REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zmiana biura rachunkowego a księgi rachunkowe

Dziennik Gazeta Prawna
Największy polski dziennik prawno-gospodarczy
Lepiej, by bilans robił ten, kto wprowadzał dane do ksiąg rachunkowych /fot.Shutterstock
Lepiej, by bilans robił ten, kto wprowadzał dane do ksiąg rachunkowych /fot.Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Choć z reguły współpraca pomiędzy daną firmą a obsługującym ją biurem rachunkowym ma charakter wieloletni, to jednak nierzadko zdarzają się sytuacje, w których następuje zmiana podmiotu świadczącego usługi księgowe. Zmiana biura rachunkowego może nastąpić zarówno w trakcie roku obrotowego, jak i z końcem roku.

Przyczyny takich decyzji mogą być różne, obiektywne lub subiektywne: klient jest już zbyt duży na obsługę przez dane biuro rachunkowe, biuro rachunkowe kończy działalność, klient zmienia lokalizację biznesu albo nie jest zadowolony z dotychczasowej obsługi, biuro rachunkowe nie jest zainteresowane dalszą współpracą itd.

REKLAMA

Niezależnie od przyczyn zmiany, nowe biuro, przejmując prowadzenie ksiąg rachunkowych, zmuszone jest niejako do bazowania na danych, które zostały zaewidencjonowane w księgach rachunkowych przez poprzednika.

Oczywiście przejmuje odpowiedzialność za prawidłowość prowadzonych ksiąg rachunkowych dopiero za okres, w którym samo prowadzi księgi. Jednak wcześniej zaewidencjonowane dane będzie musiało uwzględnić przy sporządzaniu sprawozdania finansowego czy dokonywaniu bieżących rozliczeń podatkowych.

Zmiana biura rachunkowego wiąże się bowiem z obowiązkiem kontynuowania zapisów w księgach rachunkowych. Nowe biuro musi zatem otrzymać od poprzednika dane, które zostaną wprowadzone do nowego systemu księgowego.

Biura rachunkowe pracują na różnych systemach finansowo-księgowych, w związku z czym nie zawsze jest możliwa automatyczna migracja danych z jednego systemu do drugiego. Przeniesienie danych może być więc w niektórych przypadkach bardzo pracochłonne.

Polecamy: INFORLEX Biuro Rachunkowe - Wszystko o zmianach w prawie i podatkach. Teraz 14 dni ZA DARMO!

Prowadzenie ksiąg rachunkowych wiąże się również z zamknięciem roku i sporządzeniem sprawozdania finansowego. Regułą jest, że umowy na prowadzenie ksiąg rachunkowych zawierają stosowne postanowienia w tym zakresie. Nakład pracy związany z wykonaniem tego obowiązku znacznie przekracza bowiem zadania związane z cyklicznym "zamykaniem miesiąca". Słusznie więc biura rachunkowe oczekują za to dodatkowego wynagrodzenia.

Sprawne sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego wymaga od księgowego nie tylko wiedzy z zakresu rachunkowości, ale również dobrej znajomości podmiotu, dla którego to sprawozdanie jest sporządzane. Dlatego czasem pojawia się problem, gdy klient oczekuje od "nowego" biura rachunkowego, by sporządziło ono sprawozdanie finansowe za rok, za który nie prowadziło ksiąg rachunkowych.

Biura są temu niechętne. U podłoża takiej niechęci leżą: brak znajomości klienta, brak pewności co do prawidłowości ujęcia i prezentacji danych w księgach, jak również, a nawet przede wszystkim odpowiedzialność osoby, która podpisuje się pod sporządzonym sprawozdaniem (zgodnie z art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości sprawozdanie finansowe podpisuje m.in. osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych).

Dlatego regułą jest, że sprawozdanie finansowe za zakończony rok obrotowy sporządza to biuro rachunkowe, które w trakcie danego roku obrotowego prowadziło księgi rachunkowe. Przy zmianie biura na początku nowego roku klient korzysta więc de facto z usług dwóch biur rachunkowych. Nowe biuro prowadzi bieżącą księgowość, a stare sporządza roczne sprawozdanie finansowe za rok miniony.

Oczywiście nowe biuro może podjąć się sporządzenia sprawozdania finansowego, ale będzie to wymagało uprzedniej weryfikacji danych, na podstawie których sprawozdanie będzie sporządzone. ©℗

Dr Grzegorz Matysek

Odpowiedzialność za sprawozdanie finansowe

Za nierzetelne dane w sprawozdaniu finansowym biuru grozi odpowiedzialność karna. Księgowi nie chcą więc brać odpowiedzialności za nieswoje księgowania.

