Kategorie

Nowoczesne biuro rachunkowe - czyli jakie?

Nowoczesne biuro rachunkowe - czyli jakie?
Nowoczesne biuro rachunkowe - czyli jakie?
Usługi biur rachunkowych są coraz popularniejsze. Z roku na rok większa liczba przedsiębiorców decyduje się powierzyć swoje rozliczenia profesjonalnym biurom księgowym. Stanowią one dobrą alternatywę dla własnego działu finansowego. Konkurencja na rynku biur jest jednak duża, a potrzeby przedsiębiorców rosną. Jak za nimi nadążyć i sprostać oczekiwaniom klientów?

Dzięki korzystaniu z usług profesjonalistów przedsiębiorcy mogą w pełni poświęcić zaoszczędzony czas swojej firmie. Do specjalistów należy prowadzenie księgowości, śledzenie zmieniających się przepisów oraz zadbanie o aktualną wiedzę, która pozwala im sprawnie działać. Nie są to jednak jedyne elementy, o których warto pomyśleć, prowadząc biuro rachunkowe.

Nowoczesne narzędzia w biurze rachunkowym

Już od kilku lat wiele firm i biur rezygnuje z używania papierowych dokumentów podczas pracy. To nie tylko dbałość o zachowanie zasad ekologii, ale przede wszystkim minimalizowanie ilości dokumentów, z jakich na co dzień korzystamy. Zajmują one mnóstwo miejsca w segregatorach oraz na regałach, które niejednokrotnie są przeznaczone tylko do ich przechowywania. Najnowsze technologie oraz zmiany w przepisach sprawiają, że digitalizacja dokumentacji jest możliwa i może usprawnić pracę.

Wciąż trwający okres pandemii tylko potwierdził, jak istotną rolę w działaniach księgowych mogą spełniać dokumenty w wersji elektronicznej. Zeskanowane dokumenty można łatwo przesłać do księgowego, tym samym przekazując ważne pliki bez konieczności pojawiania się w biurze. Kolejnym ułatwieniem jest korzystanie z OCR i odczytywania takich skanów, program podpowiada także dodatkowe parametry, takie jak kategorie księgowe, dzięki czemu księgowy zamiast ręcznie przepisywać dokumenty – weryfikuje je i skupia się na pracy merytorycznej – mówi Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.

Opcja umieszczenia dokumentów w archiwum sprawia również, że zarówno klient, jak i księgowy mogą sięgnąć po nie w każdej chwili. W odszukaniu stosownych plików pomaga wyszukiwarka. Ponadto, zawsze można nadać pracownikom uprawnienia do plików, jeśli zachodzi taka potrzeba.

Popularność nowoczesnych rozwiązań nie słabnie

Sukcesywny wzrost używania narzędzi optymalizujących pracę księgowych najlepiej obrazują dane z ostatnich lat.

Liczba odczytanych stron dokumentów w programie SaldeoSMART w 2017 r. wyniosła prawie 7,5 mln. Rok później wzrosła już o 66%, do ponad 12 mln. Pod względem wyników zwycięski okazał się jednak rok 2019. Właśnie wtedy odczytano 17 mln stron dokumentów. Tegoroczne dane niewiele się różnią – w 2020 r. użytkownicy odczytali jak dotąd ponad 15 mln stron. Ta wartość z pewnością wzrośnie do końca grudnia.

Z kolei liczba wysłanych rozliczeń księgowych niezmiennie zwiększała się w latach 2017-2020. W 2017 roku było ich prawie 30 tys., w kolejnym niemal 2 razy tyle, zaś w 2019 r. już ponad 75 tys. Według najnowszych danych przekroczyła 80 tys., co daje 10% wzrost w stosunku do poprzedniego roku. Już teraz liczba wysłanych do końca sierpnia rozliczeń księgowych jest większa niż w całym 2019 roku. To jasno pokazuje, że biura zmierzają w kierunku optymalizacji, wyznaczając znaczący trend.

