Dzienniki Urzędowe - rok 2001 nr 1 poz. 4

Na podstawie art. 249 § 4 pkt 3 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny wykonawczy zarządza się, co następuje:

1) kontrolujący – osobę wykonującą lub nadzorującą czynności kontrolne,

2) funkcjonariusz i pracownik – funkcjonariusza i pracownika Służby Więziennej,

3) Centralny Zarząd – Centralny Zarząd Służby Więziennej,

4) okręgowy inspektorat – okręgowy inspektorat Służby Więziennej,

5) Dyrektor Generalny – Dyrektora Generalnego Służby Więziennej,

6) dyrektor okręgowy – dyrektora okręgowego Służby Więziennej,

7) jednostka organizacyjna Służby Więziennej – Centralny Zarząd, okręgowy inspektorat, zakład karny i areszt śledczy wraz z ich oddziałami zewnętrznymi i oddziałami tymczasowego zakwaterowania skazanych, ośrodek szkolenia Służby Więziennej i ośrodek doskonalenia kadr Służby Więziennej oraz zakład budżetowy i gospodarstwo pomocnicze,

8) osadzony – skazanego, tymczasowo aresztowanego i ukaranego,

9) organ kontroli specjalistycznej – organ kontroli powołany na podstawie odrębnych przepisów.

2. Kontrolę przeprowadza się pod względem legalności, celowości, rzetelności i skuteczności działania, gospodarności oraz sprawności organizacyjnej.

2. Kontrola ma na celu w szczególności:

1) badanie zgodności działania z obowiązującymi przepisami prawa,

2) badanie i ocenę prawidłowości wykonywania pozbawienia wolności oraz tymczasowego aresztowania,

3) zbieranie informacji służących jednostkom organizacyjnym więziennictwa do doskonalenia ich działalności,

4) badanie i ocenę działalności gospodarczej i finansowej,

5) ujawnianie nie wykorzystanych rezerw, wykrywanie nieprawidłowości w wykonywaniu zadań, niegospodarności, marnotrawstwa mienia i nadużyć,

6) ustalanie przyczyn oraz skutków stwierdzonych nieprawidłowości, jak również osób za nie odpowiedzialnych,

7) wskazywanie sposobów i środków umożliwiających usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości oraz uchybień.

1) obiektywne stwierdzenie stanu faktycznego badanej sprawy,

2) dostarczenie informacji niezbędnych do podejmowania decyzji,

3) zapobieganie niekorzystnym zjawiskom w działalności jednostek organizacyjnych więziennictwa,

4) inicjowanie kierunków prawidłowego działania.

2. W Centralnym Zarządzie i w okręgowych inspektoratach opracowuje się roczne plany kontroli kompleksowych i finansowo-gospodarczych oraz okresowe plany kontroli problemowych, które zatwierdzane są przez osoby uprawnione do ich zarządzenia.

3. Dyrektorzy okręgowi – w terminie dodania 15 listopada – przesyłają do Centralnego Zarządu plany kontroli kompleksowych i finansowo-gospodarczych podległych jednostek organizacyjnych więziennictwa na rok następny oraz na bieżąco, w formie pisemnej, informują Centralny Zarząd o wszelkich zmianach dokonanych w tych planach w okresie objętym planowaniem.

4. Dyrektor Generalny lub upoważniony przez niego kierownik komórki organizacyjnej Centralnego Zarządu może zalecić dyrektorom okręgowym wprowadzenie do planów kontroli, przed ich sporządzeniem, określonego rodzaju kontroli lub, w uzasadnionych przypadkach, wprowadzenie zmian do planów już zatwierdzonych, a także zlecić przeprowadzenie, poza planem, kontroli w jednostkach organizacyjnych więziennictwa we wskazanym zakresie.

2. Dyrektor Generalny może określić zakres tematyczny i rodzaj danych, jakie powinna zawierać informacja, o której mowa w ust. 1.

