Problematyka doręczenia i odbioru pism procesowych w sprawach o wykroczenia, tak, jak i w postępowaniu karnym jest niezwykle istotna. Odbiór danego pisma może bowiem mieć nie tylko charakter informacyjny, ale rodzić po danej stronie odbiorcy jakiś obowiązek (np. stawiennictwa) lub oznaczać początek biegu terminu do wykonania danej czynności (np. zażalenia, apelacji), który zawsze zaczyna płynąć od następnego dnia po odbiorze danego pisma.
Wszelkie pisma przeznaczone dla uczestników postępowania doręcza się w taki sposób, by treść ich nie była udostępniona osobom niepowołanym. Zawsze jest w nich określony nadawca i zawarta dana informacja lub żądanie oraz pouczenie, w jaki sposób dana osoba ma postąpić (np. czy stawiennictwo jest obowiązkowe, czy nie, czy od danego pisma przysługuje zażalenie). Należy wskazać, że brak pouczenia nie może rodzić dla strony negatywnych skutków.
Istnieje kilka sposobów doręczenia pism procesowych, należy dążyć do tego aby je odebrać bowiem brak odbioru pisma w przewidzianym trybie doręczonego na właściwy adres, jak i odmowa przyjęcia pisma (odnotowywana przez doręczającego) powodują zwrot pisma nadawcy i uznanie, iż doręczono je prawidłowo (tzw. fikcja prawidłowego doręczenia), co może rodzić dla strony niekorzystne skutki, np. w postaci kary porządkowej lub upływu terminu procesowego na dokonanie danej czynności.
Zobacz również: Doręczenie wyroku z uzasadnieniem
Wśród sposobów doręczanie wskazać należy:
- doręczenie osobiste,czyli do rąk bezpośredniego adresata;
- tzw. doręczenie zastępcze czyli doręczenie pisma domownikowi, dozorcy, administracji domu (jeżeli podejmą się jego przekazania);
- doręczenie przez pocztę, która w razie braku odbioru pisma zostawia awizo w skrzynce adresata;
- w myśl przepisów można dokonać również doręczenia za pomocą telefaksu lub poczty elektronicznej, ale jest to zapis bardziej teoretyczny, bo w praktyce nie używa się tej metody.
Osobie pozbawionej wolności doręcza się pisma za pośrednictwem służby więziennej. Żołnierzom oraz funkcjonariuszom Policji, ABW etc. można doręczać pisma za pomocą bezpośredniego przełożonego.
Pisma doręcza się za pokwitowaniem odbioru niezależnie od tego, która z powyżej opisanych sytuacji ma miejsce.Odbierający pismo potwierdza odbiór swym czytelnym podpisem zawierającym imię i nazwisko na zwrotnym pokwitowaniu, na którym doręczający potwierdza swym podpisem sposób doręczenia.
Powyższa procedura jest o tyle istotna, że pozwala danemu organowi zweryfikować, czy dokonano prawidłowego doręczenia, tj. do rąk uprawnionej osoby i na właściwy adres.
W wypadkach nie cierpiących zwłoki można wzywać lub zawiadamiać osoby telefonicznie albo w inny sposób stosownie do okoliczności, pozostawiając w aktach odpis nadanego komunikatu z podpisem osoby nadającej.
Doręczenie ponadto uważa się za dokonane, jeżeli mimo zastosowania jakiejś innej metody dana osoba oświadczy, iż otrzymała pismo. Przykładowo tak będzie w sytuacji, gdy na rozprawę stawi się wezwany świadek, który informację o swoim wezwaniu usłyszał ustnie od swojego dzielnicowego albo od sąsiada też wezwanego w tej sprawie.
Zobacz serwis: Postępowanie wykroczeniowe