Porównując ostatnie lata, możemy zauważyć, że coraz częściej decydujemy się na elektroniczne rozwiązania. Potwierdza to wzrost zainteresowania nowoczesnymi narzędziami oraz intensywności ich używania. Przykładowo, w pierwszym roku wdrażania odczytywania dokumentów przez OCR – w całym 2013 roku – system przetworzył niecałe 84 tys. stron dokumentów. Obecnie w ciągu miesiąca jest to ponad 2 mln stron. Odzwierciedla to, jak bardzo zmienił się rynek i jak firmy doceniają rozwiązania, które ułatwiają im pracę. Automatyzacja powtarzalnych czynności stała się dziś ważnym aspektem zarządzania księgowością – wyjaśnia Krzysztof Wojtas.

Współpraca online

Nie można zapomnieć też o wyzwaniach, jakie niesie ze sobą komunikacja online. Jak przewiduje tegoroczny raport IDC “IDC FutureScape: Worldwide CIO Agenda 2020 Predictions”, do 2023 roku 80% organizacji IT przyśpieszy rozwój oprogramowania, aby sprostać większym potrzebom biznesowym. Już teraz zaobserwować można rozwój rozwiązań pozwalających sprawnie się kontaktować i rozdzielać zadania, co w okresie pandemii zyskuje na znaczeniu.

System pracy hybrydowej, jaki przyjęło wiele firm, spowodował, że szybka wymiana informacji między pracownikami biur rachunkowych oraz klientami stała się niezbędna. W sytuacji gdy część zespołu działa zdalnie, a część w biurze, sprawdzają się narzędzia umożliwiające organizację pracy całego zespołu. Podział zadań między pracownikami, możliwość zebrania niezbędnych informacji w jednym miejscu oraz monitoring czasu poświęcanego na realizację zadań – to wszystko sprawia, że praca przebiega sprawniej. Ponadto, jeśli komunikacja z klientem odbywa się poprzez program, to pozwala to uniknąć czasochłonnych poszukiwań ważnej korespondencji w skrzynce mailowej – dodaje Krzysztof Wojtas.

Podczas współpracy z klientem należy także brać pod uwagę wszelkie zmiany w dokumentach, np. w danych pracowników, czy błędy związane z danymi firmy bądź istotnymi datami. Dlatego sprawna wymiana informacji w oparciu o dokumentację przyspiesza znacząco wszystkie działania.

Udane relacje z klientami

Dziś biura rachunkowe nie tylko oferują swoje usługi, ale także tworzą odpowiednie relacje z klientami. Ich budowa ma swój początek w pytaniach, dzięki którym można ustalić potrzeby klientów i ich wymagania. Często, zwłaszcza w przypadku klientów zaczynających dopiero swoją przygodę z prowadzeniem własnego biznesu, warto zadbać o zrozumiały język i nie używać skomplikowanej, branżowej terminologii.

Przypominanie klientom o istotnych terminach dotyczących firmy bądź bieżące informowanie o wdrożeniu niezbędnych zmian również ma spore znaczenie. Niezbędna jest oczywiście szczerość. Jeśli dana sprawa wymaga więcej czasu i analizy, powiedzmy o tym wprost.

W wielu biurach stawia się również na dodatkową pomoc klientowi. Księgowi udzielają dodatkowych, profesjonalnych porad oraz prowadzą webinary poruszające istotne dla klientów tematy. Zwykle dotyczą one tych najczęstszych i najbardziej aktualnych problemów. Dobrym przykładem są chociażby kolejne wersje tarcz antykryzysowych, które towarzyszyły nam w ciągu ostatnich miesięcy.

Rozwiązania tego typu pomagają zbudować dobrą relację, a co za tym idzie – często zyskać stałego klienta.

