Forma pisemna
Zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego minimalnym wymogiem do zachowania formy pisemnej jest własnoręczny podpis. Stanowi o tym art. 78 Kodeksu cywilnego. Oznacza to, że jedyną częścią oświadczenia woli w formie pisemnej, jaka musi być przez nas napisana własnoręcznie jest podpis. Cała treść oświadczenia może być spisana w dowolny sposób (np. na komputerze).
Ma to istotne znaczenie dla praktyki, jako że wymogu przewidzianego dla formy pisemnej nie spełniają pisma nieposiadające własnoręcznego podpisu.
Przesłanie oświadczenia woli za pomocą faksu nie będzie uznane za zachowanie formy pisemnej, gdyż faks nie zawiera własnoręcznego podpisu, a co najwyżej jego kopię. Podobnie będzie z faksymile.
Jak jednak wymóg zachowania formy pisemnej ma się do oświadczeń woli składanych w postaci elektronicznej?
Zobacz również serwis: Umowy
Podpis elektroniczny
Pomimo tego, że trudno przy elektronicznym oświadczeniu woli o własnoręczny podpis, w określonych warunkach takie oświadczenie będzie zachowywało skutki formy pisemnej. Taką możliwość daje bezpieczny podpis elektroniczny. Zgodnie z art. 5 ustawy o podpisie elektronicznym podpisanie oświadczenia woli bezpiecznym podpisem elektronicznym wywołuje takie same skutki, jak złożenie własnoręcznego podpisu. Zatem w takiej sytuacji forma pisemna zostaje zachowana.
Złożenie elektronicznego oświadczenia woli zaopatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym czyni zadość wymogom przewidzianym dla formy pisemnej.
Zobacz również: Jakie są skutki powoduje niedochowanie formy pisemnej?
Forma szczególna umowy
Podpis elektroniczny spełnia wymogi przewidziane dla formy pisemnej. Co jednak w sytuacji, gdy przepisy żądają od stron umowy sporządzenia jej w formie szczególnej? Zgodnie z przepisami ustawy o podpisie elektronicznym możliwe jest złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej, które będzie czyniło zadość wymogowi formy pisemnej z datą pewną.
W przypadku aktu notarialnego, czy też formy pisemnej z poświadczonymi podpisami takiej możliwości nie ma.
Zachowanie formy pisemnej z datą pewną jest możliwe dzięki tzw. znakowaniu czasem, co wynika z art. 7 ustawy o podpisie elektronicznym. Według tego przepisu sporządzenie oświadczenia w postaci elektronicznej, opatrzonej bezpiecznym podpisem elektronicznym i znakowanie czasem takiego dokumentu spełnia warunki wymagane dla zachowania formy pisemnej z datą pewną.