Dzienniki Urzędowe - rok 2007 nr 2 poz. 7

Na podstawie art. 5 ust. 3 pkt 5 i art. 6 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm.¹⁾) oraz § 3 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375) zarządza się, co następuje:

Wprowadza się do użytku w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji:

1) „Instrukcję kancelaryjną”, stanowiącą załącznik nr 1 do zarządzenia;

2) „Jednolity rzeczowy wykaz akt”, stanowiący załącznik nr 2 do zarządzenia.

Dyrektorzy komórek organizacyjnych Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji odpowiedzialni są za stosowanie przepisów kancelaryjnych w praktyce biurowej, a w szczególności za prawidłowe klasyfikowanie i kwalifikowanie powstającej dokumentacji.

1. Organy i jednostki organizacyjne podległe lub nadzorowane przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji przystosują odpowiednio instrukcję kancelaryjną i jednolity rzeczowy wykaz akt Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji do potrzeb własnych i podporządkowanych sobie jednostek organizacyjnych, w szczególności:

1) dokonają weryfikacji obowiązującej instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt, klasyfikując i kwalifikując tę problematykę, która nie znajduje odzwierciedlenia w dotychczas stosowanych przepisach;

2) opracują nowe przepisy kancelaryjne, w przypadku braku właściwych przepisów.

2. Projekty zweryfikowanych lub nowych przepisów kancelaryjnych organów i jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych, po uzgodnieniu z komórką organizacyjną Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji właściwą w sprawach archiwum, podlegają zatwierdzeniu przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w terminie 3 miesięcy od dnia wejścia w życie zarządzenia.

3. Projekty zweryfikowanych lub nowych przepisów kancelaryjnych organów i jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez ministra właściwego do spraw administracji publicznej podlegają zatwierdzeniu przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych zgodnie z art. 6 ust. 2 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz § 3 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia Ministra Kultury w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych. Zatwierdzone przepisy przekazuje się do wiadomości komórki organizacyjnej Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji właściwej w sprawach archiwum.

Komórki organizacyjne Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji sporządzą w porozumieniu z komórką organizacyjną Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji właściwą w sprawach archiwum, w terminie do dnia 15 marca 2007 r., szczegółowe wyciągi z jednolitego rzeczowego wykazu akt, dostosowane do własnych potrzeb. Jeden jego egzemplarz przekażą do użytku służbowego do komórki organizacyjnej Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji właściwej w sprawach archiwum.

Akta spraw nie zakończonych przed wejściem w życie niniejszego zarządzenia ulegają przeklasyfikowaniu zgodnie z wykazem akt wprowadzonym niniejszym zarządzeniem.

Traci moc zarządzenie Nr 19 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 12 sierpnia 2003 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji (Dz. Urz. Min. Spraw Wew. i Ad. Nr 7, poz. 23).

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2007 r.

Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji: L. Dorn

¹⁾ Zmiana tekstu jednolitego wymienionej ustawy została ogłoszona w (Dz. U. z 2006 r. Nr 104, poz. 708, Nr 170, poz. 1217 i Nr 220, poz. 1600).

Załączniki do Zarządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji Nr 4
z dnia 4 stycznia 2007 r. (poz. 7)

Załącznik nr 1

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj

Załącznik nr 2

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj