Rola notatki urzędowej jako procesowego dokumentu urzędowego w postępowaniu w sprawach o wykroczenia została przez ustawodawcę znacznie wzmocniona w wyniku nowelizacji ustawy dokonanej od 1 lipca 2003 r.
Wzmocnienie roli notatki urzędowej polega na tym, iż w toku rozprawy sąd może (pod warunkiem braku sprzeciwu stron) odczytywać treść notatki urzędowej sporządzonej przez funkcjonariusza w sytuacji, kiedy przeprowadza on czynności, z których nie sporządza się protokołu, a czynność ta ma znaczenie dla postępowania.
W sytuacji, w której z danej czynności powinien być sporządzony protokół, notatka urzędowa (np. policjanta) spełnia rolę uzupełniającą do zapisów protokołu. Należy podkreślić, iż na okoliczność sporządzenia notatki służbowej (oraz zawartej w niej treści) może być przesłuchiwana osoba, która sporządziła daną notatkę służbową. Może to mieć istotne znaczenie dowodowe, albowiem autor takiej notatki służbowej przesłuchiwany jest w sprawie w charakterze świadka.
Zobacz serwis: Wykroczenia
Rola notatki urzędowej w toku czynności wyjaśniających
W odniesieniu do roli notatki urzędowej należy również wskazać, iż może ona być również sporządzona w ramach tzw. czynności wyjaśniających. W sytuacji w której okoliczności czynu nie budzą wątpliwości, utrwalenie czynności wyjaśniających można ograniczyć do sporządzenia notatki urzędowej, zawierającej ustalenia niezbędne do sporządzenia wniosku o ukaranie. Notatka powinna zawierać wskazanie rodzaju czynności, jej czasu i miejsca oraz osób w niej uczestniczących, a także krótki opis przebiegu czynności i podpis osoby, która ją sporządziła.
Zobacz serwis: Sprawy karne
Sporządzona w powyżej opisany sposób notatka urzędowa jest odczytywana na rozprawie, zaś postępowanie dowodowe na okoliczności opisane w wskazanej notatce przeprowadza się tylko na żądanie obwinionego (chyba że stwierdza ona okoliczności, którym obwiniony w wyjaśnieniach swych nie zaprzeczał).
Zobacz portal: Prawnik.pl