2. Dyrektor Generalny może zarządzić przeprowadzenie kontroli w każdej jednostce organizacyjnej więziennictwa.

1) kompleksowa – obejmująca całokształt działalności jednostki kontrolowanej, z wyjątkiem kontroli, o której mowa w pkt. 2,

2) finansowo-gospodarcza – obejmująca całokształt finansowej i gospodarczej działalności jednostki kontrolowanej,

3) problemowa – obejmująca jedno lub więcej wybranych zagadnień z działalności jednostki kontrolowanej,

4) sprawdzająca – podejmowana dla zbadania określonych zagadnień objętych uprzednio kontrolą,

5) doraźna – podejmowana w razie istotnej potrzeby, poza planem kontroli, zwłaszcza w przypadkach sygnalizowanych nieprawidłowości.

2. Kontrolę kompleksową okręgowych inspektoratów oraz ośrodków szkolenia Służby Więziennej przeprowadza się nie rzadziej niż raz na 5 lat, a pozostałych jednostek organizacyjnych więziennictwa nie rzadziej niż raz na 4 lata. Kontrolę finansowo-gospodarczą przeprowadza się co najmniej raz na 3 lata.

3. Od częstotliwości kontroli określonych w ust. 2 można odstąpić, jeżeli przeprowadzone w tym czasie kontrole zewnętrzne objęły łącznie całokształt podstawowej działalności jednostek kontrolowanych. Przyjęcie dłuższego okresu między tym kontrolami wymaga zgody Dyrektora Generalnego.

2. W okręgowych inspektorach kontrole zewnętrzne wykonują poszczególni funkcjonariusze i pracownicy w zakresie wynikającym z ich merytorycznej specjalizacji oraz kontrolerzy sprawujący kontrolę finansowo-gospodarczą.

3. Dyrektor Generalny i dyrektorzy okręgowi mogą powoływać zespoły do przeprowadzania kontroli, wyznaczając do ich składu funkcjonariuszy i pracowników mających kwalifikacje w zakresie tematyki objętej kontrolą.

4. Dyrektor Generalny może zlecać funkcjonariuszom i pracownikom okręgowych inspektoratów wykonywanie kontroli również w innych wskazanych jednostkach organizacyjnych więziennictwa.

2. Zarządzenie o przeprowadzeniu kontroli wydają: Dyrektor Generalny oraz dyrektorzy okręgowi. Jego wzór określa załącznik nr 1 do zarządzenia.

3. Dyrektor Generalny, jego zastępcy, kierownicy komórek organizacyjnych Centralnego Zarządu i ich zastępcy, specjaliści, kontrolerzy, radcy prawni i inspektorzy tego Zarządu, dyrektor Biura Emerytalnego Służby Więziennej, a także dyrektorzy okręgowi i ich zastępcy są uprawnieni do przeprowadzania kontroli na podstawie legitymacji służbowej.

4. Zasięganie, w związku z przeprowadzaną kontrolą, informacji w jednostkach organizacyjnych więziennictwa nie objętych kontrolą oraz uzyskiwanie wyjaśnień od funkcjonariuszy i pracowników w nich zatrudnionych nie wymaga dodatkowego upoważnienia. Uzyskane informacje lub wyjaśnienia powinny być utrwalone na piśmie i podpisane przez osobę, które je złożyła lub przez kontrolującego.

5. Przed rozpoczęciem kontroli dotyczącej informacji niejawnych kontrolujący obowiązany jest okazać odpowiednie poświadczenie bezpieczeństwa, wydane na podstawie odrębnych przepisów.

6. Jeżeli zakres kontroli obejmuje informacje niejawne, stanowiące tajemnicę państwową, osoby, o których mowa w ust. 2, wydają kontrolującemu imienne upoważnienie. Wzór upoważnienia stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia.

7. Zarządzenie, o którym mowa w ust. 1 i 2, oraz upoważnienie, o którym mowa w ust. 6, załącza się do materiałów pokontrolnych.

2. W przypadkach wymagających specjalnych kwalifikacji zarządzający kontrolę może powołać rzeczoznawcę.

2. Kontrolujący może być wyłączony z kontroli, na wniosek lub z urzędu, w każdym czasie, w razie stwierdzenia przyczyn, które mogą mieć wpływ na jego bezstronność.

3. O podstawach do wyłączenia przewodniczący zespołu kontrolnego lub osoba zainteresowana zawiadamia zarządzającego kontrolę, który rozstrzyga o wyłączeniu.

2. Postępowanie kontrolne lub poszczególne jego czynności mogą być przeprowadzane, w miarę potrzeby, również w siedzibie jednostki organizacyjnej zarządzającego kontrolę.

2. Kierownik jednostki kontrolowanej, na wniosek kontrolującego, informuje funkcjonariuszy i pracowników tej jednostki o rozpoczęciu kontroli oraz o terminach i miejscu przyjęć osób wyrażających chęć zgłoszenia się do kontrolującego w sprawach służbowych.

3. Kierownik jednostki kontrolowanej zapewnia kontrolującym warunki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli, przedstawia niezwłocznie żądane dokumenty i materiały, ułatwia terminowe udzielanie wyjaśnień przez funkcjonariuszy i pracowników; w miarę potrzeby udostępnia oddzielne pomieszczenie oraz wyposażenie służące do przechowywania materiałów kontrolnych, a także umożliwia korzystanie ze środków łączności i transportu jednostki kontrolowanej.

2. Każdy funkcjonariusz i pracownik jest obowiązany podczas przeprowadzanych kontroli sprawdzać wykonanie poleceń, zaleceń i wniosków w zakresie kontrolowanych zagadnień, wynikających z poprzednio przeprowadzonych kontroli zewnętrznych.

1) wizytacji pomieszczeń mieszkalnych oraz zaplecza jednostki,

2) rozmów z funkcjonariuszami, pracownikami oraz z osadzonymi, prowadzonych w szczególności w celu wysłuchania i zbadania zgłaszanych przez nich spraw oraz oceny prawidłowości relacji między osadzonymi a funkcjonariuszami i pracownikami,

3) analizy obowiązującej dokumentacji oraz dowodów, do których zalicza się w szczególności dokumenty i dowody rzeczowe, dane ewidencji i sprawozdawczości, protokoły oględzin, protokoły zeznań świadków złożonych w innych postępowaniach prowadzonych na podstawie ustawy, opinie rzeczoznawców i biegłych, szkice, zdjęcia fotograficzne oraz protokoły przyjęcia ustnych wyjaśnień i oświadczeń.

2. Pobranie dowodu rzeczowego powinno być opisane w protokole kontroli i odbywać się w zasadzie w obecności osoby odpowiedzialnej za kontrolowaną komórkę organizacyjną lub odcinek pracy. Dowód rzeczowy powinien być zaopatrzony przez przedstawiciela jednostki kontrolowanej i kontrolującego w trwałe cechy lub znaki, uniemożliwiające zastąpienie go innym. Z pobrania dowodu rzeczowego sporządza się protokół według wzoru określonego w załączniku nr 3 do zarządzenia.

3. Oględziny przeprowadza się w obecności kierownika komórki organizacyjnej lub osoby odpowiedzialnej za przedmiot oględzin, a w razie ich nieobecności – innego przedstawiciela jednostki kontrolowanej. Z przebiegu i wyniku oględzin sporządza się, w razie potrzeby, protokół według wzoru określonego w załączniku nr 4 do zarządzenia.

4. Przebieg i wyniki oględzin mogą być ponadto utrwalone za pomocą aparatury i środków technicznych służących do utrwalenia obrazu lub dźwięku; utrwalony obraz lub dźwięk stanowi załącznik do protokołu oględzin.

5. Podczas oględzin i kontroli magazynu oraz kasy niezbędna jest obecność osoby materialnie odpowiedzialnej za powierzone jej mienie, a w razie jej nieobecności, w szczególnie uzasadnionych przypadkach – komisji powołanej przez kierownika jednostki kontrolowanej. Z przebiegu tych czynności sporządza się odrębny protokół, który podpisują wszystkie osoby biorące w nich udział.

6. Kontrolujący może utrwalić w postaci notatki służbowej inne czynności podjęte w toku kontroli, a także zdarzenia, które mają istotne znaczenie dla ustaleń kontroli.

1) przechowywanie w jednostce kontrolowanej w oddzielnym, zamkniętym i opieczętowanym pomieszczeniu,

2) opieczętowanie i oddanie na przechowanie kierownikowi lub innemu pracownikowi jednostki kontrolowanej za pokwitowaniem,

3) zabranie z jednostki kontrolowanej za pokwitowaniem odbioru.

