REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej w 2025 roku. Ile wynosi, jak obliczyć, komu przysługuje, terminy wypłat, ewidencja

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Meritoros
Kompleksowe usługi oursourcingu księgowości oraz kadr i płac
odzież robocza, pranie
Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej w 2025 roku – ile wynosi, jak obliczyć, komu przysługuje, terminy wypłat, ewidencja
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Czym jest ekwiwalent za pranie odzieży roboczej? Komu przysługuje? Jakie są zasady obliczania i wypłacania tego ekwiwalentu w 2025 roku. Czy od tego ekwiwalentu trzeba płacić składki ZUS i podatek? Wyjaśnia Karolina Woźniczka, specjalistka ds. kadr i płac w Meritoros SA.

Czym jest ekwiwalent za pranie odzieży roboczej, komu przysługuje

Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej to świadczenie pieniężne, które pracodawca wypłaca pracownikowi za samodzielne pranie odzieży roboczej, jeśli nie zapewnia tego obowiązku w żaden inny sposób (np. pralnia firmowa lub zewnętrzna). Ekwiwalent za pranie to zwrot kosztów, jakie pracownik ponosi w związku z koniecznością zapewnienia swojej odzieży roboczej higieny i czystości. Jeśli w miejscu pracy odzież ulega skażeniu środkami chemicznymi, promieniotwórczymi czy materiałami biologicznie zakaźnymi, pracodawca nie może powierzyć prania pracownikowi.

Pracodawca zobowiązany jest zapewnić pracownikowi odzież i obuwie robocze jeśli są one wymagane w zakładzie pracy ze względów BHP. Zasady ich przyznawania wynikają z Kodeksu Pracy. Oprócz zapewnienia odpowiedniej odzieży i obuwia pracodawca zobowiązany jest również za to aby były one zawsze czyste i gotowe do użytkowania, czyli regularne pranie, konserwacja, naprawa, odpylenie, odkażanie.

Na podstawie art. 237⁷ Kodeksu pracy firma jest zobowiązana do nieodpłatnego dostarczenia pracownikom odzieży roboczej i obuwia roboczego, spełniając wymagania określone w Polskich Normach tj.:
• ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie pracy,
• w przypadku gdy odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu.

Żaden pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez odpowiedniej odzieży roboczej i obuwia roboczego, jeśli są one przewidziane na danym stanowisku.

REKLAMA

Ile wynosi ekwiwalent za pranie odzieży roboczej, jak go wyliczyć?

Aby prawidłowo wyliczyć ekwiwalent za pranie odzieży roboczej, pracodawca powinien oprzeć się na rzeczywistych kosztach ponoszonych przez pracownika. Przepisy nie narzucają konkretnej formuły, ale są przyjęte metody szacowania oparte na zużyciu mediów, środków czystości, amortyzacji sprzętu, rodzaju zabrudzenia, ilości odzieży roboczej, kosztu czasu i pracy pracownika na wykonanie prania.

Przykład wyliczenia ekwiwalent za pranie odzieży roboczej:

Pan Jan ma w domu pralkę znanego producenta, o standardowych parametrach technicznych. W specyfikacji urządzenia znalazła informację, że zużywa ono:
Woda i ścieki: Jedno standardowe pranie generuje zużycie 37 litrów wody. Stawki w gminie pana Jana wynoszą: 6 zł brutto za m3 wody i 12 zł brutto za m3 odprowadzonych ścieków.
Łączny koszt wody i ścieków wynosi 66 groszy (0,037 m3 x 6 zł + 0,037 m3 x 12 zł).
Energia elektryczna: 0,80 kWh przy pełnym załadunku pralki i 0,68 kWh przy częściowym załadunku prania na 60 st. Pan Jan odzież roboczą pierze oddzielnie i deklaruje, że nie osiąga pełnego załadunku w czasie takiego prania. Cena energii elektrycznej u dostawcy pana Jana wynosi 0,90 zł za 1 kWh. Koszt prądu przy jednym praniu będzie więc wynosił 61 grosze (0,90 zł x 0,68 kWh).
Środki do prania: Pan Jan używa popularnych kapsułek do prania. Opakowanie zawierające 80 kapsułek kosztuje 110 zł. Koszt jednego prania będzie więc wynosił 1,38 zł.
Pralka: Sprzęt pana Jana kosztował 2.100 zł. Szacunkowa żywotność pralki to 5 lat. Miesięczny koszt amortyzacji będzie więc wynosił 35 zł (2.100 zł / 5 lat / 12 miesięcy). Zakładając, że w miesiącu pracownik wykonuje 8 prań, amortyzacja pralki wynosi 4,38 zł za jedno pranie.
Czas pracy: Na czynności związane z praniem pan Jan poświęca około 15 minut. Minimalne wynagrodzenie za godzinę pracy w 2025 r. wynosi 30,50 zł brutto. Koszt pracy wynosi więc 7,63 zł.

W powyższym przykładzie wyliczenia ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej mamy następujące kwoty:
Woda: 0,66 zł,
Prąd: 0,61 zł,
Środki do prania: 1,38 zł,
Amortyzacja pralki: 4,38 zł,
Czas pracy: 7,63 zł.
Łącznie: 14,66 zł za jedno pranie.

Ustalając standardowo 8 cykli prania w miesiącu, ekwiwalent za pranie odzieży wynosi w przypadku tego pracownika 117,28 zł miesięcznie.

Ewidencja wypłat ekwiwalentu pieniężnego za pranie i konserwację odzieży roboczej oraz jego rozliczanie

Pracodawca powinien prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika kartę ewidencji wypłat ekwiwalentu pieniężnego za pranie i konserwację odzieży i obuwia ochronnego. Wypłata ekwiwalentu powinna być ustalona przez pracodawcę z częstotliwością raz na miesiąc, raz na kwartał, raz na pół roku.

Kwota ekwiwalentu może być pomniejszana za okresy nieobecności pracownika w sposób określony u pracodawcy. Kwoty ekwiwalentu powinny być uzależnione od ilości odzieży roboczej, wymiaru etatu pracownika. Jest to niezbędne aby wypłata traktowana była jak ekwiwalent, a nie jako ryczałt za pranie odzieży.

Aby uniknąć niejasności i zapewnić przejrzystość procesu wypłaty ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej warto w regulaminie wynagradzania, umowie o pracę lub dodatkowym porozumieniu do umowy zawrzeć informację o jego wysokości, sposobie wyliczania, warunkach przyznawania, częstotliwości wypłat i metodzie rozliczenia.

Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej - zwolnienie ze składek ZUS i podatku

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, ekwiwalent za pranie odzieży stanowi przychód pracownika z tytułu stosunku pracy. Przychód ten wyłączony jest jednak ze składek ZUS na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pod warunkiem, że jest to faktyczna kwota jaką pracownik poniósł w związku z utrzymaniem czystości odzieży roboczej. Jeśli pracodawca wypłaca ryczałt w stałej miesięcznej wysokości, bez względu na wysokość faktycznych kosztów, to taka wypłata stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, nawet jeśli została nazwana ekwiwalentem

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT, przychody z ekwiwalentu za pranie podlegają również zwolnieniu od podatku dochodowego, o ile odzwierciedlają faktycznie poniesiony przez pracownika koszt. Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej wypłacany w formie stałego ryczałtu nie korzysta z przedmiotowego zwolnienia i tym samym podlega opodatkowaniu jako przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy. Dzieje się tak, gdyż jego wysokość nie stanowi równowartości faktycznie poniesionych przez pracownika kosztów.

Karolina Woźniczka, specjalistka ds. kadr i płac w Meritoros SA

Podstawa prawna:
Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy,
Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych,
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.
Rozporządzanie ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Koniec darmowych worków na śmieci od gminy. Zmiany w sposobie segregacji odpadów

Coraz więcej gmin w Polsce nie udostępnia już darmowych worków na śmieci dla swoich mieszkańców. Jest to związane ze zmianą sposobu segregacji odpadów. Zmiany mają na celu walkę z niewłaściwym sortowaniem śmieci.

Odrzucenie spadku i tak nie uchroni przed długami po zmarłym

Odrzucenie spadku i tak nie uchroni przed długami po zmarłym - dlaczego? Cóż, kwestie dziedziczenia po bliskich budzą wiele emocji, a nierzadko również obaw. Choć przyjęcie spadku kojarzy się z korzyścią, niewiedza i skomplikowane przepisy mogą prowadzić do poważnych problemów finansowych, zwłaszcza gdy w grę wchodzą długi zmarłego. Zawiłości prawa spadkowego potrafią zaskoczyć, o czym świadczą kontrowersyjne orzeczenia sądowe, które wymagają interwencji nawet Rzecznika Praw Obywatelskich.

Intensywne opady deszczu uszczuplą portfele wielu właścicieli nieruchomości o nawet 10 tys. zł. Kontrolerzy nie będą mieli litości dla Polaków

Ostatnie dni obfitują w gwałtowne zjawiska pogodowe, w tym m.in. w intensywne opady deszczu. Stąd, wiele osób zmaga się z problemem wód opadowych gromadzących się w nadmiarze na ich posesjach. Zagospodarowanie wód opadowych, leży w gestii właściciela nieruchomości. Nie każdy jest świadomy, że za odprowadzanie deszczówki niezgodnie z przepisami, grożą poważne konsekwencje – w tym grzywna w wysokości nawet 10 tys. zł.

Emerytura dla nauczyciela 2025 – które rozwiązanie wybrać? ZUS podpowiada

Nauczyciele, którzy chcą zakończyć aktywność zawodową mają do wyboru kilka możliwości – od powszechnej emerytury, przez wcześniejsze przejście na świadczenie z Karty Nauczyciela, aż po tzw. nową emeryturę nauczycielską. Wybór zależy m.in. od wieku, stażu pracy i spełnienia określonych warunków.

REKLAMA

100 zł miesięcznie dodatku do energii elektrycznej dla tej grupy osób z orzeczeniem o niepełnosprawności. Wnioski można składać od 11 lipca 2025 r.

Od 1 lipca 2025 roku więcej osób będzie mogło ubiegać się o dofinansowanie w ramach programu „Aktywny samorząd”, Obszar E. Wsparcie w formie dodatku na opłaty za energię elektryczną przysługuje osobom korzystającym z koncentratora tlenu lub respiratora w warunkach domowych.

Dodatki dla urzędników. Co na to RIO? Odpowiedź zaskoczy

Dodatki dla urzędników. Co na to RIO? Odpowiedź zaskoczy, bo wydawałoby się, że pracodawca może w skład wynagrodzenia zasadniczego wliczać różnego rodzaju dodatki, tym bardziej w budżetówce. No nie zawsze!

Zestawienie i omówienie 61 korzystnych wyroków sądów powszechnych w sprawach dot. wyroku TK z 4 czerwca 2024 r. SK 140/20, w tym 4 prawomocnych

Orzecznictwo w sprawach art. 25 ust. 1b ustawy emerytalnej po wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 4 czerwca 2024 r. sygn. akt SK 140/20 jest bardzo niejednolite. Wskazana niejednolitość przejawia się na wielu płaszczyznach, przede wszystkim niektóre sądy powszechne orzekają na korzyść emerytów poprzez zmianę decyzji ZUS, inne z kolei orzekają na niekorzyść, oddalając odwołania emerytów. Również w ramach orzeczeń korzystnych, można zaobserwować spore różnice.

Unia zakaże kotłów gazowych? Tak, ale nie od 2040 roku. Ekspert wyjaśnia

- Od dwóch lat ze zmiennym natężeniem pojawiają się w mediach teksty o rzekomym zakazie przez Unię Europejską montażu kotłów gazowych oraz zakazie od 2040 r. wykorzystania gazu do ogrzewania. Warto może wyjaśnić zaniepokojonym klientom, że takie doniesienia to brednie i manipulacja – powiedział serwisowi eNewsroom.pl Bartosz Kwiatkowski, Dyrektor Generalny, Polska Organizacja Gazu Płynnego (POGP)

REKLAMA

Co najmniej 120 proc. płacy minimalnej w budżetówce w 2026: taka propozycja

Co najmniej 120 proc. płacy minimalnej w budżetówce: taka propozycja padła. Dlaczego? Bo w wielu państwach Europy Środkowej płaca minimalna stanowi kluczowy instrument polityki społecznej i ekonomicznej, nie inaczej powinno być w Polsce, szczególnie w stosunku do pracowników budżetówki. Ich praca ma realny wpływ na funkcjonowanie sektora publicznego i generalnie państwa. W Polsce od lat obserwujemy systematyczny wzrost płacy minimalnej, jednak nadal utrzymuje się spora różnica między warunkami zatrudnienia w sektorze publicznym a prywatnym. Wciąż płaca minimalna jest wręcz niegodna! Czy czas to zmienić i uregulować ustawowo, że np. minimalne wynagrodzenie w tzw. budżetówce wynosi zawsze 120 proc. minimalnego wynagrodzenia za pracę?

Kto dostanie pieniądze z ZUS-u po śmierci emeryta lub rencisty? Czy trzeba zwracać emeryturę lub rentę po śmierci seniora? ZUS wyjaśnia

Czy emeryturę lub rentę doręczoną po śmierci świadczeniobiorcy trzeba oddać? A co ze świadczeniem, które wpłynęło na konto? W takich sytuacjach wątpliwości ma wiele osób. ZUS przypomina, kto może zachować wypłatę, a kiedy trzeba ją zwrócić.

REKLAMA