Dzienniki Urzędowe - rok 2023 poz. 36

Na podstawie art. 7 ust. 4 pkt 5 oraz art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2022 r. poz. 1188 oraz z 2023 r. poz. 1195 i 1234) zarządza się, co następuje:

1) w § 2:

a) pkt 1 otrzymuje brzmienie:

„1) Biurze Portfela - należy przez to rozumieć wewnętrzną komórkę organizacyjną utworzoną w komórce organizacyjnej Ministerstwa właściwej do spraw zarządzania projektowego, realizującą zadania w zakresie wspierania i opiniowania Programów i Projektów, monitorowania ich realizacji, opracowywania zebranych informacji i przekazywania ich uprawnionym podmiotom, a także szerzenia kultury zarządzania projektami;",

b) po pkt 11 dodaje się pkt 11a w brzmieniu:

„11a) Rządowym Biurze Monitorowania Projektów - należy przez to rozumieć wydzielony funkcyjnie zespół w KPRM, który zapewnia obsługę Rady monitorowania portfela projektów strategicznych;";

2) w § 6:

a) ust. 7 otrzymuje brzmienie:

„7. Przewodniczący Rady zwołuje posiedzenia z własnej inicjatywy, na wniosek Członka Rady lub Sekretarza Rady.",

b) ust. 9 otrzymuje brzmienie:

„9. Rozstrzygnięcia Rady zapadają na posiedzeniach lub w drodze korespondencyjnego uzgodnienia stanowisk (tryb obiegowy).";

3) w § 7:

a) ust. 1 otrzymuje brzmienie:

„1. Sekretarz Rady przy pomocy Biura Portfela przekazuje materiały na posiedzenie Rady.",

b) w ust. 2 pkt 6 i 7 otrzymują brzmienie:

„6) współpraca z Rządowym Biurem Monitorowania Projektów;

7) obsługa systemu elektronicznego wspierającego proces zarządzania projektowego, zwanego dalej „systemem" .";

4) w § 8 w ust. 1 w pkt 5 skreśla się wyrazy „w KPRM";

5) w § 10:

a) ust. 2 otrzymuje brzmienie:

„2. W fazie przygotowania Programu lub Projektu komórka organizacyjna właściwa merytorycznie dla danej inicjatywy projektowej określa:

1) nazwę Programu lub Projektu;

2) proponowaną strukturę projektową, w tym w szczególności rozstrzyga, czy konieczne jest powołanie Komitetu Sterującego, imię i nazwisko powołanego albo osoby proponowanej na Właściciela Programu lub Sponsora Projektu oraz dane kontaktowe Kierownika Programu lub Lidera Projektu, jeżeli Projekt jest częścią Programu;

3) jaki problem ma rozwiązać Program lub Projekt;

4) uzasadnienie dla realizacji Programu lub Projektu w odniesieniu do dokumentów strategicznych Rady Ministrów oraz Ministra;

5) w przypadku Programu wstępną listę Projektów, które mają być realizowane w ramach Programu;

6) zakres Programu lub Projektu obejmujący minimum jeden cel Programu lub Projektu;

7) zakładaną korzyść z realizacji Programu lub Projektu wraz z nazwą wskaźnika realizacji, jednostką miary i planowanym terminem osiągnięcia planowanej wartości wskaźnika; w uzasadnionych przypadkach możliwe jest dobranie wskaźników o charakterze opisowym;

8) zarys budżetu Programu lub Projektu obejmujący: szacunkowy koszt, potencjalne źródła finansowania oraz informacje o kwotach zapewnionych i brakujących na realizację Programu lub Projektu;

9) wstępny harmonogram realizacji obejmujący w szczególności: datę rozpoczęcia i zakończenia Programu lub Projektu oraz co najmniej pięć punktów uwzględniających daty realizacji produktów lub osiągnięcia zakładanych kamieni milowych;

10) proponowaną kategorię Projektu:

a) kategoria A - Projekt strategiczny o najwyższym priorytecie - ważny i pilny,

b) kategoria B - Projekt strategiczny o mniejszej wadze i pilności,

c) kategoria C - Projekt mniejszej wagi, niemający charakteru projektu strategicznego,

d) kategoria D - Projekt wewnętrzny Ministerstwa;

11) najważniejsze ryzyka oraz działania mitygujące i reakcje w przypadku ich wystąpienia.",

b) po ust. 3 dodaje się ust. 3a w brzmieniu:

„3a. W przypadku braku możliwości wskazania wymaganych informacji, o których mowa w ust. 2, informuje się Biuro Portfela o planowanym terminie ich przekazania.",

c) po ust. 4 dodaje się ust. 4a w brzmieniu:

„4a. Biuro Portfela analizuje Kartę Programu lub Projektu, a następnie informuje o akceptacji tego dokumentu lub przekazuje Kierownikowi Programu lub Liderowi Projektu wytyczne dotyczące jego poprawy.",

d) ust. 5 otrzymuje brzmienie:

„5. W przypadku Programów oraz Projektów proponowanej kategorii A, B oraz C, Karta Programu lub Projektu zaakceptowana przez Właściciela Programu lub Sponsora Projektu, wraz z rekomendacjami komórki organizacyjnej właściwej merytorycznie dla danej inicjatywy projektowej, oraz przez Biuro Portfela jest przekazywana do rozstrzygnięcia Radzie, za pośrednictwem Sekretarza Rady.",

e) w ust. 7:

- uchyla się pkt 1,

- w części wspólnej wyliczenia po wyrazach „jest przekazywana" dodaje się wyrazy „odpowiednio przez Kierownika Programu lub Lidera Projektu";

