Jak wdrożyć PPK w firmie zatrudniającej co najmniej 50 osób?
Dla pracownika udział w programie Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK) jest zawsze dobrowolny. Pracodawcy, a posługując się językiem ustawy – podmioty zatrudniające, muszą jednak utworzyć PPK, jeżeli spełniają wymagania wskazane w przepisach.
Tworzenie PPK jest pewnym procesem. Zanim omówimy jego poszczególne etapy, ustalmy, którzy pracodawcy wchodzą do programu PPK na jego II etapie, tj. od 1 stycznia 2020 roku.
Polecamy: Pracownicze plany kapitałowe. Nowe obowiązki pracodawców i płatników.
Firmy, które miały na 30 czerwca 2019 r. co najmniej 50 osób zatrudnionych, stosują przepisy ustawy o PPK od 1 stycznia 2020 r.
Termin, w jakim pracodawca musi uruchomić PPK dla swojej załogi, zależy od wielkości tego pracodawcy, mierzonej wielkością zatrudnienia. Najwięksi pracodawcy (zatrudniający 250 i więcej osób) mają już za sobą wdrożenie PPK. Na rachunki PPK osób zatrudnionych w tych podmiotach wpływają już kolejne wpłaty. Następny etap wdrażania PPK obejmuje pracodawców, którzy na dzień 30 czerwca 2019 r. zatrudniali co najmniej 50 osób (Pracodawca 50+).
PPK nie tworzy się dla wszystkich zatrudnionych w danej firmie i nie wszystkich uwzględnia się w stanie zatrudnionych. PPK dotyczy tylko tych pracowników, którzy mieszczą się w definicji osoby zatrudnionej. Ustawa o PPK precyzyjnie wskazuje kogo obejmuje PPK. Odsyłamy Państwa do Słowniczka – Osoba zatrudniona.
Stosowanie ustawy o PPK
zasadniczo oznacza obowiązek utworzenia PPK w danej firmie. Pracodawca może zwolnić się z tego obowiązku, jeżeli w dniu, od którego stosuje się do niego ustawę o PPK (w tym przypadku od 1 stycznia br.), prowadził pracowniczy program emerytalny (PPE) oraz naliczał i odprowadzał składki podstawowe do PPE w wysokości co najmniej 3,5% wynagrodzenia dla co najmniej 25% osób zatrudnionych.
Przed przystąpieniem do wdrożenia PPK w firmie niezbędne są odpowiednie czynności przygotowawcze. Należy do nich poinformowanie pracowników o zasadach funkcjonowania PPK, a także o przysługujących im prawach. Może się okazać, że w procesie tworzenia PPK niezbędne będzie zaangażowanie takich obszarów w firmie jak kadry i płace, IT czy dział prawny. Pracodawca musi również odpowiednio zaplanować koszty obsługi PPK oraz finansowane przez siebie wpłaty na program.
Wdrażanie PPK krok po kroku
Przejdźmy teraz do poszczególnych etapów wdrażania PPK dla Pracodawcy:
1. Wybierz instytucję finansową wspólnie z Twoimi pracownikami
Pracodawca nie wybiera instytucji finansowej sam. Powinien porozumieć się w tej sprawie z zakładową organizacją związkową, a jeżeli taka organizacja nie działa w firmie, to z reprezentacją osób zatrudnionych, wyłonioną w trybie przyjętym u tego pracodawcy.
Pracodawca (50+) w sprawie wyboru instytucji finansowej powinien porozumieć się z pracownikami do 24 marca 2020 r. Jeżeli do tego dnia nie osiągnie z nimi porozumienia, będzie mógł samodzielnie zdecydować o wyborze instytucji finansowej.
Przy wyborze instytucji zarządzającej PPK należy kierować się jej doświadczeniem, dotychczasowymi wynikami w zarządzaniu oraz proponowanymi kosztami. Wyboru instytucji finansowej dokonuje się biorąc pod uwagę najlepiej rozumiany interes osób zatrudnionych. Oznacza to np., że sam tylko oferowany przez instytucję finansową zakres wsparcia w procesie wdrażania programu i jego obsługi nie może być decydującym kryterium wyboru.