2. O zwolnieniu dowodów spod zabezpieczenia decyduje kontrolujący lub zarządzający kontrolę, jeżeli dowody te nie zostały przekazane innym organom. Zwrot zabezpieczonych dowodów następuje za pokwitowaniem.

3. Odpisy, kserokopie i wyciągi z dokumentów zabezpieczonych mogą być sporządzane za zgodą i w obecności kontrolującego, który na żądanie kierownika jednostki kontrolowanej potwierdza zgodność odpisu, kserokopii lub wyciągu z oryginałem.

4. Kontrolujący może sporządzać lub zlecać sporządzenie niezbędnych do kontroli odpisów, kserokopii oraz wyciągów z dokumentów, jak również zestawień i obliczeń opartych na dokumentach. Kierownik komórki organizacyjnej, w której dokument się znajduje, potwierdza zgodność odpisów, kserokopii, wyciągów oraz zestawień i obliczeń z dokumentami.

5. Zabezpieczone przez kontrolującego materiały niejawne chroni się zgodnie z odrębnymi przepisami.

2. Odmowa udzielenia wyjaśnień może nastąpić jedynie w przypadku, gdy wyjaśnienia mają dotyczyć faktów i okoliczności, których ujawnienie mogłoby narazić na odpowiedzialność karną, dyscyplinarną lub majątkową wezwanego do złożenia wyjaśnień, a także jego małżonka albo osobę pozostającą z nim faktycznie we wspólnym pożyciu, krewnych lub powinowatych do drugiego stopnia bądź osoby związane z nim z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli.

3. Kontrolujący może zwracać się o udzielenie wyjaśnień do byłych funkcjonariuszy i pracowników jednostki kontrolowanej. Przepis ust. 1 zdanie drugie stosuje się.

4. Każdy funkcjonariusz i pracownik jednostki kontrolowanej może w związku z kontrolą złożyć z własnej inicjatywy pisemne lub ustne oświadczenie w sprawach związanych z przedmiotem kontroli. Z ustnych oświadczeń kontrolujący sporządza, w razie potrzeby, protokół według wzoru określonego w załączniku nr 6 do zarządzenia.

2. W każdym przypadku ujawnienia okoliczności, o których mowa w ust. 1, kierownik jednostki, po niezwłocznym zawiadomieniu organów powołanych do ścigania przestępstw, jest obowiązany:

1) ustalić, jakie warunki i okoliczności umożliwiły przestępstwo lub sprzyjały jego popełnieniu,

2) zbadać, czy przestępstwo wiąże się z zaniedbaniem obowiązków kontroli wewnętrznej.

3. Niezależnie od zawiadomienia organów powołanych do ścigania przestępstw, kierownik jednostki jest obowiązany przedsięwziąć, w razie potrzeby, środki organizacyjne w celu zapobieżenia powstawaniu podobnych uchybień w przyszłości.

2. Protokół powinien zawierać ponadto:

1) nazwę jednostki kontrolowanej w pełnym brzmieniu, jej adres oraz nazwę jednostki organizacyjnej więziennictwa sprawującej nadzór,

2) datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli, z wymienieniem ewentualnych przerw w kontroli,

3) stopień, imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe osoby kontrolującej, a także numer i datę zarządzenia o przeprowadzeniu kontroli, jeżeli stanowiło ono podstawę kontroli,

4) określenie przedmiotu i zakresu kontroli oraz okresu objętego kontrolą,

5) imię i nazwisko kierownika jednostki kontrolowanej oraz okres jego służby (zatrudnienia) na tym stanowisku,

6) wzmiankę o sporządzonych protokołach dodatkowych, kserokopiach, odpisach i wyciągach z dokumentów, przyjętych wyjaśnieniach i oświadczeniach oraz zabezpieczonych dowodach,

7) wzmiankę o poinformowaniu kierownika jednostki kontrolowanej o przysługujących mu uprawnieniach przewidzianych w § 25 i 26 oraz – w miarę potrzeby – o ewentualnych zastrzeżeniach do treści protokołu,

8) rozdzielnik adresatów uwzględniający, w razie kontroli kompleksowej, a także kontroli finansowo-gospodarczej, doręczenie protokołu – po jednym egzemplarzu – Centralnemu Zarządowi i właściwemu okręgowemu inspektoratowi,

9) spis załączników stanowiących części składowe protokołu.

3. Protokołom zawierającym informacje niejawne przyznaje się odpowiednie klauzule tajności oraz chroni zgodnie z odrębnymi przepisami.

2. Jeżeli kierownik jednostki kontrolowanej odmawia podpisania protokołu kontroli, jest obowiązany złożyć pisemne wyjaśnienie przyczyn odmowy.

3. Protokół kontroli, którego podpisania odmówił kierownik jednostki kontrolowanej, podpisuje kontrolujący, czyniąc w protokole wzmiankę o odmowie podpisania protokołu oraz dołączając złożone przez kierownika jednostki kontrolowanej pisemne wyjaśnienie przyczyn odmowy.

4. Odmowa podpisania protokołu nie wstrzymuje wszczęcia postępowania pokontrolnego.

2. W odprawie pokontrolnej uczestniczą funkcjonariusze i pracownicy zajmujący stanowiska kierownicze odpowiedzialni za kontrolowany odcinek pracy; w odprawie mogą uczestniczyć, w razie potrzeby, także inne osoby.

2. Jeżeli wyniki kontroli wskazują na konieczność podjęcia określonych czynności przez kierownika jednostki nadrzędnej nad jednostką kontrolowaną, zarządzający kontrolę kieruje także odrębne wystąpienie pokontrolne do tej jednostki nadrzędnej.

3. Wystąpienie pokontrolne powinno zawierać w szczególności wnioski i polecenia zmierzające do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień oraz do usprawnienia badanej działalności.

4. W wypadkach uzasadnionych ustaleniami kontroli, wystąpienie pokontrolne powinno również zawierać wnioski o pociągnięcie do określonej prawem odpowiedzialności, w szczególności wnioski o wszczęcie postępowania dyscyplinarnego lub o zastosowanie innych konsekwencji służbowych wobec osób odpowiedzialnych za ujawnione nieprawidłowości, a także o wszczęcie postępowania o odszkodowanie w stosunku do osób odpowiedzialnych za wyrządzoną szkodę.

1) przeprowadzenia doraźnej kontroli w celu sporządzenia odpowiedniej informacji dla jednostki organizacyjnej więziennictwa,

2) zbadania określonych spraw wynikających ze skarg, próśb i wniosków funkcjonariuszy i pracowników oraz osób pozbawionych wolności i członków ich rodzin lub innych osób,

3) przeprowadzenia badań dokumentów i innych materiałów otrzymanych z jednostek podlegających kontroli,

4) przeprowadzenia kontroli sprawdzającej, zwłaszcza w zakresie sprawdzenia rzetelności odpowiedzi na zalecenia lub wystąpienia pokontrolne,

5) sprawdzenia działalności jednostki lub określonych odcinków pracy.

2. Do uproszczonego postępowania kontrolnego mają zastosowanie przepisy rozdziału drugiego zarządzenia, z wyjątkiem § 23 ust. 1 i 2 oraz § 24–26.

3. O dokonanych ustaleniach kontrolujący informuje kierownika jednostki kontrolowanej.

4. Z uproszczonego postępowania kontrolnego sporządza się sprawozdanie, do którego załącza się, w razie potrzeby, dowody związane z jego treścią. Sprawozdanie podpisuje kontrolujący.

5. Do przeprowadzania kontroli, o których mowa w ust. 1 pkt 5, uprawnieni są: Dyrektor Generalny, jego zastępcy, kierownicy komórek organizacyjnych Centralnego Zarządu i ich zastępcy, Dyrektor Biura Emerytalnego Służby Więziennej, a także dyrektorzy okręgowi i ich zastępcy.

1) kierownik jednostki organizacyjnej więziennictwa i jego zastępcy – nad podległymi komórkami organizacyjnymi oraz samodzielnymi i zespołowymi stanowiskami pracy,

2) kierownicy komórek organizacyjnych – nad podległymi im funkcjonariuszami i pracownikami,

3) inni funkcjonariusze i pracownicy zobowiązani przez kierownika jednostki organizacyjnej więziennictwa lub właściwego przełożonego do wykonywania kontroli – w zakresie powierzonych im obowiązków.