6) w § 11:

a) w ust. 2:

- we wprowadzeniu do wyliczenia po wyrazach „z Komitetem Sterującym" dodaje się wyrazy „aktualizuje wszystkie informacje wymagane w fazie przygotowania, w szczególności",

- pkt 1 otrzymuje brzmienie:

„1) określa zakres Programu lub Projektu obejmujący:

a) cele Programu lub Projektu wraz z określonymi mierzalnymi wskaźnikami ich realizacji oraz planowane terminy osiągnięcia określonych wartości,

b) zakładane korzyści Programu lub Projektu wraz z planowanym do osiągnięcia poziomem odpowiednich wskaźników, które będą monitorowane po zakończeniu realizacji Programu lub Projektu,

c) pełną listę produktów Programu lub Projektu, w tym produkty główne i cząstkowe, wraz z właściwymi dla nich wymaganiami;",

- uchyla się pkt 4,

- w pkt 9 po kropce dodaje się zdanie w brzmieniu:

„Szczegółowość harmonogramu dla Programów lub Projektów kategorii A powinna umożliwić comiesięczny monitoring prac.",

b) ust. 6 otrzymuje brzmienie:

„6. Utworzenie Zespołu Projektowego, w zależności od charakteru Projektu, może nastąpić w dowolnym momencie fazy planowania i następuje przez zatwierdzenie przez Dyrektora Generalnego Ministerstwa Karty Projektu, która podlega wcześniejszemu zaakceptowaniu przez dyrektorów komórek organizacyjnych Ministerstwa, w których zatrudnieni są Członkowie Zespołu Projektowego, a także przez dyrektora komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej do spraw kadrowych.";

7) w § 12:

a) ust. 1 otrzymuje brzmienie:

„1. Po akceptacji przez Biuro Portfela danych, o których mowa w § 11 ust. 3, oraz, w przypadku Projektu, po utworzeniu Zespołu Projektowego, o którym mowa w § 11 ust. 6, odpowiednio Kierownik Programu lub Lider Projektu przekazuje Właścicielowi Programu lub Sponsorowi Projektu Kartę Projektu do podpisu.",

b) po ust. 1 dodaje się ust. 1a w brzmieniu:

„1a. Po podpisaniu Karty Projektu przez Właściciela Programu lub Sponsora Projektu rozpoczyna się faza realizacji, która służy przeprowadzeniu zaplanowanych w Programie lub Projekcie działań zmierzających do dostarczenia określonych produktów i osiągnięcia określonych korzyści w zakładanym czasie.",

c) w ust. 2 pkt 4 otrzymuje brzmienie:

„4) monitoruje realizację Programu lub Projektu, w szczególności:

a) jego zasadność,

b) jego zakres, w tym stopień osiągnięcia wartości wskaźników celów, korzyści oraz stopnia realizacji produktów,

c) realizację harmonogramu,

d) jakość wytwarzanych produktów,

e) jego budżet;",

d) po ust. 2 dodaje się ust. 2a w brzmieniu:

„2a. Informacje o zmianach w Programie lub Projekcie, w tym również tych, które nie wymagają akceptacji odpowiednio Właściciela Programu lub Sponsora Projektu, Kierownik Programu lub Lider Projektu uwzględnia w systemie lub formularzach elektronicznych, o których mowa w § 11 ust. 3, w ramach aktualizacji, o której mowa w ust. 2 pkt 6.",

e) ust. 4 i 5 otrzymują brzmienie:

„4. Odpowiednio Kierownik Programu lub Lider Projektu informuje Biuro Portfela o zmianie celów, korzyści, zakresu Programu lub Projektu albo o innej istotnej zmianie:

1) budżetu obejmującej jego całościowe zwiększenie o ponad 20% lub o więcej niż 100 mln zł w zależności, co nastąpi wcześniej - względem ostatniej wersji przekazanej;

2) harmonogramu w zakresie opóźnienia w Programie lub Projekcie lub wydłużenia czasu zakończenia Programu lub Projektu o więcej niż kwartał w zależności, co nastąpi wcześniej - względem ostatniej wersji przekazanej, lub innego opóźnienia wpływającego na możliwość sfinansowania lub wykonalność całego Programu lub Projektu;

3) dotyczącej wzrostu prawdopodobieństwa ryzyka całkowicie zagrażającego realizacji Programu lub Projektu;

4) dotyczącej możliwości zmaterializowania się ryzyka całkowicie zagrażającego realizacji Programu lub Projektu.

5. Zakres i uzasadnienie zmian, o których mowa w ust. 4, Kierownik Programu lub Lider Projektu uzgadnia odpowiednio z Właścicielem Programu lub Sponsorem Projektu oraz uwzględnia w systemie lub formularzach elektronicznych, o których mowa w § 11 ust. 3, w ramach aktualizacji, o której mowa w ust. 2 pkt 6.";

8) w § 13:

a) w ust. 3 pkt 2 otrzymuje brzmienie:

„2) w przypadku Projektów - ze Sponsorem Projektu, Komitetem Sterującym, jeżeli został powołany, Zespołem Projektowym oraz Biurem Portfela.",

b) w ust. 8 cyfrę „5" zastępuje się cyfrą „3";

9) w § 14 w ust. 2:

a) w pkt 1 skreśla się wyrazy „lub B",

b) w pkt 2 po wyrazie „kategorii" dodaje się wyrazy „B i";

10) w § 15:

a) w pkt 1 skreśla się wyrazy „i B",

b) w pkt 2 po wyrazie „kategorii" dodaje się wyrazy „B i".

Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi: R. Telus