Lista instytucji dopuszczonych do udziału w omawianym systemie, spośród których wybiera się instytucję do prowadzenia PPK w danej firmie, jest dostępna pod tym adresem: www.mojeppk.pl/lista-instytucji-finansowych.html.
2. Podpisz umowy tworzące PPK
Z wybraną instytucją finansową trzeba następnie podpisać umowy, które ustanawiają zasady prowadzenia programu i formalnie tworzą PPK w danej firmie.
Umowę o zarządzanie PPK Pracodawca (50+) zawiera najpóźniej 24 kwietnia 2020 r. W tej umowie zostaną uregulowane najważniejsze zasady dotyczące gromadzenia i zarządzania środkami na rachunkach PPK pracowników.
Po podpisaniu umowy o zarządzanie PPK poinformuj pracowników, którzy ukończyli 55. rok życia, a nie ukończyli 70 roku życia o tym, że do PPK mogą przystąpić tylko na swój wniosek. Upewnij się, że wszyscy pracownicy otrzymali informację o możliwości zadeklarowania wpłaty dodatkowej oraz o możliwości obniżenia wpłaty podstawowej (na etapie wdrażania programu są to Twoje ustawowe obowiązki informacyjne).
Umowę o prowadzenie PPK Pracodawca (50+) powinien zawrzeć najpóźniej 11 maja 2020 r. Jest to umowa, którą pracodawca zawiera w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych. Po zawarciu tych umów staną się oni uczestnikami PPK.
Umowę o prowadzenie PPK należy zawrzeć dla osób zatrudnionych u danego pracodawcy na 1 stycznia 2020 r. - bez względu na ich staż pracy. Zawiera się ją także dla osób zatrudnionych po tej dacie, ale spełniających, na dzień zawarcia umowy, wymóg 3-miesięcznego okresu zatrudnienia.
Umowę o prowadzenie PPK pracodawca podpisuje w imieniu i na rzecz zatrudnionych, którzy ukończyli 18 lat, ale nie ukończyli 55. roku życia (poza tymi, którzy złożyli deklarację rezygnacji z dokonywania wpłat). W przypadku osób, które ukończyły 55 lat, a nie ukończyły 70. roku życia, umowę o prowadzenie PPK zawiera się wyłącznie na ich wniosek.
Uchylanie się od obowiązku tworzenia PPK lub nakłanianie osób zatrudnionych do rezygnacji z oszczędzania w systemie podlega karom finansowym.
Jeśli jesteś Pracodawcą (50+):
-
umowę o prowadzenie PPK powinieneś zawrzeć do 24.04.2020;
-
umowę o zarządzanie PPK powinieneś zawrzeć do 11.05.2020.
3. Odprowadź pierwsze wpłaty do PPK
Po zawarciu umów o prowadzenie PPK instytucja finansowa tworzy dla uczestników prywatne, imienne rachunki PPK, na które będą trafiały wpłaty ze środków pracownika, pracodawcy oraz wpłaty i dopłaty finansowane przez państwo.
Już od pierwszego wynagrodzenia wypłacanego pracownikom po podpisaniu w ich imieniu umowy o prowadzenie PPK pracodawca nalicza i pobiera wpłaty do PPK. To, kiedy trzeba przekazać do instytucji finansowej pierwsze pobrane wpłaty, zależy od terminu zawarcia umowy o prowadzenie PPK.
Jeżeli pierwsze wynagrodzenie po zawarciu umowy o prowadzenie PPK zostanie wypłacone:
- jeszcze w miesiącu zawarcia tej umowy – wpłat należy dokonać w okresie od 1 do 15 dnia następnego miesiąca;
- w następnym miesiącu po zawarciu umowy o prowadzenie PPK (wynagrodzenie wypłacane z przesunięciem) – wpłat należy dokonać w okresie od dnia ich obliczenia i pobrania do 15 dnia miesiąca następującego po ich obliczeniu i pobraniu.
Więcej na temat procesu wdrożenia PPK dowiesz się na MojePPK w zakładce dla pracodawcy lub pod numerem bezpłatnej infolinii 800 775 775.