Biuro księgowe to nie tylko nowoczesne rozwiązania, które przyśpieszają pracę. To również umiejętność dostosowywania się do stale zmieniających się warunków, np. tych panujących podczas pandemii. Wówczas bardzo pomocna jest dobra organizacja pracy zespołu, wsparta odpowiednimi narzędziami oraz efektywną komunikacją między pracownikami. Dopełnieniem tego są utrzymywane z klientami stałe i udane relacje. Dzięki tym czynnikom biuro jest nie tylko innowacyjne, ale staje się także liderem na rynku.

Polecamy: Monitor Księgowego – prenumerata

Polecamy: INFORLEX Księgowość

Polecamy: INFORLEX Biuro Rachunkowe

Dowiedz się więcej z naszej publikacji
Przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Obowiązki biur rachunkowych z aktywnymi drukami online
Przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Obowiązki biur rachunkowych z aktywnymi drukami online
Tylko teraz
Źródło: Newseria.pl
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Biura rachunkowe
    1 sty 2000
    20 wrz 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Własna księgowa czy zewnętrzne biuro rachunkowe?

    Księgowość. Rozpoczęcie działalności gospodarczej wiąże się z obowiązkami sprawozdawczości rachunkowej i podatkowej. Często wielu przedsiębiorców chce się skupić na swoich obszarach biznesowych, a kwestie księgowe powierzyć innemu podmiotowi. Wybór dostawców usług księgowych na rynku jest duży. Można się również zdecydować na zatrudnienie własnej księgowej. A może alternatywą będzie księgowość on-line? Podejmując decyzję, warto rozważyć wszystkie plusy i minusy każdego z rozwiązań.

    Czy biuro rachunkowe musi udzielić komornikowi informacji o klientach?

    Biuro rachunkowe a komornik. Wielu właścicieli biur rachunkowych dostaje od komornika wezwanie do złożenia wyjaśnień / udzielenia informacji o klientach swojego bura. Podstawą prawną na którą powołują się komornicy to art. 761 kodeksu postępowania cywilnego. Dostając takie wezwanie zastanawiają się, czy powinni udostępniać informacje dotyczące majątku i dochodu swoich klientów. W wezwaniu od komornika możemy przeczytać, iż wzywa on do udzielenia informacji niezbędnych do prowadzenia postępowania oraz że za nieuzasadnioną odmowę udzielenia informacji może zostać nałożona grzywna do 2000,00 zł. Czy księgowi mogą odmówić komornikowi uzasadniając to tajemnicą zawodową lub nawet Rozporządzeniem o ochronie danych osobowych RODO? Poniżej przedstawiamy odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania właścicieli biur rachunkowych w tym zakresie.

    Nowoczesny księgowy w dobie cyfryzacji – konferencja 8-9 października w Warszawie

    Zmiany w podatkach i nieuchronna cyfryzacja biur rachunkowych

    Jak przygotować biuro rachunkowe na cyfrową księgowość?

    Biuro rachunkowe a cyfrowa księgowość. Zdecydowana większość polskich firm (prawie 65%) zleca prowadzenie księgowości zewnętrznym biurom rachunkowym. Pozwala to ograniczyć koszty zatrudnienia, wydatki na szkolenia i rekrutację pracowników czy przenieść odpowiedzialność za naliczanie podatków na biuro. Ostatnio pojawiła się jeszcze jedna ważna korzyść, wynikająca bezpośrednio z digitalizacji.

    Pranie pieniędzy – ważne zmiany dla biur rachunkowych od 31 lipca 2021 r.

    Pranie pieniędzy. Od 31 lipca 2021 r. na wszystkich biurach rachunkowych, a nie tylko zajmujących się usługowym prowadzeniem pełnej księgowości, będą ciążyć obowiązki w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Sprawdź jakie wynikają z tego obowiązki.

    Czy księgowość jest kobietą?

    Tak, z pewnością w Polsce, gdzie w odróżnieniu od innych krajów, zawód księgowych został prawie całkowicie sfeminizowany. Czy oznacza to, że w pracy tej lepiej sprawdzają się panie?

    Przegląd zmian w VAT od 1 lipca 2021 r.

    Polecamy e-booka "Przegląd zmian w VAT od 1 lipca 2021 r.", czyli 11 zmian z krótkim i praktycznym komentarzem ekspertów INFORLEX. Pobierz bezpłatnie.

    Międzynarodowy Kongres Biur Rachunkowych – merytoryczna wiedza i nowoczesne rozwiązania

    Współczesna księgowość to nie tylko słupki, faktury i żmudne wyliczenia na podstawie dokumentów dostarczanych przez klientów. Biura rachunkowe to nowoczesne przedsiębiorstwa szukające rozwiązań, które podwyższą jakość oferty, przyspieszą pracę, ale także sprawią, że usługi świadczone przez księgowe wkroczą na wyższy poziom. Zapraszamy na Międzynarodowy Kongres Biur Rachunkowych, któremu patronuje medialnie Infor.pl.

    Humor biur rachunkowych - zabawne historie z życia księgowych

    W zawodzie księgowego, oprócz wymagających skupienia i wytężonej pracy chwil, bardzo często zdarzają się też sytuacje zaskakujące i komiczne, które przez długi czas wywołują uśmiech na twarzy. Z okazji przypadającego 9 czerwca Dnia Księgowego firma CashDirector S.A. zebrała zabawne historie z życia pracowników biur rachunkowych zrzeszonych w OSCBR (Ogólnopolskiej Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych) i udowadnia, że wbrew licznym stereotypom praca ta wcale nie musi być nudna.

    Kontrola biur rachunkowych w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy

    Kontrola biur rachunkowych - przeciwdziałanie praniu pieniędzy. Biura rachunkowe podlegają kontroli wykonywania obowiązków w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Zasady tej kontroli są określone w ustawie o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (dalej u.p.p.p. lub ustawa).

    Przeciwdziałanie praniu pieniędzy (AML). Biuro rachunkowe jako instytucja obowiązana

    Przeciwdziałanie praniu pieniędzy - biuro rachunkowe. Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (dalej u.p.p.p. lub ustawa) zawiera zamknięty katalog podmiotów zobowiązanych do wypełniania obowiązków przewidzianych ustawą, tj. instytucje obowiązane. Wśród nich są podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

    OC biur rachunkowych w 2021 roku

    OC biur rachunkowych w 2021 roku. Ustawa o rachunkowości wprost nakłada na przedsiębiorców wykonujący działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych obowiązek zawarcia umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej (OC) za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością. W 2021 r. minimalna suma gwarancyjna ubezpieczenia OC, w odniesieniu do jednego zdarzenia, którego skutki objęte są umową ubezpieczenia, wynosi 45 485 zł (jest zatem wyższa o niemal 3 tyś zł niż w 2020 r.).

    Wzór oceny ryzyka prania pieniędzy w biurze rachunkowym

    Obowiązki biur rachunkowych w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Identyfikacja i ocena ryzyka przez biura rachunkowe – wzór oceny ryzyka prania pieniędzy w biurze rachunkowym.

    Umowa biura rachunkowego z klientem – na co zwrócić uwagę?

    Umowa biura rachunkowego z klientem. Przed podpisaniem umowy warto zwrócić uwagę na postanowienia sprzeczne z dobrymi obyczajami oraz postanowienia niekorzystne dla biura rachunkowego. Co powinna zawierać umowa biura rachunkowego na prowadzenie ksiąg rachunkowych?

    Czy biuro rachunkowe musi mieć kasę fiskalną online?

    Kasa fiskalna online w biurze rachunkowym. Czy w związku z obowiązkiem stosowania kas fiskalnych online począwszy od 1 lipca 2021 r. biuro rachunkowe jest zobligowane do jej nabycia, czy też może zaniechać stosowania kasy fiskalnej?

    Biura rachunkowe objęte ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy

    Biura rachunkowe a przeciwdziałanie praniu pieniędzy, ustawa AML. Monitorowanie i zgłaszanie podejrzeń o pranie pieniędzy będzie nowym obowiązkiem wszystkich biur księgowych.

    Biuro rachunkowe przyjazne rodzinie

    Kobiety na rynku pracy preferują pracodawców, którzy tworzą warunki dla zachowania równowagi między pracą, a życiem prywatnym, wychowywaniem dzieci. Dobrym przykładem takiej firmy jest wrocławska spółka GOBS, zajmująca się zaawansowaną obsługą księgową zagranicznych spółek.

    Jak stać się ekologicznym biurem rachunkowym?

    Biura rachunkowe a ekologia. Znaczenie ekologii w naszym życiu zdecydowanie rośnie. Spotykamy się z ekologiczną żywnością, kosmetykami, ograniczamy w naszych domach produkcję śmieci. Odnawialne źródła energii cieszą się dużą popularnością. W gospodarstwach domowych takie zmiany można wprowadzić w łatwy sposób. Jak sprawić, aby także biuro rachunkowe było bardziej eko?

    Kasa fiskalna w biurze rachunkowym - zwolnienie

    Kasa fiskalna w biurze rachunkowym. Czy biuro rachunkowe może zrezygnować ze stosowania kasy fiskalnej, gdy świadczone usługi nie stanowią doradztwa a kwota obrotu nie przekroczyła limitu 20 000 zł?

    Na co zwrócić uwagę przy wyborze biura rachunkowego?

    Jak wybrać biuro rachunkowe? Decyzja o podjęciu współpracy z biurem rachunkowym to ważny krok w rozwoju firmy. Aby jednak przyniósł korzyści, przedsiębiorca musi wybrać takiego usługodawcę, który nie tylko spełni oczekiwania zlecającego, ale też wyprzedzi je, proponując nowości technologiczne i innowacje wspierające współpracę.

    Technologie w księgowości – co zmieni się w 2021 r.?

    Księgowość a innowacje technologiczne. Technologie leżą już od lat u podstaw wielu działań biznesowych. W przypadku niektórych branż, również księgowości, czas pandemii tylko przyspieszył procesy digitalizacji. Sprawił też, że na rynku pojawiło się więcej innowacji usprawniających codzienną pracę. Należy do nich nie tylko rozwój oprogramowania wspomagającego działania księgowych, ale także blockchain, roboty w biurach, sprawniejsza obsługa klientów oraz outsourcing rachunkowości.

    Rekomendowane Biura Rachunkowe 2020

    Odpowiednio prowadzona księgowość w firmie to bardzo ważna sprawa.

    II Webinarium Ksiegowość 4.0 Przyszłość Biur Rachunkowych już 27 października

    Już po raz drugi, zainteresowani branżą biur rachunkowych i finansów będą mogli wziąć udział w bezpłatnym Webinarium Księgowość 4.0.

    Świadczenie usług księgowych na podstawie umowy ustnej

    Czy na podstawie umowy ustnej o świadczenie usług księgowo-kadrowych można ponosić odpowiedzialność? Okazuje się, że tak. O czym przekonała się księgowa, pozwana przez klienta, tj. spółkę, którą obsługiwała.

    Limit decydujący o prowadzeniu ksiąg rachunkowych w 2021 r.

    Znamy już limit decydujący o prowadzeniu ksiąg rachunkowych w 2021 r. Obowiązek prowadzenia pełnej księgowości występuje po przekroczeniu limitu przychodów w wysokości 2.000.000 euro. Dokonując przeliczenia, według średniego kursu euro z dnia 1 października 2020 r., limit ten wynosi 9.030.600 zł. Oznacza to, że jednostki, których przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy przekroczą ten limit, zobowiązane będą do prowadzenia ksiąg rachunkowych w 2021 r.