Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zmiana biura rachunkowego a księgi rachunkowe

Dziennik Gazeta Prawna
Największy polski dziennik prawno-gospodarczy
Lepiej, by bilans robił ten, kto wprowadzał dane do ksiąg rachunkowych /fot.Shutterstock
Lepiej, by bilans robił ten, kto wprowadzał dane do ksiąg rachunkowych /fot.Shutterstock
Choć z reguły współpraca pomiędzy daną firmą a obsługującym ją biurem rachunkowym ma charakter wieloletni, to jednak nierzadko zdarzają się sytuacje, w których następuje zmiana podmiotu świadczącego usługi księgowe. Zmiana biura rachunkowego może nastąpić zarówno w trakcie roku obrotowego, jak i z końcem roku.

Przyczyny takich decyzji mogą być różne, obiektywne lub subiektywne: klient jest już zbyt duży na obsługę przez dane biuro rachunkowe, biuro rachunkowe kończy działalność, klient zmienia lokalizację biznesu albo nie jest zadowolony z dotychczasowej obsługi, biuro rachunkowe nie jest zainteresowane dalszą współpracą itd.

Niezależnie od przyczyn zmiany, nowe biuro, przejmując prowadzenie ksiąg rachunkowych, zmuszone jest niejako do bazowania na danych, które zostały zaewidencjonowane w księgach rachunkowych przez poprzednika.

Oczywiście przejmuje odpowiedzialność za prawidłowość prowadzonych ksiąg rachunkowych dopiero za okres, w którym samo prowadzi księgi. Jednak wcześniej zaewidencjonowane dane będzie musiało uwzględnić przy sporządzaniu sprawozdania finansowego czy dokonywaniu bieżących rozliczeń podatkowych.

Zmiana biura rachunkowego wiąże się bowiem z obowiązkiem kontynuowania zapisów w księgach rachunkowych. Nowe biuro musi zatem otrzymać od poprzednika dane, które zostaną wprowadzone do nowego systemu księgowego.

Biura rachunkowe pracują na różnych systemach finansowo-księgowych, w związku z czym nie zawsze jest możliwa automatyczna migracja danych z jednego systemu do drugiego. Przeniesienie danych może być więc w niektórych przypadkach bardzo pracochłonne.

Polecamy: INFORLEX Biuro Rachunkowe - Wszystko o zmianach w prawie i podatkach. Teraz 14 dni ZA DARMO!

Prowadzenie ksiąg rachunkowych wiąże się również z zamknięciem roku i sporządzeniem sprawozdania finansowego. Regułą jest, że umowy na prowadzenie ksiąg rachunkowych zawierają stosowne postanowienia w tym zakresie. Nakład pracy związany z wykonaniem tego obowiązku znacznie przekracza bowiem zadania związane z cyklicznym "zamykaniem miesiąca". Słusznie więc biura rachunkowe oczekują za to dodatkowego wynagrodzenia.

Sprawne sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego wymaga od księgowego nie tylko wiedzy z zakresu rachunkowości, ale również dobrej znajomości podmiotu, dla którego to sprawozdanie jest sporządzane. Dlatego czasem pojawia się problem, gdy klient oczekuje od "nowego" biura rachunkowego, by sporządziło ono sprawozdanie finansowe za rok, za który nie prowadziło ksiąg rachunkowych.

Biura są temu niechętne. U podłoża takiej niechęci leżą: brak znajomości klienta, brak pewności co do prawidłowości ujęcia i prezentacji danych w księgach, jak również, a nawet przede wszystkim odpowiedzialność osoby, która podpisuje się pod sporządzonym sprawozdaniem (zgodnie z art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości sprawozdanie finansowe podpisuje m.in. osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych).

Dlatego regułą jest, że sprawozdanie finansowe za zakończony rok obrotowy sporządza to biuro rachunkowe, które w trakcie danego roku obrotowego prowadziło księgi rachunkowe. Przy zmianie biura na początku nowego roku klient korzysta więc de facto z usług dwóch biur rachunkowych. Nowe biuro prowadzi bieżącą księgowość, a stare sporządza roczne sprawozdanie finansowe za rok miniony.

Oczywiście nowe biuro może podjąć się sporządzenia sprawozdania finansowego, ale będzie to wymagało uprzedniej weryfikacji danych, na podstawie których sprawozdanie będzie sporządzone. ©℗

Dr Grzegorz Matysek

Odpowiedzialność za sprawozdanie finansowe

Za nierzetelne dane w sprawozdaniu finansowym biuru grozi odpowiedzialność karna. Księgowi nie chcą więc brać odpowiedzialności za nieswoje księgowania.

O odpowiedzialności karnej biura rachunkowego za niesporządzenie sprawozdania finansowego lub nierzetelne jego przygotowanie mówi art. 77 pkt 2 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z nim, kto dopuszcza do niesporządzenia sprawozdania finansowego, sporządzenia go niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w nim nierzetelnych danych, podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie.

Przed sporządzeniem sprawozdania finansowego należałoby więc sprawdzić poprawność wcześniejszych księgowań. Wymaga to jednak czasu i pracowników, którzy by to wykonali. Jest jeszcze na to czas, bo na weryfikację księgowań średniej wielkości firmy nowy księgowy potrzebuje z reguły dwóch-trzech miesięcy.

Co jednak w sytuacji, gdy klient przejdzie do nowego biura krótko przed 31 marca z informacją, że poprzedni księgowy uchylił się od sporządzania sprawozdania albo zmarł.

Wyjściem dla biura rachunkowego, które nie ma czasu na weryfikację cudzych księgowań, może być art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z nim osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, może odmówić podpisania sprawozdania finansowego. Odmowę trzeba uzasadnić na piśmie i dołączyć do sprawozdania finansowego.

W ten sposób osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, zdejmie z siebie odpowiedzialność karną wynikającą z art. 77 pkt 2 ustawy o rachunkowości. Będzie ją ponosił tylko kierownik jednostki. ©℗

Brak zapłaty nie upoważnia poprzedniego biura do zatrzymania ksiąg

Nawet jeżeli klient nie zapłacił za usługę, to księgowy i tak musi wydać mu wszystkie dostarczone dokumenty, a także sporządzone przez siebie księgi i deklaracje. Kto je zatrzymuje, naraża się na odpowiedzialność karną.

Niejeden księgowy spotkał się z sytuacją, gdy klient postanowił przenieść się do nowego biura rachunkowego przed uregulowaniem należności za wyświadczone mu usługi. Wtedy pojawia się problem z wykonaniem bilansu. Ale nie tylko.

Niejeden księgowy wpadł na pomysł, żeby w takiej sytuacji zatrzymać dokumenty do czasu otrzymania zapłaty za swoje usługi. Sęk w tym, że biuro rachunkowe nie może tego robić, ponieważ dowody księgowe i same księgi są własnością klienta, z którego nie wolno czynić przedmiotu zastawu. Ich zatrzymywania zabrania art. 276 kodeksu karnego. Zgodnie z nim, kto niszczy, uszkadza, czyni bezużytecznym, ukrywa lub usuwa dokument, którym nie ma prawa wyłącznie rozporządzać, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

Dyspozycją tego przepisu jest objęte również niewydanie dokumentów osobie uprawnionej. Tym samym księgi rachunkowe, deklaracje, faktury, rachunki i inne dowody księgowe nie mogą stanowić karty przetargowej w dochodzeniu zapłaty. Biuro rachunkowe może jej dochodzić jedynie przed sądem powszechnym. ©℗

Patrycja Dudek

Instrukcje księgowego
Instrukcje księgowego – książka z aktualizacjami w serwisie online

Zawiera zestaw 96 aktualnych instrukcji objaśniających wybrane procedury podatkowe, księgowe, kadrowe oraz z dziedziny prawa cywilnego i gospodarczego. Instrukcje w serwisie są powiązane z kalkulatorami, formularzami, wskaźnikami, materiałami wideo i aktami prawnymi.

Teraz 17% taniej!
Źródło: gazetaprawna.pl
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Biura rachunkowe
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Biuro rachunkowe - jak współpracować z trudnym klientem
    W praktyce biura rachunkowego zdarza się co jakiś czas tzw. trudny klient. Jaki jest właściwie ten trudny klient - zdenerwowany, arogancki, irytujący? To ten, który krzyczy, szantażuje? A może ten leniwy albo ten, który ciągle Cię o coś prosi? Mogę wymieniać i wymieniać, bo wiem, że każdy z nas inaczej definiuje trudnego klienta. Jakie są typy "trudnych klientów"? Jak współpracować z trudnymi klientami?
    Wynagrodzenie za usługi biura rachunkowego - jak ustalić
    Jak ustalić wynagrodzenie za usługi biura rachunkowego? Co wziąć pod uwagę kalkulując cenę usługi dla klienta? Liczbę dokumentów? Czasochłonność poszczególnych czynności (np. wystawiania faktur)? A może najlepiej ustalić wynagrodzenie ryczałtowo? Jak wycenić usługi dodatkowe?
    Globalnie czy lokalnie – o przyszłości branży rachunkowej podczas MKBR
    Trzecie spotkanie pod szyldem Międzynarodowego Kongresu Biur Rachunkowych, które odbędzie się w Targach Kielce już 26 i 27 października 2022 roku, to najważniejsze jesienne wydarzenie przedstawicieli biur rachunkowych i ludzi związanych z sektorem księgowości.
    Czy można płacić za usługi biura rachunkowego na rachunek spoza wykazu (białej listy) podatników VAT
    Biuro rachunkowe podpisało umowy o prowadzenie księgowości, w związku z czym na koniec miesiąca wystawia na rzecz swoich klientów faktury VAT o wartości poniżej 15 000 zł. Czy klienci biura powinni zapłacić przelewem na rachunek, który widnieje na białej liście? Czy mogą uregulować należność gotówką lub dokonać płatności na inne konto spoza białej listy?
    Regulacja (np. certyfikacja) zawodu księgowego. Co myślą sami księgowi?
    Certyfikacja zawodu księgowego jest odpowiedzią na zapotrzebowanie branży, co podkreśla Ministerstwo Finansów. Przez resort rozważane są trzy scenariusze: pełna regulacja, profesjonalizacja zawodu oraz brak zmian obecnego stanu z uwzględnieniem pewnych korekt. Obecnie trwają prekonsultacje społeczne. A co sądzi o tym sama branża?
    Jak chronić klientów biur rachunkowych przed niekorzystnymi zmianami Polskiego Ładu – bezpłatne webinarium 23 sierpnia 2022 roku
    INFORAKADEMIA zaprasza biura rachunkowe na bezpłatne webinarium „Jak chronić klientów biur rachunkowych przed niekorzystnymi zmianami Polskiego Ładu” z gwarantowanym imiennym certyfikatem, które odbędzie się 23 sierpnia 2022 roku. Polecamy!
    Księgowe poszukiwane od zaraz. Powodem Polski Ład
    Księgowe, kadrowe, specjaliści podatkowi to obecnie najbardziej poszukiwane osoby na rynku pracy. Chwilowo można nawet zaryzykować tezę, że więcej firm obecnie poszukuje właśnie tych specjalistów, a nie np. informatyków. Księgowe mogą liczyć na dobre oferty pod kątem organizacyjnym i finansowym. Jedyne oczekiwania pracodawców dotyczą znajomości i umiejętności opanowania Polskiego Ładu i bieżących nowelizacji.
    Biura rachunkowe nie chcą testować KSeF-u
    Zero faktur przesłanych do Krajowego Systemu eFaktur, dwanaście wprowadzonych tokenów – to efekty kilku tygodni testowania KSeF. Księgowi przyznają, że nie mają czasu na to, by zapoznawać się z nowym rozwiązaniem Ministerstwa Finansów.
    Czy księgowi są skazani na nadgodziny? Przemęczeni pracownicy biur rachunkowych myślą o zmianie pracy
    Czy praca w księgowości jest możliwa bez nadgodzin? 60% ankietowanych nie dostaje dodatkowego wynagrodzenia za nadgodziny, a 65% respondentów ma ich co miesiąc przynajmniej 40. 15% pracuje tak dużo, że nadgodzin nawet nie liczy. W praktyce oznacza to, że wiele księgowych co najmniej przez tydzień pracuje… za darmo. Do tego dochodzą ciągłe zmiany w przepisach, galopuje Nowy Ład, a Klienci dokładają swoje. Nic dziwnego, że 58% respondentów w ostatnim czasie myśli o zmianie zawodu.
    Zakaz świadczenia usług księgowych, audytowych i doradztwa podatkowego dla podmiotów rosyjskich od 4 czerwca 2022 r. Umowy trzeba rozwiązać najpóźniej 5 lipca
