Pracownicze Plany Kapitałowe w małych i średnich przedsiębiorstwach od 2020 r. (wywiad)

1. W jaki sposób ustala się liczbę zatrudnionych?

Liczbę osób zatrudnionych, od której uzależniony jest termin wprowadzenia PPK ustala się poprzez zliczenie osób, które były zatrudnione u danego pracodawcy we wskazanym w ustawie dniu, tj. 31 grudnia 2018 r., 30 czerwca 2019 r., 31 grudnia 2019 r. Przy tym ważne jest, aby zliczyć wszystkie osoby zatrudnione w rozumieniu ustawy o PPK, czyli nie tylko pracowników, ale też zleceniobiorców, czy wynagradzanych członków rad nadzorczych, jeśli z tych tytułów podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym w Polsce.

To oznacza, że dla ustalenia, czy pracodawca powinien utworzyć PPK w tzw. II turze należy określić liczbę osób zatrudnionych przez niego na dzień 30 czerwca 2019 r. Jeżeli na ten dzień u pracodawcy było zatrudnionych co najmniej 50 osób zatrudnionych, już teraz powinien przygotowywać się do utworzenia PPK. Jeżeli zatrudniał mniej osób, kolejną datą, na którą powinien zweryfikować liczbę osób zatrudnionych będzie 31 grudnia 2019 r. W przypadku, gdy tego dnia zatrudniał co najmniej 20 osób zatrudnionych – PPK powinien utworzyć od 1 lipca 2020 roku. Przedsiębiorcy zatrudniający poniżej 20 pracowników wprowadzą PPK dopiero w 2021 roku.

Polecamy: Pracownicze Plany Kapitałowe. Praktyczny komentarz do ustawy

2. Jakie terminy przewidziano na podpisanie umowy o zarządzanie i prowadzenie PPK dla tej grupy pracodawców? Czym różnią się od siebie te dwie umowy?

Pracodawcy 50+ tworzący PPK w tzw. II turze powinni zawrzeć umowę o zarządzanie PPK najpóźniej do dnia 24 kwietnia 2020 r. i umowę o prowadzenie PPK najpóźniej do 11 maja 2020 r.

Obydwie umowy są niezbędne dla utworzenia i prowadzenia PPK u pracodawcy i zapewnienia pracownikom możliwości oszczędzania w tym programie. Umowa o zarządzanie PPK stanowi podstawę funkcjonowania PPK w danej firmie. Stronami takiej umowy są pracodawca i wybrana instytucja finansowa, która będzie zarządzała środkami gromadzonymi przez uczestników PPK.  Reguluje ona zasady funkcjonowania PPK u pracodawcy oraz prawa i obowiązki pracodawcy i instytucji finansowej.

Stronami umowy o prowadzenie PPK są natomiast osoba zatrudniona i instytucja finansowa, ta sama z którą pracodawca zawarł wcześniej umowę o zarządzanie PPK. Umowę tą zawiera pracodawca działając w imieniu i na rzecz pracownika, o ile ten wcześniej nie złożył deklaracji rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK. Umowa o prowadzenie PPK określa prawa i obowiązki instytucji finansowej i uczestnika PPK.

3. Aby pracodawcy zdążyli w wyznaczonych terminach podjąć wszystkie niezbędne czynności, powinni zaplanować je z odpowiednim wyprzedzeniem czasowym. Na przykładzie podmiotów zatrudniających co najmniej 250 pracowników, które wybrały już instytucje finansowe, można określić przybliżony czas trwania procedury wdrażania PPK w zakładzie pracy. Czy mógłby Pan podać okres niezbędny do wyboru instytucji, podpisania umowy o zarządzanie oraz umowy o prowadzenie PPK?

Trudno jest określić precyzyjnie, ile powinno trwać wdrażanie PPK w firmie. Z doświadczeń  pracodawców, którzy już utworzyliPPK wynika, że czas potrzebny na dokonanie formalności a także skuteczne poinformowanie pracowników może być bardzo różny. Małe i średnie przedsiębiorstwa mogą wzorować się już na rozwiązaniach wcześniej wypracowanych przez największych pracodawców. Spółka PFR Portal PPK świadczy bezpłatne doradztwo w tym zakresie.

Kluczowe przy planowaniu wdrażania PPK w firmie, w tym ustalenia potrzebnego na to czasu  jest to, w jaki sposób pracodawca planuje dokonać wyboru instytucji finansowej, której zostanie powierzone zarządzanie PPK (np. ile czasu ma zamiar procedować na ten temat  przedstawicielami pracowników), oraz na jakie wsparcie ze strony instytucji finansowej może liczyć. Wydaje się, że jeśli wszyscy uczestnicy procesu będą zainteresowani sprawnym utworzeniem PPK wszystko powinno pójść sprawnie. Moim zdaniem jednak przygotowania do utworzenia PPK warto rozpocząć jak najwcześniej.

4. Czy mógłby Pan wskazać w kilku punktach podstawowe kroki, jakie pracodawca powinien podjąć, aby zgodnie z ustawą o PPK wdrożyć program w swojej firmie?

W pierwszej kolejności pracodawcy powinni zapoznać się z zasadami utworzenia i funkcjonowania PPK. Wszystkie informacje o PPK znajdują się na www.mojePPK.pl. Dostępne są bezpłatne szkolenia w całej Polsce, które prowadzą eksperci regionalni PPK. Harmonogram szkoleń jest dostępny również na portalu. Świadczymy usługi konsultacji indywidualnych a także organizujemy konferencje dla osób, które zajmują się wdrożeniem programu w przedsiębiorstwach. 

Następnym krokiem pracodawców powinno być wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za wdrożenie i obsługę PPK, przygotowanie się do informowania pracowników o PPK, terminowego dokonywania wpłat do PPK oraz prowadzenia i archiwizacji dokumentacji. Ważne jest też, aby w całym procesie tworzenia PPK zadbali o przekazanie pracownikom informacji o zasadach funkcjonowania PPK oraz przysługujących im prawach.

W następnej kolejności pracodawcy  powinni dokonać wyboru instytucji finansowej, która będzie zarządzała środkami gromadzonymi w PPK. Powinni to zrobić w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi lub  reprezentację osób zatrudnionych. Lista instytucji finansowych, które oferują zarządzanie środkami gromadzonymi w PPK publikowana jest na portalu PPK pod adresem www.mojePPK.pl.

Po wyborze instytucji finansowej kolejnym krokiem powinno być zawarcie z  tą instytucją umowy o zarządzanie PPK i umowy o prowadzenie PPK. A następnie powiększanie oszczędności pracowników. Pracodawca powinien naliczać wpłaty do PPK finansowane przez firmę i przez pracownika, a następnie przekazywać je do wybranej instytucji finansowej.

5. Przypuśćmy, że umowy są już podpisane i co dalej? Kiedy wpłyną pierwsze środki na indywidualne konta uczestników PPK?

Uczestnicy PPK otrzymają pierwsze wpłaty na ich indywidualne rachunki PPK w niedługim czasie po zawarciu umowy o prowadzenie PPK. Pierwsze wpłaty zostaną naliczone już od pierwszego wynagrodzenia wypłaconego im  po zawarciu umowy, a następnie przekazane na ich rachunki PPK w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały naliczone. To oznacza, że jeśli umowa o prowadzenie PPK zostanie zawarta np. 1 lutego, a wynagrodzenie zostanie wypłacone 10 lutego, pracodawca powinien najpóźniej do 15 marca przekazać instytucji finansowej wpłaty do PPK. Wtedy też wpłaty te pojawią się na rachunku PPK uczestnika.

6. Czy uczestnicy PPK mają wgląd do swojego konta i mogą monitorować przelewy?

Tak, uczestnicy PPK mogą na bieżąco monitorować wysokość środków na ich rachunkach PPK, jeśli tylko taką funkcjonalność zapewni im instytucja finansowa zarządzająca tymi środkami.

Zdecydowana większość instytucji zarządzających PPK zapewnia taką funkcjonalność.

7. Czy to prawda, że pracodawcy mogą skorzystać z bezpłatnych szkoleń prowadzonych przez PFR Portal PPK? Kto konkretnie może wziąć udział w takim szkoleniu? Co trzeba zrobić, aby się zapisać?

Tak, wsparcie edukacyjne pracodawców przez PFR Portal PPK jest całkowicie bezpłatne. W 2019 roku byliśmy zaangażowani jako prowadzący lub współprowadzący w ok. 1300 szkoleń i konferencji, w ramach których, przeszkolonych zostało blisko 40 000 osób. Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom pracodawców oferujemy również szkolenia otwarte dedykowane pracownikom działów kadr, płac i działów administracyjnych. Szkolenia takie odbyły się w 88 miastach i wzięło w nich udział prawie 6000 uczestników z 2578 firm. Uzupełnieniem do tych szkoleń są prowadzone przez nas konsultacje z pracodawcami w zakresie planowania wdrożenia PPK, szkolenia i konsultacje dla zespołów projektowych, zajmujących się wdrożeniem PPK w danym zakładzie pracy oraz  szkolenia wewnętrzne dedykowane poszczególnym firmom. Spotykamy się również z pracownikami wyjaśniając szczegółowo zasady PPK. Naszym celem jest rzetelne dostarczanie wiedzy, aby pracownicy świadomie mogli podejmować decyzję o oszczędzaniu w tym programie. W 2020 roku będziemy kontynuować cykl szkoleń otwartych, tylko w pierwszym kwartale tego roku zaplanowaliśmy ponad 100 takich szkoleń w całej Polsce. Na wszystkie szkolenie można zarejestrować się za pośrednictwem strony www.mojePPK.pl, telefonicznie za pośrednictwem infolinii: 800 775 775 lub bezpośrednio kontaktując się z naszymi Ekspertami Regionalnymi.

Bardzo dziękuję za udzielenie odpowiedzi na pytania dotyczące wprowadzenia PPK w małych i średnich przedsiębiorstwach.

Emilia Panufnik

redakcja portalu Infor.pl