Jak prawidłowo zawrzeć umowę o pracę? Czasami jeden dzień nie robi różnicy, ale w niektórych przypadkach może mieć z punktu widzenia pracownika duże znaczenie, choćby pod kątem zachowania ciągłości pracy. Jak więc postąpić, gdy pierwszym dniem miesiąca jest święto?
- Czy można podpisać umowę o pracę od 1 stycznia?
- Jak prawidłowo dopełnić formalności, gdy pierwszy dzień miesiąca to święto
- Od zasady, jak zawsze, są wyjątki
Zbliża się koniec roku i jak zwykle w tym okresie, na forach internetowych pojawia się to samo pytanie – jak prawidłowo zawrzeć umowę o pracę, która ma rozpocząć się w styczniu? Bo choć umowę o pracę można zawrzeć w dowolnym momencie roku kalendarzowego, to jednak m.in. ze względów budżetowych nowi pracownicy często pojawiają się w firmach właśnie w styczniu. Trudność polega jednak na tym, że 1 stycznia to dzień świąteczny. Rodzi się więc wątpliwość, jakie daty powinny znaleźć się w umowie i w którym momencie należy ją podpisać?
Czy można podpisać umowę o pracę od 1 stycznia?
W tego rodzaju sytuacjach, a więc gdy pierwszy dzień miesiąca jest dniem wolnym od pracy, często pada propozycja, aby umowę podpisać w pierwszym dniu roboczym, ale z datą od 1 dnia miesiąca. I choć takie rozwiązanie może wydawać się najprostsze do zastosowania, to warto pamiętać o tym, że antydatowanie dokumentu jest niedopuszczalne. Nie warto się do niego posuwać przede wszystkim dlatego, że obowiązujące przepisy przewidują rozwiązanie, które pozwala w tego rodzaju sytuacjach postąpić zgodnie z prawem i osiągnąć dokładnie taki sami efekt. Jak wynika z art. 26 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, stosunek pracy nawiązuje się w dniu określonym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy. Oznacza to, że w umowie, obok daty jej zawarcia, należy również wskazać drugą – dzień rozpoczęcia pracy. Taki obowiązek wynika wprost z art. 29 Kodeksu pracy, w którym ustawodawca wskazał, że umowa o pracę określa strony umowy, adres siedziby pracodawcy, a w przypadku pracodawcy będącego osobą fizyczną nieposiadającego siedziby - adres zamieszkania, a także rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności dzień rozpoczęcia pracy.
Polecamy: Kalendarz 2026
Jak prawidłowo dopełnić formalności, gdy pierwszy dzień miesiąca to święto
Oznacza to, że data zawarcia umowy i data rozpoczęcia pracy mogą być różne. Nic nie stoi więc na przeszkodzie temu, aby strony umowy zawarły ją w grudniu 2025 r. wskazując jako dzień rozpoczęcia pracy dzień 1 stycznia 2026 r. Wskazanie tej daty będzie jak najbardziej prawidłowe, mimo że jest to dzień świąteczny. Nie oznacza to, że to tym dniu pracownik musi stawić się do pracy. Wskazuje jedynie, że właśnie tego dnia doszło do nawiązania stosunku pracy. Zgodnie z obowiązującymi zasadami stosunek pracy nawiązuje się bowiem niezależnie od tego, czy doszło do faktycznego wykonywania pracy. Nieprzystąpienie pracownika do pracy w tym dniu nie jest więc w tym zakresie żadną przeszkodą. Warto pamiętać, że nawet gdybyśmy nie mieli do czynienia z dniem wolnym od pracy, a nieobecność pracownika tego dnia była nieobecnością nieusprawiedliwioną, to i tak doszłoby do nawiązania stosunku pracy, a po stronie pracodawcy powstałoby jedynie uprawnienie do podjęcia prawnie usprawiedliwionych działań wobec pracownika, np. udzielenia kary porządkowej, czy w skrajnym przypadku, rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia. Natomiast w sytuacji, gdy nieobecność ta ma charakter usprawiedliwiony, bo np. do nawiązania stosunku pracy dochodzi w dniu 1 stycznia, który jest dniem wolnym od pracy, sytuacja nowego pracownika jest dokładnie taka sama, jak sytuacja innych pracowników, których stosunki pracy trwają już od pewnego czasu.
Polecamy: Zatrudnianie i zwalnianie pracowników. Obowiązki pracodawców 2025
Od zasady, jak zawsze, są wyjątki
Na zakończenie warto zwrócić uwagę na to, że w jednym przypadku data podpisania umowy może być późniejsza niż data rozpoczęcia pracy i taki stan uznaje się za prawidłowy. Pisemna forma umowy o pracę nie ma bowiem charakteru formy pod rygorem nieważności. Oznacza to, że pracownik i pracodawca mogą ustnie ustalić warunki zatrudnienia, a do nawiązania stosunku pracy może dojść poprzez dopuszczenie pracownika do pracy. Oczywiście takie postępowanie nie jest zalecana, choćby ze względów dowodowych, jednak zaistnienia takiej sytuacji w praktyce nie można wykluczyć. Jeśli do niej dojdzie, a spisanie umowy o pracę będzie miało miejsce z opóźnieniem, to w takiej sytuacji data zawarcia umowy może być późniejsza niż dzień rozpoczęcia pracy wskazany w jej treści (wyrok SN z 20 czerwca 2007 r., sygn. akt I BP 64/2006).
art. 26, art. 29 § 2 pkt 5 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2025 r. poz. 277)