    Z uwagi na agresją zbrojną Rosji na Ukrainę, w dniu 3 czerwca 2022 r. Unia Europejska przyjęła już szósty pakiet sankcji i ograniczeń wobec Rosji. Rozporządzenie Rady (UE) 2022/879 z 3 czerwca 2022 r. zmieniające rozporządzenie (UE) nr 833/2014 dotyczące środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie zawiera m.in. zakaz świadczenia - bezpośrednio lub pośrednio - usług rachunkowych, audytowych, księgowych, doradztwa podatkowego, doradztwa w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej i zarządzania oraz usług public relations na rzecz rządu rosyjskiego oraz osób prawnych, podmiotów i organów mających siedzibę w Rosji. Zakaz ten obowiązuje od 4 czerwca 2022 r.
    Księgowe perypetie, czyli jak Polski Ład namieszał
    Dzień Księgowego, przypadający na 9 czerwca, w tym roku jest szczególny, ponieważ Polski Ład wywołał spore zamieszanie w branży. Wielu księgowych stanęło przed najtrudniejszym zadaniem - wyjaśnieniem swoim klientom, jak to możliwe, że zarobią więcej, ale w kieszeni zostanie im mniej. Sieć OSCBR drugi rok z rzędu sprawdziła, jakie zabawne sytuacje przytrafiają się w biurach rachunkowych. Wbrew panującym stereotypom, praca w tym zawodzie nie zawsze jest nudna.
    Ponad 3/4 biur rachunkowych chce przywrócenia licencji zawodu księgowego
    Ogólnopolska Sieć Certyfikowanych Biur Rachunkowych, zrzeszająca 1700 podmiotów, przeprowadziła badanie na temat licencji zawodu księgowego. Prawie 77% biur rachunkowych uważa, że jej przywrócenie będzie miało pozytywny wpływ na branżę.
    Wykonywanie umowy o świadczenie usług księgowych - odpowiedzialność księgowego, jak rozmawiać z klientem
    Oprócz samej treści umowy o świadczenie usług księgowych bardzo duże znaczenie dla odpowiedzialności biura rachunkowego ma sposób, w jaki jest ona wykonywana. Duża część klientów zainteresowana jest głównie zapisami dotyczącymi ceny, a niekoniecznie dokładnie studiuje treść umowy. Jak kontaktować się z klientem? Jak reagować, gdy klient nie płaci, czy oczekuje usług wykraczających poza umowę? Jak odmawiać klientowi uwzględniania wątpliwych kosztów uzyskania przychodów? Jaką odpowiedzialność może ponieść księgowy pomagając klientom uniknąć płacenia długów, zaciągnąć kredyt na postawie nierzetelnych dokumentów, czy wystawić fakturę lub inny dokument poświadczający nieprawdę?
    Polski Ład - nowa szansa dla polskiej księgowości?
    Polski Ład a księgowość. Czy dobry księgowy może pomóc w amortyzacji negatywnych skutków Polskiego Ładu, a odpowiednie decyzje, obejmujące m.in. przekształcenie dotychczasowej działalności w spółkę, zastosowanie ulgi podatkowej, przesuwanie kosztów czy też wykorzystanie estońskiego CIT-u, przyniosą przedsiębiorcom korzyści? Jak firmy mogą poradzić sobie ze skutkami nowego rządowego programu?
    Biura rachunkowe podnoszą ceny i mają więcej klientów
    Według Krajowej Izby Biur Rachunkowych usługi księgowych podrożały już nawet o 30%, a mimo to branża odczuwa coraz większy napływ klientów. To efekt paniki wywołanej wprowadzeniem Polskiego Ładu, który wszedł w życie nawet pomimo faktu, że organizacje zrzeszające środowiska księgowych zgłaszały do Ministerstwa Finansów zastrzeżenia odnośnie zbyt obszernych przepisów i zdecydowanie zbyt krótkiego czasu na ich wdrożenie w życie.
    Ubezpieczenie dla księgowych i biur rachunkowych
    Zmiany w podatkowo-składkowe w ramach programu rządowego Polski Ład, jakie weszły w życie od początku 2022 roku spowodowały liczne wątpliwości odnośnie prawidłowości rozliczeń podatkowych. Ewentualne błędy i odpowiedzialność karno-skarbowa księgowych, będą pojawiać się przez najbliższe miesiące, ale także nawet dopiero za kilka lat. To budzi niepokój księgowych, którzy szukając zabezpieczenia przed takim ryzykiem, mogą skorzystać z ubezpieczenia ochrony karno-skarbowej (czy prawno-podatkowej). Systematycznie wzrasta liczba zapytań o taką ochronę. Dziś to różnica, która oscyluje w okolicach 60% w porównaniu z II kwartałem 2021 r.
    Usługi księgowe - rezygnacja z kasy fiskalnej
