Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej w 2025 roku. Ile wynosi, jak obliczyć, komu przysługuje, terminy wypłat, ewidencja

• Czym jest ekwiwalent za pranie odzieży roboczej, komu przysługuje
• Ile wynosi ekwiwalent za pranie odzieży roboczej, jak go wyliczyć?
• Ewidencja wypłat ekwiwalentu pieniężnego za pranie i konserwację odzieży roboczej oraz jego rozliczanie
• Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej - zwolnienie ze składek ZUS i podatku

Czym jest ekwiwalent za pranie odzieży roboczej, komu przysługuje

Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej to świadczenie pieniężne, które pracodawca wypłaca pracownikowi za samodzielne pranie odzieży roboczej, jeśli nie zapewnia tego obowiązku w żaden inny sposób (np. pralnia firmowa lub zewnętrzna). Ekwiwalent za pranie to zwrot kosztów, jakie pracownik ponosi w związku z koniecznością zapewnienia swojej odzieży roboczej higieny i czystości. Jeśli w miejscu pracy odzież ulega skażeniu środkami chemicznymi, promieniotwórczymi czy materiałami biologicznie zakaźnymi, pracodawca nie może powierzyć prania pracownikowi.

Pracodawca zobowiązany jest zapewnić pracownikowi odzież i obuwie robocze jeśli są one wymagane w zakładzie pracy ze względów BHP. Zasady ich przyznawania wynikają z Kodeksu Pracy. Oprócz zapewnienia odpowiedniej odzieży i obuwia pracodawca zobowiązany jest również za to aby były one zawsze czyste i gotowe do użytkowania, czyli regularne pranie, konserwacja, naprawa, odpylenie, odkażanie.

Na podstawie art. 237⁷ Kodeksu pracy firma jest zobowiązana do nieodpłatnego dostarczenia pracownikom odzieży roboczej i obuwia roboczego, spełniając wymagania określone w Polskich Normach tj.:
• ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie pracy,
• w przypadku gdy odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu.

Żaden pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez odpowiedniej odzieży roboczej i obuwia roboczego, jeśli są one przewidziane na danym stanowisku.

Ile wynosi ekwiwalent za pranie odzieży roboczej, jak go wyliczyć?

Aby prawidłowo wyliczyć ekwiwalent za pranie odzieży roboczej, pracodawca powinien oprzeć się na rzeczywistych kosztach ponoszonych przez pracownika. Przepisy nie narzucają konkretnej formuły, ale są przyjęte metody szacowania oparte na zużyciu mediów, środków czystości, amortyzacji sprzętu, rodzaju zabrudzenia, ilości odzieży roboczej, kosztu czasu i pracy pracownika na wykonanie prania.

Przykład wyliczenia ekwiwalent za pranie odzieży roboczej:

Pan Jan ma w domu pralkę znanego producenta, o standardowych parametrach technicznych. W specyfikacji urządzenia znalazła informację, że zużywa ono:
Woda i ścieki: Jedno standardowe pranie generuje zużycie 37 litrów wody. Stawki w gminie pana Jana wynoszą: 6 zł brutto za m3 wody i 12 zł brutto za m3 odprowadzonych ścieków.
Łączny koszt wody i ścieków wynosi 66 groszy (0,037 m3 x 6 zł + 0,037 m3 x 12 zł).
Energia elektryczna: 0,80 kWh przy pełnym załadunku pralki i 0,68 kWh przy częściowym załadunku prania na 60 st. Pan Jan odzież roboczą pierze oddzielnie i deklaruje, że nie osiąga pełnego załadunku w czasie takiego prania. Cena energii elektrycznej u dostawcy pana Jana wynosi 0,90 zł za 1 kWh. Koszt prądu przy jednym praniu będzie więc wynosił 61 grosze (0,90 zł x 0,68 kWh).
Środki do prania: Pan Jan używa popularnych kapsułek do prania. Opakowanie zawierające 80 kapsułek kosztuje 110 zł. Koszt jednego prania będzie więc wynosił 1,38 zł.
Pralka: Sprzęt pana Jana kosztował 2.100 zł. Szacunkowa żywotność pralki to 5 lat. Miesięczny koszt amortyzacji będzie więc wynosił 35 zł (2.100 zł / 5 lat / 12 miesięcy). Zakładając, że w miesiącu pracownik wykonuje 8 prań, amortyzacja pralki wynosi 4,38 zł za jedno pranie.
Czas pracy: Na czynności związane z praniem pan Jan poświęca około 15 minut. Minimalne wynagrodzenie za godzinę pracy w 2025 r. wynosi 30,50 zł brutto. Koszt pracy wynosi więc 7,63 zł.

W powyższym przykładzie wyliczenia ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej mamy następujące kwoty:
Woda: 0,66 zł,
Prąd: 0,61 zł,
Środki do prania: 1,38 zł,
Amortyzacja pralki: 4,38 zł,
Czas pracy: 7,63 zł.
Łącznie: 14,66 zł za jedno pranie.

Ustalając standardowo 8 cykli prania w miesiącu, ekwiwalent za pranie odzieży wynosi w przypadku tego pracownika 117,28 zł miesięcznie.

Ewidencja wypłat ekwiwalentu pieniężnego za pranie i konserwację odzieży roboczej oraz jego rozliczanie

Pracodawca powinien prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika kartę ewidencji wypłat ekwiwalentu pieniężnego za pranie i konserwację odzieży i obuwia ochronnego. Wypłata ekwiwalentu powinna być ustalona przez pracodawcę z częstotliwością raz na miesiąc, raz na kwartał, raz na pół roku.

Kwota ekwiwalentu może być pomniejszana za okresy nieobecności pracownika w sposób określony u pracodawcy. Kwoty ekwiwalentu powinny być uzależnione od ilości odzieży roboczej, wymiaru etatu pracownika. Jest to niezbędne aby wypłata traktowana była jak ekwiwalent, a nie jako ryczałt za pranie odzieży.

Aby uniknąć niejasności i zapewnić przejrzystość procesu wypłaty ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej warto w regulaminie wynagradzania, umowie o pracę lub dodatkowym porozumieniu do umowy zawrzeć informację o jego wysokości, sposobie wyliczania, warunkach przyznawania, częstotliwości wypłat i metodzie rozliczenia.

Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej - zwolnienie ze składek ZUS i podatku

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, ekwiwalent za pranie odzieży stanowi przychód pracownika z tytułu stosunku pracy. Przychód ten wyłączony jest jednak ze składek ZUS na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pod warunkiem, że jest to faktyczna kwota jaką pracownik poniósł w związku z utrzymaniem czystości odzieży roboczej. Jeśli pracodawca wypłaca ryczałt w stałej miesięcznej wysokości, bez względu na wysokość faktycznych kosztów, to taka wypłata stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, nawet jeśli została nazwana ekwiwalentem

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT, przychody z ekwiwalentu za pranie podlegają również zwolnieniu od podatku dochodowego, o ile odzwierciedlają faktycznie poniesiony przez pracownika koszt. Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej wypłacany w formie stałego ryczałtu nie korzysta z przedmiotowego zwolnienia i tym samym podlega opodatkowaniu jako przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy. Dzieje się tak, gdyż jego wysokość nie stanowi równowartości faktycznie poniesionych przez pracownika kosztów.

Karolina Woźniczka, specjalistka ds. kadr i płac w Meritoros SA

Podstawa prawna:
Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy,
Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych,
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.
Rozporządzanie ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.