Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Nowoczesne biuro rachunkowe - czyli jakie?

Nowoczesne biuro rachunkowe - czyli jakie?
Nowoczesne biuro rachunkowe - czyli jakie?
Usługi biur rachunkowych są coraz popularniejsze. Z roku na rok większa liczba przedsiębiorców decyduje się powierzyć swoje rozliczenia profesjonalnym biurom księgowym. Stanowią one dobrą alternatywę dla własnego działu finansowego. Konkurencja na rynku biur jest jednak duża, a potrzeby przedsiębiorców rosną. Jak za nimi nadążyć i sprostać oczekiwaniom klientów?

Dzięki korzystaniu z usług profesjonalistów przedsiębiorcy mogą w pełni poświęcić zaoszczędzony czas swojej firmie. Do specjalistów należy prowadzenie księgowości, śledzenie zmieniających się przepisów oraz zadbanie o aktualną wiedzę, która pozwala im sprawnie działać. Nie są to jednak jedyne elementy, o których warto pomyśleć, prowadząc biuro rachunkowe.

Nowoczesne narzędzia w biurze rachunkowym

Już od kilku lat wiele firm i biur rezygnuje z używania papierowych dokumentów podczas pracy. To nie tylko dbałość o zachowanie zasad ekologii, ale przede wszystkim minimalizowanie ilości dokumentów, z jakich na co dzień korzystamy. Zajmują one mnóstwo miejsca w segregatorach oraz na regałach, które niejednokrotnie są przeznaczone tylko do ich przechowywania. Najnowsze technologie oraz zmiany w przepisach sprawiają, że digitalizacja dokumentacji jest możliwa i może usprawnić pracę.

Wciąż trwający okres pandemii tylko potwierdził, jak istotną rolę w działaniach księgowych mogą spełniać dokumenty w wersji elektronicznej. Zeskanowane dokumenty można łatwo przesłać do księgowego, tym samym przekazując ważne pliki bez konieczności pojawiania się w biurze. Kolejnym ułatwieniem jest korzystanie z OCR i odczytywania takich skanów, program podpowiada także dodatkowe parametry, takie jak kategorie księgowe, dzięki czemu księgowy zamiast ręcznie przepisywać dokumenty – weryfikuje je i skupia się na pracy merytorycznej – mówi Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.

Opcja umieszczenia dokumentów w archiwum sprawia również, że zarówno klient, jak i księgowy mogą sięgnąć po nie w każdej chwili. W odszukaniu stosownych plików pomaga wyszukiwarka. Ponadto, zawsze można nadać pracownikom uprawnienia do plików, jeśli zachodzi taka potrzeba.

Popularność nowoczesnych rozwiązań nie słabnie

Sukcesywny wzrost używania narzędzi optymalizujących pracę księgowych najlepiej obrazują dane z ostatnich lat.

Liczba odczytanych stron dokumentów w programie SaldeoSMART w 2017 r. wyniosła prawie 7,5 mln. Rok później wzrosła już o 66%, do ponad 12 mln. Pod względem wyników zwycięski okazał się jednak rok 2019. Właśnie wtedy odczytano 17 mln stron dokumentów. Tegoroczne dane niewiele się różnią – w 2020 r. użytkownicy odczytali jak dotąd ponad 15 mln stron. Ta wartość z pewnością wzrośnie do końca grudnia.

Z kolei liczba wysłanych rozliczeń księgowych niezmiennie zwiększała się w latach 2017-2020. W 2017 roku było ich prawie 30 tys., w kolejnym niemal 2 razy tyle, zaś w 2019 r. już ponad 75 tys. Według najnowszych danych przekroczyła 80 tys., co daje 10% wzrost w stosunku do poprzedniego roku. Już teraz liczba wysłanych do końca sierpnia rozliczeń księgowych jest większa niż w całym 2019 roku. To jasno pokazuje, że biura zmierzają w kierunku optymalizacji, wyznaczając znaczący trend.

Porównując ostatnie lata, możemy zauważyć, że coraz częściej decydujemy się na elektroniczne rozwiązania. Potwierdza to wzrost zainteresowania nowoczesnymi narzędziami oraz intensywności ich używania. Przykładowo, w pierwszym roku wdrażania odczytywania dokumentów przez OCR – w całym 2013 roku – system przetworzył niecałe 84 tys. stron dokumentów. Obecnie w ciągu miesiąca jest to ponad 2 mln stron. Odzwierciedla to, jak bardzo zmienił się rynek i jak firmy doceniają rozwiązania, które ułatwiają im pracę. Automatyzacja powtarzalnych czynności stała się dziś ważnym aspektem zarządzania księgowością – wyjaśnia Krzysztof Wojtas.

Współpraca online

Nie można zapomnieć też o wyzwaniach, jakie niesie ze sobą komunikacja online. Jak przewiduje tegoroczny raport IDC “IDC FutureScape: Worldwide CIO Agenda 2020 Predictions”, do 2023 roku 80% organizacji IT przyśpieszy rozwój oprogramowania, aby sprostać większym potrzebom biznesowym. Już teraz zaobserwować można rozwój rozwiązań pozwalających sprawnie się kontaktować i rozdzielać zadania, co w okresie pandemii zyskuje na znaczeniu.

System pracy hybrydowej, jaki przyjęło wiele firm, spowodował, że szybka wymiana informacji między pracownikami biur rachunkowych oraz klientami stała się niezbędna. W sytuacji gdy część zespołu działa zdalnie, a część w biurze, sprawdzają się narzędzia umożliwiające organizację pracy całego zespołu. Podział zadań między pracownikami, możliwość zebrania niezbędnych informacji w jednym miejscu oraz monitoring czasu poświęcanego na realizację zadań – to wszystko sprawia, że praca przebiega sprawniej. Ponadto, jeśli komunikacja z klientem odbywa się poprzez program, to pozwala to uniknąć czasochłonnych poszukiwań ważnej korespondencji w skrzynce mailowej – dodaje Krzysztof Wojtas.

Podczas współpracy z klientem należy także brać pod uwagę wszelkie zmiany w dokumentach, np. w danych pracowników, czy błędy związane z danymi firmy bądź istotnymi datami. Dlatego sprawna wymiana informacji w oparciu o dokumentację przyspiesza znacząco wszystkie działania.

Udane relacje z klientami

Dziś biura rachunkowe nie tylko oferują swoje usługi, ale także tworzą odpowiednie relacje z klientami. Ich budowa ma swój początek w pytaniach, dzięki którym można ustalić potrzeby klientów i ich wymagania. Często, zwłaszcza w przypadku klientów zaczynających dopiero swoją przygodę z prowadzeniem własnego biznesu, warto zadbać o zrozumiały język i nie używać skomplikowanej, branżowej terminologii.

Przypominanie klientom o istotnych terminach dotyczących firmy bądź bieżące informowanie o wdrożeniu niezbędnych zmian również ma spore znaczenie. Niezbędna jest oczywiście szczerość. Jeśli dana sprawa wymaga więcej czasu i analizy, powiedzmy o tym wprost.

W wielu biurach stawia się również na dodatkową pomoc klientowi. Księgowi udzielają dodatkowych, profesjonalnych porad oraz prowadzą webinary poruszające istotne dla klientów tematy. Zwykle dotyczą one tych najczęstszych i najbardziej aktualnych problemów. Dobrym przykładem są chociażby kolejne wersje tarcz antykryzysowych, które towarzyszyły nam w ciągu ostatnich miesięcy.

Rozwiązania tego typu pomagają zbudować dobrą relację, a co za tym idzie – często zyskać stałego klienta.