O odpowiedzialności karnej biura rachunkowego za niesporządzenie sprawozdania finansowego lub nierzetelne jego przygotowanie mówi art. 77 pkt 2 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z nim, kto dopuszcza do niesporządzenia sprawozdania finansowego, sporządzenia go niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w nim nierzetelnych danych, podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie.

Przed sporządzeniem sprawozdania finansowego należałoby więc sprawdzić poprawność wcześniejszych księgowań. Wymaga to jednak czasu i pracowników, którzy by to wykonali. Jest jeszcze na to czas, bo na weryfikację księgowań średniej wielkości firmy nowy księgowy potrzebuje z reguły dwóch-trzech miesięcy.

Co jednak w sytuacji, gdy klient przejdzie do nowego biura krótko przed 31 marca z informacją, że poprzedni księgowy uchylił się od sporządzania sprawozdania albo zmarł.

Wyjściem dla biura rachunkowego, które nie ma czasu na weryfikację cudzych księgowań, może być art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z nim osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, może odmówić podpisania sprawozdania finansowego. Odmowę trzeba uzasadnić na piśmie i dołączyć do sprawozdania finansowego.

W ten sposób osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, zdejmie z siebie odpowiedzialność karną wynikającą z art. 77 pkt 2 ustawy o rachunkowości. Będzie ją ponosił tylko kierownik jednostki. ©℗

Brak zapłaty nie upoważnia poprzedniego biura do zatrzymania ksiąg

Nawet jeżeli klient nie zapłacił za usługę, to księgowy i tak musi wydać mu wszystkie dostarczone dokumenty, a także sporządzone przez siebie księgi i deklaracje. Kto je zatrzymuje, naraża się na odpowiedzialność karną.

Niejeden księgowy spotkał się z sytuacją, gdy klient postanowił przenieść się do nowego biura rachunkowego przed uregulowaniem należności za wyświadczone mu usługi. Wtedy pojawia się problem z wykonaniem bilansu. Ale nie tylko.

Niejeden księgowy wpadł na pomysł, żeby w takiej sytuacji zatrzymać dokumenty do czasu otrzymania zapłaty za swoje usługi. Sęk w tym, że biuro rachunkowe nie może tego robić, ponieważ dowody księgowe i same księgi są własnością klienta, z którego nie wolno czynić przedmiotu zastawu. Ich zatrzymywania zabrania art. 276 kodeksu karnego. Zgodnie z nim, kto niszczy, uszkadza, czyni bezużytecznym, ukrywa lub usuwa dokument, którym nie ma prawa wyłącznie rozporządzać, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

Dyspozycją tego przepisu jest objęte również niewydanie dokumentów osobie uprawnionej. Tym samym księgi rachunkowe, deklaracje, faktury, rachunki i inne dowody księgowe nie mogą stanowić karty przetargowej w dochodzeniu zapłaty. Biuro rachunkowe może jej dochodzić jedynie przed sądem powszechnym. ©℗

Patrycja Dudek

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: gazetaprawna.pl
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Biura rachunkowe
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Świąteczne życzenia dla księgowych

    Święta Bożego Narodzenia to czas radości, spokoju i refleksji. Jest to również okazja, aby podziękować tym, którzy przez cały rok ciężko pracują, w tym księgowym, którzy są nieodłączną częścią każdej firmy. W tym artykule skupimy się na tym, czego księgowa lub księgowy może sobie życzyć w tym wyjątkowym okresie, biorąc pod uwagę specyfikę ich zawodu.

    Ile zarabiają kobiety w sektorze finansowym (banki, księgowość, ubezpieczenia)? Luka płacowa nadal istnieje

    Z danych Eurostatu wynika, że luka płacowa w Polsce wynosi 4,5 proc. W sektorze prywatnym stanowi 12,9 proc., podczas gdy w sektorze publicznym tylko 2,3 proc. Sektor finansowy również należy do branż, w których kobiety wciąż zarabiają mniej od mężczyzn. W 4. edycji badania „Kobiety w Finansach” przeprowadzonego przez Antal wraz z CFA Society Poland, we współpracy z Bankiem BPH i Izbą Zarządzających Funduszami i Aktywami (IZFiA) tylko 45 proc. respondentów wskazało, że pracodawcy zapewniają równość wynagrodzeń na tych samych stanowiskach bez względu na płeć.

    Kto powinien już dziś zacząć testować wystawianie e-faktur? Komunikat MF

    MF informuje w komunikacie: Od 1 stycznia 2022 r. podatnicy mogą dobrowolnie korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur. Warto już dziś zacząć działać w tym systemie, żeby dobrze przygotować się do obowiązkowego e-fakturowania od 1 lipca 2024 r. Podobne rozwiązania standaryzujące system wystawiania faktur są wprowadzane w różnych krajach na całym świecie. MF i KAS rozpoczynają ogólnopolski cykl spotkań on-line mający przybliżyć główne założenia KSeF.

    Kilkuset uczestników Międzynarodowego Kongresu Biur Rachunkowych przez dwa dni rozmawiało o przyszłości branży, zmianach przepisów prawa i nowoczesnych technologiach!

    Czy „kreatywna księgowość” jest dozwolona? Jak wykorzystać sztuczną inteligencję w pracy księgowego? Jak być na bieżąco z ciągłymi zmianami przepisów prawa? Te i wiele innych tematów z zakresu rachunkowości i księgowości omawiano podczas tegorocznej edycji MKBR, która przyciągnęła 300 osób związanych z sektorem rachunkowo-księgowym.

    REKLAMA

    Od jakiej kwoty pełna księgowość w 2024 roku?

    Obowiązek prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych w 2024 roku zależy od limitu przychodów za rok obecny. Konieczność prowadzenia ksiąg powstanie po przekroczeniu kwoty 9 218 200 zł. Zdecydował o tym kurs euro z 2 października br.

    IV Międzynarodowy Kongres Biur Rachunkowych [GALERIA ZDJĘĆ]

    IV Międzynarodowy Kongres Biur Rachunkowych odbył się w dniach 26-27 października 2023 r. Przedstawiamy galerię zdjęć z tego wydarzenia.

    Kilkuset uczestników Międzynarodowego Kongresu Biur Rachunkowych przez dwa dni rozmawiało o przyszłości branży, zmianach przepisów prawa i nowoczesnych technologiach!

    Czy „kreatywna księgowość” jest dozwolona? Jak wykorzystać sztuczną inteligencję w pracy księgowego? Jak być na bieżąco z ciągłymi zmianami przepisów prawa? Te i wiele innych tematów z zakresu rachunkowości i księgowości omawiano podczas tegorocznej edycji MKBR, która przyciągnęła 300 osób związanych z sektorem rachunkowo-księgowym.

    Dane w biurze rachunkowym. Jak zapewnić bezpieczeństwo i nie narazić się na kary?

    Dla biur rachunkowych, które przetwarzają nie tylko liczby, ale również czułe informacje finansowe swoich klientów, zapewnienie bezpieczeństwa danych to priorytet. Samo naruszenie zasad RODO przez administratora  może skutkować karą finansową do 20 000 000 EUR. Październik jest Europejskim Miesiącem Cyberbezpieczeństwa. To okres, w którym organizowane są różnego rodzaju kampanie, wydarzenia, szkolenia i inne działania edukacyjne mające na celu podniesienie poziomu wiedzy w zakresie cyberbezpieczeństwa wśród obywateli, przedsiębiorstw i instytucji. To zatem najlepszy czas na to, aby przypomnieć, na co szczególnie powinni uważać księgowi i właściciele biur rachunkowych.

    REKLAMA

    Ochrona danych w biurze rachunkowym - jak to zrobić mądrze i skutecznie. Jakie kary za naruszenie RODO?

    Dla biur rachunkowych, które przetwarzają nie tylko liczby, ale również czułe informacje finansowe swoich klientów, zapewnienie bezpieczeństwa danych to priorytet. Samo naruszenie zasad RODO przez administratora  może skutkować karą finansową do 20 000 000 EUR. Październik jest Europejskim Miesiącem Cyberbezpieczeństwa. To okres, w którym organizowane są różnego rodzaju kampanie, wydarzenia, szkolenia i inne działania edukacyjne mające na celu podniesienie poziomu wiedzy w zakresie cyberbezpieczeństwa wśród obywateli, przedsiębiorstw i instytucji. To zatem najlepszy czas na to, aby przypomnieć, na co szczególnie powinni uważać księgowi i właściciele biur rachunkowych.

    IV Międzynarodowy Kongres Biur Rachunkowych - 26-27 października 2023 r.

    Czy „kreatywna księgowość” jest dozwolona? Jak wykorzystać sztuczną inteligencję w pracy księgowego? Te i wiele innych tematów z zakresu rachunkowości i księgowości poruszą eksperci IV Międzynarodowego Kongresu Biur Rachunkowych.

    REKLAMA