Finansowanie przez pracodawcę zakupu okularów korekcyjny lub szkieł kontaktowych pociąga za sobą szereg konsekwencji, także podatkowych. Czy pracownik musi zapłacić podatek? Czy pracodawca może zaliczyć wydatek do kosztów? Co z naliczonym VAT? Niewiadomych jest więcej.
- Komu pracodawca musi zapewnić okulary lub szkła kontaktowe?
- Czy zapewnienie okularów i refundacja to to samo?
- Jakie są zasady refundacji okularów i szkieł kontaktowych?
Komu pracodawca musi zapewnić okulary lub szkła kontaktowe?
Od 17 listopada 2023 r. pracodawca ma obowiązek zapewnienia pracownikom nie tylko okularów ale również szkieł kontaktowych korygujących wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej (badań: wstępnych, okresowych lub kontrolnych), wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego (zarówno wolnostojącego jak i laptopa). Omawiany obowiązek pracodawca ma wobec osób zatrudnionych (w tym praktykantów i stażystów), którzy użytkują w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Zatem takie zapewnienie będzie dotyczyć pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy (zob. pismo GIP z 21 grudnia 2012 r.), którzy przez co najmniej 4 godziny dziennie użytkują w pracy monitor (w przypadku pracowników dla których dobowa norma jest niższa, np. niepełnosprawnych w stopniu znacznym i umiarkowanym będą to co najmniej 3,5 godziny dziennie takiego użytkowania).
Czy zapewnienie okularów i refundacja to to samo?
Przez zapewnienie pracownikom okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok należy rozumieć zarówno zakupienie ich przez pracodawcę jak i refundację kosztów ich zakupu poniesionych przez pracownika. W tym ostatnim przypadku w kompetencji pracodawcy pozostaje ustalenie zasad refundacji. Jednak istotne jest to, że zarówno zakupienie bezpośrednio przez pracodawcę jak i refundacja musi dotyczyć okularów lub szkieł zgodnych z zaleceniem lekarza a nie każdych. Nie ma przy tym znaczenia, że okulary lub szkła kontaktowe będą wykorzystywane również w celach prywatnych.
Zasady zapewnienia pracownikowi okularów lub szkieł kontaktowych bez względu na formę (zakupienie przez pracodawcę czy refundacja kosztów poniesionych przez pracownika), należy zawrzeć w regulacjach wewnątrzzakładowych, np. regulaminie pracy lub zarządzeniu, z którymi trzeba zapoznać pracowników.
Jakie są zasady refundacji okularów i szkieł kontaktowych?
Ustalenie zasad zapewnienia okularów lub szkieł kontaktowych w formie refundacji jest o tyle istotne, że ich brak może zobowiązać pracodawcę do zwrotu całego wydatku poniesionego przez pracownika. Przy określaniu zasad refundacji należy wziąć pod uwagę przede wszystkim:
- wysokość refundacji,
- okres, na jaki przysługuje refundacja (np. rok, 2 lata),
- termin ubiegania się przez pracownika o zwrot kosztów (np. 2 miesiące od daty wydania orzeczenia lekarskiego).
Należy zaznaczyć, że w każdym przypadku wysokość refundacji może być miarkowana i pracodawca ma prawo zrefundować wydatek samodzielnie poniesiony przez pracownika ale przy uwzględnieniu nawet najniższych cen zakupu obowiązujących na rynku lokalnym.
Pracownik nie może nosić okularów, dlatego korzysta ze szkieł kontaktowych, które zostały zalecone przez lekarza okulistę podczas okresowych badań profilaktycznych. Miesięczny koszt szkieł to ok. 300 zł, przy czym są one jednymi z najdroższych na rynku przy rozpoznanej u pracownika wadzie wzroku. Pracodawca nie musi dokonywać refundacji w tej wysokości, lecz zwrócić pracownikowi za najtańsze szkła, które biorąc pod uwagę zalecenia lekarza okulisty, można zakupić za 80 zł. Takie postępowanie pracodawcy będzie prawidłowe.
Ze względu na różnice w korzystaniu z okularów i szkieł kontaktowych zasady refundacji można ustalić odrębnie w części dotyczącej wysokości i częstotliwości.
Pracodawca ustalił w regulacjach wewnątrzzakładowych wysokość refundacji z tytułu zakupu przez pracownika okularów lub szkieł kontaktowych wykorzystywanych w pracy z monitorem ekranowym (w zależności od zaleceń lekarza okulisty podczas badań profilaktycznych), w następujący sposób:
- Pracownikowi, któremu w wyniku badań profilaktycznych zostały zalecone okulary korygujące wzrok, przysługuje refundacja raz na 2 lata w wysokości do 960 zł.
- Pracownikowi, któremu w wyniku badań profilaktycznych zostały zalecone szła kontaktowe korygujące wzrok, przysługuje refundacja przez okres 2 lat, w wysokości:
- do 40 zł miesięcznie – w przypadku używania szkieł jednorazowych;
- do 120 zł kwartalnie – w przypadku używania szkieł wielorazowych.
Możliwe jest też ustalenie jednej kwoty refundacji, wspólnej dla okularów i szkieł kontaktowych w następujący sposób:
Pracownik, któremu w wyniku badań profilaktycznych zostały zalecone okulary lub szkła kontaktowe korygujące wzrok może ubiegać się o refundację:
- okularów - pracownikowi przysługuje jednorazowa refundacja do 1000 zł raz na 2 lata,
- szkieł kontaktowych - pracownikowi przysługuje refundacja do łącznej wysokości 1000 zł, o którą może występować przez okres 2 lat w cyklu miesięcznym lub kwartalnym.
Jeżeli pracownik może używać podczas pracy z monitorem ekranowym okularów lub szkieł kontaktowych refundacja będzie dotyczyć tylko okularów albo szkieł. Wybór powinien należeć do pracodawcy i to również należy zastrzec w zasadach refundacji. Zaleca się unikanie sytuacji, kiedy pracownik będzie występował do pracodawcy w tym samym okresie, na który została przyznana refundacja, o zwrot wydatków za okulary a następnie szkła. Wyjątkiem może być sytuacja, kiedy podczas badań profilaktycznych lekarz zaleci pracownikowi podczas pracy z monitorem noszenie wyłącznie szkieł.
Pełna treść artykułu z Monitora Księgowego dostępna jest na Platformie IFK >>>
ifk