Kategorie

Zmiana biura rachunkowego a księgi rachunkowe

Dziennik Gazeta Prawna
Największy polski dziennik prawno-gospodarczy
Lepiej, by bilans robił ten, kto wprowadzał dane do ksiąg rachunkowych /fot.Shutterstock
Lepiej, by bilans robił ten, kto wprowadzał dane do ksiąg rachunkowych /fot.Shutterstock
Choć z reguły współpraca pomiędzy daną firmą a obsługującym ją biurem rachunkowym ma charakter wieloletni, to jednak nierzadko zdarzają się sytuacje, w których następuje zmiana podmiotu świadczącego usługi księgowe. Zmiana biura rachunkowego może nastąpić zarówno w trakcie roku obrotowego, jak i z końcem roku.

Przyczyny takich decyzji mogą być różne, obiektywne lub subiektywne: klient jest już zbyt duży na obsługę przez dane biuro rachunkowe, biuro rachunkowe kończy działalność, klient zmienia lokalizację biznesu albo nie jest zadowolony z dotychczasowej obsługi, biuro rachunkowe nie jest zainteresowane dalszą współpracą itd.

Niezależnie od przyczyn zmiany, nowe biuro, przejmując prowadzenie ksiąg rachunkowych, zmuszone jest niejako do bazowania na danych, które zostały zaewidencjonowane w księgach rachunkowych przez poprzednika.

Oczywiście przejmuje odpowiedzialność za prawidłowość prowadzonych ksiąg rachunkowych dopiero za okres, w którym samo prowadzi księgi. Jednak wcześniej zaewidencjonowane dane będzie musiało uwzględnić przy sporządzaniu sprawozdania finansowego czy dokonywaniu bieżących rozliczeń podatkowych.

Zmiana biura rachunkowego wiąże się bowiem z obowiązkiem kontynuowania zapisów w księgach rachunkowych. Nowe biuro musi zatem otrzymać od poprzednika dane, które zostaną wprowadzone do nowego systemu księgowego.

Biura rachunkowe pracują na różnych systemach finansowo-księgowych, w związku z czym nie zawsze jest możliwa automatyczna migracja danych z jednego systemu do drugiego. Przeniesienie danych może być więc w niektórych przypadkach bardzo pracochłonne.

Polecamy: INFORLEX Biuro Rachunkowe - Wszystko o zmianach w prawie i podatkach. Teraz 14 dni ZA DARMO!

Prowadzenie ksiąg rachunkowych wiąże się również z zamknięciem roku i sporządzeniem sprawozdania finansowego. Regułą jest, że umowy na prowadzenie ksiąg rachunkowych zawierają stosowne postanowienia w tym zakresie. Nakład pracy związany z wykonaniem tego obowiązku znacznie przekracza bowiem zadania związane z cyklicznym "zamykaniem miesiąca". Słusznie więc biura rachunkowe oczekują za to dodatkowego wynagrodzenia.

Sprawne sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego wymaga od księgowego nie tylko wiedzy z zakresu rachunkowości, ale również dobrej znajomości podmiotu, dla którego to sprawozdanie jest sporządzane. Dlatego czasem pojawia się problem, gdy klient oczekuje od "nowego" biura rachunkowego, by sporządziło ono sprawozdanie finansowe za rok, za który nie prowadziło ksiąg rachunkowych.

Biura są temu niechętne. U podłoża takiej niechęci leżą: brak znajomości klienta, brak pewności co do prawidłowości ujęcia i prezentacji danych w księgach, jak również, a nawet przede wszystkim odpowiedzialność osoby, która podpisuje się pod sporządzonym sprawozdaniem (zgodnie z art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości sprawozdanie finansowe podpisuje m.in. osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych).

Dlatego regułą jest, że sprawozdanie finansowe za zakończony rok obrotowy sporządza to biuro rachunkowe, które w trakcie danego roku obrotowego prowadziło księgi rachunkowe. Przy zmianie biura na początku nowego roku klient korzysta więc de facto z usług dwóch biur rachunkowych. Nowe biuro prowadzi bieżącą księgowość, a stare sporządza roczne sprawozdanie finansowe za rok miniony.

Oczywiście nowe biuro może podjąć się sporządzenia sprawozdania finansowego, ale będzie to wymagało uprzedniej weryfikacji danych, na podstawie których sprawozdanie będzie sporządzone. ©℗

Dr Grzegorz Matysek

Odpowiedzialność za sprawozdanie finansowe

Za nierzetelne dane w sprawozdaniu finansowym biuru grozi odpowiedzialność karna. Księgowi nie chcą więc brać odpowiedzialności za nieswoje księgowania.

O odpowiedzialności karnej biura rachunkowego za niesporządzenie sprawozdania finansowego lub nierzetelne jego przygotowanie mówi art. 77 pkt 2 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z nim, kto dopuszcza do niesporządzenia sprawozdania finansowego, sporządzenia go niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w nim nierzetelnych danych, podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie.

Przed sporządzeniem sprawozdania finansowego należałoby więc sprawdzić poprawność wcześniejszych księgowań. Wymaga to jednak czasu i pracowników, którzy by to wykonali. Jest jeszcze na to czas, bo na weryfikację księgowań średniej wielkości firmy nowy księgowy potrzebuje z reguły dwóch-trzech miesięcy.

Co jednak w sytuacji, gdy klient przejdzie do nowego biura krótko przed 31 marca z informacją, że poprzedni księgowy uchylił się od sporządzania sprawozdania albo zmarł.

Wyjściem dla biura rachunkowego, które nie ma czasu na weryfikację cudzych księgowań, może być art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z nim osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, może odmówić podpisania sprawozdania finansowego. Odmowę trzeba uzasadnić na piśmie i dołączyć do sprawozdania finansowego.

W ten sposób osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, zdejmie z siebie odpowiedzialność karną wynikającą z art. 77 pkt 2 ustawy o rachunkowości. Będzie ją ponosił tylko kierownik jednostki. ©℗

Brak zapłaty nie upoważnia poprzedniego biura do zatrzymania ksiąg

Nawet jeżeli klient nie zapłacił za usługę, to księgowy i tak musi wydać mu wszystkie dostarczone dokumenty, a także sporządzone przez siebie księgi i deklaracje. Kto je zatrzymuje, naraża się na odpowiedzialność karną.

Niejeden księgowy spotkał się z sytuacją, gdy klient postanowił przenieść się do nowego biura rachunkowego przed uregulowaniem należności za wyświadczone mu usługi. Wtedy pojawia się problem z wykonaniem bilansu. Ale nie tylko.

Niejeden księgowy wpadł na pomysł, żeby w takiej sytuacji zatrzymać dokumenty do czasu otrzymania zapłaty za swoje usługi. Sęk w tym, że biuro rachunkowe nie może tego robić, ponieważ dowody księgowe i same księgi są własnością klienta, z którego nie wolno czynić przedmiotu zastawu. Ich zatrzymywania zabrania art. 276 kodeksu karnego. Zgodnie z nim, kto niszczy, uszkadza, czyni bezużytecznym, ukrywa lub usuwa dokument, którym nie ma prawa wyłącznie rozporządzać, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

Dyspozycją tego przepisu jest objęte również niewydanie dokumentów osobie uprawnionej. Tym samym księgi rachunkowe, deklaracje, faktury, rachunki i inne dowody księgowe nie mogą stanowić karty przetargowej w dochodzeniu zapłaty. Biuro rachunkowe może jej dochodzić jedynie przed sądem powszechnym. ©℗

Patrycja Dudek

Dowiedz się więcej z naszej publikacji
Przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Obowiązki biur rachunkowych z aktywnymi drukami online
Przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Obowiązki biur rachunkowych z aktywnymi drukami online
Tylko teraz
Źródło: gazetaprawna.pl
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Biura rachunkowe
    1 sty 2000
    27 wrz 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Własna księgowa czy zewnętrzne biuro rachunkowe?

    Księgowość. Rozpoczęcie działalności gospodarczej wiąże się z obowiązkami sprawozdawczości rachunkowej i podatkowej. Często wielu przedsiębiorców chce się skupić na swoich obszarach biznesowych, a kwestie księgowe powierzyć innemu podmiotowi. Wybór dostawców usług księgowych na rynku jest duży. Można się również zdecydować na zatrudnienie własnej księgowej. A może alternatywą będzie księgowość on-line? Podejmując decyzję, warto rozważyć wszystkie plusy i minusy każdego z rozwiązań.

    Czy biuro rachunkowe musi udzielić komornikowi informacji o klientach?

    Biuro rachunkowe a komornik. Wielu właścicieli biur rachunkowych dostaje od komornika wezwanie do złożenia wyjaśnień / udzielenia informacji o klientach swojego bura. Podstawą prawną na którą powołują się komornicy to art. 761 kodeksu postępowania cywilnego. Dostając takie wezwanie zastanawiają się, czy powinni udostępniać informacje dotyczące majątku i dochodu swoich klientów. W wezwaniu od komornika możemy przeczytać, iż wzywa on do udzielenia informacji niezbędnych do prowadzenia postępowania oraz że za nieuzasadnioną odmowę udzielenia informacji może zostać nałożona grzywna do 2000,00 zł. Czy księgowi mogą odmówić komornikowi uzasadniając to tajemnicą zawodową lub nawet Rozporządzeniem o ochronie danych osobowych RODO? Poniżej przedstawiamy odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania właścicieli biur rachunkowych w tym zakresie.

    Nowoczesny księgowy w dobie cyfryzacji – konferencja 8-9 października w Warszawie

    Zmiany w podatkach i nieuchronna cyfryzacja biur rachunkowych

    Jak przygotować biuro rachunkowe na cyfrową księgowość?

    Biuro rachunkowe a cyfrowa księgowość. Zdecydowana większość polskich firm (prawie 65%) zleca prowadzenie księgowości zewnętrznym biurom rachunkowym. Pozwala to ograniczyć koszty zatrudnienia, wydatki na szkolenia i rekrutację pracowników czy przenieść odpowiedzialność za naliczanie podatków na biuro. Ostatnio pojawiła się jeszcze jedna ważna korzyść, wynikająca bezpośrednio z digitalizacji.

    Pranie pieniędzy – ważne zmiany dla biur rachunkowych od 31 lipca 2021 r.

    Pranie pieniędzy. Od 31 lipca 2021 r. na wszystkich biurach rachunkowych, a nie tylko zajmujących się usługowym prowadzeniem pełnej księgowości, będą ciążyć obowiązki w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Sprawdź jakie wynikają z tego obowiązki.

    Czy księgowość jest kobietą?

    Tak, z pewnością w Polsce, gdzie w odróżnieniu od innych krajów, zawód księgowych został prawie całkowicie sfeminizowany. Czy oznacza to, że w pracy tej lepiej sprawdzają się panie?

    Przegląd zmian w VAT od 1 lipca 2021 r.

    Polecamy e-booka "Przegląd zmian w VAT od 1 lipca 2021 r.", czyli 11 zmian z krótkim i praktycznym komentarzem ekspertów INFORLEX. Pobierz bezpłatnie.

    Międzynarodowy Kongres Biur Rachunkowych – merytoryczna wiedza i nowoczesne rozwiązania

    Współczesna księgowość to nie tylko słupki, faktury i żmudne wyliczenia na podstawie dokumentów dostarczanych przez klientów. Biura rachunkowe to nowoczesne przedsiębiorstwa szukające rozwiązań, które podwyższą jakość oferty, przyspieszą pracę, ale także sprawią, że usługi świadczone przez księgowe wkroczą na wyższy poziom. Zapraszamy na Międzynarodowy Kongres Biur Rachunkowych, któremu patronuje medialnie Infor.pl.

    Humor biur rachunkowych - zabawne historie z życia księgowych

    W zawodzie księgowego, oprócz wymagających skupienia i wytężonej pracy chwil, bardzo często zdarzają się też sytuacje zaskakujące i komiczne, które przez długi czas wywołują uśmiech na twarzy. Z okazji przypadającego 9 czerwca Dnia Księgowego firma CashDirector S.A. zebrała zabawne historie z życia pracowników biur rachunkowych zrzeszonych w OSCBR (Ogólnopolskiej Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych) i udowadnia, że wbrew licznym stereotypom praca ta wcale nie musi być nudna.

    Kontrola biur rachunkowych w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy

    Kontrola biur rachunkowych - przeciwdziałanie praniu pieniędzy. Biura rachunkowe podlegają kontroli wykonywania obowiązków w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Zasady tej kontroli są określone w ustawie o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (dalej u.p.p.p. lub ustawa).

    Przeciwdziałanie praniu pieniędzy (AML). Biuro rachunkowe jako instytucja obowiązana

    Przeciwdziałanie praniu pieniędzy - biuro rachunkowe. Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (dalej u.p.p.p. lub ustawa) zawiera zamknięty katalog podmiotów zobowiązanych do wypełniania obowiązków przewidzianych ustawą, tj. instytucje obowiązane. Wśród nich są podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

    OC biur rachunkowych w 2021 roku

    OC biur rachunkowych w 2021 roku. Ustawa o rachunkowości wprost nakłada na przedsiębiorców wykonujący działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych obowiązek zawarcia umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej (OC) za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością. W 2021 r. minimalna suma gwarancyjna ubezpieczenia OC, w odniesieniu do jednego zdarzenia, którego skutki objęte są umową ubezpieczenia, wynosi 45 485 zł (jest zatem wyższa o niemal 3 tyś zł niż w 2020 r.).

    Wzór oceny ryzyka prania pieniędzy w biurze rachunkowym

    Obowiązki biur rachunkowych w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Identyfikacja i ocena ryzyka przez biura rachunkowe – wzór oceny ryzyka prania pieniędzy w biurze rachunkowym.

    Umowa biura rachunkowego z klientem – na co zwrócić uwagę?

    Umowa biura rachunkowego z klientem. Przed podpisaniem umowy warto zwrócić uwagę na postanowienia sprzeczne z dobrymi obyczajami oraz postanowienia niekorzystne dla biura rachunkowego. Co powinna zawierać umowa biura rachunkowego na prowadzenie ksiąg rachunkowych?

    Czy biuro rachunkowe musi mieć kasę fiskalną online?

    Kasa fiskalna online w biurze rachunkowym. Czy w związku z obowiązkiem stosowania kas fiskalnych online począwszy od 1 lipca 2021 r. biuro rachunkowe jest zobligowane do jej nabycia, czy też może zaniechać stosowania kasy fiskalnej?

    Biura rachunkowe objęte ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy

    Biura rachunkowe a przeciwdziałanie praniu pieniędzy, ustawa AML. Monitorowanie i zgłaszanie podejrzeń o pranie pieniędzy będzie nowym obowiązkiem wszystkich biur księgowych.

    Biuro rachunkowe przyjazne rodzinie

    Kobiety na rynku pracy preferują pracodawców, którzy tworzą warunki dla zachowania równowagi między pracą, a życiem prywatnym, wychowywaniem dzieci. Dobrym przykładem takiej firmy jest wrocławska spółka GOBS, zajmująca się zaawansowaną obsługą księgową zagranicznych spółek.

    Jak stać się ekologicznym biurem rachunkowym?

    Biura rachunkowe a ekologia. Znaczenie ekologii w naszym życiu zdecydowanie rośnie. Spotykamy się z ekologiczną żywnością, kosmetykami, ograniczamy w naszych domach produkcję śmieci. Odnawialne źródła energii cieszą się dużą popularnością. W gospodarstwach domowych takie zmiany można wprowadzić w łatwy sposób. Jak sprawić, aby także biuro rachunkowe było bardziej eko?

    Kasa fiskalna w biurze rachunkowym - zwolnienie

    Kasa fiskalna w biurze rachunkowym. Czy biuro rachunkowe może zrezygnować ze stosowania kasy fiskalnej, gdy świadczone usługi nie stanowią doradztwa a kwota obrotu nie przekroczyła limitu 20 000 zł?

    Na co zwrócić uwagę przy wyborze biura rachunkowego?

    Jak wybrać biuro rachunkowe? Decyzja o podjęciu współpracy z biurem rachunkowym to ważny krok w rozwoju firmy. Aby jednak przyniósł korzyści, przedsiębiorca musi wybrać takiego usługodawcę, który nie tylko spełni oczekiwania zlecającego, ale też wyprzedzi je, proponując nowości technologiczne i innowacje wspierające współpracę.

    Technologie w księgowości – co zmieni się w 2021 r.?

    Księgowość a innowacje technologiczne. Technologie leżą już od lat u podstaw wielu działań biznesowych. W przypadku niektórych branż, również księgowości, czas pandemii tylko przyspieszył procesy digitalizacji. Sprawił też, że na rynku pojawiło się więcej innowacji usprawniających codzienną pracę. Należy do nich nie tylko rozwój oprogramowania wspomagającego działania księgowych, ale także blockchain, roboty w biurach, sprawniejsza obsługa klientów oraz outsourcing rachunkowości.

    Rekomendowane Biura Rachunkowe 2020

    Odpowiednio prowadzona księgowość w firmie to bardzo ważna sprawa.

    II Webinarium Ksiegowość 4.0 Przyszłość Biur Rachunkowych już 27 października

    Już po raz drugi, zainteresowani branżą biur rachunkowych i finansów będą mogli wziąć udział w bezpłatnym Webinarium Księgowość 4.0.

    Świadczenie usług księgowych na podstawie umowy ustnej

    Czy na podstawie umowy ustnej o świadczenie usług księgowo-kadrowych można ponosić odpowiedzialność? Okazuje się, że tak. O czym przekonała się księgowa, pozwana przez klienta, tj. spółkę, którą obsługiwała.

    Limit decydujący o prowadzeniu ksiąg rachunkowych w 2021 r.

    Znamy już limit decydujący o prowadzeniu ksiąg rachunkowych w 2021 r. Obowiązek prowadzenia pełnej księgowości występuje po przekroczeniu limitu przychodów w wysokości 2.000.000 euro. Dokonując przeliczenia, według średniego kursu euro z dnia 1 października 2020 r., limit ten wynosi 9.030.600 zł. Oznacza to, że jednostki, których przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy przekroczą ten limit, zobowiązane będą do prowadzenia ksiąg rachunkowych w 2021 r.