1) wstępna – mająca na celu zapobieganie działaniom nielegalnym lub nieprawidłowym; obejmuje ona w szczególności badanie projektów decyzji, umów, porozumień i innych dokumentów, powodujących powstawanie zobowiązań lub wpływających na warunki i możliwości prawidłowego wykonywania pozbawienia wolności i tymczasowego aresztowania albo na warunki i możliwości wykonywania innych zadań statutowych jednostek organizacyjnych więziennictwa,

2) bieżąca – mająca na celu:

a) badanie rzetelności i terminowości wykonywania zadań przez komórki organizacyjne oraz poszczególnych funkcjonariuszy i pracowników, sprawności ich współdziałania, a także badanie prawidłowości relacji między osadzonymi a funkcjonariuszami i pracownikami,

b) badanie stanu rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych oraz prawidłowości ich zabezpieczenia przed kradzieżą, zniszczeniem lub uszkodzeniem,

3) następna – mająca na celu badanie efektów, zadań i czynności zrealizowanych oraz stanu faktycznego i dokumentów, które je odzwierciedlają.

2. Na dowód dokonania kontroli dokumentu kontrolujący opatruje go podpisem i datą.

2. W jednostkach organizacyjnych więziennictwa, w których nie ma wyodrębnionych komórek organizacyjnych, prowadzi się jedną książkę kontroli wewnętrznej.

3. Przepisy ust. 1 i 2 nie naruszają obowiązku opisywania ustaleń kontroli wewnętrznej w innych dokumentach, jeżeli obowiązek ten wynika z odrębnych przepisów, normujących funkcjonowanie jednostek organizacyjnych więziennictwa.

4. W przypadkach określonych w § 37, zamiast wpisu w książce kontroli wewnętrznej, sporządza się protokół kontroli.

5. Ustalenia kontroli wewnętrznej, przeprowadzonej w celu zbadania zasadności skarg w sprawach osadzonych, opisuje się w sprawozdaniu, które powinno przedstawiać fakty, stanowiące podstawę do oceny rozpatrywanych zarzutów, a w szczególności konkretne nieprawidłowości i uchybienia, ich przyczyny i skutki oraz osoby odpowiedzialne, a także wnioski wynikające z dokonanych ustaleń. Do sprawozdania załącza się dowody związane w jego treścią, o których mowa w § 18 ust. 1 pkt 3. Przepisu § 38 ust. 1 nie stosuje się.

6. Z ustaleniami kontroli wewnętrznej zapoznaje się osoby odpowiedzialne za kontrolowaną problematykę oraz kierownika jednostki organizacyjnej.

1) zwraca niezwłocznie nieprawidłowe dokumenty właściwym komórkom organizacyjnym lub osobom z wnioskiem o dokonanie zmian lub uzupełnień,

2) odmawia podpisania dokumentów nierzetelnych, nieprawidłowych lub dotyczących operacji sprzecznych z obowiązującymi przepisami, zawiadamiając jednocześnie na piśmie kierownika jednostki o tym fakcie; decyzję w sprawie dalszego postępowania podejmuje kierownik jednostki.

2. W każdym przypadku ujawnienia okoliczności, o których mowa w ust. 1, kierownik jednostki podejmuje działania, określone w § 22 ust. 2 i 3.

Minister Sprawiedliwości: Lech Kaczyński

Załączniki do zarządzenia Ministra
Sprawiedliwości z dnia 6 marca 2001 r.
(poz. 4)

Załącznik nr 1

WZÓR – ZARZĄDZENIE PRZEPROWADZENIA KONTROLI

Załącznik nr 2

WZÓR – UPOWAŻNIENIE

Załącznik nr 3

WZÓR – PROTOKÓŁ POBRANIA DOWODU RZECZOWEGO

Załącznik nr 4

WZÓR – PROTOKÓŁ OGLĘDZIN

Załącznik nr 5

WZÓR – PROTOKÓŁ PRZYJĘCIA USTNYCH WYJAŚNIEŃ

Załącznik nr 6

WZÓR – PROTOKÓŁ PRZYJĘCIA USTNEGO OŚWIADCZENIA

Załącznik nr 7

WZÓR – REJESTR PRZEPROWADZONYCH KONTROLI