panią dużo pracy. Bardzo dziękuję za rozmowę.
dr Anna Partyka-Opiela – Partner w kancelarii Rymarz Zdort Maruta, szefowa zespołu Compliance, Forensic i ESG. Top 25 Women Lawyers in Business by Forbes 2024. Propagatorka legal design i przyjaznych, praktycznych i transparentnych rozwiązań dla biznesu.
Rozmawiał: Witold Siekierzyński – psycholog ekonomiczny, ambasador dostępności i partner w B-Water Consulting Group