Biuro księgowe to nie tylko nowoczesne rozwiązania, które przyśpieszają pracę. To również umiejętność dostosowywania się do stale zmieniających się warunków, np. tych panujących podczas pandemii. Wówczas bardzo pomocna jest dobra organizacja pracy zespołu, wsparta odpowiednimi narzędziami oraz efektywną komunikacją między pracownikami. Dopełnieniem tego są utrzymywane z klientami stałe i udane relacje. Dzięki tym czynnikom biuro jest nie tylko innowacyjne, ale staje się także liderem na rynku.

Polecamy: Monitor Księgowego – prenumerata

Polecamy: INFORLEX Księgowość

Polecamy: INFORLEX Biuro Rachunkowe

Instrukcje księgowego
Instrukcje księgowego – książka z aktualizacjami w serwisie online

Zawiera zestaw 96 aktualnych instrukcji objaśniających wybrane procedury podatkowe, księgowe, kadrowe oraz z dziedziny prawa cywilnego i gospodarczego. Instrukcje w serwisie są powiązane z kalkulatorami, formularzami, wskaźnikami, materiałami wideo i aktami prawnymi.

Teraz 17% taniej!
Źródło: Newseria.pl
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Biura rachunkowe
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Biuro rachunkowe - jak współpracować z trudnym klientem
    W praktyce biura rachunkowego zdarza się co jakiś czas tzw. trudny klient. Jaki jest właściwie ten trudny klient - zdenerwowany, arogancki, irytujący? To ten, który krzyczy, szantażuje? A może ten leniwy albo ten, który ciągle Cię o coś prosi? Mogę wymieniać i wymieniać, bo wiem, że każdy z nas inaczej definiuje trudnego klienta. Jakie są typy "trudnych klientów"? Jak współpracować z trudnymi klientami?
    Wynagrodzenie za usługi biura rachunkowego - jak ustalić
    Jak ustalić wynagrodzenie za usługi biura rachunkowego? Co wziąć pod uwagę kalkulując cenę usługi dla klienta? Liczbę dokumentów? Czasochłonność poszczególnych czynności (np. wystawiania faktur)? A może najlepiej ustalić wynagrodzenie ryczałtowo? Jak wycenić usługi dodatkowe?
    Globalnie czy lokalnie – o przyszłości branży rachunkowej podczas MKBR
    Trzecie spotkanie pod szyldem Międzynarodowego Kongresu Biur Rachunkowych, które odbędzie się w Targach Kielce już 26 i 27 października 2022 roku, to najważniejsze jesienne wydarzenie przedstawicieli biur rachunkowych i ludzi związanych z sektorem księgowości.
    Czy można płacić za usługi biura rachunkowego na rachunek spoza wykazu (białej listy) podatników VAT
    Biuro rachunkowe podpisało umowy o prowadzenie księgowości, w związku z czym na koniec miesiąca wystawia na rzecz swoich klientów faktury VAT o wartości poniżej 15 000 zł. Czy klienci biura powinni zapłacić przelewem na rachunek, który widnieje na białej liście? Czy mogą uregulować należność gotówką lub dokonać płatności na inne konto spoza białej listy?
    Regulacja (np. certyfikacja) zawodu księgowego. Co myślą sami księgowi?
    Certyfikacja zawodu księgowego jest odpowiedzią na zapotrzebowanie branży, co podkreśla Ministerstwo Finansów. Przez resort rozważane są trzy scenariusze: pełna regulacja, profesjonalizacja zawodu oraz brak zmian obecnego stanu z uwzględnieniem pewnych korekt. Obecnie trwają prekonsultacje społeczne. A co sądzi o tym sama branża?
    Jak chronić klientów biur rachunkowych przed niekorzystnymi zmianami Polskiego Ładu – bezpłatne webinarium 23 sierpnia 2022 roku
    INFORAKADEMIA zaprasza biura rachunkowe na bezpłatne webinarium „Jak chronić klientów biur rachunkowych przed niekorzystnymi zmianami Polskiego Ładu” z gwarantowanym imiennym certyfikatem, które odbędzie się 23 sierpnia 2022 roku. Polecamy!
    Księgowe poszukiwane od zaraz. Powodem Polski Ład
    Księgowe, kadrowe, specjaliści podatkowi to obecnie najbardziej poszukiwane osoby na rynku pracy. Chwilowo można nawet zaryzykować tezę, że więcej firm obecnie poszukuje właśnie tych specjalistów, a nie np. informatyków. Księgowe mogą liczyć na dobre oferty pod kątem organizacyjnym i finansowym. Jedyne oczekiwania pracodawców dotyczą znajomości i umiejętności opanowania Polskiego Ładu i bieżących nowelizacji.
    Biura rachunkowe nie chcą testować KSeF-u
    Zero faktur przesłanych do Krajowego Systemu eFaktur, dwanaście wprowadzonych tokenów – to efekty kilku tygodni testowania KSeF. Księgowi przyznają, że nie mają czasu na to, by zapoznawać się z nowym rozwiązaniem Ministerstwa Finansów.
    Czy księgowi są skazani na nadgodziny? Przemęczeni pracownicy biur rachunkowych myślą o zmianie pracy
    Czy praca w księgowości jest możliwa bez nadgodzin? 60% ankietowanych nie dostaje dodatkowego wynagrodzenia za nadgodziny, a 65% respondentów ma ich co miesiąc przynajmniej 40. 15% pracuje tak dużo, że nadgodzin nawet nie liczy. W praktyce oznacza to, że wiele księgowych co najmniej przez tydzień pracuje… za darmo. Do tego dochodzą ciągłe zmiany w przepisach, galopuje Nowy Ład, a Klienci dokładają swoje. Nic dziwnego, że 58% respondentów w ostatnim czasie myśli o zmianie zawodu.
    Zakaz świadczenia usług księgowych, audytowych i doradztwa podatkowego dla podmiotów rosyjskich od 4 czerwca 2022 r. Umowy trzeba rozwiązać najpóźniej 5 lipca
    Z uwagi na agresją zbrojną Rosji na Ukrainę, w dniu 3 czerwca 2022 r. Unia Europejska przyjęła już szósty pakiet sankcji i ograniczeń wobec Rosji. Rozporządzenie Rady (UE) 2022/879 z 3 czerwca 2022 r. zmieniające rozporządzenie (UE) nr 833/2014 dotyczące środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie zawiera m.in. zakaz świadczenia - bezpośrednio lub pośrednio - usług rachunkowych, audytowych, księgowych, doradztwa podatkowego, doradztwa w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej i zarządzania oraz usług public relations na rzecz rządu rosyjskiego oraz osób prawnych, podmiotów i organów mających siedzibę w Rosji. Zakaz ten obowiązuje od 4 czerwca 2022 r.
    Księgowe perypetie, czyli jak Polski Ład namieszał
    Dzień Księgowego, przypadający na 9 czerwca, w tym roku jest szczególny, ponieważ Polski Ład wywołał spore zamieszanie w branży. Wielu księgowych stanęło przed najtrudniejszym zadaniem - wyjaśnieniem swoim klientom, jak to możliwe, że zarobią więcej, ale w kieszeni zostanie im mniej. Sieć OSCBR drugi rok z rzędu sprawdziła, jakie zabawne sytuacje przytrafiają się w biurach rachunkowych. Wbrew panującym stereotypom, praca w tym zawodzie nie zawsze jest nudna.
    Ponad 3/4 biur rachunkowych chce przywrócenia licencji zawodu księgowego
    Ogólnopolska Sieć Certyfikowanych Biur Rachunkowych, zrzeszająca 1700 podmiotów, przeprowadziła badanie na temat licencji zawodu księgowego. Prawie 77% biur rachunkowych uważa, że jej przywrócenie będzie miało pozytywny wpływ na branżę.