    Usługi księgowe a kasa fiskalna. Czy podatnik świadczący usługi księgowe, który mimo braku obowiązku stosowania kasy w prowadzonej działalności gospodarczej, dobrowolnie rozpoczął ewidencjonowanie sprzedaży w kasie oraz nie przekroczył kwoty uprawnionej do korzystania ze zwolnienia ze stosowania kasy, może zrezygnować z kasy rejestrującej?
    Czego przedsiębiorcy oczekują od biur rachunkowych?
    Większość przedsiębiorców (60%) uważa, że współpraca z biurem rachunkowym może odbywać się zdalnie – wynika z analizy portalu Oferteo.pl. Wśród usług, jakich najczęściej poszukują, jest prowadzenie pełnej księgowości i sporządzanie deklaracji podatkowych.
    Pieniądze dla firm – czy musi być tak drogo?
    Każdy dyrektor finansowy, księgowa, czy właściciel firmy stara się optymalizować koszty obsługi finansowania działalności firmy. Chodzi nie tylko o sam koszt kapitału, a więc cenę kredytu, leasingu, czy faktoringu, ale także o pracę, którą należy wykonać, aby uzyskać finansowanie i je obsłużyć. W wielu przypadkach uzyskanie środków wiąże się z dużym nakładem tak nielubianej „papierkowej roboty”. Podpowiadamy, co można zautomatyzować, żeby odciążyć pracowników księgowości.
    Kongres MKBR w Targach Kielce – udane spotkanie nowoczesnych biur rachunkowych i księgowych
    Ponad 300 uczestników wzięło udział w II Międzynarodowym Kongresie Biur Rachunkowych, który trwał od 26 do 27 października w Centrum Kongresowym Targów Kielce. Księgowi wysłuchali ponad 20 wykładów i wzięli udział w 10 różnych warsztatach. To jedyne wydarzenie w Polsce, które daje możliwość rozwoju biurom rachunkowym, a ich właścicielom poznanie narzędzi do wzmacniania biznesu.
    Własna księgowa czy zewnętrzne biuro rachunkowe?
    Księgowość. Rozpoczęcie działalności gospodarczej wiąże się z obowiązkami sprawozdawczości rachunkowej i podatkowej. Często wielu przedsiębiorców chce się skupić na swoich obszarach biznesowych, a kwestie księgowe powierzyć innemu podmiotowi. Wybór dostawców usług księgowych na rynku jest duży. Można się również zdecydować na zatrudnienie własnej księgowej. A może alternatywą będzie księgowość on-line? Podejmując decyzję, warto rozważyć wszystkie plusy i minusy każdego z rozwiązań.
    Czy biuro rachunkowe musi udzielić komornikowi informacji o klientach?
    Biuro rachunkowe a komornik. Wielu właścicieli biur rachunkowych dostaje od komornika wezwanie do złożenia wyjaśnień / udzielenia informacji o klientach swojego bura. Podstawą prawną na którą powołują się komornicy to art. 761 kodeksu postępowania cywilnego. Dostając takie wezwanie zastanawiają się, czy powinni udostępniać informacje dotyczące majątku i dochodu swoich klientów. W wezwaniu od komornika możemy przeczytać, iż wzywa on do udzielenia informacji niezbędnych do prowadzenia postępowania oraz że za nieuzasadnioną odmowę udzielenia informacji może zostać nałożona grzywna do 2000,00 zł. Czy księgowi mogą odmówić komornikowi uzasadniając to tajemnicą zawodową lub nawet Rozporządzeniem o ochronie danych osobowych RODO? Poniżej przedstawiamy odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania właścicieli biur rachunkowych w tym zakresie.
    Nowoczesny księgowy w dobie cyfryzacji – konferencja 8-9 października w Warszawie
    Zmiany w podatkach i nieuchronna cyfryzacja biur rachunkowych
    Jak przygotować biuro rachunkowe na cyfrową księgowość?
    Biuro rachunkowe a cyfrowa księgowość. Zdecydowana większość polskich firm (prawie 65%) zleca prowadzenie księgowości zewnętrznym biurom rachunkowym. Pozwala to ograniczyć koszty zatrudnienia, wydatki na szkolenia i rekrutację pracowników czy przenieść odpowiedzialność za naliczanie podatków na biuro. Ostatnio pojawiła się jeszcze jedna ważna korzyść, wynikająca bezpośrednio z digitalizacji.
    Pranie pieniędzy – ważne zmiany dla biur rachunkowych od 31 lipca 2021 r.
    Pranie pieniędzy. Od 31 lipca 2021 r. na wszystkich biurach rachunkowych, a nie tylko zajmujących się usługowym prowadzeniem pełnej księgowości, będą ciążyć obowiązki w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Sprawdź jakie wynikają z tego obowiązki.