    Wykonywanie umowy o świadczenie usług księgowych - odpowiedzialność księgowego, jak rozmawiać z klientem
    Oprócz samej treści umowy o świadczenie usług księgowych bardzo duże znaczenie dla odpowiedzialności biura rachunkowego ma sposób, w jaki jest ona wykonywana. Duża część klientów zainteresowana jest głównie zapisami dotyczącymi ceny, a niekoniecznie dokładnie studiuje treść umowy. Jak kontaktować się z klientem? Jak reagować, gdy klient nie płaci, czy oczekuje usług wykraczających poza umowę? Jak odmawiać klientowi uwzględniania wątpliwych kosztów uzyskania przychodów? Jaką odpowiedzialność może ponieść księgowy pomagając klientom uniknąć płacenia długów, zaciągnąć kredyt na postawie nierzetelnych dokumentów, czy wystawić fakturę lub inny dokument poświadczający nieprawdę?
    Polski Ład - nowa szansa dla polskiej księgowości?
    Polski Ład a księgowość. Czy dobry księgowy może pomóc w amortyzacji negatywnych skutków Polskiego Ładu, a odpowiednie decyzje, obejmujące m.in. przekształcenie dotychczasowej działalności w spółkę, zastosowanie ulgi podatkowej, przesuwanie kosztów czy też wykorzystanie estońskiego CIT-u, przyniosą przedsiębiorcom korzyści? Jak firmy mogą poradzić sobie ze skutkami nowego rządowego programu?
    Biura rachunkowe podnoszą ceny i mają więcej klientów
    Według Krajowej Izby Biur Rachunkowych usługi księgowych podrożały już nawet o 30%, a mimo to branża odczuwa coraz większy napływ klientów. To efekt paniki wywołanej wprowadzeniem Polskiego Ładu, który wszedł w życie nawet pomimo faktu, że organizacje zrzeszające środowiska księgowych zgłaszały do Ministerstwa Finansów zastrzeżenia odnośnie zbyt obszernych przepisów i zdecydowanie zbyt krótkiego czasu na ich wdrożenie w życie.
    Ubezpieczenie dla księgowych i biur rachunkowych
    Zmiany w podatkowo-składkowe w ramach programu rządowego Polski Ład, jakie weszły w życie od początku 2022 roku spowodowały liczne wątpliwości odnośnie prawidłowości rozliczeń podatkowych. Ewentualne błędy i odpowiedzialność karno-skarbowa księgowych, będą pojawiać się przez najbliższe miesiące, ale także nawet dopiero za kilka lat. To budzi niepokój księgowych, którzy szukając zabezpieczenia przed takim ryzykiem, mogą skorzystać z ubezpieczenia ochrony karno-skarbowej (czy prawno-podatkowej). Systematycznie wzrasta liczba zapytań o taką ochronę. Dziś to różnica, która oscyluje w okolicach 60% w porównaniu z II kwartałem 2021 r.
    Usługi księgowe - rezygnacja z kasy fiskalnej
    Usługi księgowe a kasa fiskalna. Czy podatnik świadczący usługi księgowe, który mimo braku obowiązku stosowania kasy w prowadzonej działalności gospodarczej, dobrowolnie rozpoczął ewidencjonowanie sprzedaży w kasie oraz nie przekroczył kwoty uprawnionej do korzystania ze zwolnienia ze stosowania kasy, może zrezygnować z kasy rejestrującej?
    Czego przedsiębiorcy oczekują od biur rachunkowych?
    Większość przedsiębiorców (60%) uważa, że współpraca z biurem rachunkowym może odbywać się zdalnie – wynika z analizy portalu Oferteo.pl. Wśród usług, jakich najczęściej poszukują, jest prowadzenie pełnej księgowości i sporządzanie deklaracji podatkowych.
    Pieniądze dla firm – czy musi być tak drogo?
    Każdy dyrektor finansowy, księgowa, czy właściciel firmy stara się optymalizować koszty obsługi finansowania działalności firmy. Chodzi nie tylko o sam koszt kapitału, a więc cenę kredytu, leasingu, czy faktoringu, ale także o pracę, którą należy wykonać, aby uzyskać finansowanie i je obsłużyć. W wielu przypadkach uzyskanie środków wiąże się z dużym nakładem tak nielubianej „papierkowej roboty”. Podpowiadamy, co można zautomatyzować, żeby odciążyć pracowników księgowości.
    Kongres MKBR w Targach Kielce – udane spotkanie nowoczesnych biur rachunkowych i księgowych
    Ponad 300 uczestników wzięło udział w II Międzynarodowym Kongresie Biur Rachunkowych, który trwał od 26 do 27 października w Centrum Kongresowym Targów Kielce. Księgowi wysłuchali ponad 20 wykładów i wzięli udział w 10 różnych warsztatach. To jedyne wydarzenie w Polsce, które daje możliwość rozwoju biurom rachunkowym, a ich właścicielom poznanie narzędzi do wzmacniania biznesu.
    Własna księgowa czy zewnętrzne biuro rachunkowe?
    Księgowość. Rozpoczęcie działalności gospodarczej wiąże się z obowiązkami sprawozdawczości rachunkowej i podatkowej. Często wielu przedsiębiorców chce się skupić na swoich obszarach biznesowych, a kwestie księgowe powierzyć innemu podmiotowi. Wybór dostawców usług księgowych na rynku jest duży. Można się również zdecydować na zatrudnienie własnej księgowej. A może alternatywą będzie księgowość on-line? Podejmując decyzję, warto rozważyć wszystkie plusy i minusy każdego z rozwiązań.
    Czy biuro rachunkowe musi udzielić komornikowi informacji o klientach?
    Biuro rachunkowe a komornik. Wielu właścicieli biur rachunkowych dostaje od komornika wezwanie do złożenia wyjaśnień / udzielenia informacji o klientach swojego bura. Podstawą prawną na którą powołują się komornicy to art. 761 kodeksu postępowania cywilnego. Dostając takie wezwanie zastanawiają się, czy powinni udostępniać informacje dotyczące majątku i dochodu swoich klientów. W wezwaniu od komornika możemy przeczytać, iż wzywa on do udzielenia informacji niezbędnych do prowadzenia postępowania oraz że za nieuzasadnioną odmowę udzielenia informacji może zostać nałożona grzywna do 2000,00 zł. Czy księgowi mogą odmówić komornikowi uzasadniając to tajemnicą zawodową lub nawet Rozporządzeniem o ochronie danych osobowych RODO? Poniżej przedstawiamy odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania właścicieli biur rachunkowych w tym zakresie.
    Nowoczesny księgowy w dobie cyfryzacji – konferencja 8-9 października w Warszawie
    Zmiany w podatkach i nieuchronna cyfryzacja biur rachunkowych
    Jak przygotować biuro rachunkowe na cyfrową księgowość?
    Biuro rachunkowe a cyfrowa księgowość. Zdecydowana większość polskich firm (prawie 65%) zleca prowadzenie księgowości zewnętrznym biurom rachunkowym. Pozwala to ograniczyć koszty zatrudnienia, wydatki na szkolenia i rekrutację pracowników czy przenieść odpowiedzialność za naliczanie podatków na biuro. Ostatnio pojawiła się jeszcze jedna ważna korzyść, wynikająca bezpośrednio z digitalizacji.
    Pranie pieniędzy – ważne zmiany dla biur rachunkowych od 31 lipca 2021 r.
    Pranie pieniędzy. Od 31 lipca 2021 r. na wszystkich biurach rachunkowych, a nie tylko zajmujących się usługowym prowadzeniem pełnej księgowości, będą ciążyć obowiązki w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Sprawdź jakie wynikają z